EDI, kurum ve kuruluşların uygulamaları arasında yapısal veri değişimi şeklinde tanımlanabilir. Bu tanımda yer alan yapısal veri değişimi, EDI’in iş dünyasında kullanılan kağıt belge değişiminin yerine geçtiği anlamına gelir. EDI uygulamalarında veri, yapısal bir formatta transfer edilmekte ve bu formata EDIFACT (İdari, Ticaret ve Nakliyata İlişkin Elektronik Veri Değişimi) adı verilmektedir. Bu uygulama dünya çapında ticaretin kolaylaştırılması konusunda kurulan BM 4. Çalışma Grubunun bir girişimidir. Yakın zamanda uluslararası ticaretin etkinliğini artırmak amacıyla, ticari verilerin içeriğine elektronik yoldan ulaşabilmek için bir dünya standardına gereksinim duyularak bu girişim başlatılmıştır. Standartlaşma süreci ise UN/EDIFACT formatına ilişkin ISO standardlarının ilk yayınlandığı 1987 yılında başlamıştır. EDI, dünyada bilgi paylaşımı sorununun çözümünde önemli bir araç olarak görülmüş, sistemin geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması için başta Birleşmiş Milletler ve uzman kuruluşları olmak üzere uluslararası kuruluşların desteklediği bir faaliyet olmuştur. Uluslararası ticarette belgelerin varacakları yere ulaşma süreleri ve sipariş sürelerinin azaltılması EDI’in en önemli faydasıdır. Bu durum zamandan tasarrufun yanında iletişimde işgücü açısından tasarrufu yani maliyet düşüşünü de ifade etmektedir. EDI aracılığı ile kurulan sistem iş sürecinde hataların da minimize edilmesine yarar sağlayarak yine maliyetlerin düşmesini olanaklı kılmaktadır. EDI, özellikle bürokratik işlemlerde yani belgeye ve onaya ihtiyaç duyulduğu durumlarda hem bürokratik işlemlerin çok kısa zamanda yapılmasını sağlarken telefon, faks ve posta gibi iletişim gereksinimlerinin de ortadan kalkmasına neden olurken veri, bilgi ve belge paylaşımı ve iletişimi işlemlerinin belki saniyelerle ifade edilecek süre içerisinde gerçekleştirilmesine olanak sağlamaktadır. Bu anlatılanların ışığında genel hatları ile EDI uygulamasının faydaları şu şekilde sıralanabilir; (T.C. Ticaret Bakanlığı)
• Hızlı ve doğru veri akışını sağlar.
• Daha etkin denetim yöntemlerinin geliştirilmesini sağlar.
• Üretkenliğin ve karlılığın artmasına katkıda bulunur.
• İş ilişkilerinin geliştirilmesini sağlar.
• Müşteri memnuniyetinin ve rekabet gücünün arttırılmasını sağlar.
EDI, ticaret, endüstri, üretim, finans, bankacılık, sigortacılık, ulaşım ve taşımacılık, dağıtım, yer hizmetleri ve depolama, gümrük, uluslararası ve ulusal ticaret, istatistik, alanlarında kullanılmaktadır. EDI sayesinde bu alanlarda bilgi paylaşımı ve değişimi kolaylıkla yapılabilmekte ve mümkün olduğunca az miktarda kağıt belge ile işlemler gerçekleştirilebilmektedir.
