ETKİNLİK YÖNETİMİ

Proje, özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar yaratmak için üstlenilmiş geçici çabalar olarak tanımlanmaktadır.

geçicilik / özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar / programlı-özenli ilerleme

Proje yönetimi, bir hedefe doğru ilerlemenin yalnızca teorik olarak planlanmasıdır.

Projenin tehditlerini belirlemek ve buna göre ekibi önceden azaltmak

7-S

Projede kullanılan kaynakların serbest bırakılması

Proje ihtiyaçlarının belirlenmesi ve amaçların oluşturulması

Projeye başlamak

Proje işlerini yerine getirmek

Proje işlerini yerine getirmek

Proje kavramı belirli başlangıç bitiş noktası olan, amacı, kapsamı, bütçesi açıkça tanımlanmış ve bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler olarak tanımlanmaktadır. Bu tanıma göre bir organizasyondaki her bir aktivite aslında bir proje olarak değerlendirilebilir. Fakat gerçekleştirilen etkinliğin proje olarak değerlendirilebilmesi için aşağıdaki maddelerden en az bir tanesini sağlayabilmesi gerektiği ifade edilmektedir. 

-Değişiklik yaratmalı,
-Stratejik planları hayata geçirmeye yönelik olmalı,
-Taraflar arasında sözleşmelerle mutabakat sağlanmalı,
-Belli başlı problemlerin çözümünde etkili olmalıdır.

Proje Yönetim Enstitüsü’ne (Project Management Institute – PMI) göre ise proje, özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar yaratmak için üstlenilmiş geçici çabalar olarak tanımlanmaktadır. Proje Yönetim Enstitüsü’ne (Project Management Institute – PMI) göre projenin temel özellikleri geçicilik, özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar ve programlı- özenli ilerleme olarak belirlenmiştir.

Albayrak, projelerin kendine özgü bir yapı ve karakterleri olduklarından, aşağıdaki özelliklerin projeleri diğer yönetimlerden ayıran temel özellikler olarak tanımlanabileceğini ileri sürmektedir. Bu doğrultuda proje:

-Fizibilite çalışması gerektirir. Bu çalışmalarda, projenin bütün yönlerinin incelenmesi ve
araştırılması zorunludur.
-Bir gereksinimi karşılamaya yöneliktir, belli girdiler (kaynaklar) kullanılır ve çıktılar (mal ve hizmet) üretir.
-Yararlı mal ve hizmet üretiminde kullanmak amacıyla yeni veya ek üretim kapasiteleri yaratır.
-Ekonomik, verimlilik ve karlılığın arttırılmasına yardımcı olur.
-Önceden belirlenen kapsam, zaman ve bütçe çerçevesinde ileri teknoloji kullanarak bir defada gerçekleştirilir.
-İnsan, para ve iletişim teknolojisi kaynaklarının kullanımını içerir.
-İleri düzeyde proje bilgi ve becerilerine sahip etkin bir ekibi gerektirir.
-Bu organizayon sistemi içerisinde çalışmayı gerektirir.
-Bilgisayar kullanımını zorunlu kılar.
-Sağlayacağı yararların etkilerini uzun yıllar hissettirir.
-Yalnız devlet bütçesinden değil, farklı finansman kaynaklarından da yararlanır. Bunlar; yabancı ülkelerden kredi sağlanması, projenin tam olarak veya ortaklık biçiminde yabancı sermayeye açılması, yap-işlet-devret modelinin uygulanması ve finansal kiralama olarak olarak özetlenebilir.
-Projenin ekonomik ömrü; 15 yıl 50 yıl arasında değişmektedir. Eğer yeterli bakım sağlanırsa bazı projeler sürekli olarak da hizmet edebilir.

Proje yönetimi aşağıdaki gibi değişik biçimlerde tanımlanmıştır:

-Proje yönetimi, işletmenin çevresi ile uyumu sağlayacak stratejikleri geliştirmek, formüle etmek, uygulamak, izlemek ve değerlendirmek üzere kullanılan yöntemler ve eylemler dizisidir.
-Proje yönetimi, bir işletmenin amaçları gerçekleştirme yolunda sorunların tanımlanması ve çözümlenmesi için gerekli tüm kararların ve önlemlerin alınmasıdır.
-Proje yönetimi, hedefe ulaşılma yolunda önceden belirlenen bütçe ve kaynakların verimli
kullanılarak projenin belirlenen sürede tamamlanmasını gerçekleştirir.
-Proje yönetimi, çalışanın uzmanlık alanları, çabaları ve davranışları ile işletmenin değişim
yeteneğinin göz önünde bulundurulmasını sağlar.

Bu tanımlamaların ışığında proje yönetim sürecinde temel görevler sıralanabilir;

-Projeyi yürütmek üzere gerekli uzmanlığa sahip proje takımını bir araya getirmek,
-Teknik amaçları saptamak,
-Projeyi planlamak,
-Çalışma konusu değişikliklerini yönetmek,
-Projenin zamanında ve verilen bütçeyle bitirilmesi için sorumlulukları düzenlemek,

Proje Yönetiminin Genel Özellikleri

-Proje yönetimi, işletmenin geleceğine yönelik uzun vadeli amaçları, hedefleri geliştirir ve sonuca ulaşmak için nelerin yapılması gerektiğini ortaya koyar.
-Proje yönetimi, işletmeyi bir bütün olarak algılar; bütün-parça ilişkilerini göz önünde
bulundurur, içsel ve dışsal çevre faktörlerini dikkate alır.
-Proje yönetimi, açık bir yönetim sistemini benimser,
-Proje yönetimi, kaynak dağılımını en etkili bir biçimde yapar.

