EKİP YÖNETİMİ VE LİDERLİK

Organizasyonlar kendi faaliyetleri ile uyumlu pozisyonlar yaratmakta, organizasyon şeması oluşturmakta ve sonraki aşamada, belirledikleri pozisyonların yükümlülükleri ile işe alınacak kişilerin özelliklerini iş analizi ile belirlemektedirler. İş analizi, işin tanıtılması ve gereklilikler ile şartların yazılması için gereken bilgileri sağlamaktadır. Söz konusu süreç sonucunda iş tanımları elde edilmektedir. Bu süreç, hem çalışanın yapacağı işleri, kullanacağı araç gereçleri bilmesini hem de işlerin dağılımını sağlayarak, işlerin farklı çalışanlar tarafından tekrarlanmasını engellemektedir.

Organizasyon şemasında yer alan iş birimlerinin oluşturulmasından sonra işlerin sınırlarının da çizilmesi, detaylı bir şekilde sorumlulukların yazılması, kullanacak olan araç, gereçlerin (varsa) belirtilmesi önemlidir. Detaylı iş tanımları, organizasyonlar tarafından iş tanımı formu kullanarak yazılabilmektedir. Böylece birey, bulunduğu organizasyonda neler yapacağını bunun için ne tür araç, gereçleri kullanacağını öğrenmektedir.

Bireylerin yapacağı işlerin tanımları, mevcut koşullar dikkate alınarak oluşturulduktan sonra zamanla yeni doğacak gereklilikler çerçevesinde güncellenmelidir. Söz konusu değişiklik, bireylerin sorumluluk alanın genişletilmesi veya kısıtlanması anlamına da gelebilmektedir. Örneğin, farklı birimlerin birleştirilmesi söz konusu olduğunda, bilginin raporlanacağı kişilerin artması, bilgi akışının revize edilmesi veya yeni görevlerin tanımlanması gerekliliği doğduğunda da iş tanımlarının revize edilmesi ihtiyacı ortaya çıkmaktadır. İşletme yeni ihtiyaçları gözeterek iş tanımlarını revize etmelidir. Revize edilen iş tanımlarının yeni gerekliliklerinin mevcut çalışanlar tarafından karşılanıp karşılanmadığı ise tekrar incelenmesi gereken bir konudur. Örneğin, prosedürlerin yazılması işinde, prosedürlerin Türkçe dilinde yazılması, mevcut durumda yeterli olarak değerlendirilirken, Türkçe dilini bilmeyen çalışanların işe alınmış ol- ması durumunda prosedürlerin İngilizce dilinde de hazırlanması gerekliliği karşılanmayacaktır. Bu durumda, çalışanın, söz konusu ihtiyacı karşılayıp karşılamadığı önemli bir konudur.

Organizasyonlarda bireyin tek başına yapamadığı işlerde veya farklı bir deyişle birbiri ile bağlan- tılı işlerde işbirliği içerisine girilmesi gerekmektedir. İşbirliğinden söz edilebilmesi için bireyler arası iletişimin olması, doğru bilgilerin ve fikirlerin bireyler arası paylaşılması ve belirlenen amacın birlikte gerçekleşmesi gerekmektedir.

Genel anlamda bir grubun varlığından söz etmek için temelde dört özelliğin var olması beklenmektedir. Bunlar:

Wagner & Hollenbeck’e (2020) göre, grup üyeleri aşağıdaki özellikleri paylaşmaktadırlar:

Kendilerini, üye olarak tanımlarlar,

Başkaları tarafından üye olarak tanımlanırlar,

Birbirleriyle özdeşleşirler,

Birbirleriyle sıklıkla etkileşime geçerler,

Birbiri ile örtüşen rollere sahip olurlar,

Ortak normları paylaşırlar,

Ortak hedeflerin peşinden giderler,

Gruba üyeliklerinin ödüllendirici olduğunu düşünürler,

Birlik algısına sahiptirler.

Diğer gruplarla herhangi bir çatışmada birlikte hareket ederler.

İnformel Gruplar: Organizasyonlarda kendiliğinden oluşan üyelerin isteyerek oluşturdukları gruplar. Örneğin aynı takımın taraftarları.

Grupların üyeleri üzerindeki etkilerini genel olarak aşağıdaki şekilde vermek mümkündür:

Grup ve ekipler arasındaki farklılıkları aşağıda vermek mümkündür:

Ekip çalışmasının başarılı olması için ekip üyelerinin belli bilgi, beceri ve tutumlara sahip olması gerekmektedir:

Bilgiler:

Beceriler:

Tutumlar:

Kitaba göre organizasyonlar kendi faaliyetleri ile uyumlu pozisyonlar yaratmakta, organizasyon şeması oluşturmakta ve sonraki aşamada, belirledikleri pozisyonların yükümlülükleri ile işe alınacak kişilerin özelliklerini iş analizi ile belirlemektedirler. İş analizi, işin tanıtılması ve gereklilikler ile şartların yazılması için gereken bilgileri sağlamaktadır. Söz konusu süreç sonucunda iş tanımları elde edilmektedir (Dessler, 2019). Bu süreç, hem çalışanın yapacağı işleri, kullanacağı araç gereçleri bilmesini hem de işlerin dağılımını sağlayarak, işlerin farklı çalışanlar tarafından tekrarlanmasını engellemektedir. Dolayısıyla, “çalışanın yapmakla sorumlu olduğu görev” anlamına gelen işin (Sabuncuoğlu, 2009) tanımlanması ve yazılı hale getirilmesi önemlidir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Kitaba göre klasik yönetim anlayışı döneminde yapılan çalışmalar incelendiğinde de işletme ve çalışanlar açısından sağlanabilecek faydanın nasıl artırılabileceği konusunun ön plana çıktığı ve söz konusu dönemin çalışmalarının da günümüzdeki pek çok uygulamanın temelini oluşturduğu görülmektedir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Organizasyonlarda faaliyetlerin bölünmesi, işbölümü farklı bir deyişle uzmanlaşma konusu, Robbins ve Coulter’ın (2018) da kendi çalışmalarında değindikleri gibi esasen Adam Smith’in (1776) ve sonrasındaki klasik yönetim anlayışı dönemi öncülerinin çalışmalarına dek uzanmaktadır. Smith (1776) Ulusların Zenginliği kitabında, emeğin bölünmesinin, işte uzmanlaşmanın işletmelere ve topluma ekonomik yararı olacağını tartışmaktadır. Klasik yönetim anlayışı döneminde yapılan çalışmalar incelendiğinde de işletme ve çalışanlar açısından sağlanabilecek faydanın nasıl artırılabileceği konusunun ön plana çıktığı ve söz konusu dönemin çalışmalarının da günümüzdeki pek çok uygulamanın temelini oluşturduğu görülmektedir. Dönemin öncülerinden Frederick Winslow Taylor’ın 1919 yılında yayınladığı Bilimsel Yönetimin İlkeleri isimli çalışmasında geleneksel yönetim anlayışından uzaklaşılması ve süreçlerin sistematik olarak belirlenmesi gerektiğini vurgulamaktadır. Taylor, iş ve yöntemlerin bilimsel olarak analiz edilmesinin ve en iyi yöntemlerin bu doğrultuda belirlenmesi gerektiğini belirtmekte ve çalışanların seçiminin; çalışanlar ile işbirliğinin ve çalışan ile yöneticilerin sorumluluklarının bölünmesinin dolayısıyla yöneticilerin de faaliyetlerde rol oynamalarının önemine dikkat çekmektedir. (Taylor, 2011). Dönemin bir diğer önemli ismi de Henri Fayol’un önerdiği on dört yönetim ilkesinden (Tablo 1.1) birinin işbölümü olduğuna da burada değinmek gerekir. Fayol’a göre iş bölümü, uzmanlaşmayı getireceği için fayda sağlamaktadır.

Genel anlamda bir grubun varlığından söz etmek için temelde dört özelliğin var olması beklenmektedir. Bunlar (Greenberg, 2011):

Sosyal Etkileşim: Grup üyeleri arasında sosyal etkileşimden söz edilmelidir. Bireyler birbiri ile sözlü veya sözsüz olarak etkileşime geçer ve birbirleri üzerinde etkileri vardır.

İstikrarlılık: Zamanla değişme ihtimali olmakla birlikte grubun belli bir yapısı bulunmaktadır. Grup içerisinde bireyleri bir arada tutan ve fonksiyon görülmesini sağlayan söz konusu istikrarlı ilişkilerdir.

Ortak amaç: Grup üyelerinin ortak amaç ve ilgi doğrultusunda birleşmişlerdir. Örneğin satranç kulübünün oluşması, üyelerinin ortak amacı veya ilgisinden kaynaklıdır.

Grup algısı: Üyelerin, oluşan topluluğu bir grup olarak görmesi gerekir. Gruba ait olanlar ile olmayanlar ayrışır. Örneğin, finans komitesine kimin üye olduğu ve olmadığı bellidir.

Organizasyon içinde ve dışında pek çok farklı gruplar oluşabilmektedir. Üyeler, farkında olarak veya olmayarak çeşitli gruplara üye olmaktadırlar. Grupların, bireyler üzerindeki etkisi bulunmaktadır. Grupların bireyler üzerindeki söz konusu etkisi, araştırmacıların grup dinamiği konusu üzerinde durmalarını sağlamıştır. Grup dinamiği, “grup üyelerinin performanslarını ve memnuniyetlerini etkileyen güçler” anlamındadır (Buchanan & Huczynski, 2019). Farklı bir deyişle grup dinamiği, “bir grubun oluşumunu ve gelişimini, yapısını ve bireylerle, diğer gruplarla ve içinde bulunduğu organizasyonlarle olan ilişkilerini yöneten faktörlerdir” (Greenberg, 2011).

Grupların üyeleri üzerindeki etkilerini genel olarak aşağıdaki şekilde vermek mümkündür (Bulut & Polat, 2018):

- Gruplar, üyelerin davranışlarını geliştirmektedir.

- Gruplar, üyelerin tepkilerini belirlemektedir.

- Gruplar, üyelerinin etkileşimi ile birlikte öğrenme süreçlerinin hızlanmasını ve sorunların çözülmesini kolaylaştırmaktadır.

- Gruplar, üyelerine güç vermektedir.

- Gruplar, üyelerin aidiyet ihtiyacını karşılamaktadır.

- Gruplar, üyelerine sosyal statü sağlamaktadır.

Tablo 1.4'te gruplar oluştuktan sonra karşılaşılabilen zorluklar gösterilmektedir. Buna göre ilk dört seçenekteki zorluklar tabloda belirtilmekte ancak son seçenek farklı bir alana aittir.

Parker (2008) çalışmasında ekip üyelerinin, bir hedefe ulaşmaya veya bir görevi tamamlamaya yönelik yüksek derecede karşılıklı bağımlılığa sahip olduklarını, hedef konusunda mutabık kaldıklarını ve hedefe ulaşmanın tek yolunun birlikte çalışmak olduğunu kabul ettiklerini ifade etmektedir. Grup ve ekipler arasındaki farklılıkları aşağıda vermek mümkündür (Efil, 2010):

• Gruplarda ve ekiplerde rekabetten söz edilebilir ancak gruplarda rekabet içe dönük iken, ekiplerde dışa dönüktür.

• Gruplar belirlenen göreve yönelir ancak üyeler kendi bireysel hedeflerine odaklanmaktadır. Oysa ekiplerde de üyeler farklı yönlere değil hedeflerin gerçekleştirilmesine odaklanmaktadır.

• Gruplarda hiyerarşik bir yapı gözlenebilmektedir. Oysa ekipler genellikle katılımcıdır ve amaçlar doğrultusunda kendi kendini yönetebilme kabiliyetine sahiptir.

• Gruplarda üyelerde sınırlı tolerans vardır, oysa ekiplerde farklılıklar cesaretlendirilir.

• Gruplarda riskten kaçınma ve mevcut durumun korunması amacı güdülürken, ekiplerde riski kabullenme davranışı sergilenir.

Ekiplerin oluşum süreci, aşağıda detaylarına yer verilecek olan dört temel seviyede gerçekleşmektedir (Greenberg, 2011):

Ön çalışma süreci: İlk seviyede organizasyonda, ekiplerin oluşturulma ihtiyacı belirlenmektedir. Yöneticiler, bireysel çalışmadan ziyade ekibe ihtiyacı olup, olmadığına karar vermek durumundadır. Söz konusu kararda faaliyetlerin tamamlanmasında en iyi sonucun elde edilmesine ilişkin inanç rol oynamaktadır. Yöneticiler, en iyi verim elde edecek şekilde karar vermektedirler. Ön çalışma sürecinde ekip üyelerine verilecek görevlerin, gerçekleşmesi istenen amaçların, amaçları gerçekleştirecek üyelerin sahip olması gereken becerilerin ve üyelere tanınacak yetki sınırlarının belirlenmesi gerekmektedir.

Koşulların Belirlenmesi: İkinci aşamada, görevlerin yerine getirilmesinde rol oynayan kaynakların mevcudiyetinin sağlanmasıdır. Söz konusu kaynaklar, faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli soyut veya somut kaynaklardır.

Ekibin Oluşturulması: Bu aşama, ekip üyelerinin kimler olduğunun ve ekibin sınırlarının netleştirilmesi sürecidir. Üyeler, bir ekibe dâhil olduklarının farkında olmalı ve ekip amaçlarının ve misyonunu benimsemelidir. Ayrıca, ekip üyelerinden beklenenlerin de belirlenmesi önemlidir.

Desteğin Sağlanması: Ekipler belirlendikten sonra son aşamada, faaliyetlerin gerçekleştirilme sürecinde olası sorunların azaltılması konusunda yönetici desteğinin de sağlanması gerekmektedir. Desteğin sağlanması, ekip başarısını etkileyecektir.

Ekibin oluşum sürecinde üyelerin sahip olması istenen nitelik önemlidir. Ekibin niteli, üyelerin çeşitliği, kişilikler, kültürel farklılıklar ile değişmektedir. Aldag ve Kuzuhara (2015) çalışmasında etkili ekiplerin oluşmasında belli stratejilerin izlenmesi gerektiğini savunmaktadırlar. Bunlardan biri görevlere göre üyelerin çeşitlendirmesidir. Böylece, görev dağılımı gerçekleştirirken aynı üyelerin sürekli çalışmasını ve yıpranmasını engellerken, dışarıda kalan üyelerin de katılımının sağlanması gerçekleşebilmektedir. Bu noktada farklı uzmanlık alanlarının da birbirini tamamlaması önemlidir. İkinci strateji ise faaliyetler için önemli olan kaynakların, becerilerin veya bilgilerin erişme kolaylığından emin olunmasıdır. Sadece ekip üyelerinde söz konusu unsurların bulunması değil, ekip üyelerinin bağlantıları aracılığı ile unsurlara erişilmesi söz konusu olabilmektedir. Bu noktada ekibe dâhil olan bireylerin sahip olduğu ilişkiler ve ilişkileri kullanabilme becerisi önemlidir. Üçüncü strateji, ekip kararlarından etkilenenlerin katılımını sağlamaktır. Ekibin kararlarından etkileyecek kişilerin kararlara katılımı sağlanması veya bilgilendirilmesi kararların uygulanması noktasında kolaylık sağlamaktadır. Diğer bir strateji, görev odaklı bir liderin atanmasıdır. Söz konusu liderin üyeleri çalışmaya teşvik etme gücü önemlidir. Son olarak, Aldag ve Kuzuhara (2015) görevlerin yerine getirilmesi esnasında çalışanların çeşitlendirilmesinin de önemli olduğuna vurgu yapmaktadır. Örneğin, sorunların çözümünde, alternatif çözümlerin üretiminde, karar vermede ve kararları uygulamada üye çeşitliliğinin fayda getireceği belirtilmektedir.