DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 15

Bilimsel yönetim yaklaşımı ve Yönetim süreci yaklaşımı Klasik Yönetim ve Organizasyon Teorisi başlığı altında bulunan yaklaşımlardır. Sistem yaklaşımı ve Durumsallık (koşul-bağımlılık) yaklaşımı ise Modern Organizasyon Teorisi başlığı altındadır.

İnsan davranışı, kişilerarası ilişkiler ve grup davranışları Davranışsal (Neo-Klasik) Yönetim ve Organizasyon Teorisi’nin ele aldığı konulardandır. Diğer konular ise Grupların oluşturulması, informal organizasyon, algı ve tutumlar, iletişim, motivasyon, önderlik, organizasyonlarda değişim ve gelişmedir. Ticari faaliyetler ve güvenlik faaliyetleri Yönetim Süreci yaklaşımında gerçekleşen faaliyetlerdir. Diğer faaliyetler ise, teknik faaliyetler (üretim faaliyetleri), finansal faaliyetler (para bulma ve kullanma), muhasebe faaliyetleri (kayıtların ve istatistiklerin tutulması, hazırlanması), yönetim faaliyetleridir.

Durumsallık yaklaşımında özellikle yöneticilerin uygulayacakları tekniklerin, davranışların ve düşüncelerin koşullara göre farklılık gösterebilmesi önemlidir. Anlaşılması gereken; her zaman ve her koşulda organizasyon yapılarının farklı olabileceğidir. Bilimsel yönetim yaklaşımı ayrıntılı bir teori değil, organizasyon yapılarındaki işlerin ve standartların düzenlenmesi gibi mikro değişkenler etrafında şekillenmiştir. Yönetim süreci yaklaşımı sadece organizasyon konuları ile değil fakat yönetimin bütün alanları ile ilgili ilkeler geliştirmeye çalışmıştır. Bürokrasi yaklaşımın özelliği açık ve seçik bir şekilde belirlenmiş hiyerarşik bir yapı olması; böylece de her kademe bir üst kademe tarafından kontrol edilmesidir. Sistem yaklaşımın amacı, yönetim olayının ve birimlerinin birbirleri ile olan ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini araştırmak, kısaca; yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir.

Yönetim faaliyetleri; amaca yönelik olması, grup etkinliklerini içermesi, beşeri olması, işbirliği ve uzmanlaşmaya yönelik olması, eşgüdüm içinde bulunulması ve yetki-sorumluluk üzerine kurulması bakımından her örgüt türünde yer alan önemli bir süreçtir.

Yönetim ellerindeki sınırlı kaynaklarla en yüksek çıktıyı verimi elde etmek ister. Diğer bir deyişle işletme yapısında yer alan bütün sermaye türlerinin (maddi varlıklar, nakitler, beşeri sermaye vb.) akla ve mantığa yatkın bir biçimde değerlendirilmesi gerekmektedir. Yönetim teorilerindeki ilkelerin, düşüncelerin ve insan gücünün akıllıca kullanılması sayesinde işletme yapıları rasyonelliğe ulaşabilmektedir.

Yönetim istenilen amaçlara ulaşabilmek ve kısa ya da uzun dönemli uygulamaları hayata geçirebilmek için bir dizi karar aşamaları ve bunların sonuçlarından oluşmaktadır. İşletme içi faaliyetler ve makro düzeyde alınacak stratejik ve politik kararlar için yönetimin aktif çalışan bir karar mekanizması oluşturması, analiz ve yorumlama yeteneğini güçlendirmesi gerekmektedir.

Cumhuriyetin kuruluşundan 1983 yılına kadar olan dönemde yayınlanmış bazı meslek kitapları ile Türk kütüphaneciliğinin ilk dergisi olan Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni (1952) incelendiğinde, kütüphane işletmeciliğinin sorunlarının temelde; personel, bütçe, derme, bina ve kullanıcı olmak üzere beş başlık altında ele alındığı görülmektedir. Ancak kütüphane işletmesi kavramının tartışılması ve kütüphane / bilgi ve belge merkezlerinin işletme özelliklerinin açıklanması konusunda herhangi bir çalışmaya rastlanılmamaktadır.

