Bilgi ve Belge Merkezleri

Bilgi ve belge merkezleri örgütlerin, toplumların ve bilgiye ihtiyaç duyan bireylerin gereksinimlerini karşılama amacı güden birimlerdir.

Bu merkezlerin ortak noktası, bilgiye ve belgeye doğru ve hızlı bir biçimde ulaşabilmek.

Ayrı bir birim olarak ele alındığı için kendilerine ait yönetsel fonksiyonları, faaliyetleri ve alt birimleri bulunan bilgi ve belge merkezleri, kullanıcılarına belirli bir kalite standardı kapsamında hizmet vermek için çabalamaktadır.

• Kullanıcıların memnuniyeti
• Verimlilik esasına dayalı faaliyetler ve bu faaliyetlerin sürdürülebilirliği

En eski kütüphaneler antik Mezopotamya'daki Sümer çağına kadar dayanmaktadır. Bunların temelini çivi yazılı kil tabletler ve saray arşivleri oluşturmaktadır.

• Ucuz olması,
• Herhangi bir manipülasyonun önüne geçmek amacıyla yazılarının değiştirilemez olması,
• Yangına karşı dayanıklı olmalarıdır.

Kil tabletlerin ağır ve kırılgan olması ayrıca yazı yazma sırasında sürekli nemli tutulması ihtiyacı dolayısıyla yerini Babil zamanında mum dolgulu ahşap tabletlere bırakmıştır.

• İdari yazışmalar
• Kanunlar
• Diplomatik yazışmalar
• Kronikler
• Kurallar
• Vasiyetler
• Tören ve savaş tasvirleri
• Astronomi ve matematik hesaplamaları
• Sözlükler
• Kehanet sözleri
• Mitolojik anlatılar

Kronik, olayların birbiri ardınca sıra ile yazıldığı tarih, vakayinamedir.

Yazı ve yazıların toplanmasının başlangıcının temelini ekonomi ve ticari faaliyetler oluşturmaktadır.

Osmanlı dönemine ait en önemli kütüphaneler müstakil binalarda kurulan halk kütüphaneleridir. Bunların yönetmelikleri, çalışan memurların özellikleri ve zengin kitap koleksiyonları ile günümüzdeki bilgi ve belge merkezlerine benzeyen bir yapıları olduğu görülmektedir. Ayrıca Osmanlılar, Türk hakimiyetine sonradan giren yerlerde de önemli kütüphaneler kurmuşlardır.

• Kütüphaneler istilalar, maddi olanaksızlıklar ve ilginin azalması sebebiyle neredeyse ortadan kalkmış ancak manastırlar bilgi ve belge merkezi görevini kütüphanelerden devralmıştır.
• Manastırlarda getirilen kitap okuma zorunlulukları ve manastırlar arasında birbirlerine ödünç kitap vermenin yaygınlaşması bilgi ve belgelere ulaşımı kolaylaştırmış ve öğrenimin yaygınlaşmasını sağlamıştır.

• Bilgi ve belge merkezlerine yönelik Avrupa'da heyetler oluşturulmuştur.
• Roma ve Yunan eserlerinin toplanması sağlanarak toplumun yararlanacağı merkezler yeniden kurulmaya başlanmıştır.
• Rönesans döneminde bilgi ve belge merkezlerinden yararlanan toplum, bu merkezlerde sadece dinî konularda değil her konuda bilgi ve belgeye ulaşabilmiştir.
• Sosyal sorumluluk ve sürdürülebilirlik açısından Rönesans, bilgi ve belge merkezleri açısından da bir yenilenme unsuru olmuştur.

Avrupa kıtasındaki bilgi ve belge merkezlerinde kitaplıklar duvarlara paralel olarak düzenlenmiştir. Bu sistem ilk defa geniş ölçekli olarak İspanya’da yer alan Escorial Kütüphanesinde ortaya çıkmıştır. Kitapların yaygın hâle gelmesiyle zincirleme sistemi azalmış, kitap sayısının artmasından dolayı büyük bir depolamaya ve uygun aydınlatma sistemlerine ihtiyaç duyulmuştur. Elektriğin icadı ile birlikte cam bölme kullanımı ortadan kalkmış ve belgeler arası hava dolaşımının oluşması sağlanarak, belgeler daha uzun bir süre boyunca saklanabilmiştir.

Bilgi ve belge merkezlerinin tarihi yazıya kadar dayanmasına rağmen modern anlamda 1876 yılında Melvil Dewey tarafından başlatılan süreç ile günümüzde kullanılan merkezlerin temeli atılmıştır. Dewey kütüphanecilik alanında yönetim tekniklerini uygulamış, koordinasyonunu sağlamış ve kütüphanecilik mesleğini ortaya çıkarmıştır.

Bilgi ve belge merkezleri ister tek başlarına bir yapı isterse de örgüt içinde bir birim olsun, çalışanlarının toplam kalite yönetimi felsefesi kapsamında işlerini yürütmeleri, merkezlerin verimliliğinin artması açısından faydalı olabilmektedir.

• Kullanıcıların bilgi gereksinimlerinin karşılanması
• Bilgi merkezlerinin amaçlara uygun olarak kullanılması
• Kullanıcıların memnuniyet duymasının sağlanması
• Kaynakların verimli biçimde kullanılması sonucu hizmetlerin ekonomik olarak üretilmesi
• Kullanıcı gereksinimlerine yanıt veren üretim sistemi olması
• Olası problemlere çözüm yolları önererek sorun çıkmasının önlenmesi
• Başarılı sonuç için gereken girdiyi sürekli sağlayabilme becerisi
• Kaynakların ve hizmetlerin değerlendirilmesi sonucu standartların geliştirilmesi ve standartlara uyum sağlanması
• Gelişmelerin izlenmesi, değişmeye ve kaliteye uyumun göze alınması
• Hizmetlerin çabuk, doğru ve zamanında sunulması
• Başarıya yatırım yapılması
• Sürekli gelişmeyi amaçlayan bir sürecin varlığı
• Yeni hizmetlerin tasarlanması, geliştirilmesi ve sunulmasıdır.

• Hedef kitle kimlerden oluşmaktadır?
• Kullanıcının bize geliş amacı nedir?
• Verimlilik ve etkinlik nasıl arttırılabilir?
• Kullanıcılara en iyi hizmet nasıl sunulabilir?
• Materyaller uygun bir biçimde organize edilmiş
  midir?
• Personel yeterli ve eğitimli midir?
• Hizmetler bilgi ve belge merkezlerinin verimli bir şekilde kullanılmasını kolaylaştırıyor mu?
• Bina hizmetleri yeterli midir?
• Finansal kaynaklar yeterli midir?
• Organizasyon ve yönetim yapısı uygun mudur?
• Diğer bilgi merkezleri ile işbirliği durumu nasıldır?
• Kullanıcılara daha iyi hizmet nasıl verilebilir?

• Yaptıkları işe hakim olmaları,
• Alanlarında uzmanlaşmaları
• Yeterli iletişim becerilerine sahip olmaları gerekmektedir.

• Kütüphaneler
• Dokümantasyon merkezleri
• Enformasyon merkezler
• Arşivler
• Müzeler

Kütüphane; basılmış ya da basılmamış bilgi değerine sahip tüm dokümanların toplandığı, arandıklarında en kolay bulunabilecek şekilde organize edildiği, özellikle hizmete sunulduğu ve ödünç verildiği kurumdur.

1. Gerekli bilgi ve belgeleri toplayıp saklamak.
2. Uygulamalara yardımcı olmak ve kültür hizmetine katkıda bulunmak.

Çeşitli tarihsel, toplumsal, düşünsel olaylar, teknolojik ve bilimsel gelişmeler çeşitli kütüphane türlerinin doğmasına etkide bulunmuştur.

Mesleki literatürde kütüphaneler beş grupta ele alınmaktadır. Bunlar;

1. Milli kütüphaneler
2. Üniversite kütüphaneleri
3. Halk kütüphaneleri
4. Özel kütüphaneler
5. Okul kütüphaneleri

Dokümantasyon merkezi genellikle kurumsal yapıların bünyelerinde yer alan ve örgütlerin yönetim, üretim ve araştırma geliştirme gibi faaliyetleri kapsamında çalışan birimdir. Teknolojik ve ticari işlemlerin yürütülmesinde ve bu konularla ilgili veri ve bilgi ihtiyaçlarının karşılanmasında yer almaktadır.

Özel dokümantasyon merkezleri kullanıcılarının gereksinimleri doğrultusunda veri setlerini araştıran, bulan, analiz eden ve yorumlayarak kullanıcılarına sağlayan özel örgüt yapıları şeklinde çalışmalarını sürdürmektedir.

• Bilgi hizmetleri tedariki
• Danışmanlık
• Mentorluk

1. Bilgi kaynaklarının çözümlenmesi ve ilgililere duyurulması işlevi, kullanıcıdan istek gelmeden yapılan işlemlerden oluşmaktadır (aktif dokümantasyon). Çözümleme sonunda elde edilen bilgiler; açıklamalı yayın adları, anahtar sözcükler ve yayın özleri biçiminde hazırlanarak listeler, kartlar, süreli yayınlar ya da e-posta yoluyla ilgililere sunulmaktadır. Dolayısıyla özet ve dergi hazırlama ya da seçme bilgi yayımı önemli işlevler arasında yer almaktadır.
2. Yayın taraması işlevi, kullanıcılardan istek gelmesi durumunda yapılan işlemlerden oluşmaktadır (pasif dokümantasyon). Bilim, araştırma ve sanayi çevrelerinden gelen yayın taraması istemlerinin yerine getirilmesi süreci olarak ifade edilir. Yayın taraması sonucu elde edilen bilgiler; bibliyografik künye, öz, özet ya da tam metin biçiminde çeşitli ayrıntı düzeylerinde hazırlanabilmektedir.

Seçme bilgi yayımı; elektronik bilgi işlem cihazları yardımıyla gerçekleştirilen bilgi yayımı sistemidir.

Enformasyon merkezi genel olarak kütüphane ve dokümantasyon merkezleri ile benzer yapıda faaliyetlerini sürdüren kurum ya da birimdir.

Enformasyon merkezlerini kütüphanelerden ayıran en temel fark; birincil belgeleri depolama zorunluluklarının olmaması ve bilgiye gereksinim duyan kullanıcıların bu gereksinimlerini gerçekleştirmektir.

Arşiv; 1962 yılında Madrid'de yapılan VII. Milletlerarası Arşiv Yuvarlak Masa Konferansı'nda şu şekilde tanımlanmıştır: Kurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ya da işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken ve bir sebeple saklanan) dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerlerdir.

Arşivler literatürde genel olarak üç şekilde sınıflandırılmıştır. Bunlar;

1. Devlet arşivleri: Bir ulusun tarihi ile ilgili mevcut tüm arşiv belgelerinin yer aldığı arşivlerdir.
2. Kurumsal arşivler: Örgüt yapılarının tarihleri boyunca ürettikleri ya da içerisinde yer aldıkları tüm materyalleri kapsamaktadır.
3. Elektronik arşivler: Üretilen dokümantasyonun dijital ortama aktarılması ya da dijital ortamda yaratılması sonucu ortaya çıkan materyallerin bulunduğu arşiv türüdür.

Müze, sanat ve bilim eserlerinin yer aldığı ya da bu eserlere dayanak noktası olan verilerin ve yol göstericilerin bulunduğu toplum yararına faaliyet gösteren örgütsel yapıdır.

