DIŞ TİCARETTE BİLGİSAYAR UYGULAMALARI - Deneme Sınavı - 5

Hücre biçimlendir sekmesinde bulunan Hizalama sekmesinde aşağıdakilerden Yazı Tipi yer alır

(A1:A7)   bir sayı aralığını göstermektedir

Kişisel bilgisayarlarda kelime işlemcilerin kullanımında yapılabilecek işlemler şunlardır:

Dış ticaret süreci, çok çeşitli yazılı belgeler aracılığıyla gerçekleştirilir. Her dış ticaret işlemlerinde mutlaka kullanılması gereken ve “demirbaş” olarak nitelendirilebilecek belgeler vardır. Bunlar arasında fatura, çek/koli/spesifikasyon listesi, gümrük beyannamesi, menşe şahadetnamesi ve taşıma belgeleri
gibi belgeler yer almaktadır.

Birinci derece bölümler her yazıda bulunmalıdır. Başka bir ifade ile bu bölümler resmi yazının olmazsa olmazlarıdır. Yazı tipi ve karakter boyutu olarak; bilgisayarda yazılan yazılarda Times New Roman yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Şekilde belirtilen butona bazılarak kelime işlemci ile belge hazırlarken sayfanın ortalanması sağlanmaktadır.

Birden fazla hücre seçmek için ilk hücreyi tıkladıktan sonra, Shift tuşuna basılı tutarken aynı sütun ya da satırdaki bitişik hücreleri seçmek için Ok tuşuna basılır.

Bilgileri sıralamak için satırları herhangi bir sütundaki verileri göre artan ya da azalan şekilde sıralamak için Düzen sekmesindeki Veri grubundaki Sırala düğmesini kullanmak gerekir. Örneğin, Ad ve Soyadı, Adres, Posta Kodu ve Telefon Numarası sütun başlıklarının bulunduğu bir tabloda, sütunlardaki bilgileri alfabetik ya da sayısal olarak sıralayabiliriz. Hatta tarih verileri varsa bunları da tarihsel olarak sıralayabiliriz.

Daha önce hazırlamış olduğumuz ya da elimizde olan belgeleri, Asıl Belgeye ekleme şansımız vardır. Bunun için yapılması gereken işlem, şu adımlardan oluşmaktadır:

İlk adım: Yazma aracını Alt Belge eklemek istediğimiz konuma yerleştiririz ve araç çubuğundaki Asıl Belge sekmesinde bulunan Belgeyi Göster aracına tıkladıktan sona sekmede açılan Ekle aracına tıklarız.

İkinci adım: Yukarıda birinci adımda verilen talimatları yerine getirdiğiniz zaman, Alt Belge Ekle iletişim kutusu ekrana gelecektir. Bu iletişim kutusunu kullanarak, Asıl Belge üzerine ekleyeceğiniz belge dosyasını bulduktan sonra, bulduğumuz dosyayı seçeriz. Seçili olan dosyayı Aç sekmesine tıklayarak Asıl Belgeye ekleriz ve Alt Belge Ekle iletişim kutusunu kapatırız. Seçerek eklediğimiz belgenin içerisinde yer alan tüm metinlerin Asıl Belge üzerine eklendiğini rahatlıkla görebiliriz.

Alıcı listesini arıtmak için kelime işlemci, posta listenizdeki her adres için bir etiket oluşturur. Zarfları posta listenizde bulunan belirli adresler için oluşturmak istiyorsanız, etiketlere eklenecek adresleri veya kayıtları seçebilirsiniz.

İşlem Tablosu çalışma sayfasına bağlanmadan önce, şu işlemleri sırasıyla yapmak gerekmektedir:
1. Kelime işlemci programlarında yer alan Dosya menüsünü tıkladıktan sonra, seçenekler simgesini tıklarız.
2. Sonra Gelişmişi tıklatırız.
3. Genel bölümüne geliriz ve Açılışta dosya biçim dönüşümünü onayla onay kutusunu seçeriz.
4. Tamam'ı tıklatırız.
5. Adres mektup birleştirme ana belgesi açıldığında, Postalar sekmesinin Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubunda Alıcıları Seçi, ardından Var olan Listeyi Kullan sekmesini tıklatırız.
6. Veri Kaynağını Seç iletişim kutusunda İşlem tablosu çalışma sayfasını buluruz ve çift tıklatırız.
7. Veri Kaynağını Onayla iletişim kutusunda, DDE yoluyla İşlem Tablosu Çalışma Sayfaları (*.xls)'nı, ardından Tamam'ı tıklatırız.
8. İşlem tablosu iletişim kutusunda adlandırılan aralık veya hücre aralığı için birleştirmek istediğiniz bilgileri içeren hücre aralığını veya çalışma sayfasını seçeriz ve ardından Tamam'ı tıklatırız.

