DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 4

Numaralı dosyalama sistemleri alfabetik sistemlerde olduğu gibi harflerin değil numaraların kullanıldığı bir dosyalama sistemidir. İşletme içi uygulamalara bakıldığında genellikle dört ana numaralı sistemin kullanıldığı görülmektedir. Bunlar; sıra numaralı dosyalama sistemi, ondalık (desimal) dosyalama sistemi, ortadaki asal sayıya göre dosyalama sistemi ve sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi olarak ifade edilmektedir.Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir. Alfabetik dosyalama sistemleri genel olarak kurum ya da şahıs adlarının dosya adı olarak kullanılması gereken yapılarda tercih edilmektedir. Personelin özlük hakları, öğrenci dosyaları gibi kullanım alanı oldukça geniştir. Ancak dosya adlarında benzer isimlerin olması ya da konu sayısının arttığında dosyalarda yığılma ihtimalinin olması bu sistemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır (Şen, 2014). Kronolojik Dosyalama Sistemleri: Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır. Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir (Şen, 2014).  Coğrafik Bölgelere Göre Dosyalama Sistemi: Bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. Bu sistemde dosyalar ana ve alt gruplar şeklinde gruplandırılmaktadır. Örgüt yapılarının dağıtım kanallarına göre yapılandırılan bu sistem genellikle; satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde uygulanmaktadır (Şen, 2014).

Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belge neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:
• Kağıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hâle getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekan tasarrufu sağlamak.

Karma Dosyalama Sistemleri: Belge akışının fazla olduğu örgüt yapılarında tek bir sistem yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajları ve dezavantajları göz önünde bulundurularak yapılarda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemi seçilmelidir. Sistemlerden birisi temel alınarak, alt gruplarında, diğer sistemlerden yararlanılması hâlinde karma dosyalama sistemi oluşturulacaktır (Şen vd., 2013). Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir. Alfabetik dosyalama sistemleri genel olarak kurum ya da şahıs adlarının dosya adı olarak kullanılması gereken yapılarda tercih edilmektedir. Personelin özlük hakları, öğrenci dosyaları gibi kullanım alanı oldukça geniştir. Ancak dosya adlarında benzer isimlerin olması ya da konu sayısının arttığında dosyalarda yığılma ihtimalinin olması bu sistemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır (Şen, 2014). Kronolojik Dosyalama Sistemleri: Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır. Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir (Şen, 2014).  Coğrafik Bölgelere Göre Dosyalama Sistemi: Bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. Bu sistemde dosyalar ana ve alt gruplar şeklinde gruplandırılmaktadır. Örgüt yapılarının dağıtım kanallarına göre yapılandırılan bu sistem genellikle; satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde uygulanmaktadır (Şen, 2014).

Sıra Numaralı Dosyalama Sistemi: Dosyalara birden başlayarak sınırsız sayıda ardışık numara verilmesiyle bu sistem kurulmaktadır. Örnek olarak; birbirlerini izleyen numaralar verilmiş olan faturalar, çekler, makbuzlar gibi belgeler de bu numaralara göre işlem görür ve dosyalanır. Sıra numaralı sistemde dosyalara rahat ve kolay ulaşım için fihrist (indeks) hazırlanması esastır. Hazırlanan fihrist; coğrafi bölgelere göre, kurum ya da kişi adlarına göre alfabetik olarak hazırlanabilir (Şen, 2014). Ondalık (Desimal) Dosyalama Sistemi: Ondalık dosyalama sistemi Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. Ana grup altında oluşturulan onluk birinci alt grup, onluk ikinci alt gruba ve onluk üçüncü alt gruba ayrılarak devam etmektedir. Bu sistemde her başlayan grubun ilk sırasındaki dosyaya “0” rakamı verilmektedir. Bu dosya, aynı coğrafik dosyalama sisteminde olduğu gibi gruptaki diğer dosyalara konulamayan ya da iki ve daha fazla sayıda dosyayı ilgilendiren kayıt ve belgeler için kullanılan genel dosyadır. Diğer dosyalama sistemleri gibi dikey olarak değil, yatay olarak genişlemesi bu dosyalama sistemini diğer sistemlerden ayırmaktadır. Belge sayısı arttıkça kullanımının zorlaşması, bu sistemin olumsuzluğu olarak ifade edilmektedir (Şen, 2014). Ortadaki Asal Sayıya Göre Dosyalama Sistemi: Bu sistem belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanmaktadır. Ortada kullanılan iki basamaklı sayı klasörün bulunduğu rafı, soldaki iki basamaklı sayı dosyanın içinde bulunduğu klasörü ve sağdaki iki basamaklı sayı ise dosya numarasını göstermektedir. Bu sistem, 99 x 99 x 99 adet dosya kapasitesine sahiptir (Başpınar ve Bayramlı, 2006). Sondaki Asal Sayıya Göre Dosyalama Sistemi: Sondaki asal sayıya göre dosyalama sisteminde rafı belirten sayı, en sondaki iki rakamdır. Ortadaki üç basamaklı sayı klasörü, soldaki üç basamaklı sayı ise dosya numarasını belirtmektedir. Genişlemeye elverişli ve esnek bir sistem olup 999 x 999 x 99 adet dosya kapasitelidir (Şen, 2014). Kronolojik Dosyalama Sistemleri: Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır.

