DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 3

Türkiye’de dönüşüm alanında önemli bir adım 2003 yılında e-Dönüşüm İcra Kurulu oluşturularak atılmıştır. Bu adımla birlikte süreci başlatan eylem planı hazırlanarak hayata geçirilmeye başlanmıştır.

e-Dönüşüm Türkiye projesi 2005 Eylem Planı, kurum ve kuruluşlarda elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar başlatılmıştır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilen bu görev tamamlanarak, Haziran 2007’de “TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi” standardı olarak yayınlanmış ve 2009 yılında revize edilmiştir.

Ölçeklenebilirlik: Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

Üstveri barındıran belgeler için önemli bir özellikten daha söz edilmesi gerekmektedir: “Provenans”. Bu kavram, belgelerin özgünlüğüyle ilgilidir ve TS 13298 Standartlarında şöylece açıklanmaktadır: “Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilke. “Fonlara Saygı” (respect des fonds) olarak da anılır. Provenans, belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kim belgeden sorumluysa bunun kayıt altına alınmasıyla ilgilidir. Dolayısıyla belgenin içeriğinde ve üstveri bilgilerinde herhangi bir değişiklik yapılması durumunda, bunun EBYS’de kim tarafından gerçekleştirildiğinin bilinmesinin önemi büyüktür. Ayrıca, bu ilkeye göre bir belge çoğaltılıp değiştirildiğinde, bu belgenin artık bir başka belge olması gerekmektedir. Belgeler sadece başka belgeler üretilmesi amacıyla çoğaltılmazlar. Birden fazla kişinin aynı anda kullanabilmesi için de belgelerin çoğaltılması mümkündür. Ancak bunun karışıklığa neden olmaması amacıyla bu türde çoğaltma yerine işletme ağları ya da çeşitli Web olanaklarından yararlanılması mümkündür.

İşletmeye ait belgelerin ilgili olmayan ya da rakip konumunda olan başka kimselerin eline geçmemesi için de belge koruyucu önlemlerin alınmasında yararlar bulunmaktadır. Bu amaçla gerektiğinde belgelerin tescil edilmesi gibi bir yöntem kullanılabilmektedir. TSE 15489 Standartlarında aynen belirtildiği gibi; “Bir belge yönetim sisteminin tasarımında uygun saklama ortamları, saklama üniteleri, fiziksel korucuyu malzemeler, kullanım prosedürleri ve depolama sistemleri dikkate alınmalıdır.

Gözden geçirme ve değerlendirme: Örgütsel standartlara uyumun sağlanması, belgelerin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilir niteliklerinin korunması ve örgütsel performansın arttırılması amacıyla bu adım gerçekleştirilmektedir.

Örgütler hangi faaliyet türleri içerisinde olursa olsunlar arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları mevcuttur: Bunlar; arşiv malzemelerinin belirlenmesi ve bir düzen içerisinde ayrılması, arşiv malzemesinin kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayabilecek biçimde kullanıma sunulması,arşiv malzemelerinin zarar görmeyecek bir biçimde korunması, arşiv malzemesinin kaybolmasının ya da zarar görmesinin engellenmesidir. Arşiv malzemeleri belirli süreler sonra belirli kurallara göre ayıklanabilir, sonsuza kadar saklanmazlar. Doğru cevap E seçeneğidir.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Her yılın ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilmektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kurum arşivi; bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Odyovizüel arşivler; arşiv belgesi olarak kabul edilebilecek olan filmlerin, manyetik bantların, plakların ve kasetlerin tasniflendiği arşiv türleridir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Açık seri yönteminde belgeler, raflar üzerinde tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirilirler. Böylelikle yeni gelecek olan belgelere yer sağlanmış olacaktır. Açık seri yöntemi, özellikle araştırmalar yönünden kolaylık sağlamaktadır. Doğru cevap A seçeneğidir.

