DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 16

Organize etme, farklılaştırma ve koordinasyonun sağlanması olarak ifade edilmektedir. Süreç dahilinde yapılacaklar ise şunlardır:

• Amacı gerçekleştirme yolunda yapılacak görev, iş ve faaliyetlerin neler olduğunu belirlemek,

• Bu görevleri anlamlı bir biçimde gruplandırıp, işleri oluşturmak,

• Bu işleri çeşitli ölçütlere göre gruplandırıp, iş grupları ya da faaliyetleri oluşturmak,

• Bu iş gruplarını kademeler bakımından farklılaştırarak ve yine belirli iş ölçütlerine göre gruplandırıp mevkileri ve pozisyonları oluşturmak; bu pozisyonları belirli ölçütlere göre bir araya getirip bölümleri oluşturmak,

• Tüm bu görev, iş, iş grubu ve pozisyonlarla ilgili tanımlamaları yapmak,

• Bu mevkilere getirilecek iş görenleri seçmek ve atamak aşamalarını içermektedir.

İş Görenlerin Belirlenip Atanması: Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre bölümlendi- rilip düzenleneceğine karar verildikten sonra, bu işleri yapabilecek nitelikteki çalışanların sağlanması gerekecektir. Bu aşamada, işin gerektirdiği bilgi, beceri, deneyim ve iş gören sayısı gibi çeşitli ölçütler belirlenmekte ve bu ölçütlere göre çalışan seçimi yapılmaktadır. Örnek olarak; “üniversite kütüphanelerindeki profesyonel kütüphanecilerin sayısı tüm personelin % 31’i oranında olmalıdır” görüşü esas alınarak çalışanların seçimi gerçekleştirilebilmektedir.

Destek Birimleri: Destek birimleri kapsamında ele alınan destek faaliyetleri işletme içerisinde yer alan birimlerin faaliyetlerinin etkin ve verimli bir biçimde yürütülmesini sağlayan hizmetlerden oluşmaktadır. Destek hizmetleri işletme içerisinde alt birimlerden oluşmaktadır:

İnsan kaynakları yönetimi, işletme içerisinde yer alan ve organizasyon şeması kapsamında en üst noktadaki bireylerden en alt noktadaki bireylere kadar işletme içerisindeki tüm çalışanları kapsamaktadır. İnsan kaynakları yönetimi aynı zamanda işletme dışında yer alan potansiyel işgücünü de kapsamaktadır. İşletme içerisinde insan faktörü ile iş görüldüğü için etkinlik ve verimlilik kavramlarıyla doğrudan ilişki içerisindedir.

Ciltleme / Onarım hizmetleri, bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin bünyelerinde mevcut olan kaynakların ciltleme ve bakım işlemlerinin yapıldığı birimler olarak ifade edilmektedir. Dermelerin türlerine göre işletmeler bu işlemleri kendi bünyelerinde yapabileceği gibi dış kaynak yoluyla işletme dışı bir yapıya vererek gerçekleştirebilirler.

Teknik bakım hizmetleri, bilgi ve belge merkezlerinin ve kütüphanelerin sahip olduğu donanım- ların kontrolleri, bakım ve onarımları gibi süreçlerin ele alındığı birimdir.

İşletme yapıları içerisinde örgütlenmenin verimli ve etkin bir biçimde yapılabilmesi, örgütlenme ilkelerinin planlama aşaması kapsamında ele alacağı sorular ile doğrudan ilişkilidir:

Yapıyı çevreleyen ortam koşulları nelerdir?

Yapının temel amacı ve stratejisi nedir?

Yapıyı amaç ve hedeflerine ulaştıracak işler nelerdir?

Farklı koşullar kapsamında etkin bir biçimde çalışacak yapı(lar) neler olabilir?

İşler ile ilgili nasıl bir düzenleme yapılabilir?

Oluşturulacak yapıların maliyet ve etkinlikleri nasıl karşılaştırılabilir?

Henri Fayol’un öncülüğünü üstlendiği yönetim süreci yaklaşımında, bilimsel yönetim yaklaşımının mikro değişkenleri inceleyen bakış açısına karşılık, işletmenin tamamı ele alınarak incelenmiştir.

Basitlik: İşletme yapıları içerisinde ele alınan sistemler ve süreçler; karmaşık bir yapıda olmamalı, emir alan-veren, sorumluluk alan-veren çalışanlar arasında ve yetki aktarımı sırasında muğlak ifadelerin yer almadığı, bütün çalışanlar tarafından anlaşılabilir, basit ve sade bir yapı biçiminde düzenlenmelidir.

Açıklama: İşletme yapılarında çalışan bireylerin yetkileri, sorumlulukları ve iş tanımları açıkça belirtilerek yazılı olarak ifade edilmeli ve her çalışana mutlaka iletilmelidir. Kendi sınırlarını bilen bireyler olası işletme içi çatışmaların, görev karmaşalarının ve olası anlaşmazlıkların da önüne geçecektir. Böylece işletme yapıları içerisinde istenen verimli ve etkin çalışma ortamı sağlanabilecektir.

Davranışsal yönetim teorisi kütüphane işletmelerinde 1930 yıllarda ele alınmaya başlamıştır.

Günümüzde de kabul gören tanımlardan birisi ise Tylor (1971)’ın yapmış olduğu ve kavramı genel hatlarıyla ele alan tanımdır: “Kültür (ya da uygarlık), toplumun bir üyesi olarak insanoğlunun kazandığı bilgi, sanat, ahlak, gelenekler ve benzeri diğer yetenek ve alışkanlıkları kapsayan karmaşık bir bütündür” şeklinde ifade edilmektedir.

Durumsallık yaklaşımında özellikle yöneticilerin uygulayacakları tekniklerin, davranışların ve düşüncelerin koşullara göre farklılık gösterebilmesi önemlidir.

Kültürü Oluşturan Öğeler

Kültür kavramını oluşturan öğeler literatür kapsamında farklı başlıklar altında ele alınmaktadır. Bu durumun en önemli sebebi kültür kavramının belirli bir küresel ve evrensel açıklamasının olmasının yanı sıra coğrafi bölgelere göre de yerel bir bakış açısına sahip olması olarak ifade edilmektedir.

Kültürü oluşturan öğeler, kültür tanımları içerisinde yer alan öğeler kapsamında aşağıda açıklanmıştır

İnançlar

Değerler

Normlar

Semboller

Teknoloji

Sayıltı: Bir araştırmada, mevcut araştırma sürecini ve sonucunu önemli ölçüde etkileyeceği düşünülen, araştırıcının gerekçeli kabulleridir.

Planlama, nihai amaca ulaşmada atılan ilk adımdır.

Yönetim işlevlerinin ve işletme faaliyetlerinin planlamadan sonra gelen aşaması örgütlemedir.

Örgütlerde yöneltme işlevi bu aşamada başlamakta ve örgüt personeline, görevlerini en etkin ve verimli bir biçimde yaptırmayı amaçlamaktadır.

Biçimselleşme: Bilgi ve belge merkezlerinde neyin, ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim tarafından (5N1K) yapılacağının önceden ayrıntılı olarak belirlenmesi ve bunlara uyulmasının zorunlu hâle getirilmesi olarak ifade edilmektedir.

İşletmelerin büyüklüğü çeşitli değişkenler kapsamında (teknoloji, çevre, amaçlar) örgütlerin yapısal karakteristiklerinin belirlenmesinde önemli bir role sahiptir.

Kültürle ilgili tanımlardan bazıları şu şekildedir;
Fenomen: Olay, görüngü.
Normatif: Kural koyucu, düzgüsel.
Sayıltı: Bir araştırmada, mevcut araştırma sürecini ve sonucunu önemli ölçüde etkileyeceği düşünülen, araştırıcının gerekçeli kabulleridir.
Fizibilite: Yapılabilirlik.

Normlar: Normlar, insanların nasıl davranması gerektiğini tanımlayan ve değerlere göre oluşan yazılı olmayan kurallar ya da standartlar olarak ifade edilmektedir. Bir başka ifade ile normlar, belirli bir durumla ilgili olarak insanların ne yapması ya da yapmaması, ne söylemesi ya da söylememesi gerektiğini gösteren kurallardır.

“Yönetim nedir?” sorusu günümüzde hâlen cevap arayan ve farklı disiplinlerde kendilerine özgü yorumlar katılabilen bir olgu olarak karşımıza çıkmaktadır. İster rahat bir örgütsel alanda isterse kaos alanında yer alsın işletmelerin ortak yönetsel değerler kapsamında ele alınması gerekmektedir. Bilimsel dayanaklar kapsamında ya da bireylerin deneyimlerine dayanan düşünce ve metaforlarla ele alınan yönetim faaliyeti, nihayetinde insanlarla birlikte iş yapabilme ve insanları doğru yönlendirebilme sanatı olarak ifade edilmektedir.