Bilgi, Belge ve Kayıt Yönetimi

Veri ve enformasyon kavramları

Veri, işlenmemiş bilgi ya da ham gerçekler olarak ifade edilmektedir.  Veri, istenilen konunun sadece bir bölümünü açıklayıcı olabilir ve yoruma ve değerlendirmeye ihtiyaç duyabilir. İnternet üzerinde ya da daha sıklıkla sosyal medya üzerinde karşımıza çıkan kavramların veri olarak değerlendirilmesi ve bu kavramların yorumlamalar ve değerlendirmeler yapılmadan işe yarayacak bilgi konumuna getirilmesi sık karşılaşılan hataların başında gelmektedir.

Enformasyon kavramı bilgiye yakın bir kavramdır ve bilgiye ulaşmada yol gösterici olması beklenen işlenmiş veriler olarak ifade edilmektedir. Enformasyon kavramından söz edebilmek için verilerin ya da veri setlerinin bilgiye giden yolda belirli bir düzen içinde oluşturulması gerekmektedir. Enformasyon, verilerin işlenmesiyle ortaya konan bir mesaj ve fark yaratan bir veri olarak ifade edilmektedir.

Bilgi; “belli bir düzen içerisindeki deneyimlerin, değerlerin ve uzmanlık görüşünün, yeni deneyimlerin ve amaca yönelik enformasyonun bir araya getirilip değerlendirilmesi için bir çerçeve oluşturan esnek bir bileşim” olarak ifade edilmiştir. Bilgi kavramı örgüt yapılarında ve sosyal hayatta süreçlerde, uygulamalarda ve çalışmalarda diğer bir ifade ile hayatın kendisinde meydana gelen bir kavramdır. Bilgi; verilerin işlenmesi ve enformasyonun doğru yönlendirilmesi ve yorumlanması ile ortaya çıkan bir kavramdır.

Bilgi kavramının örgüt yapıları içerisinde kullanılabilmesi için ise verinin doğru bir biçimde işlenmesi, enformasyonun doğru bir şekilde iletilmesi ve bu iki varlığın stratejik anlamda doğru bir biçimde analiz edilmesi ve yorumlanması gerekmektedir. Bilginin nasıl kullanılacağına karar verildiği takdirde, enformasyon da yorumlanarak bilgiye dönüşebilmektedir. Örgüt yapıları içerisinde kısa, orta ya da uzun vadeli planlar ve tahminler, yorumlama ve analiz sonucu oluşan bilgiye dayanmaktadır.

Bireysel ya da örgütsel olsun yorumlama kavramına yol göstermek, önceki deneyimlerden faydalanmayı sağlamak ve bu kavramları belli bir standarda oturtmak amacıyla bilgi sistemleri oluşturulmuştur. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, Karar Destek Sistemleri, Yönetim Bilgi Sistemleri ve daha birçok bilgi sistemi, bireylere ve örgütlere bilgiye doğru bir şekilde ulaşım konusunda yardımcı olmaktadır.

Bilgi yönetimi; “çoğunlukla örgüt yapılarında uygulanan bir etkinliktir.

Örgütsel bilgi kaynaklarını kullanarak, örgütsel verimliliği gerçekleştirmeye ve faaliyetleri etkin kılabilmeye yönelik bir ortam yaratmak ve bilgiyi etkinliklerin merkezine yerleştirmektir.” Bilgi, sistematik bir biçimde planlanmalı, erişim açısından sürdürülebilir olmalı, belirli standartlar dahilinde depolanabilmeli, paylaşılabilmeli ve yenilikler karşısında açık olarak kendini geliştirebilir düzeyde olmalıdır.

• Örgüt içinde yeni bilgilerin üretilmesi
• Dış kaynaklardaki değerli bilginin örgüte kazandırılması
• Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılması
• Bilginin dokümanlar, veritabanları ve yazılımlar aracılığı ile sunulması
• Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırması
• Örgütün birimleri içinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin,
  birimler arası transferinin gerçekleştirilmesi
• Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesi ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesi olarak ifade edilmektedir.