Proje Yönetimin Diğer Özellikleri

-Proje yönetimi, her insanın bilgi, yetenek ve tecrübesini en iyi bir biçimde kullanmasını sağlar.
-Proje yönetimi, insan kaynaklarını ve zaman arasında uyum ve işbirliğini geliştirir ve verimliliği artırır. Uyum, işbirliği ve verimlilik amaca ulaşmanın temel koşuludur.
-Proje yönetiminin ömrü projenin süresiyle sınırlıdır.
-Proje yönetiminin başarısı üst yönetiminin desteğine bağlıdır.

Yaşam döngüsü, projeyle ilişkili özel işlerden bağımsız olarak, projenin yönetilmesine ilişkin temel çerçeveyi sağlar. Her program, proje ya da ürün bazı gelişim aşamalarına sahiptir. Bu aşamaların açık bir şekilde anlaşılabilmesi, arzu edilen amaçların başarılmasında kurumsal kaynakların top yekün bir şekilde kontrolünü sağlayacak yöneticiler sayesinde olabilir. Proje yönetim biliminde gelişim aşamaları yaşam döngüsü olarak adlandırılmaktadır. Ancak, yaşam döngüsü aşamalarının farkı ve terminolojisi proje içerisinde görev alan bireylerin karşılıklı tartışmalarına ve kararlarına bağlıdır. Bu
yüzden, proje yaşam döngüsüyle ilgili kesin bir aşama sıralaması vardır diyebilmek çok zordur. Ancak, yaşam döngüsü aşamalarıyla ilgili en azından kısmi bir uzlaşma bulunmaktadır. Bunlar;

-Projeye başlamak
-Organizasyon ve hazırlık işleri
-Proje işlerini yerine getirmek
-Projeyi kapatmaktır.

Strateji (Strategy) Strateji bir süreçtir. Projenin yüksek-düzeyli gereksinimleri ve bu
gereksinimlerin başarılmasını sağlar.

Planlama (Structure) Planlama, idare ve kontrol sınırları ile ilişkili olan düzenlemeler ve insan kaynaklarıdır. Projenin gerçekleştirilmesinde kullanılacak olan organizasyonel
düzenlemeleri içerir.

Sistem (Systems) Çalışma metodunun dizaynı, izlenmesi ve kontrolüdür.

Personel (Staff) Proje üzerinde çalışacak kişilerin seçimi, işe alımı, yönetimi ve liderliği içerir.

Beceriler (Skills) İdari ve teknik araçlar proje yöneticisi ve görevliler için elde mevcut olmalıdır. 

Tarz/Kültür Style/Culture) Çalışma takımı ya da organizasyon içinde çatışma sitili ve birbirleriyle ilişkilerin altını çizer.

Ortaklar (Stakeholders) Proje süreci ya da getirileri ile ilgilenen bireyleri ve grupları içerir.

Heerkens (2002) bir proje yöneticisinin sorumluluklarını dört genel alanda toplamıştır:

-Proje yöneticisinin sorumlu olduğu proje,
-Proje yöneticisinin içinde bulunduğu organizasyon,
-Proje yöneticisinin içinde bulunduğu ve yönettiği proje takımı,
-Proje yöneticisinin kendisi.

Oganluna ve arkadaşları (2002) proje yöneticisinin temel yeteneklerini şu şekilde açıklamışlardır:

-Kavamsal Yetenekler: İşletmeyi bir bütün olarak görüp, işletme fonsiyonlarını birbirine nasıl bağlı olduklarını ve bir bölümdeki değişimin diğerini nasıl etkilediğini tanıma yeteneğidir.

-Beşeri Yetenekler: Başka insanlarla çalışma yeteneğidir. Proje yöneticisi beşeri yeteneklerini kullanarak projenin başarıya ulaşması yolunda diğer kişilerin davranışlarını etkiler.

-İletişim Kurabilme Yeteneği: Her projenin önemli bir parçasıdır. Proje uygulama süreçlerinden oluşan birçok görev resmi ya da resmi olmayan anlaşmalarla idare edilir. Bütün bu anlaşmalar proje yöneticisinin iyi iletişim kurabilme yeteneğine dayanmaktadır.

-Teknik Beceri: Uzmanlaşmış bilgi, uzman çözüm yeteneği, özel konularda kullanılan teknik bilgi ve araçları yönetebilme becerisidir.

Doğan ve Güler (2006) eserlerinde Pinto ve Kharbanda’nın proje yöneticileri için belirledikleri on iki altın kuralı şu şekilde özetlemişlerdir:

1. Proje yönetiminin genel durumunu anlamak,
2. Proje takım çalışmalarını tanımak,
3. Paydaşların kim olduğunu ve ne istediklerini anlamak,
4. Organizasyonun politik doğasını kabul etmek ve bunu kullanmak,
5. Bakı açısını genişletebilmek,
6. Hedefi görebilmek,
7. Birbirine bağlı bir takım kurmak ve onu sürdürmek,
8. Şevk ve ümitsizlikte aşırıya kaçmamak,
9. Bir kez ileriye bakmak, iki kez geriye bakmaya değer,
10. Ne yapılması gerektiğini unutmamak,
11. Zamanı iyi kullanmak,
12. Plan, plan, plan….. yapmak.