HALKLA İLİŞKİLER ARAŞTIRMALARI

Araştırma Raporu

Yazarların katkıları eşitse adlar alfabetik sıraya göre sıralanabilir.

I, II, III, IV, V, VI

Uzunluk

Ana noktaların listelenmesi ana raporla aynı düzende olmalıdır.

Bir örneklik

Denge

Alıntıların doğruluğuna inanmak.

Dinleyicilerle etkileşim yaratma

Beden dili olarak da huzursuz ve gergin bir duruş sergilenmemeli, dik ve rahat durulmalıdır.

Raporun, yapılan çalışmayı tam ve doğru olarak tanıtıp yansıtması önemlidir. Kuşkusuz bu tanıtma, raporu yazandan çok onu okuyacak olanın eksiksiz anlayabilmesini sağlayacak nitelikte olmalıdır. Ancak raporun bunları olabildiğince kısa anlatması da önemlidir. Bu da gereksiz ayrıntıların verilmesi yerine, raporun tam olarak anlaşılmasını sağlayacak düzeyde önemli kısımların anlaşılır şekilde aktarılmasını gerektirmektedir.

Ön bölüm, kapak ve içindekiler listesinden oluşabileceği gibi daha kapsamlı bir şekilde çizelgeler ve şekiller listesinin ekleneceği biçimde de hazırlanabilir. Ana bölüm, özet, giriş, yöntem, bulgular, tartışma başlıklarının yer aldığı kümedir. Son bölüm ise ekler ve kaynakçadan oluşmaktadır. Ön ve son bölümler yardımcı nitelikte olup ana bölümleri tanıtıcı ve tamamlayıcı görevlerini üstlenirler. Bu durumda ana bölüm rapor metninin olduğu bölüm olarak karşımıza çıkmaktadır.

Ön bölüm, kapak ve içindekiler listesinden oluşabileceği gibi daha kapsamlı bir şekilde çizelgeler ve şekiller listesinin ekleneceği biçimde de hazırlanabilir. Ana bölüm, özet, giriş, yöntem, bulgular, tartışma başlıklarının yer aldığı kümedir. Son bölüm ise ekler ve kaynakçadan oluşmaktadır. Ön ve son bölümler yardımcı nitelikte olup ana bölümleri tanıtıcı ve tamamlayıcı görevlerini üstlenirler. Bu durumda ana bölüm rapor metninin olduğu bölüm olarak karşımıza çıkmaktadır.

Ön bölüm, kapak ve içindekiler listesinden oluşabileceği gibi daha kapsamlı bir şekilde çizelgeler ve şekiller listesinin ekleneceği biçimde de hazırlanabilir. Ana bölüm, özet, giriş, yöntem, bulgular, tartışma başlıklarının yer aldığı kümedir. Son bölüm ise ekler ve kaynakçadan oluşmaktadır. Ön ve son bölümler yardımcı nitelikte olup ana bölümleri tanıtıcı ve tamamlayıcı görevlerini üstlenirler. Bu durumda ana bölüm rapor metninin olduğu bölüm olarak karşımıza çıkmaktadır.

Başlık, çalışmanın ana fikrini basitçe özetler nitelikte olmalıdır. Olabildiğince kısa ve içeriği yansıtacak şekilde yazılmalıdır. Temel konu ile ilgili olan ve araştırmanın bileşenlerini içeren/belirten mantıklı bir cümle olmalıdır. Başlığı oluşturacak her sözcüğün üzerinde ayrı ayrı durarak, amaca uygunluk, anlamlılık yönünden daha iyileri olup olmayacağı düşünülmeli ve bu sayede de başlığın açıklayıcı olması sağlanmalıdır. Başlığın birincil işlevi okuyucuları bilgilendirmektir. Bu nedenle başlıklarda belli bir amaca hizmet etmeyen gereksiz kelimeler kullanılmamalıdır. Ayrıca, başlıkta kısaltmalar da kullanılmamalıdır. Çalışmanın başlığının 12 kelimeden daha uzun olması önerilmemektedir. Başlık büyük harfler kullanılarak, sayfanın sağ ve sol kenarlarını ortalayacak şekilde, sayfanın üst tarafına yazılmalıdır.

Bu başlık altında çalışmanın içeriğine ilişkin kısa ancak kapsayıcı bir özet yazılır. Bu bölümün yazılabilmesi için çalışmanın tamamının bitmiş olması gerekmektedir. Özet, okuyucuların hızlı bir şekilde araştırmanın içeriğini incelemelerine yardımcı olur. İyi hazırlanmış bir özet önemli bilgilerin yer aldığı tek bir paragraftan oluşur. Birçok okuyucunun çalışma ile ilk teması, bu bölüm aracılığıyla olur. Okuyucular özette yazılanları temel alarak tüm araştırmayı okumaya ya da okumamaya karar verirler. Özetin rapordan bağımsız okunduğunda raporun içeriği hakkında genel bir bilgi sağlayacak düzeyde yazılmış olması gerekmektedir. İyi bir özet aşağıdaki nitelikleri içinde barındırmalıdır.

Anlaşılabilirlik ve okunabilirlik: Özet, sade bir dil kullanarak, açık bir şekilde yazılmalıdır. Cümleler basit bir söz dizimi izleyerek yazılmalı, uzun cümlelerden kaçınılmalıdır. Sözcüklerin isim yerine eylem biçimleri, edilgen çatı yerine, etken çatılı yüklemler tercih edilmelidir. (Örneğin; araştırması yerine araştırıldı, bulgular sunuldu yerine yazarlar bulguları sundu vb.). Bulgular ve süregiden durumları ifade etmek için geniş zaman kipi, elde edilen sonuçları ifade etmek için geçmiş zaman kipi kullanılmalıdır.

İyi bir özet ortalama 150 ile 250 kelime aralığında olmalıdır. Özet başlığı ilk harfi büyük, diğer harfler küçük olacak şekilde, sayfanın üst kısmına, sayfayı ortalayarak yazılmalıdır. Özet paragraf girintisi olmadan tek bir paragraf olarak yazılmalıdır.

Temel başlıklar itibarıyla bir yönetici özeti hazırlanırken dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır: •Rapor yazımında yapılacak en son iş olmalıdır. •Raporun en önemli bölümü olarak kullanılmalıdır. •Ana raporun 1/10’unu geçmeyecek uzunlukta yazılır. •Genellikle 5 sayfayı geçmez.•Basit bir dil kullanılmalıdır. •Yeni bilgilere yer verilmemelidir. •Ana noktaların listelenmesi ana raporla aynı düzende olmalıdır. •Her bir ana nokta için tanıtıcı basit cümleler kullanılmalıdır. •Gerekli olduğunda destekleyici ve açıklayıcı cümleler eklemeli, ancak gereksiz teknik malzeme ve jargondan kaçınılmalıdır. •Özetin amacı, mesajı ve anahtar önerileri içerdiğinden emin olunmalıdır. •Metinin dil bilgisi kontrolü mutlaka yapılmalıdır. •Metin tarafsız bir gözle ve farklı bir bakış açısıyla da değerlendirilmelidir.

Bir araştırma metni, araştırma konusunu sunan, araştırma stratejisini anlatan bir giriş ile başlar. Bu bölümde sorun tanıtılmaya çalışılır. Halkla ilişkiler çalışmalarında sorun kurum ya da markanın karşılaştığı ve ortadan kaldırılması gereken bir durumdur. Halkla ilişkiler programının sorunu, kuruluşun stratejik hedefine bağlı olarak kurumun var olan olumlu algısını ya da imajını korumak ve geliştirmek, özel bir nedene bağlı bir sorunu çözmek ve olumsuz bir kanıyı düzeltmek ya da bir krizi ortadan kaldırmakla ilgili olabilir. Girişi yazmadan önce şunların göz önünde bulundurulması gerekmektedir: •Ele alınan sorun neden önemli? •Hangi sorulara yanıt aranarak bu sorun çözülebilir? İyi bir girişin bu soruları bir ya da iki paragrafta cevaplayarak ve ilgili savları, verileri özetleyerek okuyucuyu neyin, niçin yapıldığıyla ilgili bir anlayışa ulaştırması beklenir. “Genellikle 5 sayfayı geçmez - Yeni bilgilere yer verilmelidir - Rapor yazımında yapılacak en son iş olmalıdır - Raporun en önemli bölümü olarak kullanılmalıdır” özellikleri yönetici özetinin özelliklerindendir.