ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 7

Etkinlik kavramı ile bağlantılı pek çok unsur söz konusudur. Bu unsurlar; etkinliğin amacı, teması, yer, hedef kitle, kaynak, zaman ve takımın güç ve kabiliyetidir.

Etkinliklerin zamanlanmasında sezon, haftanın günü, günün saati ve etkinliğin süresi dikkate alınması gereken konulardır. Genellikle, etkinlik katılımcıları ilkbahardaki etkinliğe aşırı talepte bulunurken, kış ortasındaki etkinliklere ise katılım zayıf olarak ortaya çıkmaktadır. Haftanın günlerini değerlendirdiğimizde, çoğu durumda hafta içine göre hafta sonu etkinliklere katılım daha yüksek olmaktadır. Günün saati açısından değerlendirildiğinde etkinliğin türüne ve hedef kitlesine bağlı olarak farklı saatler ön plana çıkabilir. Süre ise etkinliğin düzenleneceği günlerin planlanması açısından değerlendirilmesi gereken diğer bir konu olarak ortaya çıkmaktadır.

Etkinliklerin oluşturulmasına, geliştirilmesine ve etkinliklerin sınıflandırılmasına yardımcı olan birçok faktör bulunmaktadır. Etkinlik sınıflandırılması yapılırken bazen bu faktörlerden biri veya bir kaçı dikkate alınarak sınıflandırmanın yapıldığı görülmektedir. Etkinliklerin sınıflandırılmasında kullanılan bu faktörler şunlardır:

-Sıklık
-Büyüklük
-Coğrafi yoğunlaşma
-Konu
-Özgünlük
-Planlanma durumu
-Ziyaretçi tipleri

Özel etkinlikler; normal aktivite programı dışında, nadiren veya bir kez gerçekleşen temalı etkinliklerin tanımlanmasında kullanılır. Özel etkinlikler Shone ve Parry tarafından sınıflandırılmıştır. Bu sınıflandırmada özel etkinlikler;

-Serbest zaman etkinlikleri
-Bireysel etkinlikler
-Kültürel etkinlikler
-İşletme etkinlikleri şeklinde gruplandırılmıştır.

Sınıflandırma bilim felsefesi açısından her zaman önemli görülmüştür. Bu açıdan genel olarak spor etkinlikleri olarak sınıflandırılan etkinlikler de kendi aralarında farklı özellikleri dikkate alınarak sınıflandırılmaya tabii olmaktadır. Bu açıdan spor etkinlikleri:

-Önemlerine göre
-Gerçekleştikleri yere ve zamana göre
-Etkinliklerin özelliklerine göre sınıflandırılabilir.

Etkinlik endüstrisinin belirgin bazı özellikleri şunlardır:

-Dünya çapında ilgi
-Rekabet çevresi
-Ekonomik ve turizm etkisi
-Otantik ve yaratıcı etkinlik ürünleri
-Etkinliğin düzenlendiği yere katkıları
-Düşük risk
-Karışık tasarım ve yönetim
-Çok yönlü paydaşlar

Spor etkinliklerinin özellikleri:

-Emek yoğun
-Emsalsiz
-Dayanıksız
-Ortam ve hizmet
-Sabit zamanlı
-Soyutluk
-Ritüel ve seremoni
-Kişisel etkileşim olarak sıralanabilir.

Paydaş, toplumda işletmenin ilişkide olduğu, işletmenin faaliyetlerinden etkilenen ve faaliyetleriyle işletmeyi etkileyen tüm toplumsal taraflardır. Bir başka ifade ile paydaşlar, işletmelerden çıkarları olan bireyler ve kurumlardır. Freeman, paydaşı “organizasyonel amaçların başarılmasını etkileyen veya başarısından etkilenen bir grup veya kişi” olarak tanımlamıştır.

Paydaşları iki grupta sınıflandırmak mümkündür: “kurum içi paydaşlar” ve “kurum dışı paydaşlar”.

Kurum içi paydaşlar;
-kurucu ana sahipler,
-hissedarlar,
-yöneticiler
-çalışanlardan oluşur.

Kurum dışı paydaşlar ise
-toplum,
-hükümet,
-müşteriler,
-tedarikçiler
-rakiplerden oluşur.

Paydaş Teorisi, çok taraflı faydalar içeren ve bu faydaları dengelemeye çalışan işletmeler için çeşitli alternatifler önermekte ve tanımlamaktadır. Bu teori, organizasyonun stratejik kararlarında çevresini tanıması planlama ve politika geliştirme sürecinde önemli yararlar sağlamaktadır.

Etkinlikleri değerlendirdiğimizde, etkinlik yöneticilerinin tek sorumluluğun etkinlik katılımcılarının ihtiyaçlarını ve isteklerini karşılamak olmadığını aynı zamanda hükümetin amaçlarına ve düzenlemelerine, medyanın ve sponsorların ihtiyaçlarına ve toplumun beklentilerine cevap vermek durumunda olduğunu söyleyebiliriz.
Bu açıdan paydaş teorisi ve bu teorinin etkinlik planlama sürecinde uygulanması etkinlik yöneticilerine bir rekabet avantajı sağlama potansiyeline sahiptir. Etkinliklerin planlama sürecinde tüm paydaşların tanımlanması ve onların gündemlerinin belirlenmesi tüm paydaşların ihtiyaçları, sıkıntıları ve beklentilerinin dengelenmesinde yöneticilere yardımcı olacaktır.

Etkinliklerin başarısının yönetimi ve sürekliliği etkinliği gerçekleştirecek paydaşlara bağlıdır. Paydaş özelliklerinin belirlenmesi ile ilgili üç faktör şu şekilde özetlenebilmektedir:

-Güç
-Yasallık
-Zorunluluk

Zayıf, sessiz, farklı ve talepleri olan paydaşlar “etkisiz paydaşlar” olarak adlandırılmaktadır. Bunlar güç, yasallık ve zorunluluktan sadece birini ifade eder. Etkisiz paydaşların işletmeye karşı her hangi bir ilgileri yoktur. Etkisiz paydaşlar da kendi aralarında aşağıdaki gibi sınıflandırılmaktadırlar:

-Sessiz paydaşlar
-Farklı paydaşlar
-Talep eden paydaşlar

Beklentisi olan paydaşlar, paydaş özelliklerinin herhangi ikisine aynı anda sahiptirler ve bu nedenle de etkisiz paydaşlara nazaran işletme açısından daha öncelikli konumdadırlar ve sahip oldukları niteliklerin sayısının artması sebebiyle daha aktif bir duruşları vardır. İşletme yönetiminden belirli bir talebi olan paydaşlar;
-baskın,
-tehlikeli,
-bağımlı paydaşlar olarak üç ayrı grup olarak incelenebilmektedir.

Birincil paydaşlar, yönetimle yakın ilişkisi olan ve etkinliğin gerçekleştirilmesinde doğrudan faaliyette bulunan kişi veya kurumlardır. Birincil paydaşlar şu şekilde sınıflandırılabilir:

-Etkinlik organizasyonu
-Çalışanlar
-Gönüllüler
-Sponsorlar
-Tedarikçiler
-Seyirciler
-Katılımcılar

Her bir organizasyonun etkinlikten sorumlu olmasını güdüleyen farklı faktörler bulunmaktadır. Bu organizasyonlar şu şekilde sınıflandırılmaktadır:

-Yerel ya da ulusal yönetimler,
-Kar amacı güden organizasyonlar,
-Kar amacı gütmeyen organizasyon veya toplum etkinlikleri.

Seyirci, bir etkinliğe sınırlı katılımı olan gruplardır.
Katılımcı, bir etkinliğe katılan kişiyi tanımlar ve gözlemlemekten daha çok etkinliğin içine dahil olan gruptur.
İştirakçiler, etkinliğin üretimine ve sunumuna dahil olan gruptur. Bunlar olmadan etkinliğin gerçekleştirilmesi mümkün değildir.

Etkinlik planlama ve uygulama açısından hem deneyim hem de emek ister. Etkinlik planlanırken etkinliğin türü, süresi, etkinlik içinde kullanılacak teknoloji, parasal kaynaklar ve yapıldığı yere bağlı olarak farklı hizmet dağılımını gerekli kılacaktır.

Etkinliğin faaliyet alanları:
-Kendini yönetmek
-İnsan kaynağını yönetmek
-Teknolojiyi yönetmek
-Parayı yönetmek
-Zamanı yönetmek biçiminde sıralanabilir.

İngiltere’ de bulunan Sheffield şehri 1991 yılında yapılan Word Students Games (Dünya Öğrenci Oyunları)kendi şehrinde yapmak için başvurmuş ve bunda başarılı olmuştur. Etkinlik komitesi bu sportif etkinliklerin sağlayacağı yararları açık bir şekilde belirtmişlerdir. Bunlar:

-Bu etkinlik bölgenin ekonomik kazancında önemli bir rol oynayacaktır.
-Ülke içinde ve ülke dışında Sheffield’ın görünümünü ön plana çıkaracaktır.
-Sheffield’ın potansiyel spor etkinliği yapılabilen bir spor şehri olduğunu kanıtlayacaktır.
-Mahalli takımlarda ve etkinlikte işbirliğinin yapılması teşvik edilecektir.
-Sheffield’ ın seminer ve konferanslar için uygun bir yer olduğu fikri yayılacaktır.
-Yeni yüzyılda şehrin dünya standartlarına uygun tesislere sahip olması sağlanacaktır.

Etkinlik yönetimi, genel yönetim kavram ve uygulamalarından yararlanarak tüm yönetim
fonksiyonlarının uygun bir şekilde uygulanmasını gerektirir. Etkinlik yönetimi;

-planlama,
-koordinasyon, 
-uygulama
-denetim

fonksiyonlarını kapsamaktadır.