DIŞ TİCARETTE BİLGİSAYAR UYGULAMALARI

Kişisel bilgisayarlarda kelime işlemcilerin kullanımında yapılabilecek işlemler şunlardır:
• Mektup yazmak
• Dilekçe vb. bütün yazışmalar
• Raporlar düzenlemek
• Tablolar hazırlamak
• Toplu mektuplar yazmak
• Adres etiketleri düzenlemek
• Tez, kitap vb. yazmak
• Gazete ve dergi hazırlamak
• Özgeçmiş, faks başlığı vb. resmi yazıları yazmak
• Grafik çalışmaları, çizimler vb. yapmak
• Web sayfaları hazırlamak

Sunum hazırlamak sunu programları ile yapılabilecek bir işlemdir.

Antetli kâğıtlar bir bakıma firmanın aynası gibidir. Bu nedenle antetli kağıtlara gereken önemin verilerek; firma ile ilgili ticarî ünvan, adres, telefon, faks hatta varsa teleks, e-mail, vergi dairesi ve vergi numarası gibi tüm bilgilerin yazılması gereklidir.

Şirket sloganı ise gerekli bilgi sınıfında değerlendirilmeyeceği için yazılması gerekmez.

Her dış ticaret işlemlerinde mutlaka kullanılması gereken ve “demirbaş” olarak nitelendirilebilecek belgeler vardır. Bunlar arasında fatura, çek/koli/spesifikasyon listesi, gümrük beyannamesi, menşe  şahadetnamesi ve taşıma belgeleri gibi belgeler yer almaktadır.

Resmi yazılar başlık bölümü, sayı ve evrak kayıt numarası, tarih bölümü, konu bölümü,gönderilen makam, metin bölümü, imza bölümü, paraf bölümü ve adres bölümünden oluşur.

Bu bölümde yazdıran yetkilinin ve yazan kişinin ad ve soyadlarının baş harfleri yazılır. Paraf bölümü resmi yazıların en az iki nüsha yazılması ve bir kopyasının düzenleyen kurumda kalması halinde sadece ikinci nüshaya arşiv bilgisi için konulmuştur.

Hazırlanacak olan tabloda tepede bulunacak olan kalemler "malın cinsi, ağırlığı, adedi ve satış fiyatı" , yani 4 kalem olacağı için en az 4 sütun kullanılmalıdır.

İşletme veya kurumlar sene içinde yaptıkları faaliyetler ile ilgili bazı
raporlar hazırlamak zorunda kalabilirler. Bu raporlar hazırlanırken işletmenin alt bölümlerinden gelecek alt raporlar doğrultusunda ana raporu hazırlarken, kelime işlemci programının Asıl Belge işlevinden
faydalanabilinir.

Asıl belge, içerisinde diğer belgelerin ayrı birer dosya olarak tutulmasına olanak tanıyan bir işlevdir. Asıl belgeye tıkladığımız zaman içerisinde yer alan Alt Belgeleri görebilmek mümkündür. Hatta üzerinde değişiklikler yapabilme olanağı dahil vardır. Alt Belgelerde düzenlemeler yapıldığında bu düzenlemelerin asıl belgeye yansıdığı görülebilir.

Kelime işlemci yazılımları adres mektup birleştirme gerçekleştirmek için çeşitli veri kaynaklarından veriler alabilir. Outlook, Excel ve Access uygulamalarından ve web sayfaları, OpenDocument metin dosyaları ve düz metin olarak depolanan sınırlanmış veri dosyaları gibi diğer veri kaynaklarından veri kabul eder.

Resim dosyaları ise metin verisi tutmadığından adres mektup birleştirme işleminde kullanılamaz.

Henüz bir veritabanı oluşmadıysa, alıcıları seç sekmesi kullanılarak yeni liste yaz simgesini tıklamak suretiyle yaratılan veri tabana mdb.
olarak kayıt yapar.

Yeni belgeyi açtıktan sonra Görünüm menüsü seçeneklerinden Anahat seçeneğine tıklamak suretiyle belgenin Anahat görüntüsünün ekrana gelmesi sağlanır.