ETKİNLİK YÖNETİMİ

Etkinliğe ilişkin yapılmış olan tanımlamalarda şu noktalara değinilmektedir:

Doğru cevap E'dir.

Proje yönetiminin öncelikli meydan okuması kapsam, kalite, zaman ve bütçe gibi projenin klasik kısıtlılıklarına karşı projenin tüm amaçlarını ve hedeflerini yerine
getirmektir. Doğru cevap A'dır.

gerçekleştirilen etkinliğin proje olarak değerlendirilebilmesi için aşağıdaki maddelerden en az birini karşılaması gerekmektedir:

• Değişiklik yaratmalı,
• Stratejik planları hayata geçirmeye yönelik olmalı,
• Taraflar arasında sözleşmelerle mutabakat sağlanmalı,
• Belli başlı problemlerin çözümünde etkili olmalıdır.

Doğru cevap C'dir.

İş grubunun ve bunun içindeki faaliyetlerin çogu kez bir defaya mahsus olmak üzere yapılması, geçici olması; işlerin ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında, işlerle ve standartlarla ilgili sürekli değişikliklerin olması; faaliyetlerin gerektirdiği kaynakların miktarının zaman içinde çan eğrisi şeklinde dağılması ve işletmelerdeki iş gruplarının ele aldıkları yapı projelerinin çoğu kez birbirinden farklı olması gerekmektedir. Doğru cevap E'dir.

Projenin programlı ilerleme özelliği, projenin adım adım geliştiğini ve ilerlediğini, bu
ilerlemenin de artarak devam ettiğini anlatır. Bu doğrultuda, proje takımı, amaçları ve proje çıktısının ne olacağını tam olarak algıladığında, projenin çalışma alanı geniş bir biçimde tanımlanabilir ve ilerlenebilir duruma gelmektedir. Doğru cevap B'dir.

Proje yönetimi, işletmenin gelecekle ilgili faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, koordinasyonu, uygulanmasına yardımcı olması ve ekonomik, verimlilik ve karlılığın arttırılmasını öngörmesi temel özellikleri arasında yer almaktadır. Proje yönetiminin ömrünün projenin süresiyle sınırlı olması ve başarısı üst yönetiminin desteğine bağlı olması ise diğer özelliklerdendir Doğru cevap D'dır.

İletişim yönetimi; projenin başarılı sonuçlar vermesini sağlamada yardımcı olmak için proje takımı ve yönetim üyeleri arasında bilgi akışını sağlamaktır. Doğru cevap A'dır.

Organizasyon ve hazırlık işleri: Bir projenin organizasyonu ve hazırlık işleri ilgili uygulamaları; proje organizasyon yaklaşımının tanımlanması, proje hedeflerinin belirlenmesi, proje işlerinin yerine getirildiği aşama için programın hazırlanması, projede uygulanan görev ve kaynakları ayırma ve tanımlama ve rekreatif proje takımının oluşturulması olarak sıralanabilmektedir. Doğru cevap C'dir.

7S; Strateji, planlama, sistem, personel, beceriler, tarz/Kültür ve ortaklar'dır. Doğru cevap D'dir.

Otokratik yönetimler çok azprosedür kullanmaktadırlar. Doğru cevap E'dir.

İnsan kaynakları yönetimi: projede çalışan kişilerin idaresinde yöneltme ve koordineyi kapsar.

Otokratik Yönetim: Bütün kararları yönetici verir. Tüm sorumluluklar yöneticide toplanır. Nadir toplantı yapar ve ilerler. Yöneticiye genellikle en zor projeler verilir. Aleni kınama cezaları verilir. Her bir detayı bizzat kontrol eder. Sıkı zaman çizelgeleri hazırlar. Esnek değildir, hiçbir bahaneyi kabul etmez. Yazılı olarak çok az şey ifade eder. Çok az prosedür kullanır. Zorlayıcıdır, korkuyu bir araç olarak kullanır. Yalnızlığı sever, çok az arkadaşı vardır. Diğer görüşleri dinlemeyi reddeder. Suçu kabul etmez, her zaman başkalarına yüklenir.

