DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 12

Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kâğıtta fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep olmaktadır. Fiziksel hasarlar biyolojik hasarlardan farklıdır ve
ortaya çıkan sonuçlar sararma, kolay kırılabilirlik şeklinde görülmektedir. Bu durum da belgelerin etkin
kullanımını engellemektedir.

Yer Seçimi: Binanın kullanışlı ve verimli olması, dikkatli yer seçimine bağlıdır. Seçilen yer; temelin kuru kalmasını sağlayacak, su birikimini önleyecek iyi bir drenaj sistemini mümkün kılacak ve temiz havası olan, kirlilik kaynaklarına yakın olmayacak şekilde yapılmalıdır.

İmha süreci arşiv malzemelerinin ilgili arşivlerde bekletilme sürelerine göre belirlenmektedir. Birim ve kurum arşivlerinde arşiv malzemelerinin saklanma süreleri bir komisyon ya da uzmanlarca yürütülmektedir. İmha işlemi için imha edilecekler ve imha edilmeyecekler ayrımı yapılmaktadır.

Belgelerin imha süreçleri kapsamında aşağıdaki adımlar izlenmektedir:
• Ayıklama ve imha komisyonlarında çalışacak personellerin belirlenmesi,
• Personelin iş tanımlarının yapılması ve çalışma takviminin oluşturulması,
• Komisyon çalışmalarının başlatılması,
• Komisyon tarafından imhasına karar verilen belgelerin tarih, konu ve açıklama esaslarına göre listelenmesi,
• Listelerin komisyon başkanı ve üyeler tarafından imzalanarak onaylanması,
• İmhasına karar verilen belgelerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün onayına sunulması,
• Onayı alınan belgelerin geri dönüşüm merkezine teslim edilmesi ve iki nüsha imza tutanağı alınarak kurum arşiv personeli gözetiminde kontrol edilerek imha edilmesi.

Arşiv belgelerinin imha işlemi, örgütlerin yönetme süreçleri içerisindeki en hassas adımlardan biridir. Bu işlemin gizli, hatasız ve güvenli bir biçimde gerçekleştirilmesi büyük önem taşımaktadır. Birçok örgüt yapısının hassas ve gizli verilerinin kağıt üzerinde bulunması, bu belgelerin gelişigüzel yırtılıp çöp kutularına atılması, parçaların tekrar birleştirilebilme riskini ortaya çıkarmaktadır. Örgütlerin gizlilik politikaları çerçevesinde kanunca saklama süresi tamamlanmış ve imha zamanı gelmiş belgelerin kimsenin eline geçmeyecek ve kullanılamayacak biçimde imha edilmesi gerekmektedir.

Dosyalamaya konu olan belgeler, literatür incelendiğinde, genel anlamda dört ana grupta ele
alınmaktadır.
• Bilgi sunuş şekilleri bakımından; yazılı, basılı, manyetik
• Hazırlanma yerleri bakımından; dışarıdan gelen, dışarıya giden, örgüt içi
• Nitelikleri bakımından; resmi, ticari, gizli, kıymetli
• Kullanım sıklıklarına göre; aktif, pasif

Başpınar ve Bayramlı’nın (2006) Whitehead’den aktardığı biçimiyle iyi bir dosyalama sisteminde bulunan özellikler altı başlık altında incelenebilir; basitlik, ussallık (akla uygunluk), tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik.

Dosyalama süreci; belgenin dosyalanabilir olup olmadığının kontrolü ile başlar ve planlama, sınıflama
ve sıralama, dosyanın bulunması / açılması, fihrist kullanımı, dosyaların kullanımı ve dosyaların saklanması aşamalarıyla ele alınmaktadır.

Dosyalama sistemleri seçilirken ;

• İşin özelliği
• Dosyalanacak belgenin türü
• Örgütün yapısı ve büyüklüğü
• Örgüt yapısındaki iş yükü
• Dosyalanacak belge miktarı
• Sistemin güvenirliği
• İlgili personel sayısı ve niteliği
• Sistemin ekonomikliği dikkate alınmalıdır.

Alfabetik dosyalama sistemleri, dosyaların ve dosyalar içindeki kayıtların ve belgelerin A harfinden başlayarak Z harfine kadar gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirmektedir.Konu adlarına göre dosyalama sistemi alfabetik bir dosyalama sistemidir.

Bu sistem belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörler arasında eşit dağılımının sağlanması
amacıyla tasarlanmıştır. Klasörün bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bir sayı verilmesi esasına dayanmaktadır.Örneğin; 75 48 01 numaralı bir belge, 48 nolu rafta, 75 nolu klasörde, 01 nolu dosyaya konulacaktır. Bu sistem altı basamaklı numara gerektirir ve basamak sayısı altının üzerine çıktığında sondaki asal sayıya göre dosyalama yapmak daha doğru olur.

Tarihe dayalı belge aramayı rahat bir biçimde yapabilmek için kronolojik dosyalama sistemleri kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır.

Dosyalama süreçlerinin ele alındığı dosyalama birimlerinin örgütlenmesinde merkezi örgütleme, sorumluluk merkezlerinde örgütleme (yerinden örgütleme) ve karma örgütleme olmak üzere üç yöntem uygulanmaktadır.

Merkezî örgütleme ile kayıt ve belgelerde tekerrür (tekrar) önlenebilir, yazıların kopya adedi azalabilir, karmaşıklık ve buna bağlı olarak doğacak hatalar azaltılabilir. Daha iyi koruma sağlanabilir ve belgeler daha kısa sürelerde bulunabilir. Donanımdan ve personelden tasarruf sağlanabilir ve süreç daha az fakat daha vasıflı personelle yürütülerek hizmette belli bir standart yakalanabilir.

Karma örgütleme: Bazı örgütler ihtiyaçları gereği hem merkezî hem de yerinden örgütleme sistemlerini birlikte kullanmaktadırlar. Bu uygulamada bazı belge ve dosyalar merkezden, sıkça başvurulan ve ilgili
personelin her an elinin altında bulunması gereken ya da gizli ve değerli olan belge ve dosyalar ise ilgili
bölümlerde, ilgili personelin odasından yönetilmektedir.

İş Görenlerin Belirlenip Atanması: Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre bölümlendirilip düzenleneceğine karar verildikten sonra, bu işleri yapabilecek nitelikteki çalışanların sağlanması gerekecektir. Bu aşamada, işin gerektirdiği bilgi, beceri, deneyim ve iş gören sayısı gibi çeşitli ölçütler belirlenmekte ve bu ölçütlere göre çalışan seçimi yapılmaktadır. Örnek olarak; “üniversite kütüphanelerindeki profesyonel kütüphanecilerin sayısı tüm personelin % 31’i oranında olmalıdır” görüşü esas alınarak çalışanların seçimi gerçekleştirilebilmektedir.

Ölçeklenebilirlik: Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesidir.

“Provenans”: Bu kavram, belgelerin özgünlüğüyle ilgilidir. Provenans, belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kim belgeden sorumluysa bunun kayıt altına alınmasıyla ilgilidir.

“TS ISO 15489” standardı yerine 2019 yılında TS ISO 15489-1 standardı uygulanmaya başlanmıştır."

Olurluk incelemesi geliştirme: Sistemin oluşturulması için personele ve yöneticilere yönelik yapılan ikna çalışmaları bu adımda gerçekleşmektedir.Olurluk incelemeleri örgütlere özgüdür.

Sistemi uygulama: Uygulama adımı, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır.