ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 12

Etkinlik süreci boyunca yapılacak günlük işlerin planlanması yürütülmesi etkinliğin başarısı için önemlidir. Etkinlik içerisinde görev alan bireyleri yönetmenin tek bir doğru yolu yoktur. Çünkü her etkinlik alanı birbirinden farklı özellik gösterir. Örneğin ülkemizde oynanan bir derbi maçı için üç gün öncesinden yapılanan çalışmalar doğal olarak Avrupa Şampiyonası finali gibi uluslararası bir organizasyondan çok farklılıklar göstermekte ve haftalar öncesinden çalışmaları gerektirir. Ancak etkinlik hangi alanda olursa olsun her birinde belirlenen amaçlara ulaşabilmek için günlük her bir olayın değerlendirilmesi, planlanması ve yönetilmesini gerekli kılar.

Wanklin (2005) etkinlik yönetim sürecini şu şekilde  incelemektedir. Bu aşamalar şunlardır;

Spor ya da boş zamanların değerlendirilmesi yönelik yapılan etkinliklere bakıldığında sorulacak en önemli sorudur. Şayet ortada açık bir amaç ve bu amaca bağlı bir hedef yoksa etkinlikte yoktur. Eğer amaçlar ve hedefler belirlenmeden etkinlikler başlarsa sonuç her zaman hüsranla sonuçlanır. Etkinlikler sporun önemli bir parçasıdır. İyi düşünüldüklerinde hem sporcular hem de spor kurumları için ulusal ve uluslararası alanda önemli bir itibar ve sporun gelişmesini de teşvik eden bir faktör olabilir. Örneğin olimpik oyunlara ev sahipliği için başvuran şehirler üzerinde bu olayların etkisi çok büyüktür. Hem ulusal hem de uluslararası başarı güden böyle bir etkinliğin başarılı olması halinde şehirde, bölgede ve ülke içinde spora büyük yararlar sağlayacaktır. Daha dar anlamda ele alındığında bile; örneğin ulusal düzeyde badminton veya cimnastik şampiyonası bile sporun rekabet içinde gelişmesine sebep olur. Önemli etkinlikler kişilere ve kurumlara sporun neresinde olduğuna yönelik bilgiler verir. Etkinlikler spor için gereklidir. Ancak doğru yerde doğru amaç ve eksiksiz yapıldığı zaman faydalıdır.

Etkinlik amaçları hangi düzeyde belirlenirse belirlensin, tüm amaçların spesifik ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve belirli bir zaman dilimine bağlı olması gerekir. Etkinliğin teması, etkinliğin amaçlarıyla bağlantılıdır. Bilet, program, üniforma, dekor, poster ve ürün gibi oluşturulan ve tekrarlanabilir tüm unsurlar çoğu etkinlik için uyarlanabilir. Etkinlik teması belirlendikten sonra, planlanan şeye ulaşılıp ulaşılmayacağını test edilmesi gerekir. Etkinliğin yapılıp yapılmayacağına, yani daha ileri adıma gidilip gidilmeyeceğine karar verilir ve fizibilite çalışması sonucunda, amaçlara ulaşılıp ulaşılmayacağına karar verilen aşama ilerleme kararıyla ilgilidir. İhale sürecinde etkinliğin hazırlık, pazarlama ve sunum aşamalarındaki ihtiyaçlar ve maliyetler belirlenerek, spor etkinliğine ev sahipliği yapacak ve maliyetler belirlenerek, spor etkinliğine ev sahipliği yapacak tarafın haklarının belirlendiği ve anlaşmaya varıldığı adımdır. Uygulama planı ise, finansal kaynaklar, insan kaynakları, ortaklar, hizmet ve tedarikçiler, yer tesisi, ekipman ve pazarlama gibi etkinliğin dağıtımında veya sunumunda yer alacak detayların düşünüldüğü aşamadır. Etkinliğin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi etkinliğin kısa dönemli amaçlarına ulaşılmasını sağlayacak stratejilerin uygulanmasını içerir. Etkinlik tamamlandıktan sonra etkinlik alanının tekrar nasıl kullanılacağı sürecidir.

Spor etkinliklerinde personel belirleme aşağıdaki basamaklardan oluşabilir.

Profesyonel yapı: Profesyonel yapı daha yapısal ve yapılandırılmış bir durumu tanımlamaktadır. Firma ya da markaların spor organizasyonları, takım ya da sporculara sponsorluk yapması, devlet yardımı, belediye desteği ve gişe gelirleri bu kapsamda ele alınacaktır.

Çağdaş Profesyonel yapı: Çağdaş profesyonel yapı modern yönetim ilkelerinin uygulanabilirliğini temel alır. Spor organizasyon ve kulüplerinin kendi markasını yaratması, her türlü iş ya da ticari merkezli faaliyet ve sermayenin tabana yayılması ile gelir yaratma aracı olarak halka açılma çağdaş profesyonel yapının önemli taşları arasında gösterilmektedir.

Sağlaman Gereken Şeyler Nelerdir?

İyi Bir Etkinliğin Karakteristik Özellikleri Nelerdir?

Spor etkinliklerinde personel belirleme aşağıdaki basamaklardan oluşabilir.