Planlama yönetim sürecinin başlangıç aşamasını oluşturmaktadır. Yönetim işlevlerinin ve işletme faaliyetlerinin planlamadan sonra gelen aşaması örgütlemedir. Yöneltme süreci iş görenlere planlar ve örgütleme sonucunda verilen işlerin verimli bir biçimde yaptırılmak istenmesi olarak ifade edilebilir. Yönetim işlevlerinin sonuncusu olan denetim yani kontrol işlevinin gerekliliği, örgütün belirlenen amaçlara ulaşmak için oluşturulan bir yapı olmasından kaynaklanmaktadır.

Planlama herhangi bir konu ile ilgili olarak; ne, ne zaman, nasıl, nerede, kim tarafından, neden, hangi maliyetle ve hangi sürede sorularına cevap vermeye çalışmayı ifade etmektedir.  Planlama sürecine yakından bakıldığında, sürecin sadece belirli teknik ve metotları kullanmaktan çok farklı bir anlamı olduğu, bir nevi düşünce ve yaşam tarzı olduğu görülmektedir. Bunun sebebi ise planlamanın geleceğe bakmakla aynı düşünceyi ifade ettiğidir.

Örgütler, sosyal yapılar olduğu ve bireyler tarafından oluştuğu için bir ekosisteme ve kendilerine ait bir kültüre sahiptir. Bu kültür kapsamında örgüt yapılarının kuralları, politikaları, normları ve hatta yapının içerisinde bulunan bireylerin davranış biçimleri şekillenmektedir. Özellikle toplumsal bütünleşmenin mikro bir sonucu olan örgütsel bütünleşme dahilinde örgüt yapısının uyumlaştırılması açısından işletme yönetiminin çalışan bireyleri ortak bir payda altında sosyalleştirmesi gerekmektedir. Doğru cevap D'dir.

Organizasyon,işletmenin yapısını oluşturan ve faaliyetlerin düzenli bir biçimde yapılmasını gerekli kılan planların bir bütün olarak çalıştığı ilişkiler toplamı olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B'dir.

Kataloglama ve sınıflama hizmetleri, sağlanan bilgi kaynaklarının, istenildiğinde bulunması ve ne olduğunun bilinmesi amacıyla, belirli bir sistem dahilinde yer numarası ve bibliyografik kimliği ile birlikte konusu kapsamında işlenme hizmetlerinin yapıldığı birim olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B'dir.

Kullanıcı hizmetleri de aynı zamanda kendi içinde alt hizmetler barındırmaktadır:

Ödünç hizmetleri

Kütüphanelerarası işbirliği hizmetleri

Danışma ve rehberlik hizmetleri

Danışma ve rehberlik hizmetleri

Özel derme hizmetleri. Doğru cevap A'dır.

Destek hizmetleri işletme içerisinde alt birimlerden oluşmaktadır:

İnsan kaynakları yönetimi

Ciltleme / Onarım hizmetleri

Teknik bakım hizmetleri Doğru cevap D'dir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından doğru ve etkin bir örgütlenmenin ilkeleri şu
şekilde ifade edilmektedir:

Amaç Birliği

İş Bölümü ve Uzmanlaşma

Bölümlere Ayırma

Yetki ve Sorumluluğun Denkliği

Biçimselleşme

Emir-Komuta Birliği

Yönetim/Denetim Alanı

Basitlik

Merkezileşme/Merkezîleşmeme

Açıklama. Doğru cevap C'dir.

Bireysel ve sosyal bir fenomen olarak kültürle ilgili
tanımlardan bazıları şu şekildedir (Şişman, 2007):
• Bireyin içinde yaşadığı gruptan / toplumdan
edindiği sosyal miras
• Bireyin düşünme, hissetme ve inanma biçimi
• Bir toplumun yaşama biçimi
• Problemlerin çözüm biçimi
• Öğrenilen davranışlar bütünü
• Davranışları düzenleyen normatif bir sistem
• Doğada var olana karşılık insanların oluşturduğu her şey
• Bir egemenlik ve meşruiyet aracı. Doğru cevap E'dir.

