DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 13

T.C. Turizm ve Kültür Bakanlığı ise müzeyi şu şekilde tanımlamıştır: Tarihi eserleri tespit eden, bilimsel yöntemlerle açığa çıkaran, inceleyen, değerlendiren, koruyan, tanıtan, sergileyen, eğitim programları aracılığıyla tarihi eserler konusunda halkı bilinçlendirerek toplumun kültür düzeyini yükseltmeyi amaçlayan eğitim, bilim ve sanat kurumlarıdır.

Devlet arşivleri, kurumsal arşivler ve elektronik arşivler, arşivin genel olarak literatürde yer alan sınıflandırmaları arasındadır.

Bilgi kültürü, bilgi ve belge merkezlerinde etik ilkelerinin çeşitli uygulama alanları arasında yer almaz

Bilgi hizmetleri alanında çalışanlar mesleki etik ilkeleri doğrultusunda, Kullanıcıların yaptığı araştırmaların, ödünç aldığı ve/veya yararlandıkları bilgi kaynaklarının neler olduğunun gizliliğini garanti eder; onların kişisel bilgilerini yasal gereklilik dışında kimseyle paylaşmazlar.

Bilgi ve belge merkezleri yöneticilerinin, kurumlarında ya da birimlerinde toplam kalite yönetimi uygulamasına karar verirken sorunları belirlemek ve daha sonra gidermek için birtakım sorular sorması gerekmektedir. Yönetim kurulu üyelerinin kim olduğu, bilgi ve belge merkez yöneticilerinin sorması ve sorgulaması gerektiği konulardan biri değildir.

Günümüz internet teknolojisinin gelişimi basılı olan kitapları da kapsamına almıştır. Dijital ortama aktarılan ya da dijital ortamda oluşturulan kitaplar
sayesinde bilgiye gereksinim duyan kullanıcılara mekan ve zaman fark etmeksizin istedikleri kitaba ulaşma imkanı sunulmaktadır.

Avrupa'da bilgi ve belge merkezlerine yönelik heyetler Rönesans döneminde oluşturulmuştur. Rönesans, bilgi ve belge merkezleri açısından da bir yenilenme unsuru olmuştur.

Bilgi ve belge merkezleri yöneticileri, kurumlarında ya da birimlerinde toplam kalite yönetimi uygulanmasına karar verirken sorunları belirlemek ve daha sonra gidermek için birtakım sorular sorması gerekmektedir:
• Hedef kitle kimlerden oluşmaktadır?
• Kullanıcının bize geliş amacı nedir?
• Verimlilik ve etkinlik nasıl arttırılabilir?
• Kullanıcılara en iyi hizmet nasıl sunulabilir?
• Materyaller uygun bir biçimde organize edilmiş midir?
• Personel yeterli ve eğitimli midir?
• Hizmetler bilgi ve belge merkezlerinin verimli bir şekilde kullanılmasını kolaylaştırıyor mu?
• Bina hizmetleri yeterli midir?
• Finansal kaynaklar yeterli midir?
• Organizasyon ve yönetim yapısı uygun mudur?
• Diğer bilgi merkezleri ile işbirliği durumu nasıldır?
• Kullanıcılara daha iyi hizmet nasıl verilebilir?

Kütüphaneler; basılmış ya da basılmamış bilgi değerine sahip tüm dokümanların toplandığı, arandıklarında en kolay bulunabilecek şekilde organize edildiği, özellikle hizmete sunulduğu ve ödünç verildiği kurumlardır.

