DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 5

Kronolojik Dosyalama Sistemleri
Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır.

Dosyalama süreçlerinin ele alındığı dosyalama birimlerinin örgütlenmesinde merkezi örgütleme, sorumluluk merkezlerinde örgütleme (yerinden örgütleme) ve karma örgütleme olmak üzere üç yöntem uygulanmaktadır.

Süreklilik modeli özellikle elektronik belgelerin yaygınlaşmasıyla birlikte ortaya çıkan bir modeldir. Süreklilik modeli, belge yaşam döngüsü modelinin evreleri arasında işlevsel kopuklukların meydana gelebileceğini ve belgelerin değerlerinin yitirileceğini savunmaktadır. Süreklilik modelinde yer alan her belge, ardışık seriler içerisinde bir sonraki evreye aktarılarak yaşam döngüsünü tamamlamaktadır. Doğru cevap B.

Belge yaşam döngüsü sürecinin üretim, dağıtım, kullanım ve muhafaza evrelerinde belgelerin yönetimi belge üreticileri ve yöneticileri tarafından gerçekleştirilirken düzenleme evresi arşivciler tarafından yürütülmektedir. Doğru cevap C.

Dikey çekmeceli dolaplara dosyalar dik bir biçimde yerleştirilmektedir. Dikey dolaplar az yer kapladıkları için fiziksel alanı dar olan ofisler için çok uygundur. Bu tür dolaplarda sürekli işlem gören dosyaların üst raflarda, daha az işlem gören dosyaların ise alt raflarda bulunması gerekmektedir. Doğru cevap E.

Rehber, dosya tasnif sistemlerinde ana ve alt grupların kendi aralarındaki kısımlarını göstermek amacıyla kullanılan kartlar olarak ifade edilmektedir. Rehberler yardımı ile aranan belgeler zamandan tasarruf edilerek en kısa sürede bulunabilir. Doğru cevap B.

İşletmelerde özellikle fiziki halde bulunan belgelerin elektronik ortama geçirilmesinde kullanılan tarayıcılar, geleneksel dosyalama sistemine sahip işletmelerin elektronik dosyalama sistemine geçmelerinde en büyük yardımcı rolünü üstlenmektedir. Fiziki belgenin kapak içine konulup taratılarak dijital hâle geçirilmesini sağlarlar. Doğru cevap A.

Kullanıcıların yöneticilerinin istedikleri belgeleri ya da dijital formatta sunulan dokümanları bağımsız olarak herhangi bir baskı ve koşul olmadan paylaşabilmeleri esnekliğin artmasını sağlamış, dijital sistemler üzerinde imla ve yazım yanlışı düzeltme programları sayesinde yanlış bilgiler büyük oranda azalmıştır. Bulut sistemleri gibi veri tabanlarının dijitalleştirme ile birlikte aktif ve verimli kullanımı sayesinde belgeler kaybolmamakta ve bu durum en nihayetinde üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmaktadır. Yeni kurulmuş olan bir işletmenin arşiv belgeleri görece az olacağı için dijital arşiv kavramının avantajlarını yakın gelecekte göremeyebilir ancak işletme büyüdükçe, işlem hacmi arttıkça ve yaşam süreci içerisinde ilerledikçe arşiv belgelerinin fiziksel olarak saklanması imkansız hâle gelecek ve dijitalleştirme konusunun avantajlarını arşiv başlığı altında değerlendirme yoluna gidecektir.

İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir (Şen vd., 2013): •Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması •Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması •Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi •Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Fiziki belgelerden dijital belgelere geçiş sürecinde ilk aşama olarak önceliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Dijitalleştirme konusu kapsamında aciliyeti olan belgelerin belirlenmesi ve uygun bir formatta (konularına, tarihine vb.) sınıflandırılması gerekmektedir. Seçimi yapılan bu belgeler daha sonra tarayıcılar vasıtasıyla bilgi sistemlerine, hard disklere ya da bilgisayar ortamına aktarılmaktadır. Ardından denetim ve kontrolün sağlanması açısından bilgisayar ortamlarında dijitalleştirilen belgelerin görüntülenmesi ve eğer gerekiyorsa gerekli düzenlemelerin yapılması gerekmektedir. Gerekli önlemler alındıktan sonra dijitalleştirme sürecindeki belgelerin elektronik belge yönetiminin sağlanması ve elektronik belge yönetim süreçlerinin etkin bir biçimde sürdürülmesi sağlanmalıdır.

Elektronik belge üretiminin, hızlanan iş süreçlerinde denetimli olarak yürütülmesi zorunluluğu doğmuştur. Bu zorunluğun nedenleri şu şekilde özetlenebilir (Şen vd., 2013): •Elektronik belgeler kolaylıkla değiştirilebilir, kaydedilebilir veya imha edilebilir. Bu yüzden kâğıt belgelere göre elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak daha zordur. •Kullanılan yazılımların çeşitliliği üretilen belgelere erişimi zorlaştırmaktadır. •Yeni ortamlara aktarma işlemi belgelerin erişilebilirliğini kolaylaştırırken özgünlük, güvenilirlik ve bütünlüğünü bozabilmektedir. •Elektronik belgelerin saklama ortamları uzun ömürlü değildir. Depolamaya yönelik çözümler sürekli olarak değişmekte ve eskimektedir. •Elektronik belgelerin üretim yöntemi ve yönetim biçimi, kişiye veya kuruluşa bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Bu durum, kurum içinde ve dışında bilginin erişimi, paylaşımı, yönetimi, yeniden kullanımı ve erişiminde sorunlara neden olmaktadır. •Mevzuata uygun üretilmeyen elektronik belgelerin yasal bağlamda geçerliliği yoktur.

Örgütsel faaliyetlerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme aşağıdaki adımları içermektedir (Şen, 2014): •Olurluk incelemesi geliştirme: Bu adımda sistemin mevcut yapıya neler katacağı değerlendirilmekte, sisteme ihtiyaç olduğunun kabulü gerçekleştirilmektedir. Sistemin oluşturulması için personele ve yöneticilere yönelik yapılan ikna çalışmaları bu adımda gerçekleşmektedir. Olurluk incelemeleri örgütlere özgüdür. Bir örgüt yapısı tarafından geliştirilmiş olurluk incelemesinin aynı koşullarda farklı bir kurumda da geçerli olacağı düşüncesi yanıltabilir. •Sistemi planlama: Bu adım yöneticilerden alınan yetkiyle başlamaktadır. Projenin nasıl gerçekleştirileceği, görev alacak insan kaynağı sayısı, projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti ya da karmaşıklığı planlama aşamasında karar verilmelidir. Projede görev alanlar, belge yönetimi ve bilgi teknolojileri uzmanlıklarının yanında güçlü iletişim becerilerine de sahip olmalıdırlar. •İhtiyaç analizi tasarlama: EBYS ne kadar iyi tasarlanırsa tasarlansın kullanıcı ihtiyaçlarını karşılayamadığı sürece başarılı olamayacaktır. İhtiyaç analizi tasarlama aşamasında kullanıcıların EBYS’den ne bekledikleri belirlenmektedir. Kullanıcıların yazılımdan beklentileri tanımlanırken EBYS’nin yazılım unsurlarının netleşmesi için olanak sağlamaktadır. Böylece EBYS’nin kapsamı belirlenirken teknik özellikleri de şekillenmiş olacaktır. •Sistemi tasarlama: İhtiyaç analizi tasarımı sonucunda kullanıcının sistemden ne istediği belirlenirken sistemi tasarlama adımında da kullanıcının bu isteğinin nasıl gerçekleştirileceği belirlenecektir. Hangi elektronik belgelerin üretilmesi gerektiği, bunların kimler tarafından, ne zaman ve nasıl kayıt altına alınacağı bu aşamada ele alınmalıdır. EBYS tasarımında, belli bir standardın oluşturulması için elektronik belgelerin yapısal ve bağlamsal özellikleri tanımlanmalıdır. Yapısal özellikler; belgelerin sunum özellikleri, belgeye ait form özellikleri ve dosya formatına ait özelliklerden oluşmaktadır. Bağlamsal özellikler ise; belgenin üretim yeri, üretim tarihi, sorumlu kuruluş ve onaylama nitelemeleri gibi pek çok nitelik ve nicelik bilgilerinden oluşan üstverisini ifade etmektedir. •Sistemi uygulama: Uygulama adımı, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır. Hataları, eksiklikleri ya da sonradan ortaya çıkabilecek yeni ihtiyaçları görme adına bu aşama büyük önem arz etmektedir. Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. İşlevlerin doğru bir biçimde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılan testler deneme testleri, sistemin istenildiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testler ise kabul testleri olarak adlandırılmaktadır. •Sistem bakımı: EBYS’nin tasarımı ve uygulama adımlarının ardından sistem bakımı aşaması gelmektedir. EBYS’nin kullanımında kullanıcı ya da sistemden kaynaklanan hataların ve sorunların giderilmesi ya da zamanla ortaya çıkan yeni gereksinimlerin karşılanması sistem bakımının temelini oluşturmaktadır. Sistemin daha etkili ve verimli hâle nasıl getirileceğini ortaya koymak için sistem periyodik olarak değerlendirilmelidir. •Gözden geçirme ve değerlendirme: Örgütsel standartlara uyumun sağlanması, belgelerin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilir niteliklerinin korunması ve örgütsel performansın arttırılması amacıyla bu     adım gerçekleştirilmektedir. Mevcut performans önceden belirlenen hedefler doğrultusunda ele alınmaktadır. Elde edilen sonuçlar; değerlendirme yöntemleri ve kabul edilmiş performans ölçümlerine göre desteklenmelidir. EBYS çok bileşenli yapılara sahiptir. Bu yüzden sistemi oluşturan bileşenlerin görevlerini yerine getirip getirmediklerinin kontrolü sürekli olarak yapılarak denetlemelere tabi tutulmalıdır.

