DEPOLAMA VE ENVANTER YÖNETİMİ

Uygun kodlama, koruma ve saklama koşullarını sağlayarak eskime, artık ürün ve hurda düzeyini en aza indirmek

Raf ömrü kısa olan ürünleri stoklamaktadır. Burada depolamanın kritik fonksiyonu, bozulma ve eskimekten kaçınmak için gıda, eczacılık, kim- yasallar vb. ürünlerde ilk giren ilk çıkar işlemini sağlamaktır

Mal kabulü, yerleştirme ve depolama, sipariş toplama, ayrıştırma ve paketleme, sevkiyat, iade ve imha, ürün bakım ve onarımı, stok sayımı

Doğrudan yerleştirme

Yönlendirilmiş yerleştirme

Kümelenmiş ve ardışık yerleştirme

Ardışık yerleştirme

Ön plana çıkan temel işlem, depoya doğrudan üreticiden ya da müşteriden iade olarak gelen belirli ürünlerin onarımıdır.

Depo yönetim sistemlerinde yer alan tüm bileşenleri birbirine bağlayan ve depo işlemleri ile yönetsel süreçlerin süratle gerçekleştirilmesine olanak sağlayan temel bileşen yazılımlardır.

Depo yöneticisi, depolanan ürünlerin güvenliğinden sorumlu olan kişidir.

Yöneticinin üstlendiği sorumluluklar depolanacak ürünlerin özelliklerine göre çeşitlenebilmekte veya farklılaşabilmektedir. Özellikle taze yiyecekler gibi dayanıksız stokların depolanması yöneticiler için zorlu faaliyetlerden biridir.

Operasyonel etkinli

Depo içi taşıma maliyetleri

Ürün kayıp endeksi

Depolama alanı kullanım endeks

Hizmet düzeyleri veya stokların yüzdesi

Depo güvenliği ve bakım endeksi

Operasyonel etkinlik: Bu gösterge siparişin alınma- sından talebin gerçekleştirilmesine kadar geçen ortala- ma süreyi ifade etmektedir.

Depolarda yerine getirilen faaliyetler şu şekilde sıralanabilir ;
• Ham madde, malzeme, alet, ekipmanlar ve benzer kalemleri teslim almak ve bunlara ilişkin sorumluluğu üstlenmek,
• Farklı tür ürünler için yeterli ve uygun saklama alanı ve koruma sağlamak,
• Departmanlarının talepleri doğrultusunda ürün ve malzemeleri hazırlamak, depolardan çıkarmak ve bunlara ilişkin kayıtları tutmak,
• Uygun kodlama, koruma ve saklama koşullarını sağlayarak eskime, artık ürün ve hurda düzeyini en aza indirmek,
• Fiziksel stok doğrulaması ve takibini yapmak,
• Stok birikimi, stok miktarına ilişkin tutarsızlıklar ve anormal tüketime ilişkin etkin kontrol önlemlerini ön planda tutmak,
• Malzeme taşıma, malzeme koruma, stoklama, makbuz vb. işlemlerin uygun bir şekilde yapılabilmesi için yeterli bakım ve temizlik koşullarını sağlamak,
• Satın alma işlemlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için gerekli birimlere destekleyici ve doğrulayıcı bilgiler sağlamak.

Konsolidasyon (Consolidation): Konsolidasyon fonksiyonu, nihai varış noktasına sevk edilecek malları bir araya getirmek için depoların kullanımını ifade etmektedir. Diğer bir ifadeyle, farklı işletme departmanlarından veya tedarikçiden gelen farklı ürünler depoda bir araya getirilir ve sevkiyat tek bir araç ile gerçekleştirilir. Bu sayede küçük hacimli çok sayıda sevkiyat yerine, tek bir sevkiyat yapılmış olmakta, sevkiyat sıklığı ve maliyetleri düşürülmektedir.

