Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve e-Devlet Uygulamaları

Belgeler için dijitalleştirme, kağıt üzerinde bulunan belge içeriğinin bilgisayar, tablet ya da cep telefonu ekranlarında görüntülenebilecek ve üzerinde her türlü değişiklik yapılabilecek biçime dönüştürülmesi işlemi olarak ifade edilmektedir.

• Kağıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hâle getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekan tasarrufu sağlamak

• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Tarama işlemleri kameralar ya da çeşitli tarayıcı cihazlar kullanılarak yapılabilmektedir. Tarama işlemi, belgelerin bir anlamda fotoğraflarının çekilerek bilgisayara aktarılması olarak açıklanabilir.

Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

Bilgisayarların belleklerinde bulunan her tür dosya gibi elektronik belgeler de kopyalanıp yapıştırılmak suretiyle istenildiği kadar çoğaltılabilmektedir. TS 13298 Standartları da bu konuda herhangi bir kısıtlama getirmemektedir. 

Belgeleri koruyucu birçok uluslararası sertifikasyon sistemi bulunmaktadır. Türkiye’de bazı kamu ve özel sektör işletmeleri bu sistemleri kullanarak elektronik belgelerini korumayı sürdürmektedirler. Bu sertifikasyonların genel amacı elektronik sistemde bulunan belgelerin doğal afet riskine karşı güvenliğini sağlayıcı ve özgünlüğünü koruyucu standartları belirlemektir. Belgenin korunmasına yönelik benzer kriterler,
TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartlarında da ortaya konulmuştur.

Belgeler imha edilirken yedekleri de aynı şekilde imha edilmeli, bir daha izine rastlanmayacak şekilde işlemin tamamlanması sağlanmalıdır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumsal yapıların işletme faaliyetlerini sürdürürken faaliyetler kapsamında belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, saklanması, tasfiye edilmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi işlemlerini gerçekleştiren ve uygulamalar dahilinde prosedürleri, standartları ve yazılımları oluşturan bir yapı olarak ifade edilmektedir.

Elektronik belgelerin üretim yöntemi ve yönetim biçimi, kişiye veya kuruluşa bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Bu durum, kurum içinde ve dışında bilginin erişimi, paylaşımı, yönetimi, yeniden kullanımı ve erişiminde sorunlara neden olmaktadır.

Olurluk incelemesi geliştirme: Bu adımda sistemin mevcut yapıya neler katacağı değerlendirilmekte, sisteme ihtiyaç olduğunun kabulü gerçekleştirilmektedir. 

EBYS’lerin planlama aşamasında belge yönetimi ve bilgi teknolojisi uzmanlarının görüşleri mutlaka dikkate alınmalıdır.

EBYS’lerin tasarımında dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır: Belge yönetimi süreçlerini desteklemesi ve geliştirmesi, belge hareketlerinin doğru bir biçimde kayıt altına alınması, sistemin fiziksel olarak saklanma ortamının uygunluğu, belgelerin farklı fiziksel ortamlarda depolanabilmesinin sağlanması, olası sistem değişikliklerinde formatların birbirlerine uyum sağlayabilmesi gerekmektedir.

İşlevlerin doğru bir biçimde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılan testler deneme testleri, sistemin istenildiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testler ise kabul testleri olarak adlandırılmaktadır.

Problemin ortaya çıkış sebebini araştıran ve gideren düzeltici bakım, yeni gelişmelerin ve güncellemelerin yapıldığı uyarlayıcı bakım, sistem performansını arttırmaya yönelik yapılan iyileştirmeler iyileştirici bakım ve sistemin esnek bir yapıya kavuşması için yapılan önleyici bakım türleri de sistem bakımı kapsamında ele alınmaktadır.

Bilgisayar Okur-Yazarlığı: İşlem süreçlerini ve faaliyetleri gerçekleştirirken bilgisayar kullanma kabiliyetidir.

Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek.

Kimlik doğrulama ve onaylama: Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak.

İnkâr edilemezlik: Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkâr etmelerini önlemek.

Türk Patent Enstitüsünde e-imzanın hukuki sonuçlarından da bahsedilmektedir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda; güvenli elektronik imza, elle atılan imzaya eşdeğer kabul edilmiş ve elektronik imza ile oluşturulmuş verilerin senet hükmünde olacağı belirtilmiştir.