DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 14

Sistem yaklaşımı 1900’lü yılların başında biyolog Ludvig Von Bertalanffy tarafından ortaya konulan Genel Sistem Teorisi ile bağdaşmaktadır. Olayların tek bir olgu ile incelenmesi yerine, o olguya bağlı olan diğer olgularla ve çevresiyle ilişkisini ele alan süreçlerin yönetim başlığı altında incelenmesi sistem yaklaşımını oluşturmaktadır.

Klasik Teori: • Klasik teori organizasyonlarda insan unsuru dışındaki faktörler üzerinde durmuştur. İnsan unsuru daima ikinci planda ele alınmıştır. Maddi faktörler düzenlendikten sonra insanın öngörülen doğrultu ve şekilde davranacağı ya da davranması gerektiği varsayılmıştır. Bu yönü ile klasik teori mekanik organizasyon yapıları olarak adlandırılan yapıları önermiştir. • Rasyonellik ve mekanik süreçler klasik teorinin hareket noktaları olmuştur. Makine – insan ilişkilerinde rasyonellik, işlerin dizayn ve birleştirilmesinde rasyonellik, ilkelerin amaçladığı rasyonellik ana hareket noktalarıdır. Mekanik rasyonelliği bozacak insan unsuruna ilişkin faktörler modele dahil edilerek ayrıntılı olarak incelenmemiştir. Ekonomik rasyonellik anlayışının organizasyona uygulanmasını ifade eden bu yaklaşım insanı kendine söyleneni yapan, rasyonel olduğuna inanılan sisteme uyan, pasif bir unsur olarak varsaymıştır. •Klasik teori, esas itibariyle kapalı sistem anlayışı ile organizasyonları ele almıştır. Bunun sonucu olarak da bütün yaklaşımlar organizasyon içi dahili etkinliğin nasıl sağlanabileceği üzerinde durmuş, bunu sağlamak için uyulması gereken ilkeleri evrensel kabul etmiş; fakat dış çevre şartlarına ve organizasyonların değişen şartlara nasıl uyabilecekleri üzerinde durmamıştır. Neo-klasik Teori: Neo-klasik yönetim teorisinin ortaya çıkan en önemli özelliği, klasik yönetim teorisinin düşünceleri üzerinde eksik olan yönü tamamlamak konusundadır. Klasik yönetim teorisinin insan unsurunu dolduran neo-klasik yönetim teorisi, insan faktörünün çalışma yaşamındaki psikoloji, sosyolojik ve vicdani yönü ile de ilgilenmektedir. İşletme yapılarındaki etkinliğin insan davranışlarının bir sonucu olarak ortaya çıktığı bu teori kapsamında ele alınmıştır.

Neo-klasik yaklaşımın gelişmesini sağlayan Hawthorne Araştırmaları olmuştur. Roethlisberger ve Mayo tarafından yapılan araştırmada çalışanların verimliliğini esas olarak fiziksel faktörlerin değil; motivasyon, insan ilişkileri gibi faktörleri içerden sosyal faktörlerin arttırdığını ortaya koymuştur.

Sistem yaklaşımı 1900’lü yılların başında biyolog Ludvig Von Bertalanffy tarafından ortaya konulan Genel Sistem Teorisi ile bağdaşmaktadır. Olayların tek bir olgu ile incelenmesi yerine, o olguya bağlı olan diğer olgularla ve çevresiyle ilişkisini ele alan süreçlerin yönetim başlığı altında incelenmesi sistem yaklaşımını oluşturmaktadır. “Böyle bir yaklaşımın amacı, yönetim olayının ve birimlerinin birbirleri ile olan ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini araştırmak, kısaca; yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir (Koçel, 2005).” Sistem kavramı, belirli parçaların kendi ve çevresinin yararlarını gözeterek oluşan bir bütün olarak ifade edilebilir. Sistem yaklaşımı literatüre bakıldığında organizma-organizasyon metaforu kapsamında daha anlaşılır bir biçimde ifade edilmektedir. İnsan vücudu dolaşım sistemi, sinir sistemi, sindirim sistemi vb. çeşitli alt sistemlerden oluşmaktadır. Bu alt sistemler kendi içerisinde belirli işlevlere sahiptirler ve bu işlevlerin doğru bir biçimde yapılması gerekmektedir. Bu alt sistemler kendi içlerinde olduğu kadar birbirleri ile de etkileşimli bir biçimde çalışmak durumundadır ki organizmanın esas işlevi olan hayati faaliyetler düzgün bir biçimde işleyebilsin. Organizmalar gibi organizasyonların da kendi içlerinde belirli işlevlere sahip oldukları üretim sistemi, muhasebe sistemi, insan kaynakları sistemi gibi alt sis temleri vardır. Durumsallık Yaklaşımı: İkinci Dünya Savaşından sonra organizasyon yapılarındaki değişim ve gelişmelere bağlı olarak dönemin mevcut teorilerine farklı bakış açıları ile bakılmaya başlanmıştır. Organizasyon yapılarının en iyileştirilmesi  ve organizasyon ilkelerinin oluşturulmasının yanında özellikle her zaman ve her koşulda en iyi organizasyon yapılarının olamayacağı, organizasyonların çeşitli içsel ve dışsal faktörlere göre şekilleneceği düşüncesi ağırlık kazanmaya başlamıştır. Literatürde de sıkça vurgulanan organizasyonların yapıları ve örgütsel davranış ilişkileri aynı zamanda işletmelerin büyüklükleri, etkileşimde bulundukları çevre koşulları ve özellikle faaliyet alanlarındaki teknoloji düzeyleri gibi etmenlerle birlikte koşullara bağlı bir biçimde ele alınmaya başlanmıştır.