Her bir işletme sürecinde olduğu gibi depolama süreçlerinde de maliyet ve verimlilik oldukça önemlidir. Bu nedenle mümkün olduğunca farklı işlemler birleştirilerek, kaynakların etkin kullanımının sağlanması gerekmektedir. Aralıklı yerleştirmede, taşıma araçlarının kullanımı artırılarak yerleştirme ve yeniden toplama işlemleri birleştirilmektedir. Sipariş toplama ve yerleştirme süreçlerinde daha fazla düzen sağlamak üzere, depoda bu ilkenin uygulanması ile söz konusu araçların ara vermeksizin boşaltma, yükleme, toplama, yerleştirme vb. depolama faaliyetlerini gerçekleştirmesi sağlanabilir.

Sipariş, gerek son mamul bazında müşterilerden gerekse ara mamul bazında bir üretim deposu, dağıtım merkezi ya da üretim ve montaj hattından gelen taleplere bağlı olarak oluşmaktadır. Bu bağlamda sipariş toplama süreci, ilgili birimlerden gelen talepler doğrultusunda belirli bir ürünün depolama alanından toplanmasını ifade etmektedir. Diğer bir ifadeyle sipariş toplama süreci, belirlenen malların depo içinde yerleştirildikleri alanlardan hareketi olarak tanımlanabilir. Bu süreç, depo araç ve ekipmanlarına bağlı olarak manuel, yarı otomatik ya da tam otomatik olarak gerçekleştirilmektedir

Barkod, temel olarak kimlik bilgisi gibi ürüne ait verilerin değişik kalınlıktaki çizgi ve boşluklardan meydana gelen semboller ile kodlanmasını ifade etmektedir. Bu bağlamda genellikle ürün ambalajı üzerinde yer alan barkod, belirli araçlar ile okunabilen bir şifre olarak tanımlanabilir. Otomatik tanımlama sistemleri içinde sıklıkla kullanılan barkod, ürün ya da ambalaj yüzey büyüklüğüne bağlı olarak 8 veya 13 haneli sayı dizisini içeren dikey ve birbirine paralel çizgiler ile çizgiler arasındaki boşluklardan oluşmaktadır. 13 sayıdan oluşan dizide ilk üç sayı ülke kodunu, sonraki dört sayı firma kodunu, sonra gelen beş sayı ise ürün kodunu belirtmektedir. 13. sayı ise kontrol sayısı olup belirtilen ilk 12 sayının doğruluğu
kontrol edilmektedir.

Bir ürünün hangi ülkede üretildiğini anlamada barkodun ilk üç sayısı belirleyici
olmaktadır. Türkiye’nin barkod içinde yer alan ülke kodu 868 ve 869 olarak belirlenmiştir. Yani bir ürünün barkodunun ilk üç hanesinde 868 ya da 869 sayısı yer alıyorsa, bu ürün "Türkiye’de üretilmiş" yani "Türk Malı" demektir.

Depo yöneticilerinin iş tanımları ve üstlendikleri temel sorumluluklar şu şekilde sıralanabilir;
• Global iş stratejisinin mevcut ve uzun vadeli gereklilikleriyle uyumlu, ihtiyaçlara çabuk cevap veren ve düşük maliyetli bir depo sağlamak,
• Depo ekibinin liderliğinin yürütülmesini sağlamak,
• Deponun işletmenin ihtiyaç duyduğu hacim gereksinimlerini karşılayabilmesini sağlamak,
• Faaliyetlere ilişkin maliyet verimliliğinde sürekli iyileştirme sağlamak,
• Depo için uzun vadeli vizyonu stratejik plan doğrultusunda ortaya koymak ve gelecekte ortaya çıkabilecek alan ihtiyacı ile müşteri ve hizmet gereksinimlerinin karşılanmasını sağlamak,
• Depoda istihdam edilen beşerî işgücü ve fiziki varlıkları korumak,
• Projelerin yönetilmesini ve yeni girişimlerin başlatılmasını sağlamak,
• Tedarikçilerle güçlü ilişkiler kurmak,
• Depo çevresi ile endüstriyel ilişkilerin geliştirilmesi ve yönetimini sağlamak.