Örgütsel faaliyetlerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme aşağıdaki adımları içermektedir (Şen, 2014): •Olurluk incelemesi geliştirme: Bu adımda sistemin mevcut yapıya neler katacağı değerlendirilmekte, sisteme ihtiyaç olduğunun kabulü gerçekleştirilmektedir. Sistemin oluşturulması için personele ve yöneticilere yönelik yapılan ikna çalışmaları bu adımda gerçekleşmektedir. Olurluk incelemeleri örgütlere özgüdür. Bir örgüt yapısı tarafından geliştirilmiş olurluk incelemesinin aynı koşullarda farklı bir kurumda da geçerli olacağı düşüncesi yanıltabilir. •Sistemi planlama: Bu adım yöneticilerden alınan yetkiyle başlamaktadır. Projenin nasıl gerçekleştirileceği, görev alacak insan kaynağı sayısı, projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti ya da karmaşıklığı planlama aşamasında karar verilmelidir. Projede görev alanlar, belge yönetimi ve bilgi teknolojileri uzmanlıklarının yanında güçlü iletişim becerilerine de sahip olmalıdırlar. •İhtiyaç analizi tasarlama: EBYS ne kadar iyi tasarlanırsa tasarlansın kullanıcı ihtiyaçlarını karşılayamadığı sürece başarılı olamayacaktır. İhtiyaç analizi tasarlama aşamasında kullanıcıların EBYS’den ne bekledikleri belirlenmektedir. Kullanıcıların yazılımdan beklentileri tanımlanırken EBYS’nin yazılım unsurlarının netleşmesi için olanak sağlamaktadır. Böylece EBYS’nin kapsamı belirlenirken teknik özellikleri de şekillenmiş olacaktır. •Sistemi tasarlama: İhtiyaç analizi tasarımı sonucunda kullanıcının sistemden ne istediği belirlenirken sistemi tasarlama adımında da kullanıcının bu isteğinin nasıl gerçekleştirileceği belirlenecektir. Hangi elektronik belgelerin üretilmesi gerektiği, bunların kimler tarafından, ne zaman ve nasıl kayıt altına alınacağı bu aşamada ele alınmalıdır. EBYS tasarımında, belli bir standardın oluşturulması için elektronik belgelerin yapısal ve bağlamsal özellikleri tanımlanmalıdır. Yapısal özellikler; belgelerin sunum özellikleri, belgeye ait form özellikleri ve dosya formatına ait özelliklerden oluşmaktadır. Bağlamsal özellikler ise; belgenin üretim yeri, üretim tarihi, sorumlu kuruluş ve onaylama nitelemeleri gibi pek çok nitelik ve nicelik bilgilerinden oluşan üstverisini ifade etmektedir. •Sistemi uygulama: Uygulama adımı, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır. Hataları, eksiklikleri ya da sonradan ortaya çıkabilecek yeni ihtiyaçları görme adına bu aşama büyük önem arz etmektedir. Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. İşlevlerin doğru bir biçimde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılan testler deneme testleri, sistemin istenildiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testler ise kabul testleri olarak adlandırılmaktadır. •Sistem bakımı: EBYS’nin tasarımı ve uygulama adımlarının ardından sistem bakımı aşaması gelmektedir. EBYS’nin kullanımında kullanıcı ya da sistemden kaynaklanan hataların ve sorunların giderilmesi ya da zamanla ortaya çıkan yeni gereksinimlerin karşılanması sistem bakımının temelini oluşturmaktadır. Sistemin daha etkili ve verimli hâle nasıl getirileceğini ortaya koymak için sistem periyodik olarak değerlendirilmelidir. •Gözden geçirme ve değerlendirme: Örgütsel standartlara uyumun sağlanması, belgelerin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilir niteliklerinin korunması ve örgütsel performansın arttırılması amacıyla bu     adım gerçekleştirilmektedir. Mevcut performans önceden belirlenen hedefler doğrultusunda ele alınmaktadır. Elde edilen sonuçlar; değerlendirme yöntemleri ve kabul edilmiş performans ölçümlerine göre desteklenmelidir. EBYS çok bileşenli yapılara sahiptir. Bu yüzden sistemi oluşturan bileşenlerin görevlerini yerine getirip getirmediklerinin kontrolü sürekli olarak yapılarak denetlemelere tabi tutulmalıdır.

