DOSYALAMA ARŞİVLEME - Deneme Sınavı - 11

İşlenmemiş bilgi ya da ham gerçekler veri'yi tanımlar

Bilginin nasıl kullanılacağına karar verildiği takdirde, enformasyon yorumlanarak bilgiye dönüşebilmektedir.

Bilgi yönetimi; “çoğunlukla örgüt yapılarında uygulanan bir etkinliktir. En önemli amacı ise örgütsel bilgi kaynaklarını kullanarak, örgütsel
verimliliği gerçekleştirmeye ve faaliyetleri etkin kılabilmeye yönelik bir ortam yaratmak ve bilgiyi etkinliklerin merkezine yerleştirmektir.”

İletişim kanalları ile birlikte ortaya çıkan belgelerin özellikle kanıt niteliği taşıması için kayıt altına alınması gerekmektedir.
Kayıt altına alınan belge sayesinde olayların gerçeğe uygunluğu meşrulaştırılır ve gerektiğinde kullanılmak üzere saklanır.

Örgüt kapsamında belgelerin dolaşımı örgüt içi belgeler, örgüt dışı belgeler ve örgütlerin dışarıya gönderdiği belgeler olarak ifade edilmektedir.

Örgüt içi belgeler; merkez bina içinde, şubelerden fabrikaya ya da fabrikadan merkez binaya gibi, örgüt yapısı içerisinde dolaşan belgeleri ifade etmektedir. Erzurum şubesinden Eskişehir merkeze gönderilen bir belge örgüt içi belge olarak ifade edildiği gibi Eskişehir merkezden Polonya’daki fabrikaya gönderilen belge de örgüt içi belge kapsamına girmektedir. Belgelerin örgüt içi belge sayılması için örgüt sınırları içerisinde yer alması gerekmektedir.

Örgüt dışı belgeler; örgütün dış çevresi ile yapmış olduğu her türlü iletişim ile ilgili belgelerdir. Örgüte ilgili bakanlıklardan gelen belgeler örgüt dışı belgeler olarak ifade edilmektedir. Bir dava sonucu mahkemelerin örgütten istediği belgeler ise örgütün dışarıya gönderdiği belgeler olarak tanımlanır.

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) Örgütsel faaliyetler kapsamında ele alınan belgelerin elektronik ortama aktarılması ya da elektronik ortamda oluşturularak depolanması, ulaşılması ve transfer edilmesi sürecidir.

Yazılı belgeler; el ile ya da bilgisayar gibi teknoloji tabanlı cihazlar ile yazılan belgeler olarak ifade edilmektedir. Kamuda ve özel sektörde kullanım alanı en yaygın olan belge türüdür. “Kanıt” niteliği taşıması açısından da yazılı belgelerin önemi yüksektir.

Kıymetli belgeler; örgüt yapıları içerisinde “önemli” olarak ifade edilen ve maddi-manevi değeri olan belgelerdir. Hisse senetleri, antlaşmalar kıymetli belgeler olarak adlandırılır

Literatür incelendiğinde kayıt yaşam süreci genel olarak beş aşamada ele alınmıştır:

Kayıtların yaratılması

Kayıtların depolanması

Eski kayıtlara erişim

Kayıtların sürdürülmesi (idamesi)

Kayıtların imhası

Belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesi sonucu ortaya çıkan kritere kod, bu kriterleri belirleme işlemine ise kodlama adı verilmektedir.

Kronik, olayların birbiri ardınca sıra ile yazıldığı tarih, vakayinamedir.

Avrupa kıtasındaki bilgi ve belge merkezlerinde kitaplıklar duvarlara paralel olarak düzenlenmiştir. Bu sistem ilk defa geniş ölçekli olarak İspanya’da yer alan Escorial Kütüphanesinde ortaya çıkmıştır. Kitapların yaygın hâle gelmesiyle zincirleme sistemi azalmış, kitap sayısının artmasından dolayı büyük bir depolamaya ve uygun aydınlatma sistemlerine ihtiyaç duyulmuştur. Elektriğin icadı ile birlikte cam bölme kullanımı orta- dan kalkmış ve belgeler arası hava dolaşımının oluşması sağlanarak, belgeler daha uzun bir süre boyunca saklanabilmiştir

Toplam kalite yönetimi’nin bilgi ve belge merkez- lerinde uygulanması ile sunulan hizmette kullanıcı tat- mini ve memnuniyeti ile birlikte hizmette verimliliğin ve etkinliğin sağlanarak kalitenin ön plana çıkarılması amaçlanabilmektedir. Toplam kalite yönetimi açısın- dan bilgi ve belge merkezlerinde kalitenin sağlanması şu şekilde ifade edilebilmektedir.

Kullanıcıların bilgi gereksinimlerinin karşılanması

Bilgi merkezlerinin amaçlara uygun olarak kullanılması

Kullanıcıların memnuniyet duymasının sağlanması

Bozkurt’a (2001) göre ise; bilgi ve belge merkezleri yöneticileri, kurumlarında ya da birimlerinde toplam kalite yönetimi uygulanmasına karar verirken sorunları belirlemek ve daha sonra gidermek için birtakım sorular sorması gerekmektedir:

Hedef kitle kimlerden oluşmaktadır?