• Bilgi yönetiminin konusunu örgüte ait örtük, açık, dış ve iç bilgi ile bu bilgiye ait işlemler oluşturmaktadır. Temel çaba, bilginin üretken kılınmasıdır. Entelektüel sermayenin örgüt içinde en verimli bir şekilde kullanılması yani bilimsel olarak yaratılan bilginin kurumsal alana transferini sağlamaktadır.
• Bilgi yönetimi; uygulamalarında bilgi ve iletişim teknolojisi, iletişim, yeni ekonomi, bilgi bilimi, organizasyon, finans, psikoloji, sistem analizi, sosyoloji, linguistik, mühendislik alanlarından yararlanan disiplinler arası bir faaliyettir.
• Bilgi yönetimi sürekli bir uygulamadır. Bilgi yönetimi, her örgütün ve örgütte çalışan bireylerin özel gereksinimleri doğrultusunda oluşturulur ve gözden geçirilir. Bu özelliği ile genel problemleri çözmek için geliştirilmiş bir süreç, işlemler bütünü araç olan bilgi teknolojilerinden farklılık göstermektedir.
• Örtük bilginin açığa çıkarılmasını sağlayarak örgüt için önemli ve kritik olan bilginin örgüt dışına çıkmasını engellemektedir.

Bilgi yönetim süreçlerinin başarılı olabilmesi; yöneticilerin yönetim hakkındaki bildikleri ve çalışanlara yönetim unsurunu nasıl gösterdikleri, çalışanların örgütleme ve yenilenme konusundaki istekleri, örgütsel yapının kültürü ve bilgi teknolojilerinin örgüt için nasıl kullanıldığı sorularının cevaplarında yer almaktadır.

Belge, örgüt yapıları içerisinde meydana gelen iletişim ve faaliyetler sonucu ortaya çıkan yazılı ve basılı her türlü evrak ve doküman olarak ifade edilmektedir.

İletişim kanalları ile birlikte ortaya çıkan belgelerin özellikle kanıt niteliği taşıması için kayıt altına alınması gerekmektedir. Kayıt altına alınan belge sayesinde olayların gerçeğe uygunluğu meşrulaştırılır ve gerektiğinde kullanılmak üzere saklanır.

Örgüt kapsamında belgelerin dolaşımı

• Örgüt içi belgeler,
• Örgüt dışı belgeler ve
• Örgütlerin dışarıya gönderdiği belgeler olarak ifade edilmektedir.

Örgüt içi belgeler; merkez bina içinde, şubelerden fabrikaya ya da fabrikadan merkez binaya gibi, örgüt yapısı içerisinde dolaşan belgeleri ifade etmektedir. Erzurum şubesinden Eskişehir merkeze gönderilen bir belge örgüt içi belge olarak ifade edildiği gibi Eskişehir merkezden Polonya’daki fabrikaya gönderilen belge de örgüt içi belge kapsamına girmektedir. Belgelerin örgüt içi belge sayılması için örgüt sınırları içerisinde yer alması gerekmektedir.

Örgüt dışı belgeler; örgütün dış çevresi ile yapmış olduğu her türlü iletişim ile ilgili belgelerdir. Örgüte ilgili bakanlıklardan gelen belgeler örgüt dışı belgeler olarak ifade edilmektedir.

Bir dava sonucu mahkemelerin örgütten istediği belgeler ise örgütün dışarıya gönderdiği belgeler olarak tanımlanır.

Belgelerin dolaşımı sürecinde genellikle internet teknolojisi kullanılmaktadır. Özellikle kamu kurumlarında kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) sayesinde zaman ve maliyet giderlerinin düşürülmesi hedeflenmektedir.Gizlilik derecesi yüksek olan belgeler için özel kurye kullanımı ya da şahsa özel belgeler için kargo kullanımı da belgelerin niteliğine göre değişmekte ve halen kullanılmaktadır. Önem derecesi yüksek olan belgeler, internet üzerinden gönderilmek isteniyorsa özel şifreleme sistemlerinin kullanılması gizliliğin devamı açısından önemlidir.

Örgütsel faaliyetler kapsamında ele alınan belgelerin elektronik ortama aktarılması ya da elektronik ortamda oluşturularak depolanması, ulaşılması ve transfer edilmesi sürecidir.

