DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 17

Belgeleri koruyucu birçok uluslararası sertifikasyon sistemi bulunmaktadır. Türkiye’de bazı kamu veözel sektör işletmeleri bu sistemleri kullanarak elektronik belgelerini korumayı sürdürmektedirler. Bu sertifikasyonların genel amacı elektronik sistemde bulunan belgelerin doğal afet riskine karşı güvenliğini sağlayıcı ve özgünlüğünü koruyucu standartları belirlemektir. Belgenin korunmasına yönelik benzer kriterler, TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartlarında da ortaya konulmuştur.

TSE 15489 Standartlarında aynen belirtildiği gibi; “Bir belge yönetim sisteminin tasarımında uygun saklama ortamları, saklama üniteleri, fiziksel korucuyu malzemeler, kullanım prosedürleri ve depolama sistemleri dikkate alınmalıdır.

* Olurluk incelemesi geliştirme

* Sistemi planlama ve İhtiyaç analizi tasarlama

* Sistemi tasarlama

* Sistemi uygulama

* Sistem bakımı, gözden geçirme ve değerlendirme

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır.

İyi bir dosyalama sisteminde bulunan özellikler altı başlık altında incelenebilir;
basitlik, ussallık (akla uygunluk), tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik.

Dosyalama sürecinin aşamaları şunlardır:

Dosyalama sürecinin planlama aşamasında gerçekleştirilen faaliyetler:

Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında ihtiyaca göre fihrist (indeks) kullanımı önerilmektedir. İstenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita olarak ifade edilebilir.

Dosyalama sistemleri seçilirken;

Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını
gerektirmektedir.

Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur.

Ondalık dosyalama sistemi Melvil Dewey’in kütüphaneler için geliştirmiş olduğu onlu sınıflama sistemine dayanmaktadır. Bu sisteme göre örgütün faaliyet konuları en çok on ana gruba ayrılmaktadır. Ana grup altında oluşturulan onluk birinci alt grup, onluk ikinci alt gruba ve onluk üçüncü alt gruba ayrılarak devam etmektedir.

Bazı yapılarda, her bölümün sorumluluk merkezlerinden yönetim sistemi uygulanmaktadır Bu sistemde pazarlama, üretim, finans, muhasebe gibi her bir sorumluluk merkezi, kendine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını yaratmaktadır. Her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirmekte ve kendi dosyalarında bulunan bilgileri temel alarak kararlar vermektedir.

Dosyalama kavramının yapılar için verimli ve etkili olabilmesi için dosyalara konulan belgelerin ve bu belgelere erişimin personeli çelişkiye düşürmeyen, onlara zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende inşa edilmesi gerekmektedir. Sistemin içinde yer alan belgelerin konu başlıkları anlaşılır olmalı, eksiksiz olarak tanımlanmalı ve belgelerin yanlış dosyalara konulması engellenmelidir. Sistem kendi içinde belirli standartlar dâhilinde ana ve alt gruplara ayrılmalı ve örgütün gereksinimlerini tamamıyla karşılayacak biçimde
tasarlanmalıdır. Doğru cevap D'dir.

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele alınmaktadır.
• Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik
• Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi
• Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli
• Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif. Doğru cevap C'dir.

Başpınar ve Bayramlı’nın,Whitehead’den aktardığı biçimiyle iyi bir dosyalama sisteminde bulunan özellikler altı başlık altında incelenebilir: basitlik, ussallık (akla uygunluk), tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik.Doğru cevap B'dir.

Basitlik: Sistemin kullanıcılarının rahatça anlayabileceği standartlar uygulanmalı ve istenilen belge en kısa zamanda ve en az maliyetle bulunabilmelidir. Özellikle iş yaşamında çalışanların kuşak farklılıklarının bulunduğu düşünüldüğünde, sistemin bütün kuşak kapsamında yer alan çalışanların anlayabileceği bir biçimde tasarlanması büyük önem arz etmektedir. Doğru cevap C'dir.

Planlama: Dosyalama sürecinin planlama aşaması, örgüt ihtiyaçlarının analizi ile başlamaktadır. Doğru cevap B'dir.

Fihrist kullanımı: Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında ihtiyaca göre
fihrist (indeks) kullanımı önerilmektedir. İstenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita olarak ifade edilebilir. MS Excel gibi yardımcı araçlar kullanılarak dosyalama sistemlerinin verimliliğini arttırmak için kronolojik olarak ya da dosya
numaralarına göre fihrist hazırlanmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Konu adlarına göre dosyalama sistemi genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan bir sistemdir. Her konu için ilgili olan dosya açılır ve bu dosyaya sadece o konu ile ilgili belgeler konulur. Literatürde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem olmak üzere farklı
boyutlarda incelenmekte ve kullanım alanı bulmaktadır. Fakat uygulamada en çok bilineni ansiklopedik yöntem olarak kullanılan yöntemdir. Doğru cevap A'dır.