DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 16

Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri
kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Doğru cevap B'dir.

Sorumluluk merkezlerinde (yerinden) örgütleme: Yerinden yönetimde yapılan işlemler, merkezî sistemde uygulanan işlemler kadar karmaşık bir yapıda değildir. Her bölüm kendine uygun olan dosyalama sistemini kullanmakta fakat diğer bölümlerle irtibat hâlinde bulunarak çalışmaktadır. İrtibat hâlinde bulunmalarının bir sonucu olarak bu sistemde aynı tür belgelerin farklı bölümlerde de dosyalama sürecine dâhil edilmesi sonucunda, zaman maliyeti ve ekonomik maliyet ortaya çıkacaktır. Aynı içeriğe sahip dosyaların farklı bölümlerde birbirlerinden habersiz olarak güncelleştirilmesi, üretilen raporların güvenirliğini önemli ölçüde azaltacaktır. Aynı zamanda her bölüm için ayrı dosyalama malzemeleri gerektirdiğinden, donanımsal açıdan maliyetli bir sistemdir.  Doğru cevap B'dir.

Karma örgütleme: Bazı örgütler ihtiyaçları gereği hem merkezî hem de yerinden örgütleme sistemlerini birlikte kullanmaktadırlar. Bu uygulamada bazı belge ve dosyalar merkezden, sıkça başvurulan ve ilgili personelin her an elinin altında bulunması gereken ya da gizli ve değerli olan belge ve dosyalar ise ilgili
bölümlerde, ilgili personelin odasından yönetilmektedir. Doğru cevap D'dir.

Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar: •Kelime işlemci dokümanlar •Grafik-tablo belgeleri •Sunular •Masaüstü yayınlar– tasarım dokümanları. Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler: •Veritabanları •Coğrafik bilgi sistemleri •İnsan kaynakları sistemleri •Finansal sistemler •İş akışı sistemleri •Kullanıcı yönetimi sistemleri •Müşteri yönetimi sistemleri •Kurumlarda geliştirilen özel sistemler •İçerik yönetimi sistemleri Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler •Intranetler •Ekstranetler •Kamuya açık web siteleri •İnteraktif iletişim belgeleri. İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlar: •e-postalar •SMS (kısa mesaj hizmetleri) •MMS (çoklu medya mesaj hizmetleri) •EDI (elektronik veri değişimi) •Elektronik doküman değişimi (elektronik faks) •Sesli mesajlar •EMS (gelişmiş mesaj hizmetleri) •Multimedya iletişimi

Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar: •Kelime işlemci dokümanlar •Grafik-tablo belgeleri •Sunular •Masaüstü yayınlar– tasarım dokümanları. Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler: •Veritabanları •Coğrafik bilgi sistemleri •İnsan kaynakları sistemleri •Finansal sistemler •İş akışı sistemleri •Kullanıcı yönetimi sistemleri •Müşteri yönetimi sistemleri •Kurumlarda geliştirilen özel sistemler •İçerik yönetimi sistemleri Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler •Intranetler •Ekstranetler •Kamuya açık web siteleri •İnteraktif iletişim belgeleri. İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlar: •e-postalar •SMS (kısa mesaj hizmetleri) •MMS (çoklu medya mesaj hizmetleri) •EDI (elektronik veri değişimi) •Elektronik doküman değişimi (elektronik faks) •Sesli mesajlar •EMS (gelişmiş mesaj hizmetleri) •Multimedya iletişimi

İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlar •e-postalar •SMS (kısa mesaj hizmetleri) •MMS (çoklu medya mesaj hizmetleri) •EDI (elektronik veri değişimi) •Elektronik doküman değişimi (elektronik faks) •Sesli mesajlar •EMS (gelişmiş mesaj hizmetleri) •Multimedya iletişimi

Kağıt ortamında üretilen, kullanılan ve saklanan belgelerin avantajları ve dezavantajları olduğu gibi elektronik belgelerin de çeşitli avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır. Elektronik belgeler daha az yer kaplamakta; ısı, nem, ışık gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenmektedirler. Elektronik belgelerin kağıt ortamında üretilen belgelere göre en büyük avantajı ise belge üzerinde işlem yapmanın çok daha kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi ve paylaşma hızlı bir biçimde gerçekleşmektedir. Elektronik belge sürecinde yaşanan en büyük problem, güvenlik sürecinin nasıl olacağı ile alakalıdır. Elektronik ortam içerisinde bilgilerin kolay bir biçimde yer değiştirmesi, değişiklik yapılabilmesi ve kolay erişilebilmesi gibi durumların olması nedeniyle sistemlerin güvenlik duvarlarının iyi bir biçimde yapılandırılmış olması ve kademeli güvenlik sistemlerinin uygulanması gerekmektedir. Elektronik belge süreci içerisinde kullanılan teknoloji alt yapılarının kurulum ve yürütme maliyetleri, güvenlik kaygıları, belgelerin yedeklenme zorunluluğu ve personelin geleneksel yöntemden elektronik yönteme geçişte yaşadığı uyum sorunları elektronik belge süreçlerinin dezavantajları arasında sayılmaktadır (Şen, 2014).

Bu bağlamda 5070 sayılı elektronik imza kanunu 2004 yılında yürürlüğe girmiştir. Bu kanun ile “Güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir.” ibaresi, Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununa 295. Maddeden sonra gelmek üzere eklenerek, elektronik bilgi ve belge uygulamalarına hukuki boyut kazandırılması yolunda önemli bir adım atılmıştır.

Üretim evresi; belgenin bazı yasal dayanaklara ve standartlara uygun olarak örgüt içinde oluşturulmasını ya da örgüt dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dâhil edilmesi sürecini kapsamaktadır. Bu evrede yapılan işlemin niteliği diğer evreleri de büyük ölçüde etkilediği için yaşam döngüsü içerisindeki en önemli evre olarak göze çarpmaktadır.

Kullanım evresi; örgüt personelinin görevlerine göre belgeler üzerinde çalışma yetkilerinin belirlendiği ve iş akışları doğrultusunda belge kullanımının gerçekleştiği evredir.

Geleneksel dosyalama araçları; dolaplar, kasalar, klasör, dosyalar, rehberler gibi yardımcı araçlar olarak ifade edilmektedir. Bu araçlar, sanal dosyalama araçları ile birlikte kullanılabildiği gibi belge yönetiminde teknolojinin yaygın olmadığı dönemlerde işletme faaliyetlerinin yapı taşlarını oluşturmakta kendilerine önemli bir görev edinmişlerdir. Kasalar: Kasaların gövdeleri kimyevi dolgu maddeleri kullanılarak ve hava boşluğu bırakılarak hazırlandığı için manyetik bant, mikrofilm, CD, DVD gibi belgeleri dış etmenlerden korumaktadır. Hareketli Dolaplar: Hareketli dolaplar mekanik olarak raylar üzerinde yatay ve dikey eksende hareket edebilen dolaplardır. Duvar yanlarına konulabildiği gibi duvar içlerine gömme dolap olarak da yerleştirilebilirler. Aynı zamanda açık ya da kapalı olarak tasarlanan çeşitleri de mevcuttur. Açık Raflı Dolaplar: Açık raflı dolaplar yatay ve dikey çekmeceli dolaplara benzemektedir. Farkları rafların açık olmasıdır. Ekonomik olmaları nedeniyle tercih edilen bir dolap türü olması avantajı, dosyaların ve klasörlerin herkesin görebileceği ve erişebileceği şekilde ortada olmaları ise dezavantajı olarak göze çarpmaktadır. Dikey Çekmeceli Dolaplar: Dikey çekmeceli dolaplara dosyalar dik bir biçimde yerleştirilmektedir. Dikey dolaplar az yer kapladıkları için fiziksel alanı dar olan ofisler için çok uygundur. Bu tür dolaplarda sürekli işlem gören dosyaların üst raflarda, daha az işlem gören dosyaların ise alt raflarda bulunması gerekmektedir. Yatay Çekmeceli ya da Kapalı Dolaplar:  Yatay çekmeceli dolaplara dosyalar yatay bir biçimde üst üste konulmaktadır. Bu tür dolap ve çekmeceler az yer kaplamakta ve çalışma kolaylığı sağlanmaktadır. Harita, plan vb. tür belgelerle çalışan ofisler genellikle bu dolap türü tercih edilmektedir.

Rehber: Rehber, dosya tasnif sistemlerinde ana ve alt grupların kendi aralarındaki kısımlarını göstermek amacıyla kullanılan kartlar olarak ifade edilmektedir. Rehberler yardımı ile aranan belgeler zamandan tasarruf edilerek en kısa sürede bulunabilir.

Gelişen teknoloji ile birlikte kullanıcıların belge ve dosyalarını saklayabilecekleri ve herhangi bir anda, herhangi bir bilgisayardan internete girerek bu belgelere ulaşmalarına olanak tanıyan ortamlar ortaya çıkmıştır. Kullanıcılar bu ortamlara belgelerini yükleyerek, izin verdikleri kullanıcıların yetkilendirdikleri kadar dosyaya ulaşma, düzenleme yapma ya da dosyaları kopyalamalarına olanak tanıyabilirler. Örgütlerin internet ve intranet üzerinden oluşturdukları bilgi havuzlarında saklanan ve paylaşılan belgeler içinde arama ve güncelleme yapmak, imha edilecek belgeleri silmek ya da özel belgeleri düzenlemek gibi işlemler yapmak da mümkündür. Bu ortamlar sayesinde örgütlerin alt yapıları ile belge alışverişinde bulunmaları da kolaylaşmaktadır (Şen, 2014).

Toplam kalite yönetimi’nin bilgi ve belge merkezlerinde uygulanması ile sunulan hizmette kullanıcı tatmini ve memnuniyeti ile birlikte hizmette verimliliğin ve etkinliğin sağlanarak kalitenin ön plana çıkarılması amaçlanabilmektedir. Toplam kalite yönetimi açısından bilgi ve belge merkezlerinde kalitenin sağlanması şu şekilde ifade edilebilmektedir (Önal, 1997):
• Kullanıcıların bilgi gereksinimlerinin karşılanması
• Bilgi merkezlerinin amaçlara uygun olarak kullanılması
• Kullanıcıların memnuniyet duymasının sağlanması
• Kaynakların verimli biçimde kullanılması sonucu hizmetlerin ekonomik olarak üretilmesi
• Kullanıcı gereksinimlerine yanıt veren üretim sistemi olması
• Olası problemlere çözüm yolları önererek sorun çıkmasının önlenmesi
• Başarılı sonuç için gereken girdiyi sürekli sağlayabilme becerisi
• Kaynakların ve hizmetlerin değerlendirilmesi sonucu standartların geliştirilmesi ve standartlara uyum sağlanması
• Gelişmelerin izlenmesi, değişmeye ve kaliteye uyumun göze alınması
• Hizmetlerin çabuk, doğru ve zamanında sunulması
• Başarıya yatırım yapılması
• Sürekli gelişmeyi amaçlayan bir sürecin varlığı
• Yeni hizmetlerin tasarlanması, geliştirilmesi ve sunulmasıdır.

Doğum belgesi öğrencilerin, kayıt işlemleri sırasında fakülteye teslim ettikleri belgeler arasında sayılmaz.

Gerekli ve değerli belgelerin kullanımını arttırır. Etkili bir kayıt yönetim süreci sayesinde örgüt faaliyetleri için gerekli ve değerli olan belgelerin çalışanlara önemi vurgulanır ve hangi belgenin ne zaman kullanılması gerektiği ortaya çıkar.

Birimlerdeki arşiv odalarının sayısını arttırmak, belgelerin dijitalleşmesi nedenlerinden sayılamaz.

Dijital belgelerin görüntülenmesi için tabletler uygun cihazlardır.

Ölçeklenebilirlik; sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

Bilgisayar Okur-Yazarlığı; işlem süreçlerini ve faaliyetleri gerçekleştirirken bilgisayar kullanma kabiliyetidir.