Bilgi ve Belge Merkezlerinde Değişim Süreci

İşletme faaliyetleri kapsamında sayıları milyonları bulan belge üretimi gerçekleşebilmektedir. Belgelerin sürdürülmesi ve saklanması aşamaları yanında imha sürecine de uğramaları, belge değişim sürecinin son halkasını oluşturmaktadır. Bütün bu süreçler kapsamında belgenin en önemli özelliği
olan kanıt niteliğini kaybetmeden değişim sürecinin yönetilmesi önemli bir durumdur.

Belge yönetimindeki amaç, örgütün aldığı kararların ve yürüttüğü işlemlerin kanıtlayıcı bilgisi olan belgelerin güvenilir bir sistem içerisinde yürütülmesidir.

Doküman, literatürde örgüt faaliyetleri sırasında üretilen ya da kullanılan bilgi kaynakları olarak ifade edilmektedir. Dokümanlar belgelerden farklı
olarak örgütlerin ihtiyaçları doğrultusunda hazırladıkları belgelerin hammaddeleri olarak ifade edilmektedir. Dokümanların belge niteliği taşıyabilmesi için yasalar önünde kanıt olma özelliğinin bulunması gerekmektedir.

Digital Recordkeeping Guidelines elektronik belgeleri dört sınıf altında ele almaktadır:

• Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar
• Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler
• Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler
• İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlar

Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler şunlardır :
• Veritabanları
• Coğrafik bilgi sistemleri
• İnsan kaynakları sistemleri
• Finansal sistemler
• İş akışı sistemleri
• Kullanıcı yönetimi sistemleri
• Müşteri yönetimi sistemleri
• Kurumlarda geliştirilen özel sistemler
• İçerik yönetimi sistemleri

Elektronik belgeler daha az yer kaplamakta; ısı, nem, ışık gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenmektedirler. Elektronik belgelerin kağıt ortamında üretilen belgelere göre en büyük avantajı ise belge üzerinde işlem yapmanın çok daha kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi ve paylaşma hızlı bir biçimde gerçekleşmektedir.

Elektronik belge sürecinde yaşanan en büyük problem, güvenlik sürecinin nasıl olacağı ile alakalıdır. Elektronik ortam içerisinde bilgilerin kolay bir biçimde yer değiştirmesi, değişiklik yapılabilmesi ve kolay erişilebilmesi gibi durumların olması nedeniyle sistemlerin güvenlik duvarlarının iyi bir biçimde yapılandırılmış olması ve kademeli güvenlik sistemlerinin uygulanması gerekmektedir. Elektronik belge süreci içerisinde kullanılan teknoloji alt yapılarının kurulum ve yürütme maliyetleri, güvenlik kaygıları, belgelerin yedeklenme zorunluluğu ve personelin geleneksel yöntemden elektronik yönteme geçişte yaşadığı uyum sorunları elektronik belge süreçlerinin dezavantajları arasında sayılmaktadır.

Türkiye’de elektronik belge yönetim sistemi denetimleri, elektronik belge yönetim sistemi standardı olan “TS 13298” çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Elektronik dokümanların belge niteliğini kazanması ve korunması amacıyla TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı şu konuları kapsamaktadır :
• Elektronik belge yönetim sisteminin sistem gereksinimleri
• Elektronik belge yönetim sistemi için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları
• Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler
• Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler
• Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler
• Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler
• Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.

Smith ve Kallaus’a (1997) göre belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretimden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç; üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beş evreden oluşmaktadır.

Kullanım evresi; örgüt personelinin görevlerine göre belgeler üzerinde çalışma yetkilerinin belirlendiği ve iş akışları doğrultusunda belge kullanımının gerçekleştiği evredir.

Geleneksel dosyalama araçları; dolaplar, kasalar, klasör, dosyalar, rehberler gibi yardımcı araçlar olarak ifade edilmektedir. Bu araçlar, sanal dosyalama araçları ile birlikte kullanılabildiği gibi belge yönetiminde teknolojinin yaygın olmadığı dönemlerde işletme faaliyetlerinin yapı taşlarını oluşturmakta kendilerine önemli bir görev edinmişlerdir.