Belge transfer süreçleri standartlaştığı zaman  belgelerin kaybolma ya da istenmeyen yerlere gitme olasılığı azalacaktır. Belgelerin transfer süreçlerinde belirli bir standardın sağlanması örgüt içi belge işleyişini de etkin hale getirecektir. “

Belge yönetimi, belgelerin bir süreç ve belirli standartlar dâhilinde yönetilmesini ifade etmektedir. Standartlar arasında; transfer süreci, ekonomiklik, etkinlik, iletişim kanalları ve denetim kavramları yer almaktadır. Arşivcilik Terimleri Sözlüğünde geçen tanımına göre belge yönetimi: “Belgelerin üretim, korunma, kullanım ve düzenlenmesinde veya bütün yaşam döngüsü süresince etkinlik ve ekonomi sağlamayı güden idari yönetimin bir bölümü” olarak ifade edilmiştir. Belge yönetimi özellikle yönetsel fonksiyonların ve faaliyetlerin önemli bir parçasıdır. Belge yönetimi süreçlerinde standartlara uyulmayan örgüt yapılarında çalışanlar ne yapacaklarını bilemeyecekleri için koordinasyon fonksiyonu tam anlamıyla çalışamayacak, bu durum da örgütün nihai amaçlarına ulaşmasında önemli bir engel olacaktır.

Örgütün ortak hedeflerine ulaşılması amacıyla çalışanların çabalarının düzenleştirilmesi ve uyumlaştırılması dahilinde işlerin daha etkin yapılmasının sağlanması olarak ifade edilmektedir.

İnternet tabanlı teknolojilerin gelişmesiyle birlikte belge yönetim süreçleri örgüt yapıları içerisinde daha verimli ve daha hızlı gerçekleşmeye başlamıştır. Kamu ve özel sektör içerisinde bulunan yapılarda Belge Yönetim Sistemleri dağıtım, transfer ve iletişim kanallarında, şifreleme sistemleri kullanılarak iletilmeye ve gerektiğinde saklanmaya başlanmıştır. Belge Yönetim Sistemleri örgüt yapıları içerisinde sadece belge transferi, dağıtımı ya da saklanması süreçlerinde değil, aynı zamanda dosyalama ve arşivleme süreçlerinde de örgütün verimliliğinin ve etkinliğinin arttırılması için kullanılmaya başlanmıştır. Bu sayede örgüt kapsamında yer alan bir belgeye, Dünya’nın herhangi bir yerinden elinizdeki telefonla ya da bilgisayarınızla ulaşabilme imkânı doğmuş, fiziksel olarak ofislere olan bağımlılık azalmıştır. Bu durum aynı zamanda bir maliyet unsuru olarak ifade edilen bürokrasi kavramını da hızlandırmış ve işlerin daha kolay ve daha çabuk yapılmasını sağlamıştır.

• Belge Yönetim Sistemlerinin kurulumu için gerekliliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Aynı sektör içerisinde benzer sistemler kullanılsa dahi örgüt yapısının kendine özgü bir karakteri olduğu için sistem bu durumlara ayak uyduracak biçimde düzenlenmelidir. Böylece yönetsel faaliyetlerin karar aşamalarında sistemin desteği üst düzeye çıkarılabilir.
• Belge Yönetim Sistemlerinde belgeleri kayıt altında verimli bir biçimde tutabilmek adına belge envanteri oluşturulmalıdır. Belge envanterinin oluşturulması bürokrasi faaliyetlerini verimli kılarken maliyetleri düşürmektedir.
• Belge yönetimine sistematik bir yaklaşım sağlayacağı için örgüt içi faaliyetlerde de standartlaşmanın oluşmasını sağlar. Bu standartlaşmanın sonucunda örgütsel ve yönetsel faaliyetlerde etkinlik sağlanır.
• Belgeler örgütsel hafızanın oluşumunda önemli bir yere sahiptir. Örgütün bilgi ihtiyacını karşılayarak aynı zamanda toplumsal ve tarihsel araştırmalara da kaynak sağlamaktadır. Örgütsel hafıza rolünü üstlendiği için bilgilerin korunması konusunda ihtiyaç duyulan güvenlik önlemlerinin alınması da dikkat edilmesi gereken bir konudur.
• Arşiv çalışmalarının niteliğini arttırarak süresi dolmuş olan belgelerin imha edilmesi konusunda da planlama faaliyetinin standart bir biçimde uygulanmasına olanak sağlamaktadır.

