DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 13

Tarayıcılar sanal dosyalama aracıdır.

Ofis uygulamalarından yararlanılarak üretilen dokümanlar:
• Kelime işlemci dokümanlar
• Grafik-tablo belgeleri
• Sunular
• Masaüstü yayınlar – tasarım dokümanları
Kurumsal bilgi sistemleri aracılığıyla üretilen belgeler:
• Veritabanları

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler:
• Intranetler
• Ekstranetler
• Kamuya açık web siteleri
• İnteraktif iletişim belgeleri
İletişim sistemlerinden alınan elektronik mesajlar:
• e-postalar

Elektronik belgeler daha az yer kaplamakta; ısı, nem, ışık gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenmektedirler. Elektronik belgelerin kağıt ortamında üretilen belgelere göre en büyük avantajı ise belge üzerinde işlem yapmanın çok daha kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi ve paylaşma hızlı bir biçimde gerçekleşmektedir.

Elektronik ortam içerisinde bilgilerin kolay bir biçimde yer değiştirmesi, değişiklik yapılabilmesi ve kolay erişilebilmesi gibi durumların olması nedeniyle sistemlerin güvenlik duvarlarının iyi bir biçimde yapılandırılmış olması ve kademeli güvenlik sistemlerinin uygulanması gerekmektedir. Elektronik belge süreci içerisinde kullanılan teknoloji alt yapılarının kurulum ve yürütme maliyetleri, güvenlik kaygıları, belgelerin yedeklenme zorunluluğu ve personelin geleneksel yöntemden elektronik yönteme geçişte yaşadığı uyum sorunları elektronik belge süreçlerinin dezavantajları arasında sayılmaktadır.

e-Dönüşüm Türkiye projesi 2005 Eylem Planı, kurum ve kuruluşlarda elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar başlatılmıştır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilen bu görev tamamlanarak, Haziran 2007’de “TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi” standardı olarak yayınlanmış ve 2009 yılında revize edilmiştir.

Üretim evresi; belgenin bazı yasal dayanaklara ve standartlara uygun olarak örgüt içinde oluşturulmasını ya da örgüt dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dâhil edilmesi sürecini kapsamaktadır.

Düzenleme evresi; belgelerin belirli ölçütlere göre değerlendirilerek ayıklama ve imha
işlemlerinin gerçekleştirildiği ve gerekli görülen belgelerin arşivlendiği evredir.

Yatay çekmeceli dolaplara dosyalar yatay bir biçimde üst üste konulmaktadır. Bu tür dolap ve çekmeceler az yer kaplamakta ve çalışma kolaylığı sağlanmaktadır. Harita, plan vb. tür belgelerle çalışan ofisler genellikle bu dolap türü tercih edilmektedir.

Klasör, dosyaların korunmasına yarayan, kalın kartondan ya da mukavva benzeri dayanıklı malzemelerden üretilen dosyalama aracıdır.

Sanal dosyalama araçları arasında bilgisayarlar, yazıcılar, veri depolama araçları, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları yer almaktadır.

Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belge neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:
• Kağıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hâle getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekan tasarrufu sağlamak

İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları şu şekilde özetlenebilmektedir:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması
• Bilgisayarlarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Bazı belgeler üretildikleri yazılımlarda açılarak içeriklerinde değişiklik yapılmasına olanak tanır. Bu dosyalar çeşitli yazılımlarla hazırlanmış belgeler olabilmektedir. Bu tür belgelere “biçimlendirilmiş” ya da “yapılandırılmış” belgeler adı verilmektedir

Örgütler hangi faaliyet türleri içerisinde olursa olsunlar arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları mevcuttur. Bunlar :

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Her yılın ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilmektedir. İşlemi tamamlanan malzemeler, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olan malzemeler şeklinde ayrıma tabi tutulurlar.

Odyovizüel arşivler arşiv belgesi olarak kabul edilebilecek olan filmlerin, manyetik bantların, plakların ve kasetlerin tasniflendiği arşiv türleridir.

İkonografik arşivler tarihsel anlamda önem içeren resimlerin tabloların, estampların, gravürlerin ve anıtsal resimlerin tasniflendiği arşiv türleridir.Estamp bakır, tahta, metaller ya da alçı taşları üzerine çizilmiş resimleri kağıda basma tekniğidir.

İşletme faaliyetleri kapsamında değerlendirilen arşivleme sürecinin belirli bir standart ve belirli bir yöntem kapsamında ele alınması gerekmektedir. Adım adım gerçekleştirilecek bu süreç sırasıyla;

• Arşiv dokümanlarını toparlamak,
• Arşiv dokümanlarını korumak,
• Arşiv dokümanlarını tasnif etmek ve
• Arşiv dokümanlarını değerlendirerek sıralamak
adımlarını içeren ve birbirini takip eden bir süreç içerisinde gerçekleşmektedir.

Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte “konservasyon” ve “konsültasyon” adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon; arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak; konsültasyon ise arşiv malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulmak anlamlarını taşımaktadır.