DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 6

Özellikle örgütsel tasarım ve yönetim ilkelerinin araştırılmı ve uygulanmaya çalışılmıştır. Yönetim süreci yaklaşımı ekonomik etkinlik ve rasyonellik fikrini esas almıştır. Dolayısıyla bu yaklaşım bilimsel yönetim yaklaşımının bir nevi devamı, onun tamamlayıcısı sayılabilir. Yönetim süreci yaklaşımı sadece organizasyon konuları ile değil fakat yönetimin bütün alanları ile ilgili ilkeler geliştirmeye çalışmıştır. Bu yönü ile bilimsel yönetim yaklaşımından çok daha geniş ve kapsamlı bir yaklaşımdır. Fayol’a göre işletmedeki faaliyetler altı grupta toplanabilmektedir.

• Teknik faaliyetler (üretim faaliyetleri)
• Ticari faaliyetler (alım, satım vb.)
• Finansal faaliyetler (para bulma ve kullanma)
• Muhasebe faaliyetleri (kayıtların ve istatistiklerin tutulması, hazırlanması)
• Güvenlik faaliyetleri (işyeri ve işgörenlerin korunması)
• Yönetim faaliyetleri.

Yönetimin Amaca Dönük Bir Faaliyet Olması

Yönetimin Bir Grup Faaliyeti Olması

Yönetimin İnsanlara Yönelik Bir Faaliyet Olması

Yönetimin İşbölümü ve Uzmanlaşma Faaliyeti Olması

Yönetimin Koordinasyon Faaliyeti Olması

Yönetimin Yetki ve Sorumluluk Faaliyeti Olması

Yönetimin Rasyonel Bir Faaliyet Olması

Yönetimin Karar Alma Süreci Olması

Planlama

Örgütleme 

Denetim

Yöneltme

Meşruiyet
Meşruluk, geçerli olma durumudur.

Bilgi yönetiminin amaçları genel olarak ele alınırsa;
• Örgüt içinde yeni bilgilerin üretilmesi
• Dış kaynaklardaki değerli bilginin örgüte kazandırılması
• Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılması
• Bilginin dokümanlar, veritabanları ve yazılımlar aracılığı ile sunulması
• Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırması
• Örgütün birimleri içinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası transferinin gerçekleştirilmesi
• Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesi ve bilgi yönetimi

Örgütsel faaliyetler kapsamında ele alınan belgelerin elektronik ortama aktarılması ya da elektronik ortamda oluşturularak depolanması, ulaşılması ve transfer edilmesi sürecidir.

Belgelerin dolaşımı sürecinde genellikle internet teknolojisi kullanılmaktadır. Özellikle kamu kurumlarında kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) sayesinde zaman ve maliyet giderlerinin düşürülmesi hedeflenmektedir.

• Gerekli ve değerli belgelerin kullanımını arttırır. Etkili bir kayıt yönetim süreci sayesinde örgüt faaliyetleri için gerekli ve değerli olan belgelerin çalışanlara önemi vurgulanır ve hangi belgenin ne zaman kullanılması gerektiği ortaya çıkar.

Literatür incelendiğinde kayıt yaşam süreci genel olarak beş aşamada ele alınmıştır:
• Kayıtların yaratılması: Kayıt yaşam sürecinin ilk aşamasını oluşturan kayıtların
yaratılması süreci, örgüt içerisinde faaliyet amaçlarına ve yaratılan kaydı kullanacakolanların gereksinimlerine göre ortaya çıkarılması işlemidir. Üretilecek mal ya da hizmet doğrultusunda tedarikçilerden alınmak istenen hammaddelere özgü oluşturulacak kayıtlar bu aşamada değerlendirilmektedir.

• Kayıtların depolanması: İlk aşamada yaratılan kayıtların örgütün kullandığı
dosyalama sistemleri içerisinde tasnif edilmesi olarak ifade edilmektedir.

• Eski kayıtlara erişim: Yaşam süreci kapsamında yaratılan ve depolanan kayıtlara çalışanların herhangi bir durumda ulaşmak istemesi olarak ifade edilmektedir.

• Kayıtların sürdürülmesi (idamesi): Örgütlerin bağlı bulundukları kanunlara göre kayıtları saklamaları gereken bir süre bulunmaktadır. Bu süre zarfında örgütler oluşturdukları kayıtları yasal olarak saklamak ve idamesini sağlamak zorundadır.

• Kayıtların imhası: Bağlı bulundukları kanuna göre yasal süresi dolan kayıtların imha prosedürleri kapsamında ortadan kaldırılması olarak ifade edilmektedir.

Örgüt yapıları içerisinde kullanılan dosya planlarının genel amacı dosyalama sistemlerinin standardizasyonunu sağlamak ve istenen belgeye istenen zamanda ulaşmaktır. Örgüt içi faaliyetler sonucunda oluşturulan dosya planları, faaliyetlerin çeşitliliğine bağlı olarak ana bölümlere ve bağlı alt bölümlere sahip olacaktır. Kodlama yapılarak; belgenin konusu, faaliyete konu olan kişilerin veya kurumların isimleri, faaliyet alanları ve bölümleri gibi konu başlıkları esas alınarak işlem devam ettirilmektedir.

Bağlı bulundukları kanuna göre yasal süresi dolan kayıtların imha prosedürleri
kapsamında ortadan kaldırılması olarak ifade edilmektedir. Örgüt yapılarının aynı dosyalama sistemlerinde olduğu gibi imha prosedürlerinde de bir standarda uyması gerekmektedir. Bunun için yapılar dahilinde “imha kurulu” benzeri bir oluşum, yasal süresi dolan kayıtların nasıl bir imha prosedürü ile ortadan kaldırılacağını belirlemektedir. Tedarikçi ile yapılan hammadde alışverişinin
kayıtları yasal süresi doluncaya kadar saklanmakta, bu süre dolunca da belirli imha prosedürlerine uyarak ortadan kaldırılmaktadır.