DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 12

• Klasik Yönetim ve Organizasyon Teorisi

       • Bilimsel yönetim yaklaşımı

       • Yönetim süreci yaklaşımı

       • Bürokrasi yaklaşımı

Klasik teori iki ana fikir etrafında yer almaktadır: (1) Rutin işlerin görülmesinde insan unsurunun makinelere ek olarak nasıl etkin bir şekilde kullanılabileceği ve (2) formal organizasyon yapısının oluşturulmasıdır.

Bilimsel Yönetim Yaklaşımı 1900’lü yılların başında Frederick Taylor tarafından ele alınan bu yaklaşım uzunca bir süre işletmeler tarafından benimsenmiş ve kullanılmıştır.

Yönetim faaliyetleri; amaca yönelik olması, grup etkinliklerini içermesi, beşeri olması, işbirliği ve uzmanlaşmaya yönelik olması, eşgüdüm içinde bulunulması ve yetki-sorumluluk üzerine kurulması bakımından her örgüt türünde yer alan önemli bir süreçtir.

Yönetimin Rasyonel Bir Faaliyet Olması: Yönetim ellerindeki sınırlı kaynaklarla en yüksek çıktıyı verimi elde etmek ister. Diğer bir deyişle işletme yapısında yer alan bütün sermaye türlerinin (maddi varlıklar, nakitler, beşeri sermaye vb.) akla ve mantığa yatkın bir biçimde değerlendirilmesi gerekmektedir.

Kipp’in 1954 yılında yapmış olduğu çalışmada ise bilimsel yönetim yaklaşımlarının kütüphanelere uygulanması konusunda araştırma yapan bilim insanlarının çalışmalarını incelemiş ve bilimsel yönetim yaklaşımlarının kütüphanelere uygulanması konusunda çeşitli öngörülerde bulunmuştur.

Davranışsal yönetim teorisi kütüphane işletmelerinde 1930 yıllarda ele alınmaya başlamıştır.

Neo-klasik yaklaşımın gelişmesini sağlayan Hawthorne Araştırmaları olmuştur.

Farabi’nin “Erdemlerin en büyüğü bilimdir, bilgeliktir. Doğru bilgi insanca yaşamanın temelidir” cümlesi bilgi kavramının geçmişten bugüne kadar olan yolculuğunu, zorunluluğunu ve önemini göstermektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Belgelerin dolaşımı sürecinde genellikle internet teknolojisi kullanılmaktadır. Özellikle kamu kurumlarında kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) sayesinde zaman ve maliyet giderlerinin düşürülmesi hedeflenmektedir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Manyetik belgeler; günümüzde bilgisayarlar, tabletler ya da akıllı telefonlar üzerinde üretilen, dağıtılan ve depolanan belgelerdir. Geçmişte kullanılan mikrofilmler, mikroformlar, CD’ler ve DVD’ler manyetik belge kullanımında yer alan araçlardır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Nitelik bakımından belge türleri; resmi belgeler, mali belgeler, gizli belgeler ve kıymetli belgelerdir. Basılı belgeler bu türlerden değildir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Önceliği olan belgeler; genellikle örgüt yapılarının içerisinde çalışanların ya da yöneticilerin ellerinin altında hemen ulaşabilecekleri ve günlük rutin işleri ya da aciliyet derecesi yüksek olan belgelerdir. Bu tür belgelere ulaşma konusunda herhangi bir zaman maliyet unsurunun olmaması gerekmektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kayıt kavramı; bir yazının, hesabın, tarihin, numaranın vb. nin ya da kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasını ifade etmektedir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Kayıt yönetim programları tasarlanırken; kaydın tutulması gereken zaman uzunluğu, depolanacak kayıtların kapsamı, hacmi ve bu hacmin büyüme derecesi, belli bir kayda ulaşmak için umulan ya da talep edilen erişim süresi, bu bilgilere ulaşacak kişilerin sayısı ve ne sıklıkla ulaşmak isteyecekleri, kısa vadeli ve aktif belgelerin veya kayıtların depolanma süresi ve bunların arşivde pasif olarak ne kadar daha saklanmaları gerektiği, orijinal kaydın özelliği, biçimi, depolama maliyeti ve yasal zorunluluklar göz önüne alınmalıdır. Bilgilerin arşivde sonsuza dek saklanması gerekliliği söz konusu değildir. Yasal süre dolunca imha edilebilirler. Doğru cevap A seçeneğidir.

Dosya planlarında, istenilen dosyaya erişimin kolaylaşması adına; kurum adı, birim kimlik kodu, dosya numarası, konu adı, varsa özel kod alanı ve dosyanın yılı yer almaktadır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesi sonucu ortaya çıkan kritere kod, bu kriterleri belirleme işlemine ise kodlama adı verilmektedir. Doğru cevap C seçeneğidir.

iletişim kavramı, mikro düzeydeki oluşumlardan makro düzeydeki oluşumlara kadar tüm dünyayı kapsayan bir kavramdır. Mikro düzeyde; iki birey
arasında oluşan konuşmalar, sohbetler, alış-veriş kavramları olarak karşımıza çıkarken makro düzeyde ise; bir ürünü sektöre tanıtma, bir konuyu
kongrelerde geniş bir topluluğa aktarma olarak ifade edilebilir.

Farabi’nin “Erdemlerin en büyüğü bilimdir, bilgeliktir. Doğru bilgi insanca yaşamanın temelidir” cümlesi bilgi kavramının geçmişten bugüne kadar olan yolculuğunu, zorunluluğunu ve önemini göstermektedir.