DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 2

Kurum Arşivi:
Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir.

Özel Arşivler:
Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır.

Devlet arşivleri iki farklı
tipte oluşturulmaktadır:

Konsültasyon ise arşiv malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulmak anlamlarını taşımaktadır.

Konservasyon; arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak;

SGK mevzuatına bağlı belgelerin saklanma süresi 10 yıldır.

Belgelerin imha süreçleri kapsamında aşağıdaki adımlar izlenmektedir:
• Ayıklama ve imha komisyonlarında çalışacak personellerin belirlenmesi,
• Personelin iş tanımlarının yapılması ve çalışma takviminin oluşturulması,
• Komisyon çalışmalarının başlatılması,
• Komisyon tarafından imhasına karar verilen belgelerin tarih, konu ve açıklama esaslarına göre listelenmesi,
• Listelerin komisyon başkanı ve üyeler tarafından imzalanarak onaylanması,
• İmhasına karar verilen belgelerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün onayına sunulması,
• Onayı alınan belgelerin geri dönüşüm merkezine teslim edilmesi ve iki nüsha imza tutanağı alınarak kurum arşiv personeli gözetiminde kontrol edilerek imha edilmesi.

Belgelere başvurma sıklığı araştırılmalıdır. Bu araştırmada hangi tarihe kadar belgelere gereksinim duyulduğu saptanır. Gereksinim eğer bir yıldan geriye gitmiyorsa belgeleri iki yıl saklamak yeterli olacaktır.

Fiziksel Tahribat: Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir

Örgütlerin yürüttüğü faaliyetler kapsamında sayıları binleri bulan belgeler üretilmekte ve kullanılmaktadır. Belgeler; üretimden kullanıma, dağıtımdan arşivlemeye ve hatta imha işlemlerine kadar uzanan bir değişim sürecinde çeşitli aşamalardan geçmektedir. Bu süreçler boyunca belgenin kanıt niteliğini kaybetmeden yaşamını sürdürebilmesi için çeşitli yönetim tekniklerine ihtiyaç duyulmaktadır.

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler

Elektronik belge süreci içerisinde kullanılan teknoloji alt yapılarının kurulum ve yürütme maliyetleri, güvenlik kaygıları, belgelerin yedeklenme zorunluluğu ve personelin geleneksel yöntemden elektronik yönteme geçişte yaşadığı uyum sorunları elektronik belge süreçlerinin dezavantajları arasında sayılmaktadır.

5070 sayılı elektronik imza kanunu 2004 yılında yürürlüğe girmiştir.

Kullanım evresi; örgüt personelinin görevlerine göre belgeler üzerinde çalışma yetkilerinin belirlendiği ve iş akışları doğrultusunda belge kullanımının gerçekleştiği evredir.

Bilgisayarlarda oluşturulan belgelerin çıktısı alınırken kullanılan araçlar yazıcılardır. Örgütün ihtiyacı doğrultusunda mürekkep püskürtmeli, nokta vuruşlu ve lazer tiplerde yazıcılar temin edilebilmektedir.

Tarayıcılar

İşletmelerde özellikle fiziki halde bulunan belgelerin elektronik ortama geçirilmesinde kullanılan tarayıcılar, geleneksel dosyalama sistemine sahip işletmelerin elektronik dosyalama sistemine geçmelerinde en büyük yardımcı rolünü üstlenmektedir. Fiziki belgenin kapak içine konulup taratılarak dijital hâle geçirilmesini sağlarlar.

Standart bir CD, 700 MB’lık bilgisayar verisini depolayabilmektedir.

Bulut depolama hizmeti, sağlayıcılar tarafından veritabanlarının sanal olarak işletilerek veri ve bilgi depolanmasına müsait alanlardır. Hard disklerin, sunucuların ve hatta bilgisayarların zarar görmesi sonucunda ortaya çıkan kayıpları ortadan kaldırmayı amaçlayan bulut depolama kavramı aynı zamanda saklama maliyetlerini de aşağıya çekmekte ve çeşitli güvenlik önlemleri alınarak da kullanıcıların belgelerinin korunmasına olanak sağlamaktadır.

Üretim evresi; belgenin bazı yasal dayanak- lara ve standartlara uygun olarak örgüt için- de oluşturulmasını ya da örgüt dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dâhil edilmesi sürecini kapsamaktadır. Bu evrede yapılan işlemin niteliği diğer evreleri de büyük ölçüde etkilediği için yaşam dön- güsü içerisindeki en önemli evre olarak göze çarpmaktadır.

Günümüzde kullanılan anlamıyla arşiv; örgütlerin veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana da arşiv denilmektedir. Doğru cevap C.