UYGULAMA PLANLARI

Bir halkla ilişkiler kampanyası sürecinde, kampanya öncesinde gerçekleştirilen tüm planların, programların hayata geçirildiği aşama kampanyanın uygulama aşamasıdır.

Halkla ilişkiler programında yer alan etkinliklerin başarıyla gerçekleştirilebilmesinin en önemli koşulu, işin uzmanı, profesyonelleri tarafından gerçekleştirilmesidir. Her bir etkinlik için kimle çalışmak gerekir, etkinlik en iyi kim tarafından gerçekleştirilir gibi soruların cevabının önceden araştırılıp bulunması gerekir. Çünkü bir halkla ilişkiler kampanyasının başarılı bir şekilde yürütülmesi büyük ölçüde uzman elemanların becerilerine bağlıdır. Bu elemanların yeterli eğitimi almış olmaları, geçmiş deneyimlerden yararlanmaları, önsezi ve araştırma bulgularından oluşan bir sentezi ortaya koymaları ve geleceğe ilişkin planlardan yararlanmaları gerekir.

•Sorumlu kişilerin atanması,

• Neyin, ne zaman yapılacağının bilinmesi,

• Zamanlamanın yapılması,

• Tüm bunların ne kadar para ile gerçekleştirilebileceğinin belirlendiği “Bütçeleme”nin yapılması gerekir.

Uygulama planında yapılması gereken işleri şu üç başlık altında toplayabiliriz;

• Uygulama şeması

• Uygulama takvimi

• Uygulama kontrol listesi.

Bir halkla ilişkiler çalışmasının uygulama planı içinde yer alan uygulama şeması, görev dağılımını yansıtan grafik anlatımıdır.

Uygulama takvimi, zamanlamanın yapılacak işlerin akışına dökülmüş şeklidir.

Uygulama kontrol listesi ile;

• Bizim etkinlik için anlaşmaya vardığımız herhangi bir şirket, kuruluş ya da ajans, biz olmadan da bizim adımıza ilgili yerden yapılmakta olan işi takip edebilir.

• Tedarikçilerle hizmet kalitesi ve standartlar konusunda birliktelik sağlamaya yardımcı olabilir.

Tüm yapılan uygulama çalışmalarının rapor hâline dönüştürülmesidir.

Bütünlüklü bir açıdan yapılan uygulamaların görülebilmesini sağlar. Nerelerde eksik kalınmış, hangi etkinlikler sıkıntısız halledilmiş, hangi etkinliklerde hangi problemler ile karşılaşılmış sorularına bütüncül cevaplar verilebilmesini sağlar. Yani tüm etkinlik haritasına, üstten toplu bir bakış yapılmasını sağlar.

Halkla ilişkiler programlarında bütçe yapmanın temelinde dört neden vardır:

• Halkla ilişkiler çalışmalarının genel bütçeye ne kadar yük getireceğini hesaplamak,

• Belirli bir bütçe ile ne gibi bir halkla ilişkiler programı yapılabileceğini öğrenmek,

• Hem belirlenmiş, hem de ekstra harcamalar için disiplin oluşturmak,

• Kampanya bitiminde sonuçların değerlendirilmesine olanak sağlamak.

Yatırımın Kârlılığı Yöntemi: Pazarlama iletişimi harcamaları bir maliyet unsuru olarak değil, bir yatırım aracı olarak görülür. Pazarlama iletişimi unsurlarından elde edilmesi planlanan kârın, yapılan yatırıma oranı ile hesaplanır.

Rakiplere Göre Bütçeleme Yöntemi: Rakiplerin iletişim harcamalarına ne oranda bütçe ayırdığı baz alınarak hesaplama yapılır.

Kendi bünyesinde halkla ilişkiler birimine sahip olan büyük bir kuruluşa ait tipik bir yıllık bütçe genel itibariyle aşağıdakilerden oluşur:

• Saat ücreti esasına dayalı çalışan ücretleri

• Kendi hesabına çalışan yazar, fotoğrafçı gibi kişilerin ücretleri

• Danışma ücretleri

• Stüdyo ücretleri

• Film yapımcıları ve diğer ilgililerin ücretleri

• Basın-yayın ücretleri

• Dağıtım, postalama, telefon, vb. ücretleri.