Normlar, insanların nasıl davranması gerektiğini tanımlayan ve değerlere
göre oluşan, yazılı olmayan kurallar ya da standartlar olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap C'dir.

Bilgi ve belge merkezlerinde ve kütüphane
bünyesine uygun bir örgüt kültürü yapısını oluştururken ya da mevcut kültürel yapıyı sorgularken
dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıda ele alınmaktadır (akt. Kurulgan, 2015):
• Çalışanların kendilerini kurumun bir parçası olarak görebilmeleri,
• Çalışanların kütüphane içinde bireysel potansiyellerini kullanma ve geliştirme ortamını bulabilmeleri,
• Aynı işi yapan kişilerle işbirliği içinde hareket edebilmeleri,
• Kütüphanede alınan kararlara katılabilmeleri,
• Kurumun kendisinden beklenilenleri bilerek verimli biçimde çalışabilmeleri,
• Yenilik ve gelişmelere açık olup, kısa sürede
uyum gösterebilmeleri,
• Kütüphaneye yeni katılanlara ve gerektiğinde tüm kütüphane personeline; kurumun
amaç, hedef, değer ve inançları kurum içi
faaliyetlerle verilebilmeli ve benimsetilebilmeli,
• Adil bir ödüllendirme sistemi kurulup, işletilebilmeli,
• Sorunların çözümü hoşgörü çerçevesinde
yapılabilmeli,
• Kütüphanenin hayat bulmasında önemli
katkıları bulunan bireylerin öykülerinin bir
destek ve güdüleme aracı olarak anlatılabilmesi gerekmektedir. Doğru cevap C'dir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde örgüt kültürünün oluşturulma süreci genellikle aşağıdaki aşamaları içermektedir::
• I. Aşama: Kütüphaneyi kuran kişinin yeni bir girişim düşüncesine sahip olması. Örnek olarak; kütüphaneye gereksinim duyan bir işletme ya da yeni kurulan bir üniversite.
• II. Aşama: Kurucu bir ya da daha çok anahtar kişiyi, fizibilite etüdü yapmak üzere
ekibe dahil eder ve görüşlerini onlarla paylaşır.
• III. Aşama: Oluşturulan ekip fizibilite çalışmasına başlar. Fizibilite çalışması kapsamında; talep tahmini ve pazar araştırması, en uygun kuruluş yeri ve binanın seçimi, kapasitenin belirlenmesi, gerekli fonların bulunması, donanımın seçilmesi, kazanımların öngörülmesi, yönetmeliklerin ve örgüt şemasının oluşturulması, fizibilite raporu ve yatırım değerleme, kesin projenin oluşturulması ve kütüphanenin kurulması gibi aşamalar yer almaktadır.
• IV. Aşama: Kütüphanede görev alacak çalışanların işe alınması ile birlikte genel örgüt kültürünün öyküsü oluşturulmaya başlamış olacaktır. Doğru cevap C'dir.

•Gelişigüzel çalışma değil bilimsel çalışma düzeni •Başıbozukluk değil ahenk ve koordinasyon •Kişisellik değil yardımlaşma •Düşük verim değil maksimum çıktı •Herkesin mümkün olan en yüksek verimlilik düzeyine çıkarılması için eğitim •Her iş, işi oluşturan görevlere ayrılmalı •Bu görevlerin her biri bilimsel açıdan ayrıntılı olarak incelenmeli •Bu inceleme yapılırken görevlerin nasıl daha etkin yapılabileceği, araç ve gereçlerin nasıl kullanılacağı ve görevi yapanın nasıl davranması gerektiğinin araştırılması •Görev ve işlerin zaman ve metot olarak standartlaştırılması •Standartları belli olan işleri yapabilecek fiziki ve zihni kabiliyeti yeterli olan kişilerin seçilmesi •Kişilerin uygun bir biçimde eğitilerek işi öngörülen şekilde yapabilecek hâle getirilmesi •Teşvik edici ücret sisteminin geliştirilmesi ve işgörenlerin çalışmalarının finansal olarak desteklenmesi •Yönetimin bu sistemin işleyişini sürekli olarak denetlemesi ve aksaklıkların bilimsel olarak incelenmesi.