• Yazılı belgeler
• Basılı belgeler
• Manyetik belgeler

Yazılı belgeler; el ile ya da bilgisayar gibi teknoloji tabanlı cihazlar ile yazılan belgeler olarak ifade edilmektedir. Kamuda ve özel sektörde kullanım alanı en yaygın olan belge türüdür. “Kanıt” niteliği taşıması açısından da yazılı belgelerin önemi yüksektir.

Basılı belgeler; yazılı belgelerin kullanım türüne bağlı olarak basılması ya da çoğaltılması ile oluşan belge türüdür. El ilanları, broşürler, fotoğraflar, haritalar, dergiler vb. dokümanlar basılı belgeler olarak ifade edilmektedir.

Manyetik belgeler; günümüzde bilgisayarlar, tabletler ya da akıllı telefonlar üzerinde üretilen, dağıtılan ve depolanan belgelerdir. Geçmişte kullanılan mikrofilmler, mikroformlar, CD’ler ve DVD’ler manyetik belge kullanımında yer alan araçlardır.

• İşlem belgeleri; örgüt yapıları içerisinde günlük faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında kullanılan ya da kullanılması öngörülen belgelerdir. Raporlar, dilekçeler, formlar, faturalar gibi belgeler işlem belgeleri arasında yer almaktadır.
• Danışma belgeleri; örgüt yapılarında kuruluşundan bu yana ya da uzun süredir devam eden faaliyetlerle ilgili belgelerdir. Stratejik planlar, yönetim kurulu kararları, sektör kapsamında diğer örgütlerle yapılan yazışmalar danışma belgeleri örnekleri arasındadır.

• Örgüt dışı belgeler; örgütün dış çevresi ile ilgili faaliyetlerde yaratılan ve kullanılan belgelerdir. Müşteriler, ortaklar, tedarikçiler, devletin bürokratik aygıtları vb. dış çevre yapıları ile ilgili iletişim faaliyetlerinde kullanılan belgeler örgüt dışı belgeler olarak nitelendirilir.
• Örgüt içi belgeler; örgüt yapılarının yönetsel faaliyetleri ile ilgili olan belgelerdir. Birimler arası yapılan yazışmalar, toplantı tutanakları, yönetim kurulu kararları gibi örgütün faaliyetleriyle ilgili belge türleri örnek olarak gösterilebilir.

• Resmi belgeler; kamu kuruluşları tarafından üretilen ya da özel sektör kapsamında yer alan yapıların kamu kurumlarıyla iletişimleri sırasında ortaya çıkan belgelerdir. Resmî belgelerde belirli bir üretim ve yazım standardı bulunmaktadır.
• Mali belgeler; üretimi ve kullanımı yasalarca korunan, belirli bir standardı olan ve maddi içeriğe sahip belgelerdir. Mali belgeler örgüt yapılarının mali faaliyetleri sonucu oluşan belgelerdir.
• Gizli belgeler; örgüt yapıları içerisinde erişebilme izni güvenlik sebebiyle belirli kişilerde olan belgelerdir. Genellikle başkalarının görmesinin sakıncalı olduğu belgelerdir.
• Kıymetli belgeler; örgüt yapıları içerisinde “önemli” olarak ifade edilen ve maddi-manevi değeri olan belgelerdir. Hisse senetleri, antlaşmalar kıymetli belgeler olarak adlandırılır.

• İdari değer açısından belgeler; işlerin devam etmesi adına günlük, rutin örgüt faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan belgelerdir. Personel çalışma saati raporları, stok raporları vb. idari değer açısından belgelere örnek verilebilir.
• Mali değer açısından belgeler; yapılan faaliyetler sonucunda örgütün mali yönünü ilgilendiren belgelerdir. Dış çevre ile yapılan ticari faaliyet belgeleri, personel için ödenen sigorta primleri, maaşlar vb. mali değer açısından belgeler olarak ifade edilmektedir. Maddi konularda oluşabilecek problemlerin ve hataların önüne geçmesi açısından önem derecesi yüksek olan bir belge türüdür.
• Yasal değer açısından belgeler; örgüt yapılarının iç ve dış faaliyetleri doğrultusunda yasalarca belirlenen standartlarda üretildiği belge türleridir. Esasen örgütün tüm belgelerini kapsadığı varsayılmaktadır. Belgelerin yasal çerçeveler içinde üretilmesi, saklanması, korunması ve imha edilmesi gerekmektedir.
• Araştırma değeri açısından belgeler; toplumsal, kültürel ve ekonomik açıdan örgütün ürettiği ve gelecekte yapılacak araştırmalar için bir değer taşıyan belgelerdir. Arşive gönderilen belgeler arasında değeri sürekli artmakta olan bir belge türüdür.

• Doğrudan (birincil kaynak) erişilen belgeler; örgüt içinde gerçekleştirilen faaliyetler sonucunda üretilen ve saklanan belgelerin, örgüt personeli tarafından yapılacak araştırmalarda ya da bir sürecin devamında kullanılması olarak ifade edilir. Bu belge türünde kaynağa doğrudan ve ilk elden ulaşılmaktadır.
• Dolaylı (ikincil kaynak) erişilen belgeler; daha önceden başkaları tarafından hazırlanmış ya da sonuçları belirlenmiş olan belgelerdir. Bu belgelere herhangi bir sebeple ihtiyaç duyulduğunda kullanılması durumunda ortaya çıkan belgelerdir. Rakip örgütler tarafından yapılmış geçmiş yıllara ait sektör raporlarının alıp kullanılması örnek olarak gösterilebilir.
• Önceliği olan belgeler; genellikle örgüt yapılarının içerisinde çalışanların ya da yöneticilerin ellerinin altında hemen ulaşabilecekleri ve günlük rutin işleri ya da aciliyet derecesi yüksek olan belgelerdir. Bu tür belgelere ulaşma konusunda herhangi bir zaman maliyet unsurunun olmaması gerekmektedir.
• Danışma niteliği olan belgeler; örgüt çalışanlarının gerektiğinde danışmak için kullanabileceği, çalışanların kolay ulaşabileceği yerlerde tutulan belgelerdir. Örnek olarak; çalışanların hak ve sorumlulukları ile ilgili konularda başvurulacak İş Kanunu danışma niteliği olan belgeler kapsamına girmektedir.
• Dosyalanacak belgeler; “faaliyet süreci içerisinde görevi devam eden, arşive gönderilecek düzeye gelmemiş ve ileride başvurulabilecek belge türleri bu kategoride yer almaktadır. Dosyalama sisteminin etkili bir biçimde işlenmesi isteniyorsa bu belgeler dikkatle incelenmeli ve yaşanacak bir gecikmenin önüne geçilmelidir.”
• Arşive gönderilecek belgeler; örgütün faaliyetleri sonucu dosyalama sisteminde yer alan belgelerin, yasal standartlar doğrultusunda faaliyet süreci sona erdiğinde arşive gönderilen belge türleridir.
• İmha edilecek belgeler; örgüt yapıları içerisinde dosyalama ve arşiv süreçlerinde faaliyetini tamamlamış olan belge türlerdir. İmha sürecinin yasal çerçeve dâhilinde yapılması gerekmektedir.

Kayıt kavramı; bir yazının, hesabın, tarihin, numaranın vb. nin ya da kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasını ifade etmektedir.

Kayıt kavramının önemi, yazılı iletişimin önemli bir parçası olduğu için özellikle yasal süreçlerde kayıt niteliği taşıması ve bilgi belge iletimi dahilinde verimli olarak kullanılmasındadır. Örgüt içindeki bilgi iletişim süreçleri ancak belgelerin ihtiyaç duyulan araçlara kayıt edilmesi ile anlam kazanmaktadır. Yapılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgelerin, özellikle yönetsel süreçler içine dahil edilebilmesi “kayıt” kavramı ile oluşturulur.