Devletin vatandaşlara karşı yerine getirmekle yükümlü olduğu görevler olduğu gibi vatandaşların da devlete karşı sorumlu olduğu görevler vardır. Günümüz teknoloji çağında, bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanarak bu görev ve hizmetlere ait süreçlerin hızlı ve kolay gerçekleştirilebilmesi e-devlet ile sağlanabilmektedir. e-devlet kavramına ilişkin literatürde farklı tanımlamalar yapılmıştır. Bu tanımlamaların ortak noktalarına değinecek olursak e-devlet (Şen vd., 2013);

Kişisel bilgilerin korunması kaydıyla bilgi ve iletişim teknolojileri aracılığıyla vatandaşlara, kurumlara ve kuruluşlara, zaman kısıtlaması olmadan 7/24 hizmet verebilen, •Vatandaş, kurum, kuruluşlar ve devlet arasında bilgi paylaşımına olanak sağlayan, •Devlet yönetiminde ve hizmet sunumunda kolaylık sağlayan, •Vatandaşın ve çalışanın kamu yönetiminin faaliyetlerini takip edebildiği, •Etkileşimli hizmetlerden yararlanabildiği, •Gerekli bilgileri edinebildiği, •Şeffaf ve demokratik yönetim anlayışıyla verimli, etkin ve hızlı hizmet verebilen kamu platformu şeklinde tanımlanabilir.

