DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 5

Koordinasyon, örgütün ortak hedeflerine ulaşılması amacıyla çalışanların çabalarının düzenleştirilmesi ve uyumlaştırılması dahilinde işlerin daha etkin yapılmasının sağlanması olarak ifade edilmektedir.

Üretim yerlerine göre belgeler iki grupta ele alınmaktadır:
• Örgüt dışı belgeler; örgütün dış çevresi ile ilgili faaliyetlerde yaratılan ve kullanılan belgelerdir. Müşteriler, ortaklar, tedarikçiler, devletin bürokratik aygıtları vb. dış çevre yapıları ile ilgili iletişim faaliyetlerinde kullanılan belgeler örgüt dışı belgeler olarak
nitelendirilir.
• Örgüt içi belgeler; örgüt yapılarının yönetsel faaliyetleri ile ilgili olan belgelerdir. Birimler arası yapılan yazışmalar, toplantı tutanakları, yönetim kurulu kararları gibi örgütün faaliyetleriyle ilgili belge türleri örnek olarak gösterilebilir.

Nitelikleri bakımından belge türleri dört farklı
grupta bahsedilmektedir:
• Resmi belgeler; kamu kuruluşları tarafından
üretilen ya da özel sektör kapsamında yer
alan yapıların kamu kurumlarıyla iletişimleri sırasında ortaya çıkan belgelerdir. Resmî
• belgelerde belirli bir üretim ve yazım standardı bulunmaktadır.
• Mali belgeler; üretimi ve kullanımı yasalarca
korunan, belirli bir standardı olan ve maddi
içeriğe sahip belgelerdir. Mali belgeler örgüt
yapılarının mali faaliyetleri sonucu oluşan
belgelerdir.
• Gizli belgeler; örgüt yapıları içerisinde erişebilme izni güvenlik sebebiyle belirli kişilerde olan belgelerdir. Genellikle başkalarının
görmesinin sakıncalı olduğu belgelerdir.
• Kıymetli belgeler; örgüt yapıları içerisinde
“önemli” olarak ifade edilen ve maddi-manevi değeri olan belgelerdir. Hisse senetleri,
antlaşmalar kıymetli belgeler olarak adlandırılır.

Kayıtların transferi adında bir kayıt yaşam süreci aşaması yoktur.

Psikolojik yaklaşım teorisi adında bir yönetim teorisi yoktur.

Eşleştirmenin doğrusu şöyle olmalıdır:

Bilimsel yönetim yaklaşımı – Frederick Taylor
Yönetim süreci yaklaşımı – Henri Fayol
Bürokrasi yaklaşımı – Max Weber

Mekanik rasyonelliği bozacak insan unsuruna ilişkin faktörler modele
dahil edilerek ayrıntılı olarak incelenmemiştir

Düşük verim değil, maksimum çıktı

Teknik faaliyetler (üretim faaliyetleri)
• Ticari faaliyetler (alım, satım vb.)
• Finansal faaliyetler (para bulma ve kullanma)
• Muhasebe faaliyetleri (kayıtların ve istatistiklerin tutulması, hazırlanması)
• Güvenlik faaliyetleri (işyeri ve işgörenlerin
korunması)
• Yönetim faaliyetleri

1900’lü yılların başında Max Weber tarafından
geliştirilen bürokrasi yaklaşımı, işletmelerin bürokratik bir yapı sergilemesinin etkinliği arttırıcı bir
etken olduğunu ifade etmektedir.

• Neo-klasik yönetim teorisinin ele aldığı
başlıca konular şunlardır (Koçel, 2005):
• İnsan davranışı
• Kişilerarası (beşeri) ilişkiler
• Grupların oluşturulması
• Grup davranışları
• İnformal organizasyon
• Algı ve tutumlar
• İletişim
• Motivasyon
• Önderlik
• Organizasyonlarda değişim ve gelişme

Olayların tek bir olgu ile incelenmesi yerine, o
olguya bağlı olan diğer olgularla ve çevresiyle ilişkisini ele alan süreçlerin yönetim başlığı altında
incelenmesi sistem yaklaşımını oluşturmaktadır.
“Böyle bir yaklaşımın amacı, yönetim olayının
ve birimlerinin birbirleri ile olan ilişkilerini ve bu
ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini
araştırmak, kısaca; yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir.

Koçel’in (2015) aktardığı üzere, “durumsallık yaklaşımı, klasik ve neo-klasik teorilerin ilke temelleri
üzerine kurulan yaklaşımlardan farklıdır. İlkeleri ve en iyi organizasyon yapısını esas alan klasik ve neo-klasik yaklaşımların evrensel ve öngörücü bir
nitelik taşımalarına karşılık, durumsallık yaklaşımı durumlarla ve belli bir
durumdaki koşulları açıklamakla ilgilidir ve öngörücü bir nitelik de taşımamaktadır.” Durumsallık yaklaşımında özellikle yöneticilerin uygulayacakları
tekniklerin, davranışların ve düşüncelerin koşullara göre farklılık gösterebilmesi önemlidir. Anlaşılması gereken; her zaman ve her koşulda organizasyon yapılarının farklı olabileceğidir.

Yönetimin Bir Grup Faaliyeti Olması: Yönetim faaliyeti ortak amaçlar doğrultusunda çalışanların uyumlu bir iletişim süreci ile birlikte hareket
ettikleri bir faaliyettir. Bilgi ve belge merkezlerinde
de diğer işletmelerde olduğu gibi çalışanlar birbirleri ve bölümleri ile birlikte hareket ederek istekleri
gerçekleştirme çabası içerisindedir

Organize etme, farklılaştırma ve koordinasyonun sağlanması olarak ifade edilmektedir. Süreç dahilinde yapılacaklar ise şunlardır;

• Amacı gerçekleştirme yolunda yapılacak
görev, iş ve faaliyetlerin neler olduğunu belirlemek,
• Bu görevleri anlamlı bir biçimde gruplandırıp, işleri oluşturmak,
• Bu işleri çeşitli ölçütlere göre gruplandırıp,
iş grupları ya da faaliyetleri oluşturmak,
• Bu iş gruplarını kademeler bakımından
farklılaştırarak ve yine belirli iş ölçütlerine
göre gruplandırıp mevkileri ve pozisyonları
oluşturmak; bu pozisyonları belirli ölçütlere
göre bir araya getirip bölümleri oluşturmak,
• Tüm bu görev, iş, iş grubu ve pozisyonlarla
ilgili tanımlamaları yapmak,
• Bu mevkilere getirilecek iş görenleri seçmek
ve atamak aşamalarını içermektedir.

1.Yapılacak İşlerin Belirlenmesi ve Gruplandırılması: Örgütsel amaçlar ve bu amaçlara ulaşmak için yapılacak işler planlama aşamasında belirlenmektedir. Planlama sürecinde öngörülen, işleri en az emek ve giderle yapabilecek bir biçimde bölümlendirmek, sıralamak, düzenlemek, kısımlara ayırmak için örgütlemeye başvurmak gereklidir.

Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi: Bu aşamada iş görenlerin gereksinim duydukları ve işlerin
yapılabilmesi için gerekli fiziksel etmenlerin belirlenip sağlanması söz konusu olmaktadır. Sorgulama terminalleri, bilgisayarlar, tarayıcılar, sunucular, mp3 ve mp4 çalarlar, radyo frekans düzenleme
teknolojisi ile geliştirilen ödünç verme, etiket düzenleme, raf okuma ve güvenlik sistemleri, sergi
rafları, görme engelliler için sesli kitaplar ve çeşitli bilgi kaynakları başlıca kütüphane araçları olarak
ifade edilmektedir.

Bilgi işlem hizmetleri, teknik ve kullanıcı hizmetlerine otomasyon desteği veren, işletmenin web sitesinin hazırlanmasını ve güncellenmesini sağlayan ayrıca elektronik veri tabanlarının kullanımını sağlayan ve tarayıcı işlemlerinin eksiksiz bir biçimde yapılmasını sağlayan birimdir.

İşletme yapıları içerisinde örgütlenmenin verimli ve etkin bir biçimde yapılabilmesi, örgütlenme ilkelerinin planlama aşaması kapsamında ele alacağı sorular ile doğrudan ilişkilidir:
• Yapıyı çevreleyen ortam koşulları nelerdir?
• Yapının temel amacı ve stratejisi nedir?
• Yapıyı amaç ve hedeflerine ulaştıracak işler nelerdir?
• Farklı koşullar kapsamında etkin bir biçimde çalışacak yapı(lar) neler olabilir?
• İşler ile ilgili nasıl bir düzenleme yapılabilir?
• Oluşturulacak yapıların maliyet ve etkinlikleri nasıl karşılaştırılabilir?

Biçimselleşme: Bilgi ve belge merkezlerinde neyin, ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim tarafından (5N1K) yapılacağının önceden ayrıntılı olarak belirlenmesi
ve bunlara uyulmasının zorunlu hâle getirilmesi olarak ifade edilmektedir.