ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 7

Tekrar Aşaması

Ticari sergi - Alınan gerçek gelir

Getz ve Goldblatt etkinlik kavramını "özel", "tek seferlik", "eşsiz", ve "günlük deneyimin ötesinde" olarak tanımlamışlardır. Etkinliğin özel, ticari, sosyal veya kutlama şeklinde olması fark etmez, her etkinliğin içerisinde diğer insanlarla deneyimi paylaşma, iyi vakit geçirme ve sosyalleşme gibi amaçlar bulunmaktadır.

Finansal planlama: gelecekte ortaya çıkması muhtemel işletme ile ilgili sorunlar henüz ortaya çıkmadan, önlem olarak neyin, ne zaman ve ne şekilde yapılması gerektiği konusunda önceden sistematik bir şekilde düşünmeyi gerektiren bir süreçtir.

Finans fonksiyonları şu şekilde sıralanmaktadır:

-Finansal analiz: bir işletmenin finansal durumunun değerlendirilmesi amacıyla bilanço ve gelir tablosu kalemleri arasında ve gerekirse diğer finansal tablolar arasında ilişkiler kurulması ve yorum yapılmasıdır.

-Finansal planlama: Gelecekte ortaya çıkması muhtemel işletme ile ilgili sorunlar henüz ortaya çıkmadan, önlem olarak neyin, ne zaman ve ne şekilde yapılması gerektiği konusunda önceden sistematik bir şekilde düşünmeyi gerektiren bir süreçtir.

-Yatırım kararları: İşletme açısından yatırım işletmeye uzun süre gelir sağlayacak harcamalardır. Kısa vadeli yatırım kararlarının amacı işletmenin karını maksimize etmektir.

-Finansman kararları: Finans yöneticisinin en önemli görevleri işletmenin sermaye yapısı içinde optimum borç sermaye oranının saptanması ve kaynaklarının vade dağılımında optimum sonucu verecek birleşimin sağlanmasıdır. 

-Finansal denetim: Finansal yönetimde denetim, finansal planlama süreci sonunda hazırlanan planlar ile yatırım ve finansman kararlarının uygulanmasının ardından ulaşılan sonuçların araştırılıp değerlendirilmesi faaliyetlerini kapsayan bir süreçtir.

Alıcının ödemeyi yapıp yapmayacağı ve alıcı ödemeyi yapsa da, ödemenin gerçekleşip
gerçekleşmeyeceğine ilişkin riskler ödemeye ilişkin risklerdir. Söz konusu riskler şu şekilde tanımlanabilir: 

-Ödememe riski (ticari risk): Alıcının mal bedellerini herhangi bir nedenle zamanında
ödememesidir. Pratikte yaygın kullanım gördüğü üzere “default” kelimesi bir yükümlülüğün zamanında yerine getirilmemesini ifade etmektedir.

-Politik risk: Harp, isyan, ihtilal gibi olaylar da dahil olmak üzere politik nedenler ile, alıcının ödeme zamanı geldiğinde, ödeme gücü olmasına rağmen, ödemeyi gerçekleştirmeme riskidir.

-Transfer riski: Ödeme zamanı geldiğinde o ülkenin dövizlerindeki bir darboğaz nedeniyle transferin gerçekleştirilememe riskidir.

-Mali risk: Ödeme zamanı geldiğinde alıcı veya satıcının ülkesinde o mala uygulanan ek vergi, fon veya gümrük vergisi oranlarındaki artışlar mali risklere örnektir.

Riske cevap verme ve azaltma yöntemleri genelde şu başlıklar altında toplanmaktadır:

-Riskten kaçınma yöntemi: Bu tür cevapta riske yol açan aktivitelere son verilir. 

-Riski kabullenme/üstlenme yöntemi: Kabullenme de bir risk yanıtlama planıdır. Tanımlanan risklerin tümüne önlem almaya çalışmak bütçeyi bir hayli zorlayabilir. Bu nedenle yok edilemeyen riskler kabul edilir.

-Riski transfer etme/paylaşma yöntemi: Riski bir başka kuruma veya kişiye devretme. 

-Riski azaltma/ortadan kaldırma/iyileştirme yöntemi: Karşılaşılabilecek riskler tanımlandıktan sonra bu risklerin etkisini veya gerçekleşme olasılıklarını azaltmak için ek önlemler alarak, riske yanıt verme planı oluşturma çalışmasıdır.

