ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 5

Etkinlik yönetimi bir uzmanlık olduğu kadar bir süreçtir de. Wanklin  etkinlik yönetim sürecini sekiz aşamada incelemektedir. Bu aşamalar şunlardır;
• Etkinliğin planlanması
• Personelin belirlenmesi
• Organizasyonun kurulması
• Finansal düzenleme
• Uygulama
• Değerlendirme

Niçin Spor ya da boş zamanların değerlendirilmesi yönelik yapılan etkinliklere bakıldığında sorulacak en önemli sorudur.

Özel etkinlikler;
• Medyanın ilgisini çekmek
• Kamusal farkındalığı arttırmak
• Yeni müşteriler çekmek
• Ürün lansmanı
• Ödül vermek

Kurumsal Etkinlikler:
• Çalışanlara verilen değeri göstermek
• Müşterilere verilen değeri göstermek
• Tedarikçilere verilen değeri göstermek
• Ödül vermek
• Tedarikçiler ve çalışanları bir araya getirmek
• Ürün lansmanı
• Kurumun ilkelerine uygun bir bağış girişimini desteklemek
• Kamusal farkındalık yaratmak
• Marka adını yerleştirmek
• Yıl dönümünü kutlamak

Olimpiyat Oyunları yasa çıkıp Aday Hazırlık Komitesi kurulduktan sonra, bunun çalışma örgüte olan profesyonel bir kadro teşkil edilmesi gerekir. Bu kadroda en önemli görev Direktör ’ündür.
Bu pozisyona seçilecek şahısta aranacak vasıfları şöyle sıralanabilir;
• 40 yaşının üzerinde olması.
• Asgari iki lisan çok iyi bilmesi (İngilizce- Fransızca). Ayrıca İspanyolca tercih sebebi olabilir.
• İş İdaresi, Halkla İlişkiler, Planlama konusunda bilgili olması.

İyi Bir Etkinliğin Karakteristik Özellikleri Nelerdir?
• Belirlenmiş kesin bir amaç
• Pazar araştırması
• Etkinliğe katılacak kişilere değer verme
• Yapılabilirlik çalışması
• Kendini bu işe adamış personel
• Koordineli çalışma
• İş planlama
• İyi iletişim
• Uygun yönetim
• Politik destek
• Halk desteği
• Doğru bütçeleme
• Finansal analiz
• Ayrıntılı değerlendirme

Etkinliğin büyüklüğü veya ajansın sorumluluğu dikkate alındığında, hemen hemen her etkinliğin farklı kritik fonksiyonları bulunmaktadır. Bu fonksiyonlar planlama, insan kaynakları yönetimi, finansal yönetim, risk yönetimi, lojistik yönetimi ve etkinliklerin pazarlanmasıdır.

Paydaş kavramı; örgütün amaçlarına ulaşmasını etkileyebilen veya etki eden kendi içerisindeki kişi ya da gruplar gibi, örgütün de dahil olduğu ve kendini kuşatan içsel ilişkiler sistemindeki kişi ya da grupları da ifade etmektedir. Doğru cevap A şıkkıdır.

Dış çevre ise organizasyonun kendi iç çevresi ve faaliyet çevresi dışında kalan alanı kapsar. Makro ekonomik ortam, uluslararası çevre, kültürel çevre, teknolojik çevre, demografik çevre dışsal çevrenin kapsamına girer. Doğru cevap E şıkkıdır.

Zorlayıcı güç; kuvvetin, şiddetin veya sınırlamanın fiziksel kaynaklarına dayanır. Hükümetin ve spor organizasyonlarının (FIFA, UEFA vb. gibi) etkinliğin gerçekleştirilmesi sürecinde organizosyon üzerinde büyük bir yaptırımı bulunmaktadır. Doğru cevap C şıkkıdır.

1950’lerde IBM’in başkanı Thomas J. Watson yöneticilerin rolünü “üçayaklı bir tabureyi dengede tutmaya çalışmak” olarak tanımlamıştır. Doğru cevap B şıkkıdır.

Zayıf, sessiz, farklı ve talepleri olan paydaşlar “etkisiz paydaşlar” olarak adlandırılmaktadır. Doğru cevap D şıkkıdır.