Etkinliğin faaliyet alanları nelerdir:

İyi Bir Etkinliğin Karakteristik Özellikleri Nelerdir:
• Belirlenmiş kesin bir amaç
• Pazar araştırması
• Etkinliğe katılacak kişilere değer verme
• Yapılabilirlik çalışması
• Kendini bu işe adamış personel
• Koordineli çalışma
• İş planlama
• İyi iletişim
• Uygun yönetim
• Politik destek
• Halk desteği
• Doğru bütçeleme
• Finansal analiz
• Ayrıntılı değerlendirme

Spor yönetiminde en yaygın spor imajı spor etkinlikleri ve bu etkinliklerin organizasyon yapılarıdır. Görsel ve yazılı basında gördüklerimizin büyük bir bölümü özel haberlerdir. Yani spor etkinliklerinin görsel boyutlarıdır. Belki de bu, sporda ne olduğunun birazda olsa suni bir resmi olabilir. Ancak unutulmamalıdır ki spor etkinlikleri büyük bir alışveriş merkezinin vitrini gibidir. Bu özelliği ile spor etkinliklerinin sosyal, kültürel ve ekonomik boyutları küçümsenmeyecek kadar değerlidir.

İlk dönemlerde spor, eğlenmek ve serbest zamanı değerlendirmek için yapılan bir etkinlik iken, artık günümüzde yaşamın birçok alanını ilgilendiren, özelliklede ekonomik olarak katma değeri yüksek olan bir eylem haline dönüşmüştür. Bu nedenle her etkinlik için önemli olan kalite kavramı ve hizmet anlayışı spor etkinliklerinin en önemli yapı taşı olarak karşımıza çıkmaktadır. Yani hangi büyüklükte olursa olsun iyi yönetime sahip olmayan etkinlik hem sosyo-kültürel hem de ekonomik açıdan zarar edecektir.

Niçin, spor ya da boş zamanların değerlendirilmesi yönelik yapılan etkinliklere bakıldığında sorulacak en önemli sorudur. Şayet ortada açık bir amaç ve bu amaca bağlı bir hedef yoksa etkinlikte yoktur. Eğer amaçlar ve hedefler belirlenmeden etkinlikler başlarsa sonuç her zaman hüsranla sonuçlanır. Etkinlikler sporun önemli bir parçasıdır. İyi düşünüldüklerinde hem sporcular hem de spor kurumları için ulusal ve uluslararası alanda önemli bir itibar ve sporun gelişmesini de teşvik eden bir faktör olabilir. Örneğin olimpik oyunlara ev sahipliği için başvuran şehirler üzerinde bu olayların etkisi çok büyüktür. Hem ulusal hem de uluslararası başarı güden böyle bir etkinliğin başarılı olması halinde şehirde, bölgede ve ülke içinde spora büyük yararlar sağlayacaktır. Daha dar anlamda ele alındığında bile; örneğin ulusal düzeyde badminton veya cimnastik şampiyonası bile sporun rekabet içinde gelişmesine sebep olur. Önemli etkinlikler kişilere ve kurumlara sporun neresinde olduğuna yönelik bilgiler verir. Etkinlikler spor için gereklidir. Ancak doğru yerde doğru amaç ve eksiksiz yapıldığı zaman faydalıdır.

Finansal yönetim çerçevesinde spor etkinlik yöneticilerinin aşağıdaki başlıklar üzerinde önemle
durması gerekmektedir:
• Finansal kayıtları tutmak
• Gerçekçi bütçeler ve finansal planlar hazırlamak
• Gelir ve gideri takip etmek
• Likit yapıyı güçlendirmek
• Gelir yaratıcı varlık yaratmak
• Borç seviyesini kontrol etmek

Etkinlik yöneticileri hangi etkinlik alanında çalışırlarsa çalışsınlar üç kategoride uzman olmalıdır. İşin doğasına aldırmayarak her etkinlik yöneticisi aşağıda tanımlanan görevleri yapmalıdır. Bunlar;
1. Çalışma yerini yönetme
2. İnsanları yönetme
3. Günlük faaliyetleri yönetme

Etkinlik yönetimi bir uzmanlık olduğu kadar bir süreçtir de. Wanklin (2005) etkinlik yönetim sürecini sekiz aşamada incelemektedir. Bu aşamalar şunlardır;
• Etkinliğin planlanması
• Personelin belirlenmesi
• Organizasyonun kurulması
• Finansal düzenleme
• Uygulama
• Değerlendirme

Etkinlik yönetimi bir uzmanlık olduğu kadar bir süreçtir de. Wanklin (2005) etkinlik yönetim sürecini sekiz aşamada incelemektedir. Bu aşamalar şunlardır;
• Etkinliğin planlanması
• Personelin belirlenmesi
• Organizasyonun kurulması
• Finansal düzenleme
• Uygulama
• Değerlendirme

Etkinlik yönetimi bir uzmanlık olduğu kadar bir süreçtir de. Wanklin (2005) etkinlik yönetim sürecini sekiz aşamada incelemektedir. Bu aşamalar şunlardır;
• Etkinliğin planlanması
• Personelin belirlenmesi
• Organizasyonun kurulması
• Finansal düzenleme
• Uygulama
• Değerlendirme