Etkinlik organizasyonunda finans yönetimi açısından şu konular önemlidir:

-Etkinlikte amaç olarak kar elde etmek,

-Düzenlenecek bir etkinliğin firmaya ne kadar mal olacağının bilinmesi önemlidir,

-Gelir kaynakları, 

-Bilet fiyatlarının ayarlanması,

-Nakit akışı, 

-Kontrol sistemi, 

-Etkinliğin yasal ve vergilendirme yükümlülüğü.

Etkinliklerde ücretlendirme çeşitli biçimlerde yapılmaktadır. Bunlardan
bazıları şunlardır:

-Etkinlik maliyeti üzerinden bir komisyon yüzdesi: etkinlik maliyeti üzerinden bir komisyon yüzdesi üzerinden hesaplanacak danışmanlık ücreti maliyetin genelde %10’u ile %20’si arasında değişmektedir. Etkinliğin niteliği uygulanan yüzdeliği belirlemektedir.

-Sabit ücret: bazı durumlarda müşteri veya planlayıcı bir yüzdelik belirlemek yerine sabit bir danışmanlık ücreti üzerinde uzlaşabilirler. Eğer sabit bir danışmanlık ücreti üzerinden
çalışılıyorsa hem müşterinin hem de planlayıcının korunması koşulları açıkça ortaya konulması büyük önem taşımaktadır.

-Paket fiyat: etkinlik planlayıcıları paket fiyatı sunmayı da seçebilirler. Yani etkinlik planlama firması, bütün etkinlik içeriğini, danışmanlık ücreti de dahil olmak üzere basit bir şekilde tek bir fiyat altında verebilir. 

-Saat üzerinden ücretlendirme: şayet projede serbest çalışan kişilere de ihtiyaç duyuluyorsa çalışma saatleri üzerinden bir ücretlendirme yapılabilmektedir.

Harcamaya yönelik bütçe dört farklı bölümden oluşur:

1. İşlevsel/üretime yönelik harcama: etkinlikte çalışacak personel, güvenlik, izinler, yapı, inşaat, sigorta, yönetimsel destek.

2. Etkinlik alanına yönelik harcama: etkinlik alan kirası..vb.

3. Promosyona yönelik harcama: el ilanı, reklam, halkla iletişim ve reklam tanıtım harcamaları.

4. Katılımcılara yönelik harcama: etkinliğe katılacak veya etkinlikte sanatçı, oyuncu… vb. gibi görevli olarak katılacaklara yönelik harcamalar.

Kar amacı gütmeksizin gerçekleştirilen sportif etkinliklerin finansmanı yani bu
etkinlikleri düzenlemek için ihtiyaç duyulan para geleneksel yöntemlerle sağlanmaktadır. Kar amacı gütmeyen sportif etkinliklerin finansman kaynakları ise şunlardır:

-Amatör olarak spor yapmak isteyenlerden alınan gelirler,
-Üye aidatları,
-Bağışlar,
-Reklam ve sponsorluk gelirleri,
-Kapı girişlerinde, stand kiralarından, toplantılar ve eşya satışlarından sağlanan gelirler.

Risk; bir faaliyete girişilirken karar vericinin zarara uğrama tehlikesine; faaliyet alanının kontrol altına alınamayan ve önceden kestirilemeyen kısmına denilmektedir.

Etkinliklerde dikkate alınması gereken bu risk unsurlarına ilişkin alt başlıklar ise şu şekilde sıralanmaktadır:

1. Finansal risk unsurları
-Gelir kaynağı kaybı,
-Hırsızlık, finansal varlık kaybı, veri, isim, logo ..vb kaybı,
-Ölçüsüz tahminlerin maliyeti,
-Davalar ve diğer beklenmedik maliyetler

2. Yönetsel risk unsurları
-Amaç değişimi ve yönetim özelliğini kaybetme,
-Yönetimsel başarısızlık, yeteneksizlik,
-Kişisel problemler, istifa durumları,
-Politik engeller,
-Sponsorlar, tedarikçiler, katılımcılar ile ilişki kuramama,

3. Sağlık ve güvenliğe yönelik risk unsurları
-Etkinlik alanında veya dışında gerçekleşebilecek kazalar,
-Yangın, gıda zehirlenmesi…vb. sağlık problemleri,
-Suç ve terörizm,
-İsyan, ırk çatışması…vb. sosyal kargaşa,
-Beklenmedik acil durumlar,

4. Çevresel risk unsurları
-Çevreyi, toplumu ve ekonomiyi olumsuz etkileme
-Deprem, sel…vb. doğal afetler.

