ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 4

Organizasyon ve hazırlık işleri: Bir projenin organizasyonu ve hazırlık işleri ilgili uygulamaları; proje organizasyon yaklaşımının tanımlanması, proje hedeflerinin belirlenmesi, proje işlerinin yerine getirildiği aşama için programın hazırlanması, projede uygulanan görev ve kaynakları ayırma ve tanımlama ve rekreatif proje takımının oluşturulması olarak sıralanabilmektedir. Doğru cevap C'dir.

7S; Strateji, planlama, sistem, personel, beceriler, tarz/Kültür ve ortaklar'dır. Doğru cevap D'dir.

Otokratik yönetimler çok azprosedür kullanmaktadırlar. Doğru cevap E'dir.

Etkinlik yönetimi sürecinin (planlama, uygulama, değerlendirme) döngüsel bir özellik sergilemesi daha bilinçli kararların alınmasına, etkinlik verilerinin girilmesine ve analiz edilmesine olanak verir. Yapılan ve yapılması gereken çok daha etkin bir planlama ve etkinlik sonuçlarını geliştirir.

Değerlendirme, bir etkinliğin amacına ulaşmadaki başarısını geniş bir şekilde ölçmeye ve anlamaya çalışan faaliyettir. Her etkinlik, amacı, kategorisi ve çeşitliliği bakımından farklılık göstermektedir.
Ancak, amaca ulaşılması ve etkileşimin sağlanabilmesi için etkinlikte tatmin genel bir amaç olmalıdır. İfade edilen değerlendirme kavramı, neyin yanlış gittiğini ortaya çıkarmak için kullanılan kritik bir incelemedir.

Etkinlik yönetimi sürecinin (planlama, uygulama, değerlendirme) döngüsel bir özellik sergilemesi daha bilinçli kararların alınmasına, etkinlik verilerinin girilmesine ve analiz edilmesine olanak verir. Yapılan ve yapılması gereken çok daha etkin bir planlama ve etkinlik sonuçlarını geliştirir.

• Etkinliğe duyulan ihtiyaç ile ilgili sorular (ihtiyaç analizi), • Etkinliğin kavramsallaştırılması veya tasarım ile ilgili sorular (program değerlendirme),  • Etkinlik operasyonları, uygulanması ve hizmet sunumu ile ilgili sorular (etkinlik süreçlerinin değerlendirilmesi), • Etkinliğin sonuçları ve etkisi ile ilgili sorular (etki değerlendirmesi), • Etkinliğin maliyeti ve maliyet-etkinliği ile ilgili sorular (etkinlik değerlendirmesi).

Pazar Alanı ve Seyahat Türü Ev adresi Ülke, eyalet, kent, veya kasaba Ziyaretçi araştırması Seyahatin orijini Seyahat durakları, konaklama kullanımı Seyahat türü Geceleme sayısı, kullanılan paketler

Karar verilen ölçek ya da yaklaşım ne olursa olsun uzmanlar, (Veal ve UK Sport) bazı temel görüşler ileri sürmüştür. Bunlar; Amaç, Anket dizaynı, Örneklem sayısı, Rastgelelik, Destek veri'dir.

Etkinliğe duyulan ihtiyaç ile ilgili sorular, Etkinliğin kavramsallaştırılması veya tasarım ile ilgili sorular, Etkinlik operasyonları, uygulanması ve hizmet sunumu ile ilgili sorular, Etkinliğin sonuçları ve etkisi ile ilgili sorular, Etkinliğin maliyeti ve maliyet-etkinliği ile ilgili sorular.

Satış verileri, İzleyici trafiği, Katılımcı verileri, Bütçeler ve nakit akışları, İletişim programı

İster büyük ölçekli ister küçük ölçekli etkinlikler olsun, etkinliğin üretimi için kontrol mekanizmaları oluşturulmalıdır. Bu sayede etkinlik içerisinde gerçekleştirilen tüm uygulamalardan haberdar olunabilir ve gerekli olan önlemlerin alınması için ihtiyaç duyulan zaman elde edilebilir. Etkinlik üreticisinin başarısı sorunsuz gerçekleştirilebilen etkinlik sürecine bağlıdır.

Eğitimli personelin sorumluluğu altında olan anketler, etkinlik partnerlerinin ve paydaşlarının izleyicileri ya da ziyaretçileri detaylandırmayı hedeflediği basit bir dizi geri bildirim formlarıdır. Ölçekli anketler etkinliğin ihtiyaçları ve kaynaklarına bağlıdır. Basit geri bildirim formları genellikle etkinliğin kendi iç kaynakları içerisinde dizayn edilebilir ve dağıtılabilir.