Ana Belge: Tüm birleştirilmiş belgelerde görünecek değişmeyen metinle birlikte kelime işlemcinin veri kaynağından alınacak değişken bilgileri eklemesi gereken yerleri belirten yer tutucuları (bunlara birleştirme alanları denir) içeren mektup ya da e-posta iletisi gibi belgelerdir.

Kişisel bilgisayarlarda kelime işlemcilerin kullanımında yapılabilecek işlemler şunlardır:
• Mektup yazmak
• Dilekçe vb. bütün yazışmalar
• Raporlar düzenlemek
• Tablolar hazırlamak
• Toplu mektuplar yazmak
• Adres etiketleri düzenlemek
• Tez, kitap vb. yazmak
• Gazete ve dergi hazırlamak
• Özgeçmiş, faks başlığı vb. resmi yazıları yazmak
• Grafik çalışmaları, çizimler vb. yapmak
• Web sayfaları hazırlamak

Sunum hazırlamak sunu programları ile yapılabilecek bir işlemdir.

Antetli kâğıtlar bir bakıma firmanın aynası gibidir. Bu nedenle antetli kağıtlara gereken önemin verilerek; firma ile ilgili ticarî ünvan, adres, telefon, faks hatta varsa teleks, e-mail, vergi dairesi ve vergi numarası gibi tüm bilgilerin yazılması gereklidir.

Şirket sloganı ise gerekli bilgi sınıfında değerlendirilmeyeceği için yazılması gerekmez.

Her dış ticaret işlemlerinde mutlaka kullanılması gereken ve “demirbaş” olarak nitelendirilebilecek belgeler vardır. Bunlar arasında fatura, çek/koli/spesifikasyon listesi, gümrük beyannamesi, menşe  şahadetnamesi ve taşıma belgeleri gibi belgeler yer almaktadır.

Resmi yazılar başlık bölümü, sayı ve evrak kayıt numarası, tarih bölümü, konu bölümü,gönderilen makam, metin bölümü, imza bölümü, paraf bölümü ve adres bölümünden oluşur.

Bu bölümde yazdıran yetkilinin ve yazan kişinin ad ve soyadlarının baş harfleri yazılır. Paraf bölümü resmi yazıların en az iki nüsha yazılması ve bir kopyasının düzenleyen kurumda kalması halinde sadece ikinci nüshaya arşiv bilgisi için konulmuştur.

Hazırlanacak olan tabloda tepede bulunacak olan kalemler "malın cinsi, ağırlığı, adedi ve satış fiyatı" , yani 4 kalem olacağı için en az 4 sütun kullanılmalıdır.

İşletme veya kurumlar sene içinde yaptıkları faaliyetler ile ilgili bazı
raporlar hazırlamak zorunda kalabilirler. Bu raporlar hazırlanırken işletmenin alt bölümlerinden gelecek alt raporlar doğrultusunda ana raporu hazırlarken, kelime işlemci programının Asıl Belge işlevinden
faydalanabilinir.

Asıl belge, içerisinde diğer belgelerin ayrı birer dosya olarak tutulmasına olanak tanıyan bir işlevdir. Asıl belgeye tıkladığımız zaman içerisinde yer alan Alt Belgeleri görebilmek mümkündür. Hatta üzerinde değişiklikler yapabilme olanağı dahil vardır. Alt Belgelerde düzenlemeler yapıldığında bu düzenlemelerin asıl belgeye yansıdığı görülebilir.

Kelime işlemci yazılımları adres mektup birleştirme gerçekleştirmek için çeşitli veri kaynaklarından veriler alabilir. Outlook, Excel ve Access uygulamalarından ve web sayfaları, OpenDocument metin dosyaları ve düz metin olarak depolanan sınırlanmış veri dosyaları gibi diğer veri kaynaklarından veri kabul eder.

Resim dosyaları ise metin verisi tutmadığından adres mektup birleştirme işleminde kullanılamaz.