ETKİNLİK YÖNETİMİ

Etkinlik, katılımcılar üzerinde bir etkinin yaratılması için dikkatli bir şekilde tasarlanmış deneyim olarak tanımlanır.

Atlanta 1966 Olimpiyat Oyunlarından sonra bir Dünya Şehri olarak kabul edildi.

Etkinlik yönetimi planlama, koordinasyon,uygulama ve denetim fonksiyonlarını kapsamaktadır.

Etkinlik yönetimi bir uzmanlık olduğu kadar bir süreçtir de. Wanklin  etkinlik yönetim sürecini sekiz aşamada incelemektedir. Bu aşamalar şunlardır;
• Etkinliğin planlanması
• Personelin belirlenmesi
• Organizasyonun kurulması
• Finansal düzenleme
• Uygulama
• Değerlendirme

Niçin Spor ya da boş zamanların değerlendirilmesi yönelik yapılan etkinliklere bakıldığında sorulacak en önemli sorudur.

Özel etkinlikler;
• Medyanın ilgisini çekmek
• Kamusal farkındalığı arttırmak
• Yeni müşteriler çekmek
• Ürün lansmanı
• Ödül vermek

Kurumsal Etkinlikler:
• Çalışanlara verilen değeri göstermek
• Müşterilere verilen değeri göstermek
• Tedarikçilere verilen değeri göstermek
• Ödül vermek
• Tedarikçiler ve çalışanları bir araya getirmek
• Ürün lansmanı
• Kurumun ilkelerine uygun bir bağış girişimini desteklemek
• Kamusal farkındalık yaratmak
• Marka adını yerleştirmek
• Yıl dönümünü kutlamak

Olimpiyat Oyunları yasa çıkıp Aday Hazırlık Komitesi kurulduktan sonra, bunun çalışma örgüte olan profesyonel bir kadro teşkil edilmesi gerekir. Bu kadroda en önemli görev Direktör ’ündür.
Bu pozisyona seçilecek şahısta aranacak vasıfları şöyle sıralanabilir;
• 40 yaşının üzerinde olması.
• Asgari iki lisan çok iyi bilmesi (İngilizce- Fransızca). Ayrıca İspanyolca tercih sebebi olabilir.
• İş İdaresi, Halkla İlişkiler, Planlama konusunda bilgili olması.

İyi Bir Etkinliğin Karakteristik Özellikleri Nelerdir?
• Belirlenmiş kesin bir amaç
• Pazar araştırması
• Etkinliğe katılacak kişilere değer verme
• Yapılabilirlik çalışması
• Kendini bu işe adamış personel
• Koordineli çalışma
• İş planlama
• İyi iletişim
• Uygun yönetim
• Politik destek
• Halk desteği
• Doğru bütçeleme
• Finansal analiz
• Ayrıntılı değerlendirme

Etkinliğin büyüklüğü veya ajansın sorumluluğu dikkate alındığında, hemen hemen her etkinliğin farklı kritik fonksiyonları bulunmaktadır. Bu fonksiyonlar planlama, insan kaynakları yönetimi, finansal yönetim, risk yönetimi, lojistik yönetimi ve etkinliklerin pazarlanmasıdır.

Etkinlik yönetimi, genel yönetim kavram ve uygulamalarından yararlanarak tüm yönetim
fonksiyonlarının uygun bir şekilde uygulanmasını gerektirir. Etkinlik yönetimi planlama, koordinasyon,
uygulama ve denetim fonksiyonlarını kapsamaktadır. Bu genel yönetim fonksiyonları altında etkinliğe
özel pek çok faaliyet getirilir.

Bu açıdan yaklaşıldığında etkinlik alanı
hakkında yeterince bilgi ve deneyime sahip olmayan bireyleri etkinlik alanına sokmak yeterince zordur.
Çünkü etkinlik planlama ve uygulama açısından hem deneyim hem de emek ister. Etkinlik planlanırken
etkinliğin türü, süresi, etkinlik içinde kullanılacak teknoloji, parasal kaynaklar ve yapıldığı yere bağlı
olarak farklı hizmet dağılımını gerekli kılacaktır (Şekil 3.1).