Türkiye İnsan Hakları Vakfı Dokümantasyon Merkezinin çalışma amacı, insan hakları ihlallerinin izlenerek düzenli raporlar ile kamuoyuna iletilmesi, insan hakları ihlallerinin önlenmesi ve Vakfın güncel hak ihlalleri karşısında alacağı tutumun belirlenmesi için gerekli bilgi altyapısını oluşturmaktadır. Dokümantasyon merkezi TİHV’nin kuruluşuyla birlikte faaliyete geçmiştir. Dokümantasyon projesi çerçevesinde,
• Asli olarak insan hakları ihlallerine ilişkin yıllık raporlar hazırlanır;
• İnsan hakları ihlalleri ile ilgili olarak basın, İHD Genel Merkez ve şubeleri, demokratik kitle örgütleri, insan hakları savunucuları ile çeşitli kişi ve kaynaklardan toplanan ve arşivlenen bilgiler ile günlük, yıllık, özel raporlar başlıkları altında Türkiye’deki hak ihlalleri raporlaması çalışması yapar;
• Raporlar Türkçe ve İngilizce olarak kamuoyuna aktarılır;
• İhtiyaç duyulduğunda Türkiye’nin içinde bulunduğu koşullara bağlı özel raporlar ve bilgi notları hazırlanır. Şimdiye kadar gerek TİHV ortamına gerek başka kurumlara sayısız özel raporlar hazırlanmıştı. 14 Haziran 2009’da hazırlanan PVSK Raporu kamuoyunda büyük yankı uyandırmış, PVSK’nin değiştirilmesiyle artan işkence ve yargısız infazlar konusunda farkındalık yaratılmıştır.
• Yıllık raporlara temel oluşturmak ve gündemi daha rahat izlemek amacıyla aylık raporları sadece tablo şeklinde hazırlanır;
• Günlük raporlar Türkçe ve İngilizce olarak vakfın web sitesinde (www.tihv.org.tr) yayınlanmakta ve isteyenlere ücretsiz olarak e-posta grubu üzerinden de verilir;
• Dokümantasyon projesi kapsamından merkezin bir diğer önemli işi ise “bilgilendirme”dir. Hemen her gün büyükelçiliklerin, ilköğretimden yüksek lisansa kadar öğrencilerin ve yurt dışındaki insan hakları kuruluşlarını Türkiye’de yaşanan insan hakları ihlalleri konusunda bilgilendirir;
• Merkezimiz ayrıca yabancı heyetlerle yapılan toplantı ve görüşmelerde bilgilendirme sorumluluklarını da üstlenir.

Arşiv; 1962 yılında Madrid’de yapılan VII. Milletlerarası Arşiv Yuvarlak Masa Konferansı’nda şu şekilde tanımlanmıştır: Kurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ya da işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken ve bir sebeple saklanan) dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerlerdir.

Müzeler, sanat ve bilim eserlerinin yer aldığı ya da bu eserlere dayanak noktası olan verilerin ve yol göstericilerin bulunduğu toplum yararına faaliyet gösteren örgütsel yapılardır. T.C. Turizm ve Kültür Bakanlığı ise müzeyi şu şekilde tanımlamıştır:
Tarihi eserleri tespit eden, bilimsel yöntemlerle açığa çıkaran, inceleyen, değerlendiren, koruyan, tanıtan, sergileyen, eğitim programları aracılığıyla tarihi eserler konusunda halkı bilinçlendirerek toplumun kültür düzeyini yükseltmeyi amaçlayan eğitim, bilim ve sanat kurumlarıdır.

Amerikan Bilgibilim Derneği 1990 yılında bilgi profesyonelleri için etik kuralları belirlemiştir. Burada bilgi profesyonellerinin sorumlulukları; bireylere, topluma, destekleyenlere, kullanıcılara ya da işverene ve mesleğe karşı olmak üzere dört grupta toplanmaktadır (Bilgi, 1996; akt. Kurulgan, 2015).
• Bireylere karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; gereksinim duyan bireylere zamanında ve doğru bilgi sağlamak, özel yaşama saygıyı ve gizliliği ihmal etmemek için çaba harcamalıdır.
• Topluma karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; geniş ve karmaşık yapıdaki bir toplumun gerçek bilgi gereksinimlerini karşılarken kişilerin haklarını gözetmeli, sansüre karşı çıkmalı, bilginin önemini vurgulamalı ve bilgiye erişimde fırsat eşitliğini yüceltmelidir.
• Destekleyenler, kullanıcı ya da işverene karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; destekleyenlere hizmet için çaba harcamalı, ürün bilgisinin gizliliğini korumalı, destekleyenler arasında çıkar çatışmalarından kaçınmalı, etnik yönden kuşkulu istekleri reddetmeli ve itirazlarını açık bir biçimde destekleyenlere bildirmelidir.
• Mesleğe karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; hizmetleri mesleğe değer katacak biçimde gerçekleştirmeli, birey, toplum ve destekleyenlerin saygısını kazanmalıdır. Ast-üst ilişkilerinde yöntem ve fırsat eşitliği ilkelerine bağlı kalmalı ve etik sorunların kamuoyunda tartışılmasına olanak sağlamalıdır.

