İdari Destek Faaliyetleri “Teknik Dokümantasyon, Eğitim, Tesisler”

ELD süreçlerindeki eğitim kullanıcı eğitimi, bakım eğitimi, yönetici eğitimi ve eğitici eğitimi olarak dört ana sınıfta toplanarak tasarlanır ve sürece dâhil edilir.

ELD kapsamında geliştirilen eğitim süreçleri konsept, geliştirme, detaylı tasarım, üretim ve uygulama olmak üzere beş aşama ile tamamlanır.

ELD süreçlerinin yönetilmesinde dokümantasyon faaliyetlerinin önemi büyüktür. Dokümantasyon faaliyetlerinin en etkin araçları kitaplar, kataloglar, talimatlar, parça listeleridir. Bunlar sistemlerin tasarım, geliştirme ve kullanım süreçlerindeki kullanım, bakım, destek gibi faaliyetlerin tüm detaylarını kapsarlar.

Teknik dokümanlar, en genel hâli ile kullanıcı el kitapları, bakım talimatları ve yedek parça katalogları olmak üzere üç temel sınıfa ayrılır.

Bakım talimatları, bakım süreçlerindeki faaliyetlerin tümünün nasıl yapılacağının detaylarını içeren yayınlardır. Yapı olarak kullanıcı el kitaplarına benzerler.

Yedek Parça Katalogları; ELD süreçlerindeki sistemlerin hem kullanım esnasında hem de bakım ve onarım esnasında ihtiyaç duyulan yedek parçalara ait bilgilerini içeren listelerin bulunduğu kitaplar, lojistik sektöründe yedek parça kataloğu olarak anılırlar. Yedek parça katalogları, yedek parça yönetim süreçlerinde başvurulan en önemli araçlardır. Bu tip kataloglarda, yedek parçaların parça numarası, stok numarası, adı, sistemin neresinde kaç tane kullanıldığı, ne kadar sürede değiştiği veya tekrar kullanılıp kullanılamayacağı, depolama süresi gibi bilgiler yer alır.

Temel eğitim aşaması, sistemin sahada kullanılmaya başlanması ile birlikte ihtiyaç duyulacak eğitimin verildiği aşamadır. Diğer eğitim süreçlerine hazırlık niteliğindedir.

Sektörde idame eğitimi olarak da anılan devam eğitimi aslında sistemin kullanım aşamasında görevli olanların sistemi kullanırken hiçbir bilinmezle karşılaşmadan görevlerini başarmalarını sağlamak için verilir. Sistemin yenilenmesi ile veya belli sürelerle yinelenir. İdame eğitimi, görev yapacak personelin göreve başlamasından önce bitecek şekilde tasarlanır. Temel eğitimin bitmesi ile başlayan idame eğitimi teknik olarak ömür devir boyunca devam eder ve malzemenin elden çıkarılması ile son bulur.

Kullanıcı eğitimi, adından da anlaşılacağı gibi sistemi kullanacaklara yönelik eğitim iken sistemin kullanılması sürecinde tüm planlı (öngörülen) ve plansız (öngörülemeyen) faaliyetleri icra etmenin yanı sıra arıza durumunda neler yapması gerektiği gibi konuları da kapsar.

Bakım eğitimi, yeni sistemin bakımından sorumlu olacak teknik personelin hazırlanması için verilir.

Bakım eğitimi, yeni sistemin bakımından sorumlu olacak teknik personelin hazırlanması için verilir.

ELD kapsamında bir eğitimin tasarımında etkili olan faktörler aşağıdadır;
• Eğitilecek personel sayısı;
• Eğitimin verileceği süre;
• Eğitimin verileceği yer;
• Eğitimin öncelikleri;
• Eğitimde kullanılacak teknoloji ve destek
malzemeleri;
• Eğiticilerin kalitesi.

ELD süreçlerinde eğitimlerin programları, doğal olarak eğitimin planlanması ile başlar. Tipik bir eğitimin planının genel yapısı aşağıdadır;
• Eğitimin Kapsamı

Eğitimin İçeriği;
• Eğitim Destek Konuları;
• Diğer Hususlar

Eğitim süreçlerinde uygulanan metotlar normal eğitimde kullanılanlardan farklı değildir. Klasik anlatım metodu, uygulamalı eğitim, görev başı eğitimi, uzaktan eğitim gibi eğitim usullerinden herhangi birisi uygulanabilir. Bunların hangisinin tercih edileceği eğiticiye bırakabilir ya da önceden bu şekilde verilecek denilebilir. Önemli hangi metodun kullanılandan daha çok sistemin işlevlerini maksimum seviyede tutacak uygulanabilir bilgilerin eğitime katılanların öğrenebileceği şekilde verilmesidir.

Tesisler içinde verilen hizmete bağlı olarak fonksiyonlarına göre bakım tesisleri, eğitim tesisleri, depolama tesisleri, kolaylık (yaşam alanları) tesisleri, idari ofislerin bulunduğu tesisler şeklinde sıralanırken bina tiplerine göre, kalıcı sabit tesisler, mobil tesisler, genel maksat tesisleri, özel tesisler, paylaşılan tesisler, dedike tesisler gibi sınıflandırılır.

Tesisler içinde verilen hizmete bağlı olarak fonksiyonlarına göre bakım tesisleri, eğitim tesisleri, depolama tesisleri, kolaylık (yaşam alanları) tesisleri, idari ofislerin bulunduğu tesisler şeklinde sıralanırken bina tiplerine göre, kalıcı sabit tesisler, mobil tesisler, genel maksat tesisleri, özel tesisler, paylaşılan tesisler, dedike tesisler gibi sınıflandırılır.

Tesisler içinde verilen hizmete bağlı olarak fonksiyonlarına göre bakım tesisleri, eğitim tesisleri, depolama tesisleri, kolaylık (yaşam alanları) tesisleri, idari ofislerin bulunduğu tesisler şeklinde sıralanırken bina tiplerine göre, kalıcı sabit tesisler, mobil tesisler, genel maksat tesisleri, özel tesisler, paylaşılan tesisler, dedike tesisler gibi sınıflandırılır.

• Depolama operasyonlarının belirlenmesi,
  • Depo yerinin tespiti,
  • Optimum depolama alanının (ve/veya hacminin)
  tespiti,
  • Depolama tesisinin veya arazisinin zemin etüdü,
  • İnşa, kiralanması veya dış kaynak kullanım kararının
  verilmesi,
  • Depo ulaş

Bakım tesislerinde yapılacak bakım faaliyetinin cinsine göre tesis tercih edilir

Tesis tipleri kalıcı sabit tesisler olabileceği gibi müşterinin talebine bağlı olarak desteklenen sistemin özelliklerine uygun şekilde aynı sabit tesisler mobil hâle getirilip taşınabilir tesisler hâline dönüştürülebilirler.