Pazarlama faaliyetinin en önemli amacı müşteri tatmini sağlayan mübadeleleri (değişim) gerçekleştirmek ve memnun müşteriler yaratmaktır. Bu bağlamda pazarlamanın iki temel amacından bahsetmek mümkündür:

-tüketici istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesi
-bu istekler doğrultusunda üretim yapmak ve tüketici tercihine sunmaktır.

Pazarlama günümüz yaşamında önemli rolleri üstlenmektedir. Bunun nedenlerinden biri pazarlama faaliyeti üreticilerle tüketiciler arasında bir köprü görevi üstlenerek çeşitli faydalar sağlamaktadır. Bu faydalar:

-sahiplik,
-zaman,
-mekân
-şekil faydasıdır.

Etkinlik pazarlaması tanımının neleri kapsadığını kısa başlıklar halinde ortaya koymak gerekirse, etkinlik pazarlaması:

-Etkinlik mal ve hizmetleri kapsar.
-Etkinlik ile doğrudan ilgili olmayan mal ve hizmetleri içerir.
-İşletme ve organizasyonların amaçlarını gerçekleştirmelerine olanak sağlar.
-Tüketicilerin istek ve ihtiyaçların tatmin edilmesi ile ilgilidir.
-Pazarlama karma elemanları olan ürün, fiyat, dağıtım ve tutundurmayı kapsar.
-Bir yönetim ve süreç olarak ele alınır.

Sponsorlar yeni ürün ve hizmetlerini piyasaya sürmek, marka farkındalığını artırmak ve yeni pazarlara ulaşmak için spor etkinliklerini kullanmaktadır. Ek olarak, spor
ve boş zaman organizasyonları spor ürünlerini ve hizmetlerini tanıtmak için spor etkinliklerini kullanmaktadır.

Etkinlik pazarlama planı sürecinin aşamaları:

-Organizasyonel amaçlar
-İç ve dış çevre analizi
-Pazarlama amaçları
-Hedef pazar seçimi
-Pazarlama stratejileri
-Uygulama
-Kontrol biçiminde sıralanabilir.

Etkinliğin doğasına bağlı olarak amaçlar büyük bir çeşitlilik gösterebilmektedir. Örneğin;

-Net bir finansal hedefe ulaşmak
-Topluluk katılımını cesaretlendirmek
-Farkındalığı artırmak
-Ürün kalitesini artırmak,
-Kar elde etmek,
-Katılımcıların tatminini artırmak ve
-Pazar payını artırmaktır.

Dış çevre faktörlerini şu başlıklar altında inceleyebiliriz:

-Politik/Yasal Çevre: Toplumsal bir yaşamda kanunlar ve yasalar insanların yaşam biçimleri üzerinde güçlü bir etkiye sahiptir. Bu açıdan etkinlik planlanırken yasaların gerekli gördüğü sınırlamalar doğrultusunda hareket edilebilmektedir.

-Ekonomik Çevre: Ekonomik durum, bir bölgedeki mal ve hizmetlerin üretim miktarı ve değerini etkilemektedir. İşsizlik, enflasyon, faiz oranları, ücret ve maaş düzeyleri gibi ekonomik göstergeler özel bir etkinliğin talebini etkileyecektir. 

-Sosyal/Kültürel Çevre: Özel bir gruptaki yaşam o bölgede yaşayan insanlar arasındaki
etkileşimden ortaya çıkmaktadır. 

-Teknoloji: Ekipman ve makinelerdeki değişim insanların yerine getirmiş oldukları görevlerde birçok değişime neden olmaktadır. Bunun çağdaş örnekleri arasında festival, sergi ve diğer etkinlik türlerinin tutundurulmasında, tanıtımında internetin kullanılıyor olması sayılabilir.

Sayılan dış çevre analizi esnasında değerlendirilmeye tabii tutulan konular dışında
eklenmesi gereken bazı ek faktörler de bulunmaktadır. Bunlar ise;

-Demografi
-Meteoroloji
-Rekabet olarak sıralanabilir.