Etkinlik yönetimi bir uzmanlık olduğu kadar bir süreçtir de. Wanklin (2005) etkinlik yönetim sürecini
 incelemektedir. Bu aşamalar şunlardır;
• Etkinliğin planlanması
• Personelin belirlenmesi
• Organizasyonun kurulması
• Finansal düzenleme
• Uygulama
• Değerlendirme

Planlama aşaması, amaçların belirlenmesi ile strateji ve taktiklerin seçimini kapsar.
Planlama süreci biçimsel olarak sağlam temellere ve prosedürlere bağlandığı takdirde işletmeye
sağlayacağı yararlar da geniş ölçüde artar. Luck ve Ferreli(1979) planlamanın başlıca yararlarını şöyle
sıralamaktadır.
• Planlama, yönetimin ileriyi sistemli olarak düşünmesine yol açar.
• İşletme çabalarının daha iyi koordine edilmesini sağlar.
• Denetim standartlarının geliştirilmesine yardımcı olur.
• İşletmeyi yönlendiren amaçları ve politikaları daha net ve belirgin hale getirir.
• Ani değişmelere karşı daha hazırlıklı olmayı sağlar.
• Planlamaya katılan çeşitli düzeylerdeki yöneticilerin karşılıklı olarak sorumluluklarına canlılık
kazandırır.

Sağlaman Gereken Şeyler Nelerdir?
• İnsan
• Para
• Yapı
• Sistem

Finansal yönetim çerçevesinde spor etkinlik yöneticilerinin aşağıdaki başlıklar üzerinde önemle
durması gerekmektedir.
• Finansal kayıtları tutmak
• Gerçekçi bütçeler ve finansal planlar hazırlamak
• Gelir ve gideri takip etmek
• Likit yapıyı güçlendirmek
• Gelir yaratıcı varlık yaratmak
• Borç seviyesini kontrol etmek

Sporda etkinlik sonrası yapılacak olan değerlendirmede aşağıda belirtilen özelliklerin her birinin ayrı
ayrı ele alınıp incelenmesi gerekmektedir.
• Etkinlik öncesi ve etkinlik sırasında kullanılan bütçenin ayrıntılı olarak incelenmesi. Yani
hesapların tasfiyesi.
• Eğer etkinlikler için herhangi bir spor tesisi yapıldıysa bu tesislerin tasfiyesi ve sonraki süreçte
kullanıma ilişkin tahsisi.
• Son raporun hazırlanarak mevcut yapıda yer alan komite başkanlığına sunulması.
• Etkinlik öncesi yapılan planlama dahilinde hangi hedeflere ulaşıldığı veya ulaşılamayan hedefler
varsa bu hedeflere niçin ulaşılamadığına ilişkin görüşleri kapsayan raporun hazırlanması.
• Etkinlik süresi boyunca hem ücretli hem de gönüllü olarak çalışan bireylere özgü değerlendirme
raporunun hazırlanması.

Etkinlik yönetim süreci, stratejik bir biçimde planlanması ve yönetilmesi gerekli bir süreçtir. Stratejik yönetime dair pek çok şey söylenebilecekse de en temel ve ayırt edici konu bu sürecin ölçümlenebilir bir süreç olmasıdır. Bir etkinliğin yapılmasına neden gerek duyulduğu, bu etkinlikle hangi ölçümlenebilir hedeflere ulaşılmasının
beklendiği, etkinliğin hedef kitlesinin kim olduğu ve bu hedef kitlenin etkinliğin çekici hale getirilmesi
bakımından önemli olan temel özelliklerinin neler olduğu, uygulanacak stratejinin seçimi, uygulamanın
ayrıntılarının nasıl belirleneceği, etkinlik sonrası başarı ölçümü, hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığının
belirlenmesi ve geleceğe yönelik projeksiyonlar gibi etkinlik yönetimi sürecinin tüm bu soruları cevap
beklemektedir.

Spor etkinliklerinde personel belirleme aşağıdaki basamaklardan oluşabilir.
• Alınacak personel için bütçenin yapılması
• Planlama sürecinde belirlenen iş ile ilgili koşulların belirlenmesi
• İşe alınacak gerekli personel sayısının belirlenmesi
• Gerekirse pozisyona uygun iş ilanlarının verilmesi
• Adayların belirlenerek görüşmeye çağrılması
• İş ve adaylar arasından seçilenlerin eşleştirerek değerlendirilmesi
• Belirlenen personelin eğitimden geçirilerek işe başlatılması

Etkinliğin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi etkinliğin kısa dönemli amaçlarına ulaşılmasını
sağlayacak stratejilerin uygulanmasını içerir. Bu kısa dönemli amaçların başarılması uzun dönemli
yararların elde edilmesi için de kritik önemdedir. Etkinlik uygulamasında belirlenen amaca ulaşmak ve bu
amaç doğrultusunda kaynakları harekete geçirmek gerekir. Uygulama aşamasında en önemli
kaynaklarından birisi insan kaynağıdır. Bu kaynağın hedeflenen amaçlar doğrultusunda yapılandırılması
etkinliğin uygulamasında en önemli unsurlardan biridir. Dolayısıyla organizasyon yapısının doğru
kurulması ve her bir departmana seçilecek personelin doğru seçilmesi uygulamada önemli bir rol
oynayacaktır