DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 18

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır.

• Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik

• Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi

• Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli

• Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif.

Doğru cevap A'dır.

Ussallık: Örgüt yapısının ve faaliyetlerinin ihtiyaçlarını karşılayabilen ve aynı standartlarda başlık yapıları kullanılmalıdır. Kullanılan dosya başlıkları akla ve mantığa uygun bir sistem dâhilinde hazırlanmalıdır. Yönetim teorileri dahilinde işletme ilkelerinin rasyonel bir biçimde olması gerekmektedir. Rasyonelliğin işletme yapılarının tamamında uygulanması, işletme faaliyetlerinin belirli standartlar kapsamında ele alınmasını sağlayacaktır. Doğru cevap B'dir.

Kullanışlılık: Aynı sektörde olsalar dahi yapıların ihtiyaçları birbirlerinden farklılık göstermektedir. Bu sebeple sistemin uygulanacağı örgütün ihtiyaçları iyi bir biçimde analiz edilmeli ve bu ihtiyaçlara göre sistem belirlenmelidir. Örgütün temel faaliyetleriyle benzer özellikler gösteren bir sistem, daha verimli ve daha kullanışlı olacaktır. Doğru cevap C'dir.

Dosyalama süreci, işletmelerin kullandıkları belgelerin dosyalanabilir bir yapıda olup olmadığının kontrolü ile başlamaktadır. Günümüz işletme yapıları faaliyetleri kapsamında birçok belge ile muhatap olmaktadır. Bu belgelerin birçoğu dosyalama sistemlerinin bir elemanı olarak ele alınmaktadır. Ancak bazı durumlarda yaratılan ya da kullanılan belgeler işletmelerin hiçbir faaliyet yapısı içerisinde yer almamaktadır. Bu belgelerin dosyalama sistemleri içerisinde yer alıp almayacağı gibi soruların cevapları dosyalama süreci açısından büyük önem taşımaktadır. Doğru cevap D'dir.

İhtiyaç duyulan dosyaların istenilen zamanda bulunmasını ve kaybolmasını önlemek amacıyla dosya istek fişleri ve dışarıda kartları kullanılır. Dışarıda kartları ile verilen belgenin kimde olduğu, ne zaman verildiği ve ne zaman geri alınacağına dair bilgiler bulunmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Alfabetik dosyalama sistemi; Konu adlarına göre dosyalama sistemi ve Coğrafi bölgelere göre dosyalama sistemi olarak iki alt gruptan oluşmaktadır. Doğru cevap A'dır.

Ondalık dosyalama sistemi Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. Ana grup altında oluşturulan onluk birinci alt grup, onluk ikinci alt gruba ve onluk üçüncü alt gruba ayrılarak devam etmektedir. Bu sistemde her başlayan grubun ilk sırasındaki dosyaya “0” rakamı verilmektedir. Bu dosya, aynı coğrafik dosyalama sisteminde olduğu gibi gruptaki diğer dosyalara konulamayan ya da iki ve daha fazla sayıda dosyayı ilgilendiren kayıt ve belgeler için kullanılan genel dosyadır. Diğer dosyalama sistemleri gibi dikey olarak değil, yatay olarak genişlemesi bu dosyalama sistemini diğer sistemlerden ayırmaktadır. Doğru cevap B'dir.

Bu sistem belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler arasında eşit dağılımının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanmaktadır. Ortada kullanılan iki basamaklı sayı klasörün bulunduğu rafı, soldaki iki basamaklı sayı dosyanın içinde bulunduğu klasörü ve sağdaki iki basamaklı sayı ise dosya numarasını göstermektedir. Doğru cevap C'dir.

Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Doğru cevap D'dir.

Bazı yapılarda, her bölümün sorumluluk merkezlerinden yönetim sistemi (yerinden örgütleme) uygulanmaktadır Bu sistemde pazarlama, üretim, finans, muhasebe gibi her bir sorumluluk merkezi, kendine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını yaratmaktadır. Her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirmekte ve kendi dosyalarında bulunan bilgileri temel alarak kararlar vermektedir. Doğru cevap E'dir.

Kağıt üzerinde bulunan belge içeriğinin bilgisayar, tablet ya da cep telefonu ekranlarında görüntülenebilecek ve üzerinde her türlü değişiklik yapılabilecek biçime dönüştürülmesi işlemi dijitalleştirmedir.

Dijitalleştirme amacıyla izlenecek işlem adımları şu şekilde ifade edilmektedir:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve
sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına
aktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve
düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Belgelerin bir anlamda fotoğraflarının çekilerek bilgisayara aktarılması tarama olarak tanımlanmaktadır.

“belge neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:
• Kağıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hâle getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekan tasarrufu sağlamak

İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamınaaktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Tarayıcılarda bir belgenin taranması işlemini gerçekleştirecek olan personelin sırasıyla şu işlemleri gerçekleştirmesi beklenmektedir
• Tarayıcının ve bilgisayarın açılması tarama için gerekli yazılımın ya da tarama yaptırmaya izin veriyorsa EBYS yazılımının başlatılması,
• Önceden tanımlanmamış ise tarayıcının dosya türü, modu, çözünürlüğü gibi özelliklerinin ayarlanması,
• Sınıflandırmaya göre belirlenmiş belgenin ön bilgisinin EBYS’ye girilmesi ya da barkod etiketinin tarayıcıdan EBYS’ye girilmesi,
• Belgenin uygun bir biçimde tarayıcıya yerleştirilmesi,
• Gerektiğinde belgenin tarayıcıdan bilgisayara ön izlemesinin alınması, belgenin yönünün ve açısının ayarlanması,

Dijital belgeler Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kapsamında ele alınmakta ve yönetilmektedir. Bu yönetim süreci sırasında basılı belgelerin dijital belgeye dönüştürülmesi ve sınıflandırılması sağlanmaktadır.

TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartları kapsamında elektronik belgelerin korunması için yapılması gerekenler şunlardır:
• Elektronik belgelerin koruyucu kurumsal ihtiyaçlarını belirlemek,
• Elektronik belgelerin çoğaltılması,
• Elektronik belgelerin koruyucu sertifikalarının belirlenmesi,
• Elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi,
• Belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi,
• Elektronik belgelerin arşivleme gerekler

Ölçeklenebilirlik Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilkedir.