HALKLA İLİŞKİLER ARAŞTIRMALARI - Deneme Sınavı - 12

Temel başlıklar itibarıyla bir yönetici özeti hazırlanırken dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır: •Rapor yazımında yapılacak en son iş olmalıdır. •Raporun en önemli bölümü olarak kullanılmalıdır. •Ana raporun 1/10’unu geçmeyecek uzunlukta yazılır. •Genellikle 5 sayfayı geçmez.•Basit bir dil kullanılmalıdır. •Yeni bilgilere yer verilmemelidir. •Ana noktaların listelenmesi ana raporla aynı düzende olmalıdır. •Her bir ana nokta için tanıtıcı basit cümleler kullanılmalıdır. •Gerekli olduğunda destekleyici ve açıklayıcı cümleler eklemeli, ancak gereksiz teknik malzeme ve jargondan kaçınılmalıdır. •Özetin amacı, mesajı ve anahtar önerileri içerdiğinden emin olunmalıdır. •Metinin dil bilgisi kontrolü mutlaka yapılmalıdır. •Metin tarafsız bir gözle ve farklı bir bakış açısıyla da değerlendirilmelidir.

Bir araştırma metni, araştırma konusunu sunan, araştırma stratejisini anlatan bir giriş ile başlar. Bu bölümde sorun tanıtılmaya çalışılır. Halkla ilişkiler çalışmalarında sorun kurum ya da markanın karşılaştığı ve ortadan kaldırılması gereken bir durumdur. Halkla ilişkiler programının sorunu, kuruluşun stratejik hedefine bağlı olarak kurumun var olan olumlu algısını ya da imajını korumak ve geliştirmek, özel bir nedene bağlı bir sorunu çözmek ve olumsuz bir kanıyı düzeltmek ya da bir krizi ortadan kaldırmakla ilgili olabilir. Girişi yazmadan önce şunların göz önünde bulundurulması gerekmektedir: •Ele alınan sorun neden önemli? •Hangi sorulara yanıt aranarak bu sorun çözülebilir? İyi bir girişin bu soruları bir ya da iki paragrafta cevaplayarak ve ilgili savları, verileri özetleyerek okuyucuyu neyin, niçin yapıldığıyla ilgili bir anlayışa ulaştırması beklenir. “Genellikle 5 sayfayı geçmez - Yeni bilgilere yer verilmelidir - Rapor yazımında yapılacak en son iş olmalıdır - Raporun en önemli bölümü olarak kullanılmalıdır” özellikleri yönetici özetinin özelliklerindendir.

Araştırma raporu, yapılan çalışmanın ve çalışmayı yapanların nitelikleri hakkında okuyucuya bilgi veren en somut belgedir.

Genellikle içerik ve biçim itibarıyla, raporların hazırlanmasında üç temel amaç gözetilmektedir. Bunlar;
1. Amaca uygunluk,
2. Anlaşılırlık,
3. Etkililiktir

Genellikle araştırma raporlarında bulunması gereken temel öğeler aşağıdaki başlıklar altında toplanabilir.
1. Kapak
2. İçindekiler
3. Özet
4. Giriş
5. Yöntem
6. Bulgular
7. Tartışma
8. Ekler
9. Kaynakça

Kapak raporun ilk sayfasıdır. Bu sayfada sırası ile;
• Başlık,
• Raporu hazırlayanı tanıtıcı bilgi,
• Raporun niteliği,
• Raporun hazırlandığı kent ve kurum adlarıyla raporun yazıldığı tarih yer almaktadır.

Özetler;

Genel olarak araştırma raporlarının dört temel ilkeye sahip olması gerekmektedir. Karasar, bu dört temel ilkeyi şöyle sıralamaktadır;
1. Yalınlık,
2. Mantığa uygunluk,
3. Denge,
4. Bir örneklik.

Araştırma raporunun her sayfasına sıra ile bir numara verilir. Kapak sayfasında numara olmaz. Ön bölümlerde küçük Romen rakamları (i, ii, iii, ...) ana ve arka bölümlerde ise Arap rakamları (1, 2, 3, ...) kullanılır. Sayfa numaraları ana ve arka bölümlerde, kağıdın sağ üst köşesinde görünecek şekilde verilmelidir.

Veri gösterimi ya da farklı bir deyişle tablo ve şekillerin hazırlanması temelde beş amaca hizmet etmektedir. Bunlarda sırasıyla araştırma, iletişim, hesaplama, saklama ve güzel
görünümdür.

Ana düşünce değişmeksizin, özgün biçim ve içeriğe uyma zorunluluğu olmadan, yazarın kendi anlatımıyla yapılan bilgi aktarımlarına dolaylı aktarma denir.

Normalde sunuşlarda hazırlık aşamasında konu seçme, amaç yazma, hedef kitle analizi, elektronik görüntü oluşturma, sunuş notlarını hazırlama ve prova yapma gibi alt aşamalar yer almaktadır.

Araştırma raporu temelde iki önemli ögenin bir arada bütünlüklü bir şekilde kullanılması sonucunda ortaya çıkmaktadır. Bu iki öge, içerik ve biçimdir. Raporun ilk etkisi onun biçimi ile oluşur sonra da içerik gelir. Yani öncelikle raporun biçimsel olarak göze hitap etmesi algı kuralları doğrultusunda gözü rahatsız etmeyecek şekilde hazırlanması gerekir. Sonra da içeriğin bu görüntüyü destekleyecek şekilde öz fakat yeterince kapsayıcı bir şekilde oluşturulması gerekmektedir. Doğru cevap A’ dır.

Genellikle içerik ve biçim itibarıyla, raporların hazırlanmasında üç temel amaç gözetilmektedir. Bunlar, amaca uygunluk,  anlaşılırlık ve etkililiktir. Doğru cevap E’ dir.

Bir rapor üç kümede toplanan bölümler halinde düzenlenir. Bunlar ön bölüm, ana bölüm ve son bölüm şeklinde kümelenebilir. Ön bölüm, kapak ve içindekiler listesinden oluşabileceği gibi daha kapsamlı bir şekilde çizelgeler ve şekiller listesinin ekleneceği biçimde de hazırlanabilir. Ana bölüm, özet, giriş, yöntem, bulgular, tartışma başlıklarının yer aldığı kümedir. Son bölüm ise ekler ve kaynakçadan oluşmaktadır. Ön ve son bölümler yardımcı nitelikte olup ana bölümleri tanıtıcı ve tamamlayıcı görevlerini üstlenirler. Bu durumda ana bölüm rapor metninin olduğu bölüm olarak karşımıza çıkmaktadır. Doğru cevap B’ dir.

Başlık, çalışmanın ana fikrini basitçe özetler nitelikte olmalıdır. Olabildiğince kısa ve içeriği yansıtacak şekilde yazılmalıdır. Başlığın birincil işlevi okuyucuları bilgilendirmektir. Bu nedenle başlıklarda belli bir amaca hizmet etmeyen gereksiz kelimeler kullanılmamalıdır. Ayrıca, başlıkta kısaltmalar da kullanılmamalıdır. Çalışmanın başlığının 12 kelimeden daha uzun olması önerilmemektedir. Başlık büyük harfler kullanılarak, sayfanın sağ ve sol kenarlarını ortalayacak şekilde, sayfanın üst tarafına yazılmalıdır. Öyleyse, büyük harflerle yazıldığı, kısaltma içermediği ve 12 sözcüğü geçmediği için, doğru cevap C’ dir.

Bulgular: Toplanan ham verilerin çeşitli tekniklerle işlenerek çözümlenmesi sonucu bulgular elde edilir. Raporda bulgular bölümü, toplanan verileri, kullanılan veri analizi yaklaşımını ve istatistiksel yaklaşımları özetler. Doğru cevap D’ dir.

Sayfaların Numaralanması: Araştırma raporunun her sayfasına sıra ile bir numara verilir. Kapak sayfasında numara olmaz. Ön bölümlerde küçük Romen rakamları (i, ii, iii, ...) ana ve arka bölümlerde ise Arap rakamları (1, 2, 3, ...) kullanılır. Sayfa numaraları ana ve arka bölümlerde, kağıdın sağ üst köşesinde görünecek şekilde verilmelidir. Doğru cevap A’ dır.

Şekiller  farklı türlerde olmakla birlikte bazı prensipler bütün türler için geçerlidir. Okuyuculara bilgi sunmak için birden fazla şekil türü kullanılabilir. En çok kullanılan şekil türleri aşağıda anlatılmaktadır.

Soruda verilen görsel bir akış şemasıdır. Doyasıyla bir Şekil türüdür ve rapor içinde şekil olarak adlandırılır. Doğru cevap E’ dir.