ETKİNLİK YÖNETİMİ

Etkinlik kavramı İngilizce “event” kelimesinin karşılığı olarak kullanılmaktadır. Etkinlik, katılımda bulunan kişi üzerinde bir etki yaratan, dikkatli ve hünerli bir biçimde yaratılan bir deneyim olarak tanımlanabilmektedir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Proje kavramı belirli başlangıç bitiş noktası olan, amacı, kapsamı, bütçesi açıkça tanımlanmış ve bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler olarak tanımlanmaktadır. Doğru cevap C seçeneğidir.

İletişim yönetimi, projenin başarılı sonuçlar vermesini sağlamada yardımcı olmak için proje takımı ve yönetim üyeleri arasında bilgi akışını sağlamaktır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Proje entegrasyonu yönetimi,  projenin çok sayıdaki işlevlerinin tamamen koordine edilmesini sağlamaktır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Proje yönetim sürecinin koordinasyon aşaması şu maddeleri içermektedir:

Doğru cevap D seçeneğidir.

Projein organizasyon ve hazırlık işleri şu görevleri içermektedir:

Doğru cevap C seçeneğidir.

Demokratik yöneticiler genellikle çok az kınama cezası verirler ve bunu gizli olarak yaparlar. Seçenekler de otokratik yöneticilere aittir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Proje yönetiminde 7-S'yi temsil eden ögeler:

Doğru cevap E seçeneğidir.

Etkinlik yönetimi genel yönetim kavram ve kuramlarından yararlanılarak tanımlanmaktadır. Etkinlik yönetimi planlama, koordinasyon, uygulama ve denetim fonksiyonlarını kapsamaktadır. Bu genel yönetim fonksiyonları altında, etkinliğe özel pek çok faaliyet yerine getirilmektedir.

Proje kavramı belirli başlangıç bitiş noktası olan, amacı, kapsamı, bütçesi açıkça tanımlanmış ve bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler olarak tanımlanmaktadır. Bu tanıma göre bir organizasyondaki her bir aktivite aslında bir proje olarak değerlendirilebilir. Fakat gerçekleştirilen etkinliğin proje olarak değerlendirilebilmesi için aşağıdaki maddelerden en az bir tanesini sağlayabilmesi gerektiği ifade edilmektedir (Tekir, 2006). Buna göre etkinlik: • Değişiklik yaratmalı,
• Stratejik planları hayata geçirmeye yönelik olmalı,
• Taraflar arasında sözleşmelerle mutabakat sağlanmalı,
• Belli başlı problemlerin çözümünde etkili olmalıdır

Proje Yönetim Enstitüsü’ne (Project Management Institute – PMI) göre ise proje, özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar yaratmak için üstlenilmiş geçici çabalar olarak tanımlanmaktadır. Proje Yönetim Enstitüsü’ne (Project Management Institute – PMI) göre projenin temel özellikleri geçicilik, özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar ve programlı- özenli ilerleme olarak belirlenmiştir.

proje yönetimi aşağıdaki gibi değişik biçimlerde tanımlanmıştır

Proje Yönetiminin Genel Özellikleri
• Proje yönetimi, işletmenin geleceğine yönelik uzun vadeli amaçları, hedefleri geliştirir ve sonuca ulaşmak için nelerin yapılması gerektiğini ortaya koyar.
• Proje yönetimi, işletmeyi bir bütün olarak algılar; bütün-parça ilişkilerini göz
önünde bulundurur, içsel ve dışsal çevre faktörlerini dikkate alır.
• Proje yönetimi, açık bir yönetim sistemini benimser,
• Proje yönetimi, kaynak dağılımını en etkili bir biçimde yapar

Proje Yönetiminin Temel Özellikleri
• Proje yönetimi, ekonomik, verimlilik ve karlılığın arttırılmasını öngörür.
• Proje yönetimi işletmenin vizyon ve misyonunun belirlenmesini sağlar. Belirlenen vizyon ve misyonun tüm çalışanlar tarafından benimsenmesi ve ortak değerler olarak kabul edilmesi büyük önem taşımaktadır. Ancak, vizyon ve misyonun belirlenmesi işletmenin başarısı için yeterli değildir. Amaca ulaşmak için stratejilerin de oluşturulması gerekir.
• Proje yönetimi, işletmenin iç ve dış çevresinin incelenmesi ve değerlendirilmesine yönelik bir yönetim tekniğidir. İşletmenin güçlü ve zayıf yönleri ile fırsatların ve tehditlerin belirlenmesine olanak sağlar.
• Proje yönetimi, işletmenin gelecekle ilgili faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, koordinasyonu, uygulanmasına yardımcı olur.
• Proje yönetimi, organizasyonun amaç ve hedeflerini gerçekleştirebilmesi için organizasyondaki sorunların en etkin bir biçimde belirlenmesine ve çözümüne yardımcı olur. Bu çevrede toplam kalite yönetimi tekniklerinden geniş ölçüde yararlanır.

