DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 9

Bilginin organizasyonunda Verimli bir şekilde yönetilen karar verme süreçleri
ise yapıları meşruiyetlerini arttırıcı ve rekabet konusunda da üstünlük sağlayacak bir konuma dönüştürmektedir.

Bilgi yönetiminin amaçları genel olarak ele alınırsa;
• Örgüt içinde yeni bilgilerin üretilmesi
• Dış kaynaklardaki değerli bilginin örgüte kazandırılması
• Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılması
• Bilginin dokümanlar, veri tabanları ve yazılımlar aracılığı ile sunulması
• Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırması
• Örgütün birimleri içinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası transferinin gerçekleştirilmesi
• Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesi ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesi olarak ifade edilmektedir.

Bilgi amaçları:
Sürecin geliştirilmesi
Potansiyel alanların şeffaflığı
Şartların şeffaflığı

Kullanım türlerine göre belgeler iki grupta incelenmektedir:
• İşlem belgeleri; örgüt yapıları içerisinde günlük faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında kullanılan ya da kullanılması öngörülen
belgelerdir. Raporlar, dilekçeler, formlar, faturalar gibi belgeler işlem belgeleri arasında yer almaktadır.
• Danışma belgeleri; örgüt yapılarında kuruluşundan bu yana ya da uzun süredir devam eden faaliyetlerle ilgili belgelerdir. Stratejik
planlar, yönetim kurulu kararları, sektör kapsamında diğer örgütlerle yapılan yazışmalar danışma belgeleri örnekleri arasındadır

Taşıdıkları değer açısından belgeler

İdari değer açısından belgeler

Mali değer açısından belgeler

Yasal değer açısından belgeler

Araştırma değeri açısından belgeler

İmha edilecek belgeler; örgüt yapıları içerisinde dosyalama ve arşiv süreçlerinde faaliyetini tamamlamış olan belge türlerdir. İmha sürecinin yasal çerçeve dâhilinde yapılması gerekmektedir

e seçeneği Kayıt Depolama Amaçlarındandır.

Kayıtların yaratılması: Kayıt yaşam sürecinin ilk aşamasını oluşturan kayıtların
yaratılması süreci, örgüt içerisinde faaliyet amaçlarına ve yaratılan kaydı kullanacak olanların gereksinimlerine göre ortaya çıkarılması işlemidir. Üretilecek mal ya da hizmet doğrultusunda tedarikçilerden alınmak istenen hammaddelere özgü oluşturulacak kayıtlar bu aşamada değerlendirilmektedir.

Belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğinin
belirlenmesi sonucu ortaya çıkan kritere
kod, bu kriterleri belirleme işlemine ise
kodlama adı verilmektedir.

Yönetim ile ilgili ifadelerin hepsi doğrudur.

Bir işletmenin, bir kurumun belli bir alandaki eylemine etkinlik adı verilir.

Bilimsel Yönetim Yaklaşımı, kişiselliği değil yardımlaşmayı öngörmektedir.

Yönetim Süreci Yaklaşımı yalnız mikro değişkenleri inceleyen bir bakış açısına sahip değildir, işletmenin tamamını ele alarak incelemektedir.

Bürokrasi Yaklaşımı Weber tarafından geliştirilmiştir.

Olayların tek bir olgu ile incelenmesi yerine, o olguya bağlı olan diğer olgularla ve çevresiyle ilişkisini ele alan süreçlerin yönetim başlığı altında incelenmesi Sistem Yaklaşımı'nı oluşturmaktadır.

İşletme yapısında yer bütün sermaye türlerinin akla ve mantığa yatkın bir biçimde değerlendirilmesi gerekliliği, bilgi ve belge merkezleri kapsamında yönetim sürecinin rasyonel bir faaliyet olmasını ifade eder.

Bilgi ve belge merkezlerinin yönetiminde sistem yaklaşımının kullanılmasının en önemli nedeni teknolojik gelişmeler ve yönetim anlayışındaki değişim ve dönüşümdür.

Planlama yalnız üretim sürecinin değil, işletme faaliyetlerinin ve sosyal yaşamın en önemli başlangıç aşamasını oluşturmaktadır.

Yöneltme süreci, iş görenlere planlar ve örgütlenme sonucunda verilen işlerin verimli bir biçimde yaptırılmak istenmesi olarak ifade edilebilir.

Farabi’nin “Erdemlerin en büyüğü bilimdir, bilgeliktir. Doğru bilgi insanca yaşamanın temelidir” cümlesi bilgi kavramının geçmişten bugüne kadar olan yolculuğunu, zorunluluğunu ve önemini göstermektedir.