Bağımlı Paydaşlar: Talepleri zorunlu ve yasal olan, fakat yaptırım gücüne sahip olmayan paydaşgrubudur. Taleplerini gerçekleştirebilmek için diğer gruplardaki paydaşların ya da işletme yöneticilerinin desteğine ihtiyaç duymaktadırlar. Bağımlı paydaşlar için en önemli güç kaynakları hükümetler ve medyadır. Bu gruptaki paydaşlara örnek olarak; işletmelerin çevresel atıklarının sağlıklarını tehdit ettiğini ileri süren, bu nedenle de talepleri haklı ve önemli olan fakat işletmeye baskı yapacak güce haiz olmayan çevre halkı verilebilir. Doğru cevap C şıkkıdır.

Etkinlik yöneticisinin başarısı, bir etkinliğin paydaşları olabilecek tarafların iyi bir şekilde belirlemesi ve bu paydaşların bireysel olarak amaçlarının iyi bir şekilde yönetilebilmesidir. Örneğin Türkiye’de düzenlenecek büyük bir spor etkinliği için olası paydaşlar; etkinliğe katılacak sporcular, Türkiye Spor Federasyonu, yönetim kurulu, antrenörler, etkinlik organizatörü, genel halk, uluslararası federasyonlar, ulusal spor federasyonları, çalışanlar, sponsorlar, spor konseyi ve gönüllülerdir. Doğru cevap E şıkkıdır.

Firmalar resmi kurumların yapmış olduğu çoğu etkinlikte paydaş olarak yer almaktadır. Bazı durumda ise firmalar kendi imajını geliştirmek, satışları artırmak, piyasaya sürülecek yeni ürünün tanıtımını yapmak için kendi etkinliklerini yaratırlar. Bu etkinlikler genel halktan ziyade özel bir pazar bölümüne yönelik olarak yapılmaktadır. Örneğin, Hayata geçirdiği projelerde sürdürülebilirliğe önem veren Eti’nin, 11 yıldan bu yana Türkiye’nin ve KKTC’nin dört bir yanında çocuklar ile ücretsiz olarak buluşturduğu Eti Çocuk Tiyatrosu, 2011-2012 sezonunda yeni oyunu “Çizmeli Kedi” ile perdelerini açmıştır. Doğru cevap D şıkkıdır.

Paydaş grubu olarak medya etkinliğin tanıtımında ve geniş kitlelere ulaştırılmasında büyük bir potansiyele sahiptir. Bu son zamanlarda gazete, radyo, TV, internet ve mobil teknolojiler sayesinde artışgöstermiştir. Bir pazarlama aracı olarak medya etkinlik ile ilgili olarak halkı bilgilendirmektedir. Medya aynı zamanda etkinlik imajının yaratılmasında ve bir bölgenin turizm potansiyelinin artırılması için etkinliklerin konumlandırılmasında önemli bir role sahiptir. Doğru cevap A şıkkıdır.

Paydaş yönetim süreci farklı paydaşların taleplerini dikkate alarak belirli bir strateji oluşturmada yardımcı olan bir araçtır. Freeman’a göre organizasyonların paydaşlarıyla ilişkilerini yönetim süreci üç aşamadan oluşmaktadır (Ertuğrul, 2008).

• Aşama (Hazırlık Aşaması): Paydaşların belirlenerek paydaş haritasının hazırlanması ve işletmeden beklentilerinin analizi, paydaşlar arası iletişim ve koalisyonların tespit edilmesi.

Aşama (Proses Aşaması): İşletme dışı grupların yönetime olan etkilerinin tespiti, paydaşilişkilerinin yönetiminde uygulanan organizasyonel süreçlerin belirlenmesi ve bu süreçlerin paydaş haritasıyla uyumlaştırılması.

Aşama (İşlemsel Aşama): İşletme ve paydaşları arasındaki işlemlerin ve anlaşmaların analizi, bunların süreçle ve paydaş haritasıyla uyumunun sınanması. Doğru cevap C şıkkıdır.

Hedef kitleye bir mesajın iletileceği veya tutumların etkilenip davranışın gerçekleştirileceği bir toplantının belirli bir yer ve zamanda gerçekleştirildiği faaliyetlerin tümü olarak da tanımlanan kavrama etkinlik adı verilir.

Etkinliklerde amaç, bir grup insanın deneyimini yönlendirmek, eğlendirmek, kutlama yapmak veya eğitmektir. Doğru cevap E şıkkıdır.

Etkinlik konusu değerlendirilirken zamanla ilgili olarak dört faktör dikkate alınmalıdır. Bunlar:

Sezon

Haftanın günü

Günün saati

SüreDoğru cevap B şıkkıdır.