Envanter Kontrolü ve Teknikleri

“Envanter Kontrolü”, işletmenin faaliyet konusunu oluşturan varlıkların sipariş ve satışını uyumlu hâle getirecek şekilde, satış sürecinin ve sipariş
miktarının belirlenmesi, bu varlıkların elde bulundurulması sürecinde izlenmesi ve saklama koşullarının organize edilmesidir.

Envanter kontrolü kapsamında, stok hakkında alınması gereken ilk karar stok miktarının ne olacağıdır. Miktara karar verilmesinden sonra, belirlenen miktar için siparişin ne zaman verileceği hususunