DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 4

Bireysel ve sosyal bir fenomen olarak kültürle ilgili
tanımlardan bazıları şu şekildedir:
• Bireyin içinde yaşadığı gruptan / toplumdan
edindiği sosyal miras
• Bireyin düşünme, hissetme ve inanma biçimi
• Bir toplumun yaşama biçimi
• Problemlerin çözüm biçimi
• Öğrenilen davranışlar bütünü
• Davranışları düzenleyen normatif bir sistem
• Doğada var olana karşılık insanların oluşturduğu her şey
• Bir egemenlik ve meşruiyet aracı.

Normlar: Normlar, insanların nasıl davranması gerektiğini tanımlayan ve değerlere göre oluşan yazılı olmayan kurallar ya da standartlar olarak ifade edilmektedir. Bir
başka ifade ile normlar, belirli bir durumla ilgili olarak insanların ne yapması ya da yapmaması, ne söylemesi ya da söylememesi gerektiğini gösteren kurallardır. Normlar,
kaynağını değerlerden almakta değerlere göre biçimlenmektedir. Değerlere göre normlar, daha somut öğelerdir. Dolayısıyla normlar, gündelik yaşamda insanların her türlü eylem ve faaliyetlerine yol göstermekte ve tercihlerini belirlemektedir. Kültür, aynı zamanda normatif bir sistem olarak da görülebilmektedir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde örgüt kültürünün oluşturulma süreci genellikle aşağıdaki aşamaları içermektedir:
• I. Aşama: Kütüphaneyi kuran kişinin yeni
bir girişim düşüncesine sahip olması. Örnek
olarak; kütüphaneye gereksinim duyan bir
işletme ya da yeni kurulan bir üniversite.
• II. Aşama: Kurucu bir ya da daha çok
anahtar kişiyi, fizibilite etüdü yapmak üzere
ekibe dahil eder ve görüşlerini onlarla paylaşır.
• III. Aşama: Oluşturulan ekip fizibilite çalışmasına başlar. Fizibilite çalışması kapsamında; talep tahmini ve pazar araştırması,
en uygun kuruluş yeri ve binanın seçimi,
kapasitenin belirlenmesi, gerekli fonların
bulunması, donanımın seçilmesi, kazanımların öngörülmesi, yönetmeliklerin ve örgüt
şemasının oluşturulması, fizibilite raporu
ve yatırım değerleme, kesin projenin oluşturulması ve kütüphanenin kurulması gibi
aşamalar yer almaktadır.
• IV. Aşama: Kütüphanede görev alacak çalışanların işe alınması ile birlikte genel örgüt
kültürünün öyküsü oluşturulmaya başlamış
olacaktır.

Farabi’nin “Erdemlerin en büyüğü bilimdir, bilgeliktir. Doğru bilgi insanca yaşamanın temelidir” cümlesi bilgi kavramının geçmişten bugüne kadar olan yolculuğunu, zorunluluğunu ve önemini göstermektedir. Doğru cevap C.

Enformasyon, verilerin işlenmesiyle ortaya konan bir mesaj ve fark yaratan bir veri olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap D.

Bilgi; “belli bir düzen içerisindeki deneyimlerin, değerlerin ve uzmanlık görüşünün, yeni deneyimlerin ve amaca yönelik enformasyonun bir araya getirilip değerlendirilmesi için bir çerçeve oluşturan esnek bir bileşim” olarak ifade edilmiştir. Doğru cevap B.

Bilgi kavramını geçmişte birçok düşünür ve filozof, konuşmalarında ve söylemlerinde ele almış ve “onsuz olmaz” ifadelerine yönelik anlamlar oluşturmuşlardır. Sokrates’ın “İyi olan tek şey bilgi, kötü olan tek şey bilgisizliktir” cümlesi ve Farabi’nin “Erdemlerin en büyüğü bilimdir, bilgeliktir. Doğru bilgi insanca yaşamanın temelidir” cümlesi bilgi kavramının geçmişten bugüne kadar olan yolculuğunu, zorunluluğunu ve önemini göstermektedir.