Günümüzde de kabul gören tanımlardan birisi ise Tylor (1971)’ın yapmış olduğu ve kavramı genel hatlarıyla ele alan tanımdır: “Kültür (ya da uygarlık), toplumun bir üyesi olarak insanoğlunun kazandığı bilgi, sanat, ahlak, gelenekler ve benzeri diğer yetenek ve alışkanlıkları kapsayan karmaşık bir bütündür” şeklinde ifade edilmektedir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Kültürü oluşturan öğeler; inançlar, değerler, normlar, semboller ve teknolojidir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Literatürde yer alan tanımlar incelendiğinde, bu tanımlar çerçevesinde örgüt kültürünü, bilgi ve belge merkezleri ve kütüphaneler açısından dikkate alarak tanımlamak gerekirse; kütüphane işletmelerinde yönetimin ortaya koyduğu yönetim politikaları, stratejiler, çalışma koşulları, tutum ve davranışlar, roller, değerler, inançlar, semboller, gelenekler ve alışkanlıkların tümü olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Bilgi ve belge merkezleri ve kütüphanelerde örgüt kültürünün oluşturulma süreci genellikle aşağıdaki aşamaları içermektedir: 

I. Aşama: Kütüphaneyi kuran kişinin yeni bir girişim düşüncesine sahip olması. Örnek olarak; kütüphaneye gereksinim duyan bir işletme ya da yeni kurulan bir üniversite. 

II. Aşama: Kurucu bir ya da daha çok anahtar kişiyi, fizibilite etüdü yapmak üzere ekibe dahil eder ve görüşlerini onlarla paylaşır. 

III. Aşama: Oluşturulan ekip fizibilite çalışmasına başlar. Fizibilite çalışması kapsamında; talep tahmini ve pazar araştırması, en uygun kuruluş yeri ve binanın seçimi, kapasitenin belirlenmesi, gerekli fonların bulunması, donanımın seçilmesi, kazanımların öngörülmesi, yönetmeliklerin ve örgüt şemasının oluşturulması, fizibilite raporu ve yatırım değerleme, kesin projenin oluşturulması ve kütüphanenin kurulması gibi aşamalar yer almaktadır. 

IV. Aşama: Kütüphanede görev alacak çalışanların işe alınması ile birlikte genel örgüt kültürünün öyküsü oluşturulmaya başlamış olacaktır. 

Doğru cevap E seçeneğidir.

Bilgi ve belge merkezlerinde ve kütüphane bünyesine uygun bir örgüt kültürü yapısını oluştururken ya da mevcut kültürel yapıyı sorgularken dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıda ele alınmaktadır: Çalışanların kendilerini kurumun bir parçası olarak görebilmeleri, çalışanların kütüphane içinde bireysel potansiyellerini kullanma ve geliştirme ortamını bulabilmeleri, aynı işi yapan kişilerle işbirliği içinde hareket edebilmeleri, kütüphanede alınan kararlara katılabilmeleri, kurumun kendisinden beklenilenleri bilerek verimli biçimde çalışabilmeleri, yenilik ve gelişmelere açık olup, kısa sürede uyum gösterebilmeleri, kütüphaneye yeni katılanlara ve gerektiğinde tüm kütüphane personeline; kurumun amaç, hedef, değer ve inançları kurum içi faaliyetlerle verilebilmeli ve benimsetilebilmeli, adil bir ödüllendirme sistemi kurulup, işletilebilmeli, sorunların çözümü hoşgörü çerçevesinde yapılabilmeli, kütüphanenin hayat bulmasında önemli katkıları bulunan bireylerin öykülerinin bir destek ve güdüleme aracı olarak anlatılabilmesi gerekmektedir. Kütüphanede alınan kararlara tüm çalışanlar katılabilmelidir. Doğru cevap C seçeneğidir.

" ........... birçok değişkeni içinde barındıran, çok farklı koşullarda iş görebilme yeteneğinin insanlar ile birlikte sergilendiği bir alandır."

Yukarıdaki ifadede boş bırakılan yere aşağıdakilerden hangisi gelirse doğru olur?

• Modern Organizasyon Teorisi

         • Sistem yaklaşımı

         • Durumsallık (koşul-bağımlılık) yaklaşımı