Yedek Parça Tedariği ve Yönetimi

Envanter ve yönetimi temelinde en basit hâli ile genel olarak ‘Ne’, ‘Nasıl’ , ‘Ne Kadar’ ve ‘Ne Zaman’ olmak üzere dört basit soruya yanıt bulmaya çalışır. 

Entegre Lojistik Destek (ELD) tarafından desteklenen sistemlerin ihtiyacı olan ‘koruyucu yağ’dan, küçük boyutlu bir ‘entegre devre’ye, bir ‘vida’dan, iş makinasının ‘transmisyon’una kadar geniş bir yelpazedeki çok sayıda farklı malzemenin hem ihtiyaç sahibi hem de tedarikçi tarafından aynı yaklaşımla tanımlayabilmek için ‘ne sorusu’na cevap vermek büyük önem taşımaktadır. Üstelik bu malzemelerin dış görünümü kendisine benzeyen çok sayıda malzeme arasından ayırt edilmesi gerekebilmektedir.

ELD yapısının maliyetleri içerisinde en üst sıralarda yer aldığından maliyetleri düşürebilmek için optimum stok seviyesinin nasıl tespit edildiği bilinmelidir. Stok yönetiminin farklı biçimleri vardır. Bunları bilmek kadar hangi yöntemin uygun olduğunu belirleyebilmek gereklidir.

ELD kapsamındaki sistemleri çalışır durumda tutmak için kullanılan çok sayıdaki yedek parçanın spesifik olarak nasıl ifade edileceği önemli bir sorundur. Yedek parça kavram olarak sistemin bakım ve onarım süreçlerinde kullanılan tüm malzemeleri ifade eder. Sistemin işletilmesi esnasında kullanılan yağlayıcı sıvılar, pas giderciler, boyalar veya toner-kartuş gibi malzemeler  yedek parça olarak kabul edilir.

Yedek parça kavram olarak sistemin bakım ve onarım süreçlerinde kullanılan tüm malzemeleri ifade eder. Sistemin işletilmesi esnasında kullanılan yağlayıcı sıvılar, pas gidericiler, boyalar veya toner-kartuş gibi malzemeler de yedek parça olarak kabul edilir. Envanter ise, en genel anlamıyla sistemin işletilmesi için sahip olunması gerekenlerin tümüdür. Dolayısıyla envanter yedek parça olarak tanımlanan malzemeleri de içermesi yönünden yedek parça kavramından daha kapsamlı bir kavramdır.

ELD kapsamındaki sistemleri çalışır durumda tutmak için kullanılan malzemeler genellikle yedi başlık altında sınıflandırılır. Bu tarz bir sınıflandırma yapılmasının asıl amacı, yedi farklı stok türünün farklı biçimde yönetim süreçlerine tabi olmasıdır. 

• Hammadde ve Yarı Mamuller; ELD sürecinin tasarımı takip eden aşaması olan temin süreçlerinde ihtiyaç duyulan stoklardır. 
• Üretim Sürecinde olan Malzemeler; Tüm ELD süreçlerinin üretim aşaması bölümünde bulunan imalat sürecindeki malzemelerdir.
• Son (Nihai) Ürün; Bu sınıftaki envanter müşterisini bekleyen ürünlerdir.
• Dağıtım Envanteri; ‘Dağıtım Lojistiği’ olarak ifade edilen süreçte, ELD süreçlerini yönetenlerin müşteriye en kısa sürede ve en ekonomik usulle ulaştırmaya çalıştığı ürünlerden oluşan stoklardır.
• Bakım Onarım ve İşletme Parçaları; Nihai ürünlerin üretim sürecinde kullanılmayan, ancak üretim süreçlerinde kullanılan her türlü makine ve teçhizatın bakım ve onarımı
  için kullanılan ürünlerden oluşan envanterdir.
• Demirbaş (Tüketilemeyen) Malzemeler; Toplam üretim maliyetlerinde önemli yer tutan makine, tezgâh ve teçhizat ile üretim süreçlerini destekleyen hizmetler için gerek duyulan otobüs, midibüs, forkliftler, konteynırlar gibi yüksek maliyetli demirbaş malzemelerinden oluşan envanterdir.
• İdari ve Güvenlik Malzemeleri yukarıda bahsedilen ürünlerden başka yangın söndürme cihazları gibi envanterinde bulundurulmak zorunda olunan malzemelerdir.

Stok yönetimine esas olacak şekilde yapılan sınıflandırmadan başka yedek parça sınıflandırmaları (veya tanımlamaları) da bulunur. Döngü stoğu, güven stoğu, ayrıştırılmış stok, transit stok, beklenen ve ölü stok bu sınıflandırma içinde tanımlanmaktadır. Döngü stoğu, envanterdeki hızlı çalışan diye tabir edilen ve depolardaki stoklarda çok kısa kalan ve hızla bütünlenen malzemeleri ifade etmek için kullanılır.