T.C. Turizm ve Kültür Bakanlığı müzeyi şu şekilde tanımlamıştır:Tarihi eserleri tespit eden, bilimsel yöntemlerle açığa çıkaran, inceleyen, değerlendiren, koruyan, tanıtan, sergileyen, eğitim programları aracılığıyla tarihi eserler konusunda halkı bilinçlendirerek toplumun kültür düzeyini yükseltmeyi amaçlayan eğitim, bilim ve sanat kurumlarıdır.

ICOM'a (International Council of Museums) göre müzenin tanımı; 1974 yılında Danimarka'nın Kopenhag şehrinde yapılan genel kurulda; "insanoğlunun ve çevresinin kesin kanıtlarını, eğitim, çalışma ve insanlığın estetik hazzı için toplayan, koruyan, araştıran, ileten ve sergileyen, halka açık, toplumun ve toplumun gelişiminin hizmetinde olan kâr amacı gütmeyen kalıcı bir kuruluştur" şeklinde ifade
edilmiştir.

20. yüzyılda ayrıcalıklı bir konumda olan bilgi kurumlarının ortak özelliği; bilgiyi toplayıp, değerlendirip dağıtmaları, dolayısıyla bilgiyi kullanarak topluma hizmet vermeleridir.

Sosyal sorumluluk, örgütlerin yöneticilerinin kendi çıkarları doğrultusunda çalışmalarının yanı sıra toplumsal gelişimin çıkarları doğrultusunda faaliyetlerini gerçekleştirmeleri ve bu durumun sürdürülebilirliğinin sağlanmasıdır.

1. Bireylere karşı sorumluluk
2. Topluma karşı sorumluluk
3. Destekleyenler, kullanıcı ya da işverene karşı sorumluluk
4. Mesleğe karşı sorumluluk

• Derme geliştirme ve sansürleme
• Bilginin düzenlenmesi (organizasyonu)
• Kullanıcı gizliliği
• Telif hakkı
• Bilgiye erişimde eşitlik
• Bilgi politikası
• Bilgi kalitesi
• Yönetim

Derme geliştirme; bilgi kaynaklarının seçilmesi ve sağlanması sürecidir.

• İnsan Hakları Evrensel Bildirgesi ve diğer uluslararası sözleşmelerle, TKD Düşünce Özgürlüğü Bildirgesi'nde yer alan bilgi erişim hakkını, toplumun tüm bireyleri için savunur ve gereklerini yerine getirmeye çalışır.
• Düşün ve sanat ürünlerine yönelik sansüre karşı çıkar ve düşünce özgürlüğünü savunurlar.
• Kullanıcılara hiçbir ayrım gözetmeksizin eşit davranırlar.
• Mesleki politika ve standartların geliştirilmesinde ve uygulanmasında etkin çaba harcarlar.
• Doğru ve yeterli bilgiyi zamanında sunarak, görevini mesleğe değer katacak biçimde gerçekleştirirler.
• Telif haklarına saygı duyar ve bu hakları korurlar. Kullanıcıların yaptığı araştırmaların, ödünç aldığı ve/veya yararlandıkları bilgi kaynaklarının neler olduğunun gizliliğini garanti eder; onların kişisel bilgilerini yasal gereklilik dışında kimseyle paylaşmazlar.
• Nesnel verilere dayanmayan, haksız karalamalarla meslek elemanlarının, genel olarak meslek grubunun ya da bir bilgi merkezinin saygınlığını zedeleyecek söylem ve davranışlarda bulunmazlar.
• Mesleki görev ve sorumlulukları yerine getirirken kişisel çıkar sağlamazlar.
• Mesleki işbirliği ve dayanışmaya özen gösterirler.
• Mesleki gelişimleri konusunda duyarlı davranır, kendilerini bu açıdan sürekli olarak geliştirir ve bunu hizmetlerine yansıtırlar.
• Mesleki ve yönetsel ilişkilerinde adil ve dürüst davranırlar.