Bilgi; “belli bir düzen içerisindeki deneyimlerin, değerlerin ve uzmanlık görüşünün, yeni deneyimlerin ve amaca yönelik enformasyonun bir araya getirilip değerlendirilmesi için bir çerçeve oluşturan esnek bir bileşim” olarak ifade edilmiştir.

Bilgi yönetiminin amaçları genel olarak ele alınırsa; • Örgüt içinde yeni bilgilerin üretilmesi • Dış kaynaklardaki değerli bilginin örgüte kazandırılması • Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılması • Bilginin dokümanlar, veritabanları ve yazılımlar aracılığı ile sunulması • Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırması • Örgütün birimleri içinde    oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası transferinin gerçekleştirilmesi • Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesi ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesi olarak ifade edilmektedir.

Bilginin yayılması ile ilgili yöntemler: a) Bilgiyi yayma için disiplinler arası proje takımları; b) İç yayımlar; c) Uzmanlar tarafından eğitim ve koçluk.

Belgelerin dolaşımı sürecinde genellikle internet teknolojisi kullanılmaktadır. Özellikle kamu kurumlarında kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) sayesinde zaman ve maliyet giderlerinin düşürülmesi hedeflenmektedir. Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) Örgütsel faaliyetler kapsamında ele alınan belgelerin elektronik ortama aktarılması ya da elektronik ortamda oluşturularak depolanması, ulaşılması ve transfer edilmesi sürecidir.

Manyetik belgeler; günümüzde bilgisayarlar, tabletler ya da akıllı telefonlar üzerinde üretilen, dağıtılan ve depolanan belgelerdir. Geçmişte kullanılan mikrofilmler, mikroformlar, CD’ler ve DVD’ler manyetik belge kullanımında yer alan araçlardır.

Nitelikleri bakımından belge türleri: • Resmi belgeler; kamu kuruluşları tarafından üretilen ya da özel sektör kapsamında yer alan yapıların kamu kurumlarıyla iletişimleri sırasında ortaya çıkan belgelerdir. Resmî belgelerde belirli bir üretim ve yazım standardı bulunmaktadır.

Doğrudan (birincil kaynak) erişilen belgeler; örgüt içinde gerçekleştirilen faaliyetler sonucunda üretilen ve saklanan belgelerin, örgüt personeli tarafından yapılacak araştırmalarda ya da bir sürecin devamında kullanılması olarak ifade edilir. Bu belge türünde kaynağa doğrudan ve ilk elden ulaşılmaktadır.

Saklanması ve imha edilmesi gereken belge sayısını gerekirse azaltır. Kayıt yönetimi sayesinde belgelerin kontrolü sadece dosyalama aşamasında değil aynı zamanda arşivdeki belgeler üzerinde de gerçekleştirilir. Arşivdeki belgeler, yasal süresi tamamlanmışsa imha prosedürlerine göre yok edilmektedir.

Eski kayıtlara erişim: Yaşam süreci kapsamında yaratılan ve depolanan kayıtlara çalışanların herhangi bir durumda ulaşmak istemesi olarak ifade edilmektedir. Örgütlere yapılan denetim sırasında ulaşılabileceği gibi yılsonu faaliyetlerinin gözden geçirilmesi ya da çalışanların geçmişe yönelik kontrol mekanizmalarını çalıştırmaları sırasında eski kayıtlara erişim sağlanmaktadır.

Organizasyon ilk olarak işletmenin yapısını oluşturan ve faaliyetlerin düzenli bir biçimde yapılmasını gerekli kılan planların bir bütün olarak çalıştığı ilişkiler toplamı olarak ifade edilmektedir.

Organizasyonun süreçleri:

I. Yapılacak İşlerin Belirlenmesi ve Gruplandırılması

II. İş Görenlerin Belirlenip Atanması

III. Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi

Doğru cevap C'dir.