Stok Numarası; Parça/ürün numarası, herhangi bir yapı içindeki tüm süreçlerde işlevini sorunsuz yerine getirirken ELD gibi birden çok aktörün olduğu yapılarda sorun parça numarası ile çözülmez. Aynı özellikte ürünleri üreten işletmelerin sayısı birden fazla olduğundan, tek bir ürün tipi için kullanılan parça/ ürün numara sayısı birden fazla olmaktadır. Bu nedenle aynı niteliklere sahip ürünleri işaret eden ancak üretici firmayı belirtmeyen uluslararası başka bir numara sisteminin kullanılmasına ihtiyaç duyulmuştur. Bu ihtiyaç, stok numarası sistemi ile giderilmiştir. Stok numarası sisteminde her ürün için tek bir numara vardır.

Stok yönetiminde ‘Nasıl?’ sorusunun cevabını vermek için ilk aşamada envanter yönetiminin iki seviyede incelenmesi gerekir. Bunlardan ilki envanterin yönetiminin stratejik hedefleri diğeri ise pratikte envanter yönetiminin pratikleridir. ELD envanter yönetim stratejilerinin temel hedefi sürdürülebilir bir yedek parça destek sistemini maliyet etkin biçimde çalıştırmaktır.

ELD kapsamında stok yönetim stratejilerinin yanlış seçimi ve uygulama hatalarının nihai sonucu ‘yetersiz stok seviyesi’ veya ‘ihtiyaç fazlası stok seviyesi’den birisidir. Bu sonuçlardan önce yapılan
yanlışların görülmesinde yardımcı olan bazı işaretler aşağıda sıralanmıştır;
• Depolarda kullanılmayan malzeme kalem sayısının ve miktarının artması,
• Sistemin yapısında kayda değer bir değişim olmamasına rağmen, stok için ayrılan kaynaklarda artış olması,
• Depolardan sevk edilen ürün iadelerinde artış yaşanması,
• Depolarda yer kapasitesinde artan yetersizlikler,
• Ürün elleçleme miktarında artış olması,
• Dağıtım merkezleri arasında hareket hâlinde olan transit stokların miktarlarında kayda değer değişimler yaşanması

ELD süreçlerinde stoklar ‘Temin/Tedarik Maliyetleri’ ve ‘Bulundurma/Taşıma Maliyetleri’ başlığı altında iki farklı tipte maliyet oluşturur;
• Temin/Tedarik Maliyetleri; ELD süreçlerini desteklemek için ihtiyaç duyulan malzemeleri satın alırken oluşan maliyetlerdir. 
• Bulundurma/Taşıma Maliyetleri; Tedarik maliyetlerine ilave olarak, malzemelerin satın alınmasını takip eden elden çıkarılması ile biten tüm süreçlerde oluşan maliyetlerdir.

Bulundurma/Taşıma Maliyetleri; Tedarik maliyetlerine ilave olarak, malzemelerin satın
alınmasını takip eden elden çıkarılması ile biten tüm süreçlerde oluşan maliyetlerdir. Genel
olarak, beş başlık altında sınıflandırılırlar. Bu başlıklar şunlardır:

• Depolama maliyeti; Birim malzeme başına hesaplanan, malzemenin stoklarda bulundurulması için gereken depoların, elleçleme imkânlarının, depo işletim sistemlerinin ve depolama ile ilgili demirbaş ürünlerin amortisman giderlerinden oluşan maliyetlerdir.
• İdari maliyetler; Birim malzeme başına düşen beyaz yaka maaşları, olası hukuki sorunların bedeli, depo çalışanlarının aylık ücretleri, diğer işçilik giderleri, sigorta prim ödemeleri, vergiler gibi idari faaliyetlerden kaynaklanır.
• Depolama esnasındaki hırsızlık, eksilme, hasar ve yıpranmalar; Birim malzeme başına düşen ve depoda bulunan malzemenin çalışanlar, ambalajlama hataları, istifleme, ürünün doğasından ve sistemden kaynaklanan hatalar nedeniyle oluşan hasar bedelidir.
• Demode olma veya bozulma maliyetleri; Genellikle ihtiyaçtan daha fazla miktarda envantere dâhil edilen ve belli zaman içinde tüketilmesi gereken ürünlerin kullanılmaz duruma gelmesiyle oluşan maliyetlerdir.
• Envanter kontrol maliyetleri Stok yönetim stratejileri ve pratiklerinin uygulanması esnasında oluşan maliyetlerdir. 

