HALKLA İLİŞKİLER KAMPANYA ANALİZİ

Uygulama planları, halkla ilişkilerde stratejik planlama aşamalarının en önemlilerinden biridir. Uzun zamandır yapılan hazırlıkların sonuçlandığı, stratejinin hayat bulduğu ve paydaşlarla buluştuğu uygulama aşaması; çalışma disiplini, dikkat ve özveri gösterilmesi gereken aşamadır. Uygulama planı da halkla ilişkiler kampanyası kapsamında yapılması planlanan bu uygulamaların programlanması ve düzenlenmesidir. Halkla ilişkiler programında yer alan etkinliklerin başarıyla gerçekleştirilebilmesinin en önemli koşulu, işin uzmanı, profesyonelleri tarafından gerçekleştirilmesidir. Her bir etkinlik için kimle çalışmak gerekir, etkinlik en iyi kim tarafından gerçekleştirilir gibi soruların cevabının önceden araştırılıp bulunması gerekir. Çünkü bir halkla ilişkiler kampanyasının başarılı bir şekilde yürütülmesi büyük ölçüde uzman elemanların becerilerine bağlıdır. Bu elemanların yeterli eğitimi almış olmaları, geçmiş deneyimlerden yararlanmaları, önsezi ve araştırma bulgularından oluşan bir sentezi ortaya koymaları ve geleceğe ilişkin planlardan yararlanmaları gerekir (MEGEP, 2007, s. 35). Uygulama sırasında meydana gelebilecek sorunlar karşısında düş kırıklığına uğramaksızın olayların üstüne gitme cesaretini halkla ilişkiler uzmanlarının göstermesi gerekir (MEGEP, 2007, s.35). Özellikle uygulamaya başlamadan önce hedef kitleyi temsil eden küçük gruplar üzerinde bir pilot çalışma yapılmalı ve eğer bu deneme olumlu sonuç verirse kampanyayı yaygınlaştırarak ve yoğunlaştırarak uygulamaya geçilmelidir. Doğru cevap A.

Halkla ilişkiler programında yer alan uygulama planları, önceden planlanan her etkinliği ve iletişim taktiğini hayata geçirmekten kimlerin sorumlu olacağının belirlenmesi, uygulama takvimi ve bütçenin hazırlanması ile ilgili bir süreçtir. Dolayısıyla, uygulama planlarında hedefler doğrultusunda gerçekleştirilecek tüm etkinlikler ile ilgili (Yılmaz, 2004, s. 2);

“Bütçeleme”nin yapılması gerekir.

Doğru cevap A.

Bir halkla ilişkiler çalışmasının uygulama planı içinde yer alan uygulama şeması, görev dağılımını yansıtan grafik anlatımıdır. Doğru cevap A.

Uygulama kontrol listesi, kimin ne hizmet vereceği ile ilgili bir listedir. Örneğin, davetiye tasarımı, basın kiti hazırlanması gibi başlıkların karşılarında bunlardan kimlerin sorumlu olduğu yazılır. Doğru cevap A.

Halkla ilişkiler programlarında bütçe yapmanın temelinde dört neden vardır (Göksel ve Başok, 2002, s. 403):

Doğru cevap A.

Bütçenin belirlenmesinde en çok uygulanan bütçe yöntemleri şunlardır (Odabaşı ve Oyman, 2002; Aktaran: Göksel, 2010, s. 107):

Doğru cevap A.

Ayrılabildiği Kadar Bütçeleme Yöntemi: Tüm stratejik plan alanlarına ayrılan bütçenin ardından toplam kaynak içinden iletişim uygulamalarına bütçe ayrılması yöntemidir. Doğru cevap A.

Basın bültenlerinin “Yedi Unsur Formülü”ne uygun olarak düzenlenmesi gerekir. Bu formül, haberin planlanmasına ve kontrol edilmesine yardımcı olmaktadır. Aşağıda Yedi Unsur Formülü yer almaktadır (Jefkins, 1992, s. 92-93):

Doğru cevap A.

Basın dosyasında bulunması gerekenleri şöyle özetleyebiliriz (Okay ve Okay, 2002, s. 104):

Doğru cevap A.

Basın gezileri ya da basın davetlerinin verimli geçmesi için, gezi süresinin ve gezi programının iyi planlanması gerekir. Basın gezileri ve davetleri için planlanacakları aşağıdaki gibi özetleyebiliriz (Yılmaz, 2005, s. 97):

Doğru cevap A.

Bir halkla ilişkiler kampanyası sürecinde, kampanya öncesinde gerçekleştirilen tüm planların, programların hayata geçirildiği aşama kampanyanın uygulama aşamasıdır. Yapılan analizler, araştırmalar, toplanan bilgiler doğrultusunda hazırlanan planlar ve alınan kararlar çerçevesinde halkla ilişkiler yetkilileri ve uzmanları tarafından uygulamaya geçilir. Kısacası uygulama aşaması, kâğıt üzerinde yer alan hususları günlük yaşama uyarlamadır. Programın uygulama bölümünü bir anlamda suyun altındaki denizaltının suyun yüzeyine çıkıp görünmesine de benzetilebilir.

Halkla ilişkiler programında yer alan uygulama planları, önceden planlanan her etkinliği ve iletişim taktiğini hayata geçirmekten kimlerin sorumlu olacağının belirlenmesi, uygulama takvimi ve bütçenin hazırlanması ile ilgili bir süreçtir. Halkla ilişkiler programı için hazırlanabilecek bir uygulama planı belli başlı işlerin yapılmasını gerekli kılar. Uygulama planında yapılması gereken işleri şu üç başlık altında toplayabiliriz.

Kısacası A seçeneğinde yer alan I, II, III doğru cevaptır.

Bir halkla ilişkiler çalışmasının uygulama planı içinde yer alan uygulama şeması, görev dağılımını yansıtan grafik anlatımıdır. Kişi/kuruluş bazında yapılan işten kimin sorumlu olacağını gösteren şemadır. Uygulama şeması, bir dizi etkinliğin sıralanmasından oluşur. Her bir etkinliğe, hangi tarihte, kimin sorumluluğunda yapılacağı, sorumlu olan kişinin adı ve ona ulaşılabilecek iletişim numarası ve mail adresinin verilmesi gibi detaylar eklenir. Bazı halkla ilişkiler uzmanları bu aşamayı sorumluların atanması olarak isimlendirirler.

Uygulama takvimi, zamanlamanın yapılacak işlerin akışına dökülmüş şeklidir. İşin istenen zamanda bitebilmesi için, ne zaman başlanması gerektiği uygulama takviminde yer alır. Uygulama takviminde, yapılacak halkla ilişkiler çalışmalarının ne kadar süreceği, hangi tarihte hangi etkinliklerin başlayıp biteceği ile ilgili ayrıntılara yer verilir. Çok sayıda yapılacak iş olduğundan dolayı bu işlerin, bir uygulama takvimi içerisinde izlenmesi koordinasyon sağlanmasını kolaylaştıracaktır.

Halkla ilişkiler programı ile ilgili bütçeyi hazırlamak uygulama planları içinde yer alması gereken çalışmalardan biridir. Bütçesi olmayan bir halkla ilişkiler uygulamasının hedeflerinden sapmalar göstermesi kaçınılmazdır. Buna ek olarak, bütçe yapmak programın içindeki kişi ve birimlere yapılan işin önemini ve ciddiyetini de gösterir. Bütçelemede önemli olan nokta, bütçenin uygulanabilir olup olmadığıdır. Bunu anlamanın yolu da, hazırlanan bütçeyi dikkate alan bir değerlendirme yapmaktır. Hiçbir kuruluş gelişigüzel bir bütçeleme yapmaz. Bu durum halkla ilişkiler uygulamaları açısından da aynıdır. Halkla ilişkiler programlarında bütçe yapmanın temelinde dört neden vardır:

Halkla ilişkiler bütçeleri, beklenmeyen harcamaları da içermeli, etkinlikler sırasında yapılabilecek düzenlemeler için de esnek olmalıdır. Bütçenin belirlenmesinde en çok uygulanan bütçe yöntemleri şunlardır: Keyfi ele alış yöntemi, Satışların yüzdesi yöntemi, Yatırımın karlılığı yöntemi, Rakiplere göre bütçeleme yöntemi, Ayrılabildiği kadar bütçeleme yöntemi, Araç ve Görev Yöntemi.

Keyfi ele alış yöntemi;  yöneticiler ve planlayıcıların kişisel sezgi ve öngörülerine göre bütçe ayrımı yapılmasıdır.

Medya ile ilişkiler, halkla ilişkiler biriminin kurum hakkında kamuoyunun bilgi edinmesini ve anlayış kazanmasını sağlamak amacıyla kitle iletişim araçları aracılığıyla çok sayıda bilgiyi kamuoyuna ulaştırmaktır. Medya, bir halkla ilişkiler uygulamasının görünen yüzüdür. Yapılan etkinliklerin paydaşlar tarafından görünür olması medya ile ilişkilerin sıcak tutulmasına, özenli, titiz ve dikkatli davranılmasına bağlıdır.

Basın dosyaları ve basın kitleri, basın toplantılarına veya basın gezilerine katılan basın mensuplarını katıldıkları faaliyet hakkında bilgilendirmeyi amaçlayan ve çeşitli malzemeleri içeren dosyalarıdır. Basın dosyasında bulunması gerekenleri şöyle özetlenebilir: Basın bülteni, Toplantı veya geziye katılanların listesi, Kurum hakkında önemli ve kısa bilgilerin yer             aldığı broşür veya rapor, Konu ile ilgili kurumun çıkardığı yayınlar, Konuşmacıların konuşma metinleri     ve bu kişiler hakkında özgeçmiş, Kurum yayınları, Kuruluş hakkında bilgi veren fotoğraflar, Kuruluş veya                         etkinlik       hakkında bilgi veren CD’ler, Etkinliğe        ait davetiye varsa bu davetiyeler, Etkinliğe katılım için basın kartı.

Doğru cevap A seçeneğidir. Çünkü IV. Seçenekte yer alan rakiplerin yayınları basın dosyasında yer almaz.

Basın bültenleri gibi basın toplantıları da sık kullanılan medya ile ilişkiler yöntemlerindendir. Basın toplantısı, yazılı, görsel ve işitsel medyaya açık olan ve kurumun yönetiminin önemli gördüğü haberlerin aktarıldığı bir halkla ilişkiler yöntemidir. Basın toplantısı düzenlenirken ilk amaç basının katılımı ve ilgisini sağlamaktır. Bu nedenle basın toplantısı düzenlenirken halkla ilişkiler organizasyon ilkeleri dikkate alınarak yönetilmesi gerekir. Her bir ayrıntı titizlikle ele alınmalıdır

Basın gezileri, bireysel olarak veya grup hâlinde kuruluşun önemli hedef gruplarına, medya mensuplarına ve kuruluşun diğer birimlerine yönelik olarak çeşitli bilgilerin verildiği gezilerdir. Basın gezileri ya da basın davetlerinin verimli geçmesi için, gezi süresinin ve gezi programının iyi planlanması gerekir.