Kullanıcının bize geliş amacı nedir?

Verimlilik ve etkinlik nasıl arttırılabilir?

Kullanıcılara en iyi hizmet nasıl sunulabilir?

Materyaller uygun bir biçimde organize edilmiş midir?

Personel yeterli ve eğitimli midir?

Hizmetler bilgi ve belge merkezlerinin verimli bir şekilde kullanılmasını kolaylaştırıyor mu?

Tarihi milattan öncesine kadar uzanan kütüphaneler, bilginin gereksinim sahiplerine sunulduğu en eski oluşumlardan biridir. İlk zamanlarında özellikle ticari ve dinî konularda eserlere sahip olan kütüphaneler zamanla toplumsal bilgi gereksinimini de karşılamaya başlamış ve tarihin belirli dönemlerinde güç sembo- lü olarak ifade edilmiştir. Günümüzde de kapasite ve içerik açısından güçlü denilebilecek olan kütüphaneler, en gelişmiş ülkelerin sınırları içerisinde yer almaktadır.Kütüphaneler; basılmış ya da basılmamış bilgi değerine sahip tüm dokümanların toplandığı, arandık- larında en kolay bulunabilecek şekilde organize edildiği, özellikle hizmete sunulduğu ve ödünç verildiği kurumlardır. Bu tanımın “basılmamış bilgi değerine sahip” olan bölümü özellikle günümüz için ayrı bir önem taşımaktadır. Sahip olunan “mobil” cihazlarla her an veri ve daha da ötesi bilgi üretilen bu çağda, yürüyen bir kütüphaneye sahip olarak yaşamlar sürdürülmektedir.

Kütüphanelerle ilgili bütün gelişme ve değişme- ler, tarihsel oluşum içindeki toplumsal dış dünyaya bağlıdır. Bir başka deyişle; çeşitli tarihsel, toplumsal, düşünsel olaylar, teknolojik ve bilimsel gelişmeler çeşitli kütüphane türlerinin doğmasına etkide bu- lunmuştur. Bu yüzden mesleki literatürde kütüphaneler beş grupta ele alınmaktadır.

Milli kütüphaneler

Üniversite kütüphaneleri

Halk kütüphaneleri

Özel kütüphaneler

Okul kütüphaneleri

Seçme bilgi yayımı; elektronik bilgi işlem cihazları yardımıyla gerçekleştirilen bilgi yayımı sistemidir.

Arşivler literatürde genel olarak üç şekilde sınıflandırılmıştır: Devlet arşivleri, kurumsal arşivler ve elektronik arşivler. Devlet arşivleri, bir ulusun tarihi ile ilgili mevcut tüm arşiv belgelerinin yer aldığı arşivlerdir. Kurumsal arşivler, örgüt yapılarının tarihleri boyunca ürettikleri ya da içerisinde yer aldıkları tüm materyal- leri kapsamaktadır. Elektronik arşivler ise; üretilen dokümantasyonun dijital ortama aktarılması ya da dijital ortamda yaratılması sonucu ortaya çıkan materyallerin bulunduğu arşiv türü olarak ifade edilmektedir.

Amerikan Bilgibilim Derneği 1990 yılında bilgi profesyonelleri için etik kuralları belirlemiştir. Burada bilgi profesyonellerinin sorumlulukları; bireylere, topluma, destekleyenlere, kullanıcılara ya da işverene ve mesleğe karşı olmak üzere dört grupta toplanmaktadır.

Bireylere karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri,; gereksinim duyan bireylere zamanında ve doğru bilgi sağlamak, özel yaşama saygıyı ve gizliliği ihmal etmemek için çaba harcamalıdır.

Topluma karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri,; geniş ve karmaşık yapıdaki bir toplumun gerçek bilgi gereksinimlerini karşılarken kişilerin haklarını gözetmeli, sansüre karşı çıkmalı, bilginin öne- mini vurgulamalı ve bilgiye erişimde fırsat eşitliğini yüceltmelidir.

Destekleyenler, kullanıcı ya da işverene karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; destekleyenlere hizmet için çaba harcamalı, ürün bilgisinin gizliliğini korumalı, destekleyenler arasında çıkar ça- tışmalarından kaçınmalı, etnik yönden kuşkulu istekleri reddetmeli ve itirazlarını açık bir biçimde destekleyenlere bildirmelidir.

Mesleğe karşı sorumluluk: Bilgi profesyonelleri; hizmetleri mesleğe değer katacak biçimde gerçekleş- tirmeli, birey, toplum ve destekleyenlerin saygısını kazanmalıdır. Ast-üst ilişkilerinde yöntem ve fırsat eşitliği ilkelerine bağlı kalmalı ve etik sorunların kamuoyunda tartışılmasına olanak sağlamalıdır.

Derme geliştirme; bilgi kaynaklarının seçilmesi ve sağlanması sürecidir.