İnsan kaynakları yönetimi: projede çalışan kişilerin idaresinde yöneltme ve koordineyi kapsar.

Otokratik Yönetim: Bütün kararları yönetici verir. Tüm sorumluluklar yöneticide toplanır. Nadir toplantı yapar ve ilerler. Yöneticiye genellikle en zor projeler verilir. Aleni kınama cezaları verilir. Her bir detayı bizzat kontrol eder. Sıkı zaman çizelgeleri hazırlar. Esnek değildir, hiçbir bahaneyi kabul etmez. Yazılı olarak çok az şey ifade eder. Çok az prosedür kullanır. Zorlayıcıdır, korkuyu bir araç olarak kullanır. Yalnızlığı sever, çok az arkadaşı vardır. Diğer görüşleri dinlemeyi reddeder. Suçu kabul etmez, her zaman başkalarına yüklenir.

Bu tanımlamaların ışığında proje yönetim sürecinde temel görevler sıralanabilir; • Projeyi yürütmek üzere gerekli uzmanlığa sahip proje takımını bir araya getirmek, • Teknik amaçları saptamak, • Projeyi planlamak, • Çalışma konusu değişikliklerini yönetmek, • Projenin zamanında ve verilen bütçeyle bitirilmesi için sorumlulukları düzenlemek,

Sıklıkla düzensiz olsa bile toplantılar düzenler. Sıklıkla düzensiz olsa bile toplantılar düzenler. Kişisel olarak çok az karar verir, genel amaçlarla ilgili ilerlemeyi sağlayacak önerileri takip eder. Belirsiz zaman çizelgeleri yapar, birbirine bağlı iki işlem arasında çok iyi çalışır. İnsan canlısı, cana yakın ve sıcaktır. Nadir olarak kınama cezası verir. Zaman ve bütçe öncelikleri üst seviyede değilse çok başarılıdır. Sonuç elde etme için takım bağlılığı ister. Takım adına sorumluluğu üstlenir. Yetkisini gerektiğinde kullanır.

Proje çalışma alanının yönetimi: amaçlar, hedefler ve sponsorların amaçları aracılığıyla projeyi kontrol etmektir. • Maliyet yönetimi: projenin finansal kontrolü, verileri toplama, organize etme ve analizini yaparak maliyet raporlarının hazırlanmasıdır. • Zaman yönetimi: belirlenen zamanda projeyi başarıya ulaştırmak için projenin planlanması, zaman çizelgelerinin hazırlanması ve kontrolüdür. • İnsan kaynakları yönetimi: projede çalışan kişilerin idaresinde yöneltme ve koordineyi kapsar. • İletişim yönetimi: projenin başarılı sonuçlar vermesini sağlamada yardımcı olmak için proje takımı ve yönetim üyeleri arasında bilgi akışını sağlamaktır. • Kalite yönetimi: projeyi uygulamak için ortaya konulan kalite standartlarının uygulanmasıdır. • Sözleşme şartlarının /tedarikinin yönetimi: malzeme araç ve gereçleri ile hizmetlerin seçimini, pazarlığını yapmayı, sipariş kararlarını ve tedarik yönetimini içerir. • Risk yönetimi: olası durumlar ve deneyimlerin verdiği bilgiyle projenin belirsizlik derecesinin dağıtılmasıdır. • Proje entegrasyonu yönetimi: projenin çok sayıdaki işlevlerinin tamamen koordine edilmesini sağlamaktır.

Projeye başlamak • Öncelikle projenin ihtiyaçları nelerdir bunların belirlenmesi. • Fizibilite çalışmalarının yapılması • Proje ihtiyaçlarının temin edilmesinde alternatiflerin oluşturulması • Proje önerisinin oluşturulması • Proje için gerekli olan temel bütçe ve programın belirlenmesi. • Projedeki görevlere uygun olduğu düşünülen personelin proje takımına seçilmesi.

Projeyi kapatmak • Projede görev alacak işlevsel personelin eğitilmesi. • Projede kullanılan araç gereç transferinin sağlanması. • Projede alınan sorumlulukların transferinin sağlanması. • Projede kullanılan kaynakların serbest bırakılması. • Proje takımı üyelerinin başka bir işe tekrar atanması.