Yönetim faaliyetleri; amaca yönelik olması, grup etkinliklerini içermesi, beşeri olması, işbirliği ve uzmanlaşmaya yönelik olması, eşgüdüm içinde bulunulması ve yetki-sorumluluk üzerine kurulması bakımından her örgüt türünde yer alan önemli bir süreçtir. Yönetimin İnsanlara Yönelik Bir Faaliyet Olması: Yönetim, günümüz yapılarında insanların psikolojik ve sosyolojik motivasyon etkenlerini dikkate alarak faaliyetlerini gerçekleştirmektedir. Bilgi ve belge merkezleri gibi hizmet alanında yer alan yapılarda çalışanların her an istek sahiplerinin ihtiyaçlarını doğrudan karşılaması, çalışanlara verilecek olan değerin üst noktalarda olmasını gerektirmektedir. İnsan ilişkileri karmaşık bir yapıda ilerlediğinden dolayı yönetim, çalışanlarını motive etmeli ve karşılaşılacak problemler üzerinde önceden eğitim verilmelidir.

Yönetim faaliyetleri; amaca yönelik olması, grup etkinliklerini içermesi, beşeri olması, işbirliği ve uzmanlaşmaya yönelik olması, eşgüdüm içinde bulunulması ve yetki-sorumluluk üzerine kurulması bakımından her örgüt türünde yer alan önemli bir süreçtir. Yönetimin İşbölümü ve Uzmanlaşma Faaliyeti Olması: Yönetim kapsamında ele alınan faaliyetler çalışanlara göre iş bölümlerine ayrılmalı ve iş tanımlarında uzmanlaşmaya önem verilmelidir. Bilgi ve belge merkezleri gibi hizmet alanında faaliyet gösteren yapılarda uzmanlaşmaya göre sınıflandırma büyük önem taşımaktadır. Beşeri ilişkileri zayıf olan bir çalışanın kullanıcılarla devamlı iletişim hâlinde olması gereken bir iş içerisinde yer alması problemlere yol açabilir. Bu çalışana beşeri ilişkiler kapsamında eğitim verilmeli, eğitim süreci devam ederken daha farklı bir görev tanımı ile desteklenmelidir.

Kurulgan’ın (2005) San’dan (1983) aktardığına göre; “Türkiye’de kütüphane ve bilgi ve belge merkezlerinin birer işletme olarak ele alınıp incelenmesi 1970’lerden sonra gerçekleştirilen bir durumdur. Yazara göre; Cumhuriyetin kuruluşundan 1983 yılına kadar olan dönemde yayınlanmış bazı meslek kitapları ile Türk kütüphaneciliğinin ilk dergisi olan Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni (1952) incelendiğinde, kütüphane işletmeciliğinin sorunlarının temelde; personel, bütçe, derme, bina ve kullanıcı olmak üzere beş başlık altında ele alındığı görülmektedir.

Kurulgan’ın (2005) San’dan (1983) aktardığına göre; “Türkiye’de kütüphane ve bilgi ve belge merkezlerinin birer işletme olarak ele alınıp incelenmesi 1970’lerden sonra gerçekleştirilen bir durumdur. Yazara göre; Cumhuriyetin kuruluşundan 1983 yılına kadar olan dönemde yayınlanmış bazı meslek kitapları ile Türk kütüphaneciliğinin ilk dergisi olan Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni (1952) incelendiğinde, kütüphane işletmeciliğinin sorunlarının temelde; personel, bütçe, derme, bina ve kullanıcı olmak üzere beş başlık altında ele alındığı görülmektedir.

Kurulgan’ın (2005) aktardığına göre Bundy (1966); “bürokratik yapılarda örgütlenmenin sorumluluk makamının bilinmesi, iletişimin yönlendirilmesi, yapısal sınırlılıkların belirlenmesi ve koordinasyonun sağlanması açısından önemli yararların bulunduğunu ifade etmektedir.” Yazar bunun yanında; “bürokraside yaşanabilecek olan terfilerin subjektif ölçütlere göre yapılabileceği, yönetici istekleri doğrultusunda hareket etmenin her zaman örgütsel amaçlarla örtüşemeyeceği, profesyonellerin kendi makam ya da statülerini koruma eğiliminde olduklarından dolayı herhangi bir değişiklik önerisi karşısında, öncelikle bu durumun kendi statülerini nasıl etkileyeceğini araştırıp ona göre bir tutum alabilecekleri ve bundan dolayı da geleneklere bağlı kalarak yeniliklere direnç gösterebilecekleri gibi sorunları da sıralamaktadır.”

Sokrates, bir insan için önemli olanın kendisini ve yaşamın amacını sorgulamak olduğunu belirterek toplumun eğitimle şekilleneceğini belirtmiştir.

Kil tabletler ağır ve kırılgan olması ayrıca yazı yazma sırasında sürekli nemli tutulması ihtiyacı dolayısıyla yerini Babil zamanında mum dolgulu ahşap tabletlere bırakmıştır. Öncelikle ticaret ile ilgili belgelerin kayıt altına alınmasıyla başlayan tasnif süreci farklı alanlardaki metinlerde de kullanılmıştır.

Öncelikle ticaret ile ilgili belgelerin kayıt altına alınmasıyla başlayan tasnif süreci farklı alanlardaki metinlerde de kullanılmıştır. Bunlar; idari yazışmalar, kanunlar, diplomatik yazışmalar, kronikler, kurallar, vasiyetler, tören ve savaş tasvirleri, astronomi ve matematik hesaplamaları, sözlükler, kehanet sözleri ve mitolojik anlatılar olarak ifade edilmektedir.

Sağlama hizmetleri, alınmasına karar verilen basılı ve elektronik bilgi kaynaklarının seçiminden satın alma işlemleri için gerekli finans kaynaklarının hazırlanması ve denetimi ve hatta siparişi yapılan kaynakların teslimi ve demirbaş listelerine eklenmesi gibi geniş bir yelpazedeki hizmetleri kapsamaktadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Kullanıcı hizmetleri de aynı zamanda kendi içinde alt hizmetler barındırmaktadır; ödünç hizmetleri, danışma ve rehberlik hizmetleri, görsel-işitsel hizmetler, özel derme hizmeti, kütüphaneler arası işbirliği hizmetleridir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından doğru ve etkin bir örgütlenmenin ilkeleri şu şekilde ifade edilmektedir: Amaç birliği, İş bölümü ve uzmanlaşma, bölümlere ayırma, yetki ve sorumluluğun denkliği, biçimselleşme, emir-komuta birliği, yönetim/denetim alanı, basitlik, esneklik, merkezileşme/merkezileşememe, ve açıklamadır. Sınırsız hizmet bu ilkelerden biri değildir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Biçimselleşme, bilgi ve belge merkezlerinde neyin, ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim tarafından (5N1K) yapılacağının önceden ayrıntılı olarak belirlenmesi ve bunlara uyulmasının zorunlu hâle getirilmesi olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Merkezileşme/Merkezîleşmeme, işletmenin yapısındaki basamaklar arasında karar verme yetkisinin belirlenmesi olarak ifade edilmektedir. Bu yetki, üst basamaklardan alt basamaklara doğru inerse; merkezîleşmemiş bir organizasyon, tam tersine karar verme yetkisi, sadece üst basamaklarda toplanırsa; merkezîbir işletme yapısı söz konusudur. Doğru cevap A seçeneğidir.

Alışveriş merkezi, bilgi ve belge merkezlerinin dünya çapındaki farklı isimlerinden biri değildir.

Ticaret ile ilgili belgelerin kayıt altına alınmasıyla başlayan tasnif süreci; kurallar, vasiyetler, kronikler, diplomatik yazışmalar, astronomi ve matematik hesaplamaları alanlarının hepsinde kullanılmıştır.

Toplam kalite yönetiminin bilgi ve belge merkezlerinde uygulanması ile sunulan hizmette kullanıcı tatmini ve memnuniyeti ile birlikte hizmette verimliliğin ve etkinliğin sağlanarak kalitenin ön plana çıkarılması amaçlanabilmektedir. Toplam kalite yönetimi açısından bilgi ve belge merkezlerinde kalitenin sağlanması adına ilgi merkezlerinin amaçlara uygun olarak kullanılmaması uygun bir ifade değildir.