Kayıt yönetimi en genel tanımıyla; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alan ve belgelerin dosyalanması, arşivlenmesi, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi, saklama ve çoğaltma etkinliklerinden oluşan bir süreci ifade eder.

• Gereksiz belge oluşumunu engeller. Belgeler kayıt yönetim süreçleri kapsamında sürekli olarak izlenir ve belgelerin farklı birimler ya da farklı çalışanlar tarafından tekrar tekrar oluşturulmasının önüne geçer.
• Belgelerin kontrolünü sağlar. Belgelerin sürekli olarak izlenmesi sonucunda işlevi devam eden belgelerin kontrolü etkin bir biçimde sağlanmaktadır. Arşive gitmesi gereken ya da faaliyete devam eden belgelerin ayrımının yapılmasını sağlar.
• Saklanması ve imha edilmesi gereken belge sayısını gerekirse azaltır. Kayıt yönetimi sayesinde belgelerin kontrolü sadece dosyalama aşamasında değil aynı zamanda arşivdeki belgeler üzerinde de gerçekleştirilir. Arşivdeki belgeler, yasal süresi tamamlanmışsa imha prosedürlerine göre yok edilmektedir.
• Gerekli ve değerli belgelerin kullanımını arttırır. Etkili bir kayıt yönetim süreci sayesinde örgüt faaliyetleri için gerekli ve değerli olan belgelerin çalışanlara önemi vurgulanır ve hangi belgenin ne zaman kullanılması gerektiği ortaya çıkar.

• Yazı (metin): Yazı ya da metin olarak ifade edilen kayıt türleri, örgüt içerisinde yer alan, bilgisayar teknolojisi temel alınarak ya da el ile yazılmış her türlü belgeyi ifade etmektedir.
• Ses: Ses türündeki kayıtlar ise örgüt faaliyeti kapsamındaki her türlü ses kaydını ifade etmektedir.
• Görüntü: Kamera kayıtları vb. görüntü kaydı kapsamına alınmaktadır.

Kayıt oluşturma amaçları, örgüt içinde meydana gelen faaliyetler sonucu oluşturulan kayıtların tüm yapı içerisinde belirli bir standart dahilinde oluşturulmasını amaçlamaktadır. Tekrara düşen belgeler örgüt yapıları içerisinde telafisi olmayan hatalara sebep olabilmektedir. Bu yüzden gereksiz kayıtların ortadan kaldırılması gerekmektedir. Kayıt oluşturma aşamasında belirli bir standartta denetleme mekanizmasının çalıştırılması yapı içerisinde oluşturulacak tüm kayıtların aynı biçimde oluşturulmasını sağlamaktadır. Planlama kavramı örgüt içi faaliyetlerin tümünde olduğu gibi kayıt oluşturma sürecinde de geçerlidir.

Kayıt depolama amaçları, oluşturulan kayıtların yapı içerisinde depolanma şekillerini ve biçimlerini ele almaktadır. Kayıt depolama sürecinde, standartlar dahilinde, rahat ve anlaşılır bir kodlama sistemi uygulanması istenen belgeye ulaşımı kolaylaştırmaktadır. Kayıtlar depolanırken belge türlerine göre uygun donanım ve araçların seçilmesi verimliliği ve hızı arttırırken uzun vadede maliyetleri düşürmektedir. Kayıtların türlerinin dijital ortama uygunluğu ya da dosya dolapları içerisinde saklanma gerekliliği gibi unsurlar dikkatlice ele alınmalıdır. Kayıtların muhafaza edilme prosedürlerinin kayıt tutulacak tüm belgeler için standart bir biçimde sürdürülmesi gerekmektedir. Geliştirme ya da yenileme sürecine girilecekse bu işlemin tüm kayıtlar için geçerli olacağından emin olunmalıdır.