Karma Dosyalama Sistemleri: Belge akışının fazla olduğu örgüt yapılarında tek bir sistem yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajları ve dezavantajları göz önünde bulundurularak yapılarda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemi seçilmelidir. Sistemlerden birisi temel alınarak, alt gruplarında, diğer sistemlerden yararlanılması hâlinde karma dosyalama sistemi oluşturulacaktır (Şen vd., 2013). Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir. Alfabetik dosyalama sistemleri genel olarak kurum ya da şahıs adlarının dosya adı olarak kullanılması gereken yapılarda tercih edilmektedir. Personelin özlük hakları, öğrenci dosyaları gibi kullanım alanı oldukça geniştir. Ancak dosya adlarında benzer isimlerin olması ya da konu sayısının arttığında dosyalarda yığılma ihtimalinin olması bu sistemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır (Şen, 2014). Kronolojik Dosyalama Sistemleri: Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır. Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir (Şen, 2014).  Coğrafik Bölgelere Göre Dosyalama Sistemi: Bir örgütün faaliyetleri bir ülkenin çeşitli illerine ya da farklı ülkelere, kıtalara yayılmışsa dosyalama sistemi coğrafik bölge esasına göre tasarlanabilir. Bu sistemde dosyalar ana ve alt gruplar şeklinde gruplandırılmaktadır. Örgüt yapılarının dağıtım kanallarına göre yapılandırılan bu sistem genellikle; satış, pazarlama ya da ihracat bölümlerinde uygulanmaktadır (Şen, 2014).

Kronolojik Dosyalama Sistemleri Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örnek olarak örgüt yapılarında yıllık izinlerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Dosyalama sürecinde önce yıllara daha sonra aylara göre dosya açılmaktadır. Eğer dosyalanan belge sayısı fazla ise aylık dosyalar açılmakta ve bir yıla ait olan bütün dosyalar aynı yerde muhafaza edilmektedir. Özellikle borç ve alacak işlemlerinin takiplerinde tercih edilen bir sistemdir. Kronolojik dosyalama sistemi genellikle karma dosyalama sistemleri içerisinde kendisine yer bulmaktadır (Şen vd., 2013).

Elektronik Dosyalama Sistemleri: Belge yönetimlerinin ve dosyalama süreçlerinin teknolojiye ayak uydurmasıyla birlikte örgütlere dışarıdan gelen ya da örgütlerce üretilen ve dışarıya gönderilen elektronik belgelerin sayısında artış olmuştur. Mevcut olan birçok belge de tarayıcılar vasıtasıyla e-belge formatına dönüştürülmektedir. Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde örgütler, bilgisayar teknolojileri ile kendilerine ulaşan e-belgeleri dosyalama sürecine dâhil etmektedirler. Bu sistem sayesinde kâğıt kullanımından ve depolama alanlarından tasarruf sağlanmaktadır. Dikkat edilmesi gereken nokta, örgütün kendi ihtiyaçlarını karşılayabilen bir sistem kullanması gerektiğidir. Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde dosyalama işlemlerinde zamandan tasarruf sağlanmaktadır. Ayrıca sistemin güvenliğinin sağlanması ve yedeklenmesi konusunun da hassasiyetle ele alınması gerekmektedir (Şen, 2014).

Merkezî örgütleme: Bu yönetim sisteminde dosya ve belgeler örgütün merkezî bir bürosundan yönetilmektedir. Merkez büro, örgüte ait bütün belge ve dosyaları tutmakta ve korumaktadır. Gerekli olduğu zaman ilgili personel istediği belge ve dosyaları bu merkezden alır ve işi bittikten sonra yine bu merkeze teslim eder. Böyle bir örgütlenmeye gereksinim duyulmasının nedeni, giderek artan kayıt hacminin büyük boyutlara ulaşmasıdır. Merkezî örgütleme ile kayıt ve belgelerde tekerrür (tekrar) önlenebilir, yazıların kopya adedi azalabilir, karmaşıklık ve buna bağlı olarak doğacak hatalar azaltılabilir. Daha iyi koruma sağlanabilir ve belgeler daha kısa sürelerde bulunabilir. Donanımdan ve personelden tasarruf sağlanabilir ve süreç daha az fakat daha vasıflı personelle yürütülerek hizmette belli bir standart yakalanabilir. Merkezî örgütleme, iş hacmi ve belge sayısı az olan yapılarda kullanımı yüksek bir maliyet getirecektir. Alanında uzman olan kişilerin istihdamı ve yüksek kapasiteli donanımlar, hizmet maliyetlerinin de artmasına sebep olacaktır. Aynı zamanda merkezîörgütlemede uygulanan sistemlerin mikro bazda diğer birimlerin özelliğine uymaması ihtimali de bu sistemin önemli sorunları arasındadır.

İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması.

Dijital belgeler Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kapsamında ele alınmakta ve yönetilmektedir. Bu yönetim süreci sırasında basılı belgelerin dijital belgeye dönüştürülmesi ve sınıflandırılması sağlanmaktadır:
• Elektronik ortamda olup olmamasının taşıdığı öneme
• İçerik türüne (mektup, sözleşme, gazete vb.)
• Kağıt boyutuna ve yönüne
• Renkli basım olup olmadığına
• Tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına
• Sayfa sayısına
• Kağıt ve fon rengine
• Yıpranma durumuna bakılarak belgeler sınıflandırılabilirler.

Tarayıcılarda bir belgenin taranması işlemini gerçekleştirecek olan personelin sırasıyla şu işlemleri gerçekleştirmesi beklenmektedir:
• Tarayıcının ve bilgisayarın açılması tarama için gerekli yazılımın ya da tarama yaptırmaya izin veriyorsa EBYS yazılımının başlatılması,
• Önceden tanımlanmamış ise tarayıcının dosya türü, modu, çözünürlüğü gibi özelliklerinin ayarlanması,
• Sınıflandırmaya göre belirlenmiş belgenin ön bilgisinin EBYS’ye girilmesi ya da barkod etiketinin tarayıcıdan EBYS’ye girilmesi,
• Belgenin uygun bir biçimde tarayıcıya yerleştirilmesi,
• Gerektiğinde belgenin tarayıcıdan bilgisayara ön izlemesinin alınması, belgenin yönünün ve açısının ayarlanması,
• Tarama işlemi yapılarak bilgisayara gelen görüntünün belgeyle karşılaştırılması,
• Dijital belgeye ait dosyanın kaydedilmesi ve EBYS’ye aktarılması.
Bu aşamalardan sonra fiziki olarak adlandırılan belge, “dijital belge” biçimine dönüştürülmüş olacaktır.

Digital Recordkeeping Guidelines elektronik belgeleri dört sınıf altında ele almaktadır:
• Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar
• Kelime işlemci dokümanlar
• Grafik-tablo belgeleri
• Sunular
• Masaüstü yayınlar – tasarım dokümanları

Digital Recordkeeping Guidelines elektronik belgeleri dört sınıf altında ele almaktadır:
1. Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar,
2. Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler,
3. Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler,
4. İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlardır.

Destek Birimleri: Destek birimleri kapsamında ele alınan destek faaliyetleri işletme içerisinde yer alan birimlerin faaliyetlerinin etkin ve verimli bir biçimde yürütülmesini sağlayan hizmetlerden oluşmaktadır. Destek hizmetleri işletme içerisinde alt birimlerden oluşmaktadır:

• İnsan kaynakları yönetimi, işletme içerisinde yer alan ve organizasyon şeması kapsamında en üst noktadaki bireylerden en alt noktadaki bireylere kadar işletme içerisindeki tüm çalışanları kapsamaktadır. İnsan kaynakları yönetimi aynı zamanda işletme dışında yer alan potansiyel işgücünü de kapsamaktadır. İşletme içerisinde insan faktörü ile iş görüldüğü için etkinlik ve verimlilik kavramlarıyla doğrudan ilişki içerisindedir.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır.

Hareketli dolaplar mekanik olarak raylar üzerinde yatay ve dikey eksende hareket edebilen dolaplardır. Duvar yanlarına konulabildiği gibi duvar içlerine gömme dolap olarak da yerleştirilebilirler. Aynı zamanda açık ya da kapalı olarak tasarlanan çeşitleri de mevcuttur.

Dar anlamda organizasyon daha önce belirlenen otorite ilişkilerini belirten bir yapıdır. Genellikle organizasyon şeması ile ifade edilen bu yapı organizasyondaki başlıca birimleri, bölümleri, bunların birbirleri ile ilişkilerini ve emir-komuta kapsamlarını göstermektedir. Organizasyonun alt kademelerine inildikçe bu kademelerdeki birimleri işgal edenlerin yetkileri de azalmaktadır. Geniş anlamda organizasyon ise bütün çalışanları, sahip olunan kaynakları, her türlü politika ve yöntemleri, metotları ve görevleri ve organizasyonu diğer organizasyonlardan ayırarak onu ayrı ve kendine has bir bütün hâline getiren bütün özellikleri kapsayacak biçimde ayrı bir sosyal varlık olarak ele alınmaktadır

Belgeleri sadece dosya adıyla tanımak, hangi bilgileri içerdiğini, ne zaman, kimler tarafından hazırlandığını, içeriğinde hangi nesnelerin kullanıldığını ve hangi yazılımlarla görüntülenebileceğini anlamak mümkün değildir. Bu nedenle EBYS’lerinde, belgeleri dosya seviyesinde erişim kolaylığı sağlayacak biçimde kategorize edebilecek özelliklerden yararlanılmaktadır. Dijitalleştirilmiş bir belgeye ait olarak sözü edilen her tür bilgi, üstveri (metadata) olarak; belgenin dosya özelliklerinde ya da ayrı bir veritabanında barındırılabilmektedir. Bu konuda TS 13298 Standartları herhangi bir sınırlama getirmemesine rağmen şu üstverilerin tanımlanmasını önermektedir:

• Dosya genel özellikleri
• Dosya tasnif planı
• Saklama planı
• Birim tanımları
• Seri tanımları
• Klasör/dosya tanımları
• Belge tanımları
• Belge bileşeni tanımları
• Kullanıcı profil tanımları
• Kullanıcı rol tanımları
• Kullanıcı grup tanımları
• Güvenlik seviye tanımları
• Tasfiye işlem tanımları
• Sistem kullanımı.

TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartları kapsamında elektronik belgelerin korunması için yapılması gerekenler şunlardır:
• Elektronik belgelerin koruyucu kurumsal ihtiyaçlarını belirlemek,
• Elektronik belgelerin çoğaltılması,
• Elektronik belgelerin koruyucu sertifikalarının belirlenmesi,
• Elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi,
• Belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi,
• Elektronik belgelerin arşivleme gerekleri.

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler;
• Intranetler,
• Ekstranetler,
• Kamuya açık web siteleri,
• İnteraktif iletişim belgeleridir.