Bağımsız çalışan halkla ilişkiler şirketleri ise, bütçeleme ile ilgili iki yaklaşım uygularlar :

1. Belirlenen etkinlikleri bütçelemek

2. Hedeflere ulaşabilmek için yapılacak harcamaları önceden belirlemek ve etkinliklerle bütçeyi belirlenen bu paraya göre düzenlemek.

Halkla ilişkiler yazarları da hedef kitlelerine mesajlarını gönderecekleri araçları seçerken aşağıdaki üç soruya dikkat etmelidir :

• Hangi hedef kitleye ulaşılmaya çalışılıyor?

• Bu hedef kitleye ne zaman ulaşmaya ihtiyaç vardır?

• Ne kadar bütçe ayrılabilir?

Yedi Unsur Formülü 

• Konu: Yazılması düşünülen konu ne hakkındadır?

• Kuruluş: Kurumun ismi nedir?

• Yer: Kurumun bulunduğu yer neresidir?

• Avantajlar: Basın bülteninde yer alan konuda yeni olan nedir? Bültende yer alan haberin hedef kitleye sağlayacağı yarar nedir?

• Uygulamalar: Ürün ya da hizmetin yararları nelerdir? Kimler yararlanacaktır?

• Ayrıntılar: Ürünün boyutları, rengi, ücreti, performansı ile ilgili ayrıntılar nelerdir?

• Kaynak: Haberin kaynağı kimdir? Neresidir? Örneğin, haberleşme merkeziyle olayın gerçekleştiği yer birbirinden farklı olabilir.

Basın dosyaları ve basın kitleri, basın toplantılarına veya basın gezilerine katılan basın mensuplarını katıldıkları faaliyet hakkında bilgilendirmeyi amaçlayan ve çeşitli malzemeleri içeren dosyalarıdır.

Basın toplantısının yapılacağı bir salon

• Kürsü

• Konuşmacıların oturacağı masa

• Mikrofonlar

• Toplantı yerinin medya mensuplarının kolaylıkla ulaşabilecekleri ve rahatça girip çıkabilecekleri bir yer olması

• Toplantı sonrası bire bir görüşmelerin yapılabileceği bir mekânsal imkâna sahip olması

• Davet edilecek basın mensuplarının listelenmesi

• Davet mektubunun oluşturulması

• Basın toplantısından 2-3 gün önce davet mektubunun basın mensuplarına ulaştırılması

• Ulusal gazeteler, radyolar ve TV kuruluşları ile basın ajanslarına telefon veya e-posta yoluyla etkinliğin gerçekleşeceği yer, tarih, saat ve konuşmacı bilgilerinin verilmesi

• Etkinlik sırasında ya da sonrasında dağıtılacak basın bülteni veya bildirisinin hazırlanması

Basın gezileri, bireysel olarak veya grup hâlinde kuruluşun önemli hedef gruplarına, medya mensuplarına ve kuruluşun diğer birimlerine yönelik olarak çeşitli bilgilerin verildiği gezilerdir.

Etkinlik sona erdikten hemen sonra, tüm bilgiler tazeyken ve tüm aksaklıklar, eleştirilen konular belirlenmelidir. Bunun yanında bir sonraki etkinlikler için de bilgi edinilmelidir. Organizasyon etkinlikleri, tecrübe isteyen etkinliklerdir. Ve unutulmamalıdır ki her yapılan etkinlik halkla ilişkiler uzmanına deneyim katacaktır. Etkinlikler bittikten sonra medya ile paylaşılacak dosyaların, bilgilerin ve basın bültenlerinin de gözden geçirilmesi gerekir. Etkinliğin bitişini takiben, 24 saat içerisinde basın bültenlerinin ve dosyaların medya kuruluşları ile paylaşılması gerekir. Zaman uzadıkça medya için haber eskiyecektir ve medya etkinliğe ilgi göstermeyecektir.