Proje Yönetim Fonksiyonları
Spinner (1997) Proje Yönetim Enstitüsü’nün belirlediği proje yönetim fonksiyonlarını şu şekilde sıralamıştır:
• Proje çalışma alanının yönetimi: amaçlar, hedefler ve sponsorların amaçları aracılığıyla projeyi kontrol etmektir.
• Maliyet yönetimi: projenin finansal kontrolü, verileri toplama, organize etme ve analizini yaparak maliyet raporlarının hazırlanmasıdır.
• Zaman yönetimi: belirlenen zamanda projeyi başarıya ulaştırmak için projenin planlanması, zaman çizelgelerinin hazırlanması ve kontrolüdür.
• İnsan kaynakları yönetimi: projede çalışan kişilerin idaresinde yöneltme ve koordineyi kapsar.
• İletişim yönetimi: projenin başarılı sonuçlar vermesini sağlamada yardımcı olmak için proje takımı ve yönetim üyeleri arasında bilgi akışını sağlamaktır.
• Kalite yönetimi: projeyi uygulamak için ortaya konulan kalite standartlarının uygulanmasıdır.
• Sözleşme şartlarının /tedarikinin yönetimi: malzeme araç ve gereçleri ile hizmetlerin seçimini, pazarlığını yapmayı, sipariş kararlarını ve tedarik yönetimini içerir.
• Risk yönetimi: olası durumlar ve deneyimlerin verdiği bilgiyle projenin belirsizlik derecesinin dağıtılmasıdır.
• Proje entegrasyonu yönetimi: projenin çok sayıdaki işlevlerinin tamamen koordine edilmesini sağlamaktır.

Spinner (1997) Proje Yönetim Enstitüsü’nün belirlediği proje yönetim fonksiyonlarını şu şekilde sıralamıştır:
• Proje çalışma alanının yönetimi: amaçlar, hedefler ve sponsorların amaçları aracılığıyla projeyi kontrol etmektir.
• Maliyet yönetimi: projenin finansal kontrolü, verileri toplama, organize etme ve analizini yaparak maliyet raporlarının hazırlanmasıdır.
• Zaman yönetimi: belirlenen zamanda projeyi başarıya ulaştırmak için projenin planlanması, zaman çizelgelerinin hazırlanması ve kontrolüdür.
• İnsan kaynakları yönetimi: projede çalışan kişilerin idaresinde yöneltme ve koordineyi kapsar.
• İletişim yönetimi: projenin başarılı sonuçlar vermesini sağlamada yardımcı olmak için proje takımı ve yönetim üyeleri arasında bilgi akışını sağlamaktır.
• Kalite yönetimi: projeyi uygulamak için ortaya konulan kalite standartlarının uygulanmasıdır.
• Sözleşme şartlarının /tedarikinin yönetimi: malzeme araç ve gereçleri ile hizmetlerin seçimini, pazarlığını yapmayı, sipariş kararlarını ve tedarik yönetimini içerir.
• Risk yönetimi: olası durumlar ve deneyimlerin verdiği bilgiyle projenin belirsizlik derecesinin dağıtılmasıdır.
• Proje entegrasyonu yönetimi: projenin çok sayıdaki işlevlerinin tamamen koordine edilmesini sağlamaktır.

Proje yönetim sürecinin profesyonel bir şekilde yürütülebilmesi için yönetimin temel fonksiyonlarını uygulamaya konulması gerekir. Proje yönetim süreci, klasik yönetim sürecini oluşturan planlama, organizasyon, motivasyon, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarını içermektedir. Bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşılabilmesi için projenin yürütülmesinde yönetimin bu fonksiyonlarının işlev görmesi gerekmektedir

rOganluna ve arkadaşları (2002) proje yöneticisinin temel yeteneklerini şu şekilde açıklamışlardır:
• Kavamsal Yetenekler: İşletmeyi bir bütün olarak görüp, işletme fonsiyonlarını birbirine nasıl bağlı olduklarını ve bir bölümdeki değişimin diğerini nasıl etkilediğini tanıma yeteneğidir.
• Beşeri Yetenekler: Başka insanlarla çalışma yeteneğidir. Proje yöneticisi beşeri yeteneklerini kullanarak projenin başarıya ulaşması yolunda diğer kişilerin davranışlarını etkiler.
• İletişim Kurabilme Yeteneği: Her projenin önemli bir parçasıdır. Proje uygulama süreçlerinden oluşan birçok görev resmi ya da resmi olmayan anlaşmalarla idare  edilir. Bütün bu anlaşmalar proje yöneticisinin iyi iletişim kurabilme yeteneğine dayanmaktadır.
• Teknik Beceri: Uzmanlaşmış bilgi, uzman çözüm yeteneği, özel konularda kullanılan teknik bilgi ve araçları yönetebilme becerisidir