DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 1

Arşiv malzemesinin kaybolmasının ya da zarar görmesinin engellenmesi: Arşiv malzemelerinin kullanıcılara tesliminde “istek fişi” gibi önlemlerin alınması ve bu önlemler sayesinde ilgili arşiv malzemesinin kim tarafından kullanıldığının belirlenmesi arşiv malzemelerinin kaybolmasına ya da zarar görmesine engel oluşturabilecektir. Doğru cevap D.

Özel Arşivler: Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır. Aile, dernek vb. arşivler özel arşivler kategorisine girerler. Doğru cevap B.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Doğru cevap A.

Devamlı Seri Yöntemi: Bu yöntemin özelliği, depolar yerleştirilirken belgelerin birbirinden ayrılması biçiminde gerçekleştirilmesidir. Bütün olarak gelen belgeler depoda birbirlerinin arkasına denk gelmek üzere raflara yerleştirilmektedir. Tasnif ise düzenlenmiş envanterlere dayandırılmakta ve envanterler üzerinde yapılmaktadır. Doğru cevap C.

İşletme faaliyetleri kapsamında değerlendirilen arşivleme sürecinin belirli bir standart ve belirli bir yöntem kapsamında ele alınması gerekmektedir. Adım adım gerçekleştirilecek bu süreç sırasıyla;

Günümüz örgütlerindeki arşiv yapılarında genellikle iki tür yöntem kullanılmaktadır. Bu yöntemler klasik (geleneksel) ya da çağdaş arşivleme yöntemleridir. Klasik arşivleme yöntemi, somut ya da fiziksel olarak belge ve dosyaların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş arşivlemede ise ofis otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri süreç kapsamında ele alınmaktadır. Doğru cevap D.

Ne tür kullanımın olacağı; kullanıcıların belgeye ne şekilde ulaşacağının tespiti elektronik belgelerin arşivlenmesinde öncelikle dikkate alınması gereken hususlar arasında yer almaktadır. Doğru cevap B.

Daimi Olarak Saklanacaklar: Sürekli saklanması gereken arşiv malzemelerinin saklanması belirli bir süreye bağlanmamıştır. Bu tür malzemeler genellikle örgütlerin ve milletlerin tarihleriyle ilgili malzemelerdir ve belge olma niteliklerini hiçbir zaman kaybetmezler. Güvenliklerine özel bir önem verilmesi gereken belge türleri arasındadır. Doğru cevap A.

Yasalar bazı belgelerin saklanması konusunda belirli süreler öngörüyor ise bu sürelere uyma zorunluluğu vardır. Örneğin; ticari defter ve belgeler TTK’ye göre 10 yıl, VUK’na göre 5 yıl süre ile saklanmak zorundadır. Ayrıca SGK mevzuatına bağlı belgeler için süre 10 yıl, sadece yükümlüleri kapsayan aklama ile mücadele mevzuatına göre ise 8 yıldır. Doğru cevap E.

Arşivlerden; araştırma amacıyla, davalarda, rapor hazırlamada, belli bir olayın aydınlatılması gibi sebeplerle faydalanmak olasıdır. Bunun gibi ihtiyaçların karşılanması arşivleme kavramının etkili bir biçimde kullanılmasıyla meydana gelmektedir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Her yılın ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilmektedir. İşlemi tamamlanan malzemeler, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olan malzemeler şeklinde ayrıma tabi tutulurlar. Doğru cevap A seçeneğidir.

Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi 10-14 yıl arasındadır. Kurum arşivine devredilecek arşivlik dokümanlar kontrolleri yapıldıktan sonra varsa eksiklikleri tamamlanmaktadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Odyovizüel Arşivler, Arşiv belgesi olarak kabul edilebilecek olan filmlerin, manyetik bantların, plakların ve kasetlerin tasniflendiği arşiv türleridir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin ya da dosyaların arşive alınacağına karar vermek için eleme yapılmalıdır. Eleme süreci; varsa ilgili yönetmelik maddelerine göre yoksa bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda yapılmalıdır.

Devamlı Seri Yöntemi: Bu yöntemin özelliği, depolar yerleştirilirken belgelerin birbirinden ayrılması biçiminde gerçekleştirilmesidir. Bütün olarak gelen belgeler depoda birbirlerinin arkasına denk gelmek üzere raflara yerleştirilmektedir. Tasnif ise düzenlenmiş envanterlere dayandırılmakta ve envanterler üzerinde yapılmaktadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Konsültasyon ise arşiv malzemesini mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulması anlamlarını taşımaktadır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Biyolojik faktörler, genellikle tropikal iklime sahip bölgelerde hasara sebep olmaktadır. Arşivleri meydana getiren malzemelerin çoğu biyolojik faktörlerin zararına maruz kalmaktadırlar. Mantar, bakteri, böcek vb. bir takım biyolojik faktörlere karşı önlem alınması ve bu konularda bilgi sahibi olunması gerekmektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kitabınızın 159. sayfasında İlk dört seçenek maddeler halinde verilmiştir. Jeopolitik konum arşiv binalarının planlanmasında önemi bulunmamaktadır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Sürekli saklanması gereken arşiv malzemelerinin saklanması belirli bir süreye bağlanmamıştır. Bu tür malzemeler genellikle örgütlerin ve milletlerin tarihleriyle ilgili malzemelerdir ve belge olma niteliklerini hiçbir zaman kaybetmezler. Güvenliklerine özel bir önem verilmesi gereken belge türleri arasındadır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Kütüphaneler; basılmış ya da basılmamış bilgi değerine sahip tüm dokümanların toplandığı, arandıkarında en kolay bulunabilecek şekilde organize edildiği, özellikle hizmete sunulduğu ve ödünç verildiği kurumlardır. Bu tanımın “basılmamış bilgi değerine sahip” olan bölümü özellikle günümüz için ayrı bir önem taşımaktadır. Sahip olunan “mobil” cihazlarla her an veri ve daha da ötesi bilgi üretilen bu çağda, yürüyen bir kütüphaneye sahip olarak yaşamlar sürdürülmektedir. Ancak basılmış olsun ya da olmasın veriyi işlemekte, analiz etmekte ve yorumlamakta yıllardır yaşanılan sorunlar, bu kadar kolay eri- şim imkanına sahipken dahi, hâlen devam etmektedir.