DIŞ TİCARETTE VERİTABANI UYGULAMASI

Veritabanı kelimesi özel bir alana ait bir araya getirilmiş bilgi ve veri bankası anlamında kullanılmasının dışında bilgisayar ortamında düzenli olarak saklanan veri için kullanılmaktadır. İngilizce “database” sözcüğünden dilimize çevrilen veritabanı, mantıksal olarak ilişkilendirilmiş veri topluluğu olarak tanımlanmaktadır. Örneğin bir işletmenin müşteri ve müşterilerinin satın aldığı ürünlere ait bilgilerin bilgisayar ortamında saklandığını düşünelim. Bu durumda müşterilere ait ad, unvan, adres, şehir, ülke, telefon, satın aldığı ürün ve miktarı, satın aldığı tarih gibi bilgilerin bilgisayarın sabit diskine kaydedilmesi gerekmektedir. Birbiri ile ilişkili olan bu veri kümesine veritabanı ismini vermekteyiz.

Kişisel kullanım için uygun olan veri saklama sisteminin büyük ölçekli organizasyonlarda kullanılmasının birçok sakıncası mevcuttur. Bu sakıncalar;
Güvenlik: Geleneksel dosya sistemlerine yetkisiz kullanıcıların dosyaya erişmesi mümkün olabilmektedir. Ayrıca sistem verilerinin güvenliğini sağlamada farklı yetki düzeylerine ihtiyaç vardır.
Erişim Hızı: Büyük miktarda veri içeren dosyalar üzerinde işlem yapmak oldukça zaman alıcıdır. Özellikle işletmelerde uzun dönemde oluşan üretim, muhasebe, satış gibi veriler göz önüne alındığında veri dosyalarının işlenmesi oldukça güç ve zaman alıcı olabilmektedir.

Veri Tekrarı ve Veri Tutarsızlığı: Özellikle işletmelerde sisteme ait verilerin her kullanıcının kendi bilgisayarındaki dosya sisteminde saklanması veri tekrarını oluşturabilmektedir. Aynı verinin farklı kopyalarının olması gereksiz bellek işgalinin dışında tutarsızlık sorunlarına neden olabilmektedir.
Yazılım-Veri Bağımlılığı: Uygulama yazılımlarının verileri saklamada kullandıkları yöntemler yazılım-veri bağımlılığına neden olur. Sistem verisinin ilgili yazılımın kodları tarafından şekillendirilmesi bu verinin diğer yazılımlar tarafından okunamamasına neden olabilir. Ayrıca bir veri türündeki değişim yazılım kodlarının değişmesi gerektirebilecektir.
Yedekleme ve Kurtarma: Dosya sistemleri kişisel bilgileri saklamak üzere tasarlandığından sağladığı kurtarma ve yedekleme olanakları önemli veri  kaynakları için yetersiz kalabilmektedir. Elektrik kesilmesi, program hatası gibi nedenler veri kaybına neden olabilmektedir.

Veritabanı sistemleri sayesinde veri tekrarı ve veri tutarsızlığı engellenebilir, verilere farklı erişim düzeyleri tanımlanabilir (okuma, yazma, silme, değiştirme
vd.), birden fazla kullanıcı ve uygulamanın aynı veriye ulaşması sağlanabilir, veri erişimini hızlandıran yöntemler kullanılabilir, verinin yedeklenmesini ve bir hata durumunda kurtarılması sağlanabilir.

Kullanıcıların veritabanı oluşturmayı ve veritabanını kullanmalarını sağlayan programlar topluluğuna veritabanı yönetim sistemi adı verilmektedir. Veritabanı yönetim sistemleri veritabanının tanımlanmasını, oluşturulmasını, işlenmesini ve farklı kullanıcılar ve bilgisayar programları arasında paylaşılmasını sağlayan genel amaçlı bilgisayar yazılımlarıdır. Veritabanı yönetim sistemi yazılımları ve veritabanının oluşturduğu bütüne ise veritabanı sistemi adı verilir.

Veritabanlarının verileri organize etmede kullandığı temel modeller aşağıda sıralanmıştır.
• Düz (tablo) model
• Hiyerarşik model
• Ağ modeli
• İlişkisel model
• Çok boyutlu model
• Çok değerli model
• Nesne yönelimi model
Günümüzde işletme bilgi sistemleri dahil en yaygın olarak kullanılan veritabanı yaklaşımı ilişkisel veritabanı modeldir.

İlişkisel veritabanı, verileri iki boyutlu tablolar halinde organize eden veri modelidir. Bu modelde gerçek dünya varlıkları sayısal ortamda iki boyutlu tablolar kullanılarak temsil edilmektedir. Varlıklar arasındaki ilişkileri tanımlamak için ilişkisel cebir adı verilen hesaplama ve teknikler geliştirilmiştir. Günümüzde yaygın olarak kullanılan veritabanı yönetim sistemleri arasında IBM DB2, Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL, My SQL sayılabilmektedir.

Her bir nesneyi benzersiz olarak tanımlayan bir ya da daha fazla alana birincil anahtar ismi verilir. Veri tablosunun her bir satırı gerçek dünyada bir varlığın nesnesini simgeler bu durumda nesneleri birbirinden ayırt edecek benzersiz bir özelliğe ihtiyacımız vardır. Örneğin “No” sütunu her bir çalışanı diğerinden ayırmak için kullanılabilir. Bu numara işletmenin her bir çalışana verdiği sicil numarası ya da daha genel bir geçerliliği olan TC kimlik numarası olabilir. İsmi ya da soyadı bir bireyi benzersiz olarak tanımlayamayacağından birincil anahtar olarak kullanılması mümkün değildir. (Aynı isim ve soyadından birden fazla kişi olabilir) Veritabanı yönetim sistemleri, bir tabloda birincil anahtar olarak tanımlanmış alanda ya da alanlarda aynı değerin birden fazla satırda tekrarlanmasına izin vermez.

Bir tablonun birincil anahtarının olmaması birincil anahtar olarak tanımlanmış alanların farklı satırlarda tekrarlanmasına neden olabilir. Örneğin birincil anahtarının TC kimlik numarası olması gereken bir personel listesinde aynı kişinin yapılan bir hata sonucu iki kere yer aldığını düşünelim. Bir personelin mükerrer kayıtlarının oluşturacağı sorunlar dışında fazla olan satırı tarif edemeyeceğimizden silmenizde mümkün olmayacaktır. Verilecek bir silme komutu her iki satırında silmesi ile sonuçlanacaktır. Bu nedenle birincil anahtar aynı nesnenin bir tabloda birden fazla yer almamasını garanti altına alır. 

İlişkisel veritabanında varlıklar arasında temel olarak üç temel ilişki türünden bahsedilebilir. Bunlar bire-bir, bire-çok ve çoka-çok ilişkileridir.  Örneğin, bire-bir ilişkiye hasta ve yatak arasındaki ilişki örnek verilebilir. Bu ilişki bir hastanın bir yatakta yatabileceğini ya da bir yatağa bir hastanın yatabileceği kuralını simgelemektedir. Bire-çok ilişkisi ise hastane odası ile hasta arasında tanımlanmıştır. Bir hastanın bir odada kalacağını ve birden çok hastanın bir odada kalabileceğini gösterir. Hasta ile doktor arasındaki ilişki ise çoka-çok ilişkisini tanımlar. Bir doktor birden fazla hastayı tedavi edebileceği gibi bir hasta farklı rahatsızlıkları nedeniyle birden fazla doktora tedavi olabilir. Varlıklar arasındaki ilişkilerin tanımlanması ilişkisel veritabanının tasarımında en önemli konulardan birisidir. Satırlar (Kayıtlar) Çalışanlar varlığının nesnesini ifade etmektedir. Sütunlar (Alanlar) Çalışanlar varlığının özelliklerini ifade etmektedir.
Varlıklar arasındaki ilişkilerin miktar olarak sınırlaması gerekebilmektedir. Örneğin bir odada en çok 5 hastanın kalması ya da bir doktorun aynı dönemde en çok 15 hastayı tedavi etmesi gibi sınırlar konulabilir. İş kuralı olarak da adlandırdığımız bu sınırlamalar veritabanı tasarımına geçilmeden sistemin incelenerek belirlenmesi gerekmektedir.

Veritabanı yönetim sistemlerinin diğer bir önemli özelliği ise veriyi tanımlayan ve veriyi işleyen bir programlama diline sahip olmasıdır. Yapılandırılırmış Sorgu Dili (SQL-Structured Query Language) olarak adlandırılan bu dil ilk olarak 1970’lerin başlarında ilişkisel veritabanı yönetim sistemlerinde verinin yönetilmesi için tasarlanmış özel amaçlı bir programlama dilidir. SQL dili, verinin hızlı ve güvenilir şekilde işlenmesini sağlarken veriye ulaşması gereken yazılımlar için de ortak bir dil sunmaktadır

Veritabanı tasarımı bir binanın temel inşasına benzetilebilir. Bu nedenle veri modellinin oluşturulması düşünülen sistemin veri yapısı sistematik bir şekilde ortaya konulmalıdır. Veritabanı oluşturulacak sistemin varlıkları, özellikleri ve birbiri ile olan ilişkileri incelenerek kavramsal bir tasarım gerçekleştirilir. Sistemdeki varlıklar, varlıkların özellikleri ve varlıklar arasındaki ilişkiler incelenerek varlık-ilişki diyagramı adı verilen bir yapıda ortaya konur. Diyagramda yer alan varlık ve özellikler daha sonra uygun bir şekilde tablo ve alanlara dönüştürülürler.

Veritabanı yönetim sistemleri veri ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik farklı bileşenler içerirler. MS Access veritabanının sol kenarındaki gezinti bölmesinde verilerin depolandığı tablolar, verileri seçme, güncelleme ve silme işlemlerinin yapıldığı sorgular, kullanıcı ara-yüzü sağlamak için formlar, verinin farklı görünüşlerini yazdırmak için raporlar ve otomatikleştirilmiş işlemleri gerçekleştirmek için makro ve modüller yer almaktadır.

Veritabanı tasarım aşamasında, gerçek dünya varlıklarını temsil edecek veri modeli belirlendikten sonra tablolar oluşturularak veri girişi işlemleri gerçekleştirilir. Veritabanı yönetim sistemlerinde tablo oluşturmak için farklı yöntemler kullanılabilir. Dış ortamda yer alan bir kaynaktan (İşlem tablosu, başka bir veritabanı, internet vd.) veriler alınarak, SQL dilinde oluşturulan bir komut dizesi çalıştırılarak ya da veritabanı yönetim sistemi yazılımının sağladığı bir ara-yüzle tablolar oluşturulabilir. Bir tablonun oluşturulması için en az bir alana ihtiyaç vardır. MS Access 2010 yazılımında bir tablonun oluşturulması için komut şeridinin “Oluştur” sekmesinde yer alan “Tablo Tasarımı” düğmesine basılarak tasarlanabilir. Bir başka yöntem ise “Tablo” düğmesi kullanılarak veri girişi esnasında tablonun oluşturulmasıdır. İkinci yöntemde yazılım veri girişine göre ilgili alanın veri türünü belirler.

Metin: Karakterlerden oluşan değerler için kullanılan veri türleridir. Bazı durumlarda TC kimlik numarası gibi sayı olarak kullanılmayacak değerler metin veri türü ile saklanabilirler. Depolanacak veriye göre 1 ile 255 karakter arası bir uzunlukla sınırlanabilir.
Sayı: Sayısal verileri saklamak için kullanılan veri türüdür. Sayının büyüklüğüne göre Bayt (0- 255), Tamsayı (-32.768-32.767), Uzun Tamsayı (-2.147.483.648-2.147.483.647), Tek (-3,4 x 1038-3,4 x 1038), Çift (-1,797 x 10308 ile 1,797 x 10308), Ondalık (-9,999 x 1027 ile 9,999 x 1027)
isimlerinde farklı sayı türleri kullanılır. Tek, çift ve ondalık sayı türleri kesirli sayılar için kullanılır.
Para Birimi: Parasal değerleri kaydetmek için kullanılır.
Evet/Hayır: Sadece iki değerden birini içeren özellikler için kullanılır. 
Tarih/Saat: Tarih ve saat için kullanılan veri türüdür.
Zengin Metin: Renk ve yazı türlerinin de metinle saklandığı veri türüdür.
Hesaplanan Alan: Tablodaki diğer alanları kullanarak üretilen bir alandır. Örneğin bir fatura tablosunda “birim fiyat” ve “miktar” alanlarının çarpımını ifade eden bir formül, yeni bir alan olarak tabloya eklenebilir.

Ek: Bu veri türündeki bir alana bir resim, hesap tablosu gibi desteklenen belgeleri saklamak için kullanılabilir. Örneğin fatura tablosunda teslim edilen ürünün fotoğrafı bu tür ile eklenebilir.
Köprü: Metin olarak depolanan web sayfası adresi gibi köprü niteliğindeki verileri saklamak için kullanılır.
Not: 255 karakterden uzun metin dizeleri için not veri türü kullanılır.
Otomatik Sayı: Otomatik sayı her satırı bir diğerinden farklılaştırmak için her satır için otomatik sayı üreten bir veri biçimidir. Birincil anahtar olarak kullanılabilir

Veritabanı yönetim sistemlerinde en sık kullanılan sorgu türü "Seçme sorguları"dır. Seçme sorguları verinin ihtiyaca göre farklı görünüşlerini elde etmek, tabloları birleştirerek hedeflenen veri kümelerini elde etmek amacıyla oluşturulurlar. Seçme sorgularının en temel bileşenlerinden birisi verinin kayıtlarının sınırlandırılmasıdır. Sorgu tasarım ekranında ölçüt satırında ilgili alanın sınırlandırılması için değer yazılabilir; Küçüktür (Fiyat<100) gibi.

Sipariş bilgisinin girileceği ya da düzenleneceği bir formda miktar için kullanılacak denetimin “metin kutusu” olmalıdır. Sipariş edilecek ürünün birimine göre tamsayı ya da ondalıklı sayı türünde olacak olan miktar verisi klavyeden rakamlar kullanılarak girilebilecektir. Hatayı engellemek için metin kutusunun veri giriş maskesi sayı biçimi olarak belirlenebilir.

“Miktar” alanının değeri iki ile çarpılarak güncellenmiş ise,

UPDATE [Sipariş Ayrıntıları]
SET Miktar = [Miktar]/2
WHERE ([Sipariş No]=42)
Şeklinde yazılabilir.

Açılan Kutu, bir alandaki değerin belirli bir listenin içinden seçilmesini sağlayan bir araçtır. Örneğin müşterinin ülke bilgisi bu listeden birinin
seçilmesi ile hatasız ve düzenli şekilde verinin girmesi sağlanabilir. Açılan kutuda listelenecek veri başka bir tablodan çağrılabilir.

Bir alandaki değerin belirli bir liste içinden seçilmesini sağlayan form aracına "Açılan kutu" denmektedir