Kayıt erişim amaçları, kısaca istenilen belge ve bilgiye istenilen zamanda ulaşmayı hedeflemektedir. Kayıtlara ve belgelere ulaşırken erişim ve transfer yollarının da belirli bir standartta ele alınması gerekmektedir. Bu aşamada denetlenebilir bir yol geliştirilmesi, belgelerin güvenliği açısından da önemlidir. İşletme içinde belgeler e-posta yoluyla gönderiliyorsa bu durum bütün belgeler için geçerli olmalıdır. Belgelerin bir kısmı e-posta yoluyla diğer bir kısmı taşınabilir bellek yardımıyla iletiliyorsa belge transferi konusunda problem çıkma ihtimali yüksek olacaktır.

Kayıt sürdürme amaçları, özellikle kayıtların tutulmasında sınıflandırma ve sistematik bir anlayışı ortaya koymaktadır. Özellikle dosyalama sistemlerinin hangilerinin kullanılacağı örgütler için çoğu zaman hassas bir karar olabilmektedir. Örgüt yapıları her zaman kendilerini geliştirmektedir. Bu geliştirme sayesinde ise örgüt içi kayıt ve belge yapıları da değişiklik göstermektedir. Bu yüzden örgütlerin gelecekte hangi tür belgelerle işlem yapacağı ve belge hacimlerinin ne doğrultuda artacağı ya da azalacağı yönünde bir plan yapılması gerekmektedir. Aynı zamanda dosyalama sisteminde arşive gönderilecek kayıtların ve belgelerin zamanlarının bilinmesi açısından da bir zaman çizelgesi tutulması gerekmektedir. Arşive gönderilme süresi gelmeyen ancak etkin olmayan kayıtların muhafaza edilme prosedürleri ve standartları da titizlikle belirlenmelidir.

Kayıt işlem amaçları içerisinde özellikle güncelliğini yitirmiş ya da arşiv içerisindeki süreci tamamlanmış olan belgeler ele alınmaktadır. Bir önceki amaçla bağlı olarak, arşive gönderilme zamanı gelmeyen ancak etkin durumda olmayan kayıtların nasıl muhafaza edilmesi gerektiği bu amaçlar dahilinde ele alınmaktadır. Kayıtların tekrar bir denetleme mekanizmasına dahil edilip varsa tekrar eden kayıtların elenmesi ve kayıtları mümkün olan en düşük düzeye indirmek gerekmektedir. Güncelliğini yitirmiş olan belgelerin arşivin aktif olan bölümüne geçirilmesi ve arşivde de süresi dolmuş olan belgelerin imha prosedürlerine uygun olarak imhası kayıt işlem amaçları içerisinde yer almaktadır.

Kayıt yönetim programları tasarlanırken; kaydın tutulması gereken zaman uzunluğu, depolanacak kayıtların kapsamı, hacmi ve bu hacmin büyüme derecesi, belli bir kayda ulaşmak için umulan ya da talep edilen erişim süresi, bu bilgilere ulaşacak kişilerin sayısı ve ne sıklıkla ulaşmak isteyecekleri, kısa vadeli ve aktif belgelerin veya kayıtların depolanma süresi ve bunların arşivde pasif olarak ne kadar daha saklanmaları gerektiği, orijinal kaydın özelliği, biçimi, depolama maliyeti ve yasal zorunluluklar göz önüne alınmalıdır.

• Kayıtların yaratılması
• Kayıtların depolanması
• Eski kayıtlara erişim
• Kayıtların sürdürülmesi
• Kayıtların imhası

Kayıtların yaratılması süreci, örgüt içerisinde faaliyet amaçlarına ve yaratılan kaydı kullanacak olanların gereksinimlerine göre ortaya çıkarılması işlemidir. Üretilecek mal ya da hizmet doğrultusunda tedarikçilerden alınmak istenen hammaddelere özgü oluşturulacak kayıtlar bu aşamada değerlendirilmektedir.

Yaratılan kayıtların örgütün kullandığı dosyalama sistemleri içerisinde tasnif edilmesi olarak ifade edilmektedir. Kayıtların istenilen zamanda doğru olarak bulunması için kullanılan dosyalama sistemlerinin standartlarına uyulması ve yaratılan bütün kayıtların aynı şekilde depolanması gerekmektedir. Tedarikçilerden alınan hammaddelere ilişkin kayıtların dosyalama sistemi içerisinde sistematik olarak muhafaza edilmesi kayıtların depolanmasına örnek olarak verilebilmektedir.