Güvenlik: Emniyet ile ilgili hizmetlerden faydalanın.Askerlik bilgilerinize erişin ve işlem yapın. İş ve Kariyer: Çalışanların ve ticari işletmelerin gerek duyabileceği hizmetlere erişin. Genel Bilgiler: Günlük yaşamda ihtiyacınız olabilecek genel bilgi ve veri kaynaklarından faydalanın. Sosyal Güvenlik ve Sigorta: Sosyal güvenlik ve yardım durumunuzu inceleyin. Sigortalarınız ile ilgili bilgi alın.

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır. •Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik •Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi •Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli •Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif

Basitlik: Sistemin kullanıcılarının rahatça anlayabileceği standartlar uygulanmalı ve istenilen belge en kısa zamanda ve en az maliyetle bulunabilmelidir. Özellikle iş yaşamında çalışanların kuşak farklılıklarının bulunduğu düşünüldüğünde, sistemin bütün kuşak kapsamında yer alan çalışanların anlayabileceği bir biçimde tasarlanması büyük önem arz etmektedir. Ussallık: Örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen ve aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Kullanılan dosya başlıkları akla ve mantığa uygun bir sistem dâhilinde hazırlanmalıdır. Yönetim teorileri dahilinde işletme ilkelerinin rasyonel bir biçimde olması gerekmektedir. Rasyonelliğin işletme yapılarının tamamında uygulanması, işletme faaliyetlerinin belirli standartlar kapsamında ele alınmasını sağlayacaktır. Kullanışlılık: Aynı sektörde olsalar dahi yapıların ihtiyaçları birbirlerinden farklılık göstermektedir. Bu sebeple sistemin uygulanacağı örgütün ihtiyaçları iyi bir biçimde analiz edilmeli ve bu ihtiyaçlara göre sistem belirlenmelidir. Örgütün temel faaliyetleriyle benzer özellikler gösteren bir sistem, daha verimli ve daha kullanışlı olacaktır. Ekonomiklik: Sistemin kullanılacağı alan iyi bir biçimde belirlenmelidir. Dosyaların oda ya da odalar içinde mi tasnif edileceği veya belge yönetim sistemleri içerisinde mi muhafaza edileceği belirlenmelidir. Ayrıca dosyalama ile ilgilenecek yeterli ve vasıflı personel seçimi istenilen belgelerin en az maliyetle bulunmasını sağlayacaktır. Tutarlılık: Sistem içindeki dosyaların ve belgelerin başlıkları, grupları ve alt grupları birbirleri ile tutarlı olacak bir biçimde tasnif edilmelidir. Böyle bir standart, istenen belgeye ulaşımı en verimli sürelere ulaştıracaktır. Transfer kolaylığı: Sistem içindeki arşive kaldırılması gereken ya da imha süresi gelmiş belgelerin transferleri ya da ihtiyaç duyulan belgeye ulaşma gibi kriterler belli standartlar dâhilinde gerçekleştirilmelidir. Belgelerin transferi konusunda her zaman aynı yöntemin kullanılması gerekmektedir. Çok sayıda yöntemin kullanılması (e-posta yoluyla gönderme, flash disk yoluyla gönderme, bulut veri tabanlarına yükleme, elden gönderme vb.), belgelerin kaybolmasına ve büyük problemlerin oluşmasına sebep olabilmektedir.