Depo yöneticileri yönetim sürecinde maliyet, zaman, kısıtlı imkan vb. bir çok
içsel ve dışsal sorun ile karşılaşmaktadır. Yöneticileri en çok zorlayan sorunlardan biri müşteri memnuniyetinin sağlanması ile birlikte aynı zamanda işlem maliyetlerinin düşürülmesidir. Karşılaşılan bir diğer önemli sorun ise teslimat kanallarının çeşitlendirmesidir. Her bir teslim şekli farklı gereksinimleri ortaya çıkarmakta ve teslimat kanallarının değişmesi depo faaliyetlerinde farklılıklara neden olabilmektedir. Bu durum ise farklı toplama ve teslimat ekipmanlarını gerektirmekte ve buna bağlı olarak sipariş teslim süresi ve teslimat şekli de değişmektedir. Bu nedenle depo yöneticisi, farklılaşan teslimat yöntemlerine bağlı olarak daha karmaşık bir süreç ile karşı karşıya kalmaktadır. Depo yöneticilerinin en çok zorlandıkları alanlardan bir diğeri ise depoda istihdam edilecek personelin bulunması ve yetiştirilmesi konularında ortaya çıkan sorunlardır. Ayrıca çevresel  konular da depo yöneticilerinin karşılaştığı sorunlar arasında yer almaktadır. Çünkü yöneticiler yalnızca maliyetlerin düşürülmesinden değil, aynı zamanda  deponun çevre üzerindeki etkisinin de azaltılmasından sorumludur. Depoda gerçekleştirilen enerji tüketimi, aydınlatma, mekanik taşıma ekipmanlarının kullanımı ve iklimlendirme çevreye etkileri değerlendirilerek kullanılmalıdır.

Görev karmaşıklığı ve talep öngörülemezliği ile depo performansı arasındaki ilişki yapısı şu şekilde açıklanabilir;
• Görev karmaşıklığı ne kadar yüksek olursa, depo yönetiminin o kadar taktik plan hazırlaması gerekmektedir. Bu durum ise depo süreçlerine ilişkin belirlenen planlarının genişlemesine yol açmaktadır.
• Görev karmaşıklığı artıkça, depo operasyonlarını planlamak ve optimize etmek için daha fazla ve daha karmaşık karar kuralları kullanılır. Diğer bir ifadeyle, görev karmaşıklığının artması ile birlikte depoda daha fazla karar kuralları alınır. Bu durum depo süreç ve operasyonlarında karmaşıklığa neden olur.
• Görev karmaşıklığı ne kadar yüksek olursa, kontrol sistemi o kadar karmaşıktır. Karmaşık kontrol süreçleri ise maliyetler ile süreç ve operasyonlarda harcanan zamanı artırmaktadır.
• Talep öngörülemezliği ne kadar yüksek olursa o kadar az taktik plan hazırlanır. Planlama eksikliği ise depo yönetimini ve buna bağlı olarak performansı olumsuz yönde etkiler.

Operasyonel etkinlik: Bu gösterge siparişin alınmasından talebin gerçekleştirilmesine kadar geçen ortalama süreyi ifade etmektedir. Operasyonel etkinlik talebin gerçekleştirilmesi için harcanan süre bazında saat, dakika vb. cinsinden ölçülebileceği gibi, gün sonunda bekleyen siparişlerin yüzdesi olarak da ölçülebilmektedir. Etkinlik ölçümünde kullanılacak gösterge "AKILLI–(SMART-specific, measurable, achievable, relevant, and time based)", diğer bir ifadeyle, spesifik, ölçülebilir, uygulanabilir, amaca hizmet eden ve zamana dayalı olmalıdır.