Yaşam süreci kapsamında yaratılan ve depolanan kayıtlara çalışanların herhangi bir durumda ulaşmak istemesi olarak ifade edilmektedir. Örgütlere yapılan denetim sırasında ulaşılabileceği gibi yılsonu faaliyetlerinin gözden geçirilmesi ya da çalışanların geçmişe yönelik kontrol mekanizmalarını çalıştırmaları sırasında eski kayıtlara erişim sağlanmaktadır. Tedarikçilerden geçmiş dönemde alınan bir hammaddenin fiyat kontrolünün yapılmak istendiği ya da hammaddeden ne kadar miktarda alındığının öğrenilmek istendiği durumlarda, dosyalama sistemlerinin ilgili bölümlerine gidip eski kayıtlara erişim mümkün olmaktadır.

Örgütlerin bağlı bulundukları kanunlara göre kayıtları saklamaları gereken bir süre
bulunmaktadır. Bu süre zarfında örgütler oluşturdukları kayıtları yasal olarak saklamak ve idamesini sağlamak zorundadır. Ayrıca geçmiş dönemlere yönelik kayıtların incelenmek istenmesi durumunda da kayıtların sürdürülmesi aşaması kapsamında gerekli kayıtlara ulaşılabilmektedir. Tedarikçi ile yapılan ticaretin üzerinden 5 yıl geçmesine rağmen o dönemdeki alış fiyatının incelenebilmesi açısından kayıtların idamesi ve sürdürülebilmesi örgüt açısından önem taşımaktadır.

Bağlı bulundukları kanuna göre yasal süresi dolan kayıtların imha prosedürleri kapsamında ortadan kaldırılması olarak ifade edilmektedir. Örgüt yapılarının aynı dosyalama sistemlerinde olduğu gibi imha prosedürlerinde de bir standarda uyması gerekmektedir. Bunun için yapılar dahilinde “imha kurulu” benzeri bir oluşum, yasal süresi dolan kayıtların nasıl bir imha prosedürü ile ortadan kaldırılacağını belirlemektedir. Tedarikçi ile yapılan hammadde alışverişinin kayıtları yasal süresi doluncaya kadar saklanmakta, bu süre dolunca da belirli imha prosedürlerine uyarak ortadan kaldırılmaktadır.

Her ne kadar farklı türlerde faaliyet gösterse de örgüt yapıları içerisinde bu faaliyetlerin etkin bir biçimde yönetilmesi, yönetebilme becerilerinin verimli bir şekilde ortaya konması için ise dosyalama faaliyetlerinin sistematik ve standartlar dahilinde ele alınması gerekmektedir.

Dosya planlarında, istenilen dosyaya erişimin kolaylaşması adına; kurum adı, birim kimlik kodu, dosya numarası, konu adı, varsa özel kod alanı ve dosyanın yılı yer almaktadır.

Dosya planının hazırlanmasında genel olarak örgüt içi yapılan işler ve hizmetler dikkate alınmaktadır.

Belgeler dâhilinde kodlama işlemi yapılırken;belgenin konusu, faaliyete konu olan kişilerin veya kurumların isimleri, faaliyet alanları, bölümleri vb. konu başlıkları esas alınarak işlem devam ettirilmektedir. Kodlamalarda ana gruplar bahsedilen konu başlıklarına göre düzenlenirse yapılan faaliyetlerle ilgili bağlamlar rahat bir biçimde oluşturulabilecektir. Dosya planı içerisinde yeni bir dosya planı açılmak istendiğinde, önceki konu adlarına veya numaralarına göre yapılandırılarak grubun açılması gerekmektedir. Planın verimliliğini arttırmak ve sürdürmek, plan içi standartlaşma konusuna hayati derecede bağlıdır.

Dosya, ancak o faaliyetlerle ilgili bir belge bulunduğu zaman yaratılmalı veya oluşturulmalı,  konuyla ilgili herhangi bir belge oluşmamışsa geleceğe yönelik avantaj sağlaması düşüncesiyle dosya açılmamalıdır.