Dosyalama süreci; belgenin dosyalanabilir olup olmadığının kontrolü ile başlar ve planlama, sınıflama ve sıralama, dosyanın bulunması / açılması, fihrist kullanımı, dosyaların kullanımı ve dosyaların saklanması aşamalarıyla ele alınmaktadır (Şen, 2014): •Planlama: Dosyalama sürecinin planlama aşaması, örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Hangi personelin dosyalara erişim hakkı bulunduğu, dosyalardan sorumlu olan personelin niteliği ve örgütün ihtiyaçlarına cevap verecek dosyalama sisteminin seçim kararı bu aşamada ele alınmaktadır. Ayrıca, belgelerin üretim aşamaları ve arşivleme ile ilgili düzenlemeler de planlama aşamasında ele alınmaktadır. •Sınıflama ve Sıralama: Dosyalama işleminden sorumlu olan personel, dosyalama sistemi içerisinde yer alan belgeleri sınıflamalı ve sıralamalıdır. İşlem gören belgeler dosyalanacak mı yoksa imha mı edilecek gibi soruların cevaplarını verebilecek düzeyde olmalıdır. Dosyalama işlemini yapacak olan personelin günlük, haftalık ve aylık olarak dosyalama işlemini gerçekleştirmesi gerekmek tedir. Böylece oluşabilecek bir karışıklığın da önüne geçilmiş olacaktır. Örnek olarak; masasında yazılacaklar, gönderilecekler, dosyalanacaklar, sorulacaklar biçiminde raflar oluşturarak, belgeleri tasnif etmeden önce bekletebilir. Sorulacak belgeleri ilgili yerlerin sorumlularına danışarak dosyalama yapıp yapmayacağına karar verebilir. •Dosyanın bulunması/dosya açılması:  İlgili sınıflama ve sıralama işlemleri yapıldıktan sonra belge, ait olduğu dosyanın içerisine konulmalıdır. Mevcut dosya tamamen dolmadan yeni bir dosya açılmaması, sistemin yönetimi açısından faydalı olacaktır. Eğer dosyalama sistemi içerisinde işlem gören belgenin konulabileceği bir dosya mevcut değilse yeni bir dosya açılır. Yeni açılan bu dosyanın sistemin genel standartlarında olmasına dikkat edilmelidir. Dosya açıldıktan sonra etiketlenmeli ve sürece devam edilmelidir. Dosya etiketi üzerinde, dosyanın içeriğinin ne olduğunun anlaşılmasına yardımcı olan; dosya başlığı, kodu ve konusu bilgileri yer almaktadır. •Fihrist kullanımı: Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında ihtiyaca göre fihrist (indeks) kullanımı önerilmektedir. İstenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita olarak ifade edilebilir. MS Excel gibi yardımcı araçlar kullanılarak dosyalama sistemlerinin verimliliğini arttırmak için kronolojik olarak ya da dosya numaralarına göre fihrist hazırlanmaktadır. •Dosyaların Kullanımı: Örgüt içinde belgeler ihtiyaç hâlinde verilebilir ya da mevcut koşullara uyumun sağlanabilmesi için güncellenmeleri gerekebilir. İhtiyaç duyulan dosyaların istenilen zamanda bulunmasını ve kaybolmasını önlemek amacıyla dosya istek fişleri ve dışarıda kartları kullanılır. Belge dosya içine konulduktan sonra, dosyadan bir belgeyi görmek isteyen bir personel için belge dosyasından çıkarılmamakta belge dosyası ile birlikte dolaştırılmaktadır. Bu yolla belgelerin yıpranması ve kaybolmasının önüne geçilmektedir. Belgeler ancak üst yönetimin isteği ya da mahkeme kararıyla özel durumlarda dosyadan çıkarılabilmektedir. Dışarıda kartları ile verilen belgenin kimde olduğu, ne zaman verildiği ve ne zaman geri alınacağına dair bilgiler bulunmaktadır. Farklı bölümlere aktarılan belgeler için de dosya transfer fişi kullanılmaktadır. •Dosyaların saklanması: Dosya süreçleriyle alakalı olarak gerekli sınıflandırma, saklama ve kodlama işlemleri yapıldıktan sonra dosyaların saklanacağı alanlar oluşturulmalıdır. Bu alanların güvenliği titizlikle sağlanmalı, oluşabilecek doğal ya da suni felaketlerin önüne geçilebilmesi için gerekli önlemler alınmalıdır. Belgelerin belli süreler çerçevesinde tasnifleri sağlanmalı, imha edilecek ya da arşive kaldırılacak belgelere karar verilmelidir.