Yatay çekmeceli dolaplara dosyalar yatay bir biçimde üst üste konulmaktadır. Bu tür dolap ve çekmeceler az yer kaplamakta ve çalışma kolaylığı sağlanmaktadır. Harita, plan vb. tür belgelerle çalışan ofisler genellikle bu dolap türü tercih edilmektedir.

Açık raflı dolaplar yatay ve dikey çekmeceli dolaplara benzemektedir. Farkları rafların açık olmasıdır. Ekonomik olmaları nedeniyle tercih edilen bir dolap türü olması avantajı, dosyaların ve klasörlerin herkesin görebileceği ve erişebileceği şekilde ortada olmaları ise dezavantajı olarak göze çarpmaktadır.

Günümüz teknolojisinin işletmeler içerisinde yaygın olarak kullanılmaya başlaması belge yönetimini de doğrudan etkilemiştir. Fiziki olarak kullanılan ve işlem gören belgeler, yerini elektronik ortamda yaratılan ve kullanılan belgelere bırakmış dolayısıyla
da sanal dosyalama araçları geleneksel dosyalama araçlarının yavaş yavaş yerini almaya başlamıştır. Sanal dosyalama araçları arasında bilgisayarlar, yazıcılar, veri depolama araçları, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları yer almaktadır.

İşletmelerde özellikle fiziki halde bulunan belgelerin elektronik ortama geçirilmesinde kullanılan tarayıcılar, geleneksel dosyalama sistemine sahip işletmelerin elektronik dosyalama sistemine geçmelerinde en büyük yardımcı rolünü üstlenmektedir. Fiziki
belgenin kapak içine konulup taratılarak dijital hâle geçirilmesini sağlarlar.

Veri depolama araçları içerisinde önemli bir yere sahip olan harddiskler, bilgisayarlarda veri depolama amacı ile kullanılan, bilgisayar kasasında sabit, manyetik kayıtlı ortamlardır. Kalıcı bellek olarak kullanılmaktadırlar. Ayrıca taşınabilir hard diskler de mevcut olup kapasiteleri günümüzde gittikçe artan seçenekleri bulunmaktadır.

Compact Disc’in baş harfleri ile adlandırılan CD’ler, yoğun disk olarak bilinmektedir. Sayısal optik verileri saklamak için kullanılmaktadırlar. Standart bir CD, 700 MB’lık bilgisayar verisini depolayabilmektedir. Digital Versatile Disc’in kısaltması olan DVD’ler ise CD görünümündeki elektronik kayıt ortamlarıdır. Çok amaçlı sayısal disk olarak bilinirler. 4.7-17.1 GB arası veri depolama alanlarına sahiptirler. Günümüzde kullanım alanları azalsa da işletmelerde hâlen kullanılmaktadır.

Bulut depolama hizmeti, sağlayıcılar tarafından veritabanlarının sanal olarak işletilerek veri ve bilgi depolanmasına müsait alanlardır.

Harddisklerin, sunucuların ve hatta bilgisayarların zarar görmesi sonucunda ortaya çıkan kayıpları ortadan kaldırmayı amaçlayan bulut depolama kavramı aynı zamanda saklama maliyetlerini de aşağıya çekmekte ve çeşitli güvenlik önlemleri alınarak da kullanıcıların belgelerinin korunmasına olanak sağlamaktadır.

Dosyalama ve arşivleme amacıyla değerli belgelerin korunması kasalarla sağlanmaktadır. Kasaların gövdeleri kimyevi dolgu maddeleri kullanılarak ve hava boşluğu bırakılarak hazırlandığı için manyetik bant, mikrofilm, CD, DVD gibi belgeleri dış etmenlerden korumaktadır. Kasalar nemi içlerine geçirmezler ve içlerindeki belgeleri manyetik ortamlardan korurlar. Ayrıca hırsızlığa karşı da şifreler, alarm sistemleri ve değişken anahtar sistemleri ile donatılmışlardır.