ELD kapsamındaki envanter yönetim stratejilerinin temel hedefi sürdürülebilir bir yedek parça destek sistemini maliyet etkin biçimde çalıştırmaktır. ELD kapsamında stok yönetim stratejilerinin yanlış seçimi ve uygulama hatalarının nihai sonucu ‘yetersiz stok seviyesi’ veya ‘ihtiyaç fazlası stok seviyesi’den birisidir. Gerek ‘yetersiz stok seviyesi’, gerekse ‘ihtiyaç fazlası stok seviyesi’ oluşması fark etmeksizin, her iki sonuç stok yönetiminde yapılan hataların doğal bir sonucudur. Bir başka ifade ile envanter yönetim gayretlerinin temel amaçlarından birisi olan optimum stok seviyesinin sağlanamadığını gösterir. Her iki sonuçta da ELD süreçlerinde gereksiz maliyetlere neden olur.

Envanter yönetim pratikleri ELD karar vericileri tarafından belirlenen stok yönetim stratejileri doğrultusunda pratikte uygulanan usullerdir. 

Envanter yönetim pratikleri ELD karar vericileri tarafından belirlenen stok yönetim stratejileri doğrultusunda pratikte uygulanan usullerdir. ‘Envanter yönetim pratikleri’ toplam ELD maliyetlerinin en büyük bölümlerinden birisini oluşturan stokların optimum seviyesini belirlemek adına önemlidir. Stok seviyelerinin tespitinin yanı sıra sipariş zaman aralıklarının ve miktarlarının nasıl belirleneceği de ‘envanter yönetim pratikleri’nin amaçları arasındadır. 

Envanter yönetim pratikleri gözle kontrol yöntemi, çift kutu yöntemi, minimum-maksimum yöntemi, bütçe dağıtım yöntemi, ABC yöntemi, bakım sistemi, geleneksel yöntem olarak sınıflandırılırlar. 

Gözle Kontrol Yöntemi; depoda bulunan ürünlerin stok seviyelerinin çıplak gözle (herhangi bir teknik veya teknolojik destek ekipmanı kullanmadan) kontrol edildiği yönetim sistemidir. Oldukça basit ve ucuzdur. Ancak envanter kalem miktarının 100-150’yi aşması ve fiziksel olarak ürünlerin bulundurulduğu yerin kontrol noktasından mesafesinin artması durumunda kullanılamaması gibi dezavantajı vardır. Ayrıca sağlıklı sonuçlar beklemek doğru olmaz. Başarısı kontrolü yapanın iş tecrübesi ve kişisel becerisi ile sınırlıdır.

Çift Kutu Yöntemi Artık çok az tercih edilen bu yöntemde üretim veya hizmet süreçleri için gerekli olan ürünlerden iki takım iki ayrı kutu içerisine ya da rafa konur.  Birinci kutudaki stoklar bittiğinde bütünleme yapılır. Bu yöntem, iki katı stok yapılmasını gerektirdiğinden rasyonel değildir. 

Bütçe dağıtım yöntemi. Bu sistemde envanter miktarları tahsis edilen bütçeye bağlı olarak belirlenir. Bu yöntem doğası gereği ELD süreçlerinde etkin olarak kullanılabilecek bir yöntem değildir. 

ABC Yöntemi. Bu yöntem, İtalyan bilim adamı Pareto (1848-1923) tarafından geliştirilmiş 80/20 oranına dayanır. Literatürde ABC analizi olarak da anılan yöntem lojistik sektöründe envanter yönetiminde kullanılır. ABC yönteminin esası, eldeki değerlerin 80/20 kuralına göre üç farklı grupta sınıflandırılarak analiz edilmesine dayalıdır. Bu analiz sonunda envanter yönetimi için
gereken kısıtlı kaynakların daha etkin kullanılmasına imkân sağlanmaya çalışılır. 

‘Nasıl?’ sorusunun cevabını bulmak bir başka ifade ile en doğru stok yönetim sistemini tespit
etmek için malzemelerin sınıflandırılmasından da faydalanılır. Bu sınıflandırmaya göre malzemeler; hammadde ve yarı mamul stokları, üretim sürecindeki stoklar, nihai ürün stokları, bakım onarım ve işletme parça stoku adları altında ele alınır. 

Bu stokların elde tutulmasını ve seviyesini belirleyen üç temel kriter bulunur. Bunlar kümeleme, emniyet stoğu ve demode olma olarak adlandırılır. 
- Kümeleme; Tedarikçilerden alınan miktar indirimleri, işlemenin satın alma idari kapasitesinin çok sayıda küçük miktarlı alım için yeterli olmaması, tüm süreçlerde ölçek ekonomisinden faydalanma gibi nedenlerden dolayı hammadde ve yarı mamuller büyük miktarlarda toptan satın alınır. Miktarlar sipariş döngüleri arasındaki ihtiyaçları karşılayacak seviyeden aşağı olamayacağı için döngü stoğu olacak şekilde miktar kümeleri şeklinde belirlenir.
- Emniyet Stoğu: Talep ve sipariş miktarı planlanan üretim miktarını aştığı durumlarda tedarikçiler hammadde ve yarı mamulleri temin edemeyebilirler. Eğer stoklarda üretim emniyet stoğu yoksa hammadde ve yarı mamul yokluğu nedeniyle üretim durur. Bu nedenle üretim sürecinin gerektirdiği miktara ilave olarak emniyet stoğu olarak önceden belirlenen hammadde ve yarı mamul stoklara dâhil edilir.
- Demode Olma: Talepteki ve dizayndaki değişimler bazı hammadde ve yarı mamullere artık ihtiyaç duyulmamasına neden olabilir. Bu nedenle bu tip envanterin elden çıkarılması gerekir.

‘Ne kadar?’ sorusunun cevabı; ELD sürecinde stokları oluşturan her bir kalemin kaç tane olması, daha teknik bir ifadeyle o malzeme için optimum stok seviyesinin ne kadar olacağının tespit edilmesi ile verilir. Bundan başka stoklarda eksilen malzemeler için ne zaman ve kaç tane sipariş verileceği sorularına da bu kapsamda cevap aranır. ‘Ne kadar?’ sorusuna yanlış cevap verilmesi, depolarda ihtiyaç fazlası malzeme birikmesine neden olabileceği gibi üretim sürecini destekleyecek miktarda ürünün zamanında hazır edilememesine ve sürecin aksamasına da neden olabilir. Bu sorunun cevabı, ‘talebin niteliğine bağlı olarak’ iki farklı biçimde verilir. Talebin öngörülebildiği veya değişken olmadığı sistemlerde ‘deterministik yöntemler’, talebin öngörülemediği değişken olduğu sistemlerde ise ‘stokastik/olasılıklı’ yöntemler kullanılır. 

‘Ne Zaman?’ sorusunun cevabı ‘Yeniden Sipariş Noktası’ veya ‘Ekonomik Sipariş Noktası’ olarak ifade edilen üretim sürecinde belirlenecek zamanın tespit edilmesiyle verilir. Sipariş noktasının doğru tespit edilememesi durumunda, envanter bütünlemesinin olması gerekenden erken veya geç yapılması sonucu doğabilir. Envanter bütünlemesinin erken yapılması, depoların gereksiz işgal edilmesi, gereksiz kaynak tahsisatı, geç yapılması ise üretim sürecinin aksamasına neden olacaktır.

İhtiyaç duyulan mal ve hizmetlerin satın alınabilmesi için etkin bir satın alma sistemi oluşturulur. Satın alma sisteminin oluşturulması iki boyutlu bir süreçtir. İlk aşamada sistemin üretim stratejisine uyumlu bir satın alma stratejisi belirlenir; ikinci aşamada ise bu stratejiye bağlı olarak, satın alma süreçlerini yürütecek organizasyon oluşturulur.

Satın alma stratejileri işletmenin genel stratejilerine uygun olarak işletmenin en üst düzey karar organı olan ‘İşletme Yönetim Kurulu’ tarafından görevlendirilen ‘Satın Alma Yöneticileri’ tarafından belirlenir. Satın alma stratejileri en üst düzeyde alınan satın alma faaliyetlerinin tümünü biçimlendiren tercihlerdir. 

İşletme bünyesinde bir satın alma sistemi oluşturulduktan sonra, satın alma süreçleri belirlenir. Genel olarak satın alma süreçleri şu şekilde gerçekleşir:

• Satın alma ihtiyacının tespit edilmesi; satın alma ihtiyaçlarını malzemeyi kullananlar veya tasarım aşamasında sistemi tasarlayanlar belirler. İhtiyaçlar, tipine göre ‘belli dönemlerde sürekli’ olarak veya ‘ani beliren ihtiyaca göre spontane’ olarak malzemeyi kullananlar tarafından bağlı bulunulan birime bildirilir. Farklı alt birimlerden gelen bu talepler, satın alma bölümüne ulaştırılmadan önce bu müdürlük/amirlik tarafından konsolide edilir. Bir başka ifade ile farklı birimlerden gelen aynı tip malzemeler birleştirilir, daha önce talep edilip henüz karşılanamayan diğer ihtiyaçlara eklenir. Oluşturulan ihtiyaç listesi yılın belli dönemlerinde veya üretim sürecinin herhangi bir aşamasında birim yöneticisi tarafından onaylanarak satın alma bölümüne gönderilir. Bu işlemler diğer ana birimler tarafından da yapılır.
• Satın alma ihtiyacının doğrulanması; satın alma birimlerine listeler hâlinde gelen satın alma ihtiyaçlarının doğrulanması iki farklı birimle koordineyi gerektirir.