State of North Dakota Elektronik Kayıt Yönetimi Kılavuzu’nda çevresel ve ortama ilişkin şu hususlara dikkat çekilmektedir: Depolama araçlarından her türlü yiyecek ve içeceğin uzak tutulması, bu alanlara yiyecek ve içecekle girilmemesi, depolama disklerinin ve bantlarının dikey pozisyonda ve tozdan uzak bir ortamda muhafaza edilmesi, depolama disklerinin ve bantlarının uygun ısı ve nemde muhafazasının sağlanması (ısı ve nemdeki ani dalgalanmalar ya da değişimler bantların bozulmasını hızlandırmaktadır), elektronik belgelerin düzenli bir şekilde yedeklerinin alınması, belli aralıklarla depolama disklerinde ya da bantlarında herhangi bir veri kaybının olup olmadığının test edilmesi, varsa düzeltilmesi ve buna ilişkin kayıpların nereden kaynaklandığının bulunması, uzun dönem arşivlenen ya da sürekli arşivlemesi gereken elektronik belgelerin bulunduğu ortamların belirli aralıklarla test edilmesi ve yeni depolama ortamlarına sağlıklı bir şekilde aktarımının sağlanması, depolama disklerinin ve bantlarının temiz ortamlarda muhafaza edilmesinin sağlanması, depolama disklerinin ve bantlarının telefon da dahil olmak üzere güçlü elektrik ve manyetik akımlardan uzak tutulması, yetkisiz kişilerin elektronik belgelerin bulunduğu bilgisayarlara, bantlara, disklere ya da dokümanlara erişiminin engellenmesi sağlanmalıdır. İkincil kopyalar, orijinal depolama ortamlarının yanında değil  farklı bir ortamda muhafaza edilmelidir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Genellikle tropikal iklime sahip bölgelerde biyolojik faktörler hasara sebep olmaktadır. Arşivleri meydana getiren malzemelerin çoğu biyolojik faktörlerin zararına maruz kalmaktadırlar. Mantar, bakteri, böcek vb. bir takım biyolojik faktörlere karşı önlem alınması ve bu konularda bilgi sahibi olunması gerekmektedir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Üretim evresi; belgenin bazı yasal dayanaklara ve standartlara uygun olarak örgüt içinde oluşturulmasını ya da örgüt dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dâhil edilmesi sürecini kapsamaktadır. Bu evrede yapılan işlemin niteliği diğer evreleri de büyük ölçüde etkilediği için yaşam döngüsü içerisindeki en önemli evre olarak göze çarpmaktadır.

Belgelerin korunması denince; onların hasar almalarını önleyecek şekilde depolanması, kullanılması ve teşhir edilmesi anlaşılmaktadır. Korumaya yardımcı faktörler; depoların yeri ve şekli, depolamada kullanılan cihazlar ve depolama tarzı, havalandırma, malzemelerin kullanılma tarzı, doğal afetler ve insandan kaynaklanan olumsuzluklara karşı arşiv malzemesinin korunması için alınan tedbirler olarak ifade edilebilir. Kullanım istatistiklerinin arşiv malzemesinin korunmasıyla bir ilgisi yoktur. Doğru cevap E seçeneğidir.

Arşiv binasının planlanması ve şekli aşağıdaki maddeler dikkate alınarak yapılır: 

Bölgenin iklim şartları, yer seçimi, temeller, doğal havalandırma, aydınlatma, odaların yeri, depo yerleri, drenaj, su ve diğer imkanlardır. Arşiv binasının merkezi bir yerde olması ya da olmaması bu planlama yapılırken dikkate alınmaz. Doğru cevap C seçeneğidir.

Kaç Yıl Saklanacağı Belli Olanlar: Yasal olarak saklanma süresi belli olan evraklar ise belirli bir zamanın geçmesiyle birlikte saklanmasına gerek kalmayan ve yasal olarak imhası gereken malzemelerdir. Evraklar ve saklama süreleri belirlenmiştir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Smith ve Kallaus’a göre belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretimden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç sırasıyla; üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beş evreden oluşmaktadır.

Fiziki olarak kullanılan ve işlem gören belgeler, yerini elektronik ortamda yaratılan ve kullanılan belgelere bırakmış dolayısıyla da sanal dosyalama araçları geleneksel dosyalama araçlarının yavaş yavaş yerini almaya başlamıştır.

Digital Versatile Disc’in kısaltması olan DVD’ler ise CD görünümündeki elektronik kayıt ortamlarıdır. Çok amaçlı sayısal disk olarak bilinirler. 4.7-17.1 GB arası veri depolama alanlarına sahiptirler. Günümüzde kullanım alanları azalsa da işletmelerde hâlen kullanılmaktadır.