Bu tanımlamaların ışığında proje yönetim sürecinde temel görevler sıralanabilir; • Projeyi yürütmek üzere gerekli uzmanlığa sahip proje takımını bir araya getirmek, • Teknik amaçları saptamak, • Projeyi planlamak, • Çalışma konusu değişikliklerini yönetmek, • Projenin zamanında ve verilen bütçeyle bitirilmesi için sorumlulukları düzenlemek,

Sıklıkla düzensiz olsa bile toplantılar düzenler. Sıklıkla düzensiz olsa bile toplantılar düzenler. Kişisel olarak çok az karar verir, genel amaçlarla ilgili ilerlemeyi sağlayacak önerileri takip eder. Belirsiz zaman çizelgeleri yapar, birbirine bağlı iki işlem arasında çok iyi çalışır. İnsan canlısı, cana yakın ve sıcaktır. Nadir olarak kınama cezası verir. Zaman ve bütçe öncelikleri üst seviyede değilse çok başarılıdır. Sonuç elde etme için takım bağlılığı ister. Takım adına sorumluluğu üstlenir. Yetkisini gerektiğinde kullanır.

Proje çalışma alanının yönetimi: amaçlar, hedefler ve sponsorların amaçları aracılığıyla projeyi kontrol etmektir. • Maliyet yönetimi: projenin finansal kontrolü, verileri toplama, organize etme ve analizini yaparak maliyet raporlarının hazırlanmasıdır. • Zaman yönetimi: belirlenen zamanda projeyi başarıya ulaştırmak için projenin planlanması, zaman çizelgelerinin hazırlanması ve kontrolüdür. • İnsan kaynakları yönetimi: projede çalışan kişilerin idaresinde yöneltme ve koordineyi kapsar. • İletişim yönetimi: projenin başarılı sonuçlar vermesini sağlamada yardımcı olmak için proje takımı ve yönetim üyeleri arasında bilgi akışını sağlamaktır. • Kalite yönetimi: projeyi uygulamak için ortaya konulan kalite standartlarının uygulanmasıdır. • Sözleşme şartlarının /tedarikinin yönetimi: malzeme araç ve gereçleri ile hizmetlerin seçimini, pazarlığını yapmayı, sipariş kararlarını ve tedarik yönetimini içerir. • Risk yönetimi: olası durumlar ve deneyimlerin verdiği bilgiyle projenin belirsizlik derecesinin dağıtılmasıdır. • Proje entegrasyonu yönetimi: projenin çok sayıdaki işlevlerinin tamamen koordine edilmesini sağlamaktır.

Projeye başlamak • Öncelikle projenin ihtiyaçları nelerdir bunların belirlenmesi. • Fizibilite çalışmalarının yapılması • Proje ihtiyaçlarının temin edilmesinde alternatiflerin oluşturulması • Proje önerisinin oluşturulması • Proje için gerekli olan temel bütçe ve programın belirlenmesi. • Projedeki görevlere uygun olduğu düşünülen personelin proje takımına seçilmesi.

Projeyi kapatmak • Projede görev alacak işlevsel personelin eğitilmesi. • Projede kullanılan araç gereç transferinin sağlanması. • Projede alınan sorumlulukların transferinin sağlanması. • Projede kullanılan kaynakların serbest bırakılması. • Proje takımı üyelerinin başka bir işe tekrar atanması.

Tarz/Kültür Style/Culture) Çalışma takımı ya da organizasyon içinde çatışma sitili ve birbirleriyle ilişkilerin altını çizer

Oganluna ve arkadaşları proje yöneticisinin temel yeteneklerini şu şekilde açıklamışlardır: Kavamsal Yetenekler, Beşeri Yetenekler, İletişim Kurabilme Yeteneği,Teknik Beceri

Pinto ve Kharbanda’nın proje yöneticileri için belirledikleri on iki altın kuralı şu şekilde özetlemişlerdir: 1. Proje yönetiminin genel durumunu anlamak, 2. Proje takım çalışmalarını tanımak, 3. Paydaşların kim olduğunu ve ne istediklerini anlamak, 4. Organizasyonun politik doğasını kabul etmek ve bunu kullanmak, 5. Bakı açısını genişletebilmek, 6. Hedefi görebilmek, 7. Birbirine bağlı bir takım kurmak ve onu sürdürmek, 8. Şevk ve ümitsizlikte aşırıya kaçmamak, 9. Bir kez ileriye bakmak, iki kez geriye bakmaya değer, 10. Ne yapılması gerektiğini unutmamak, 11. Zamanı iyi kullanmak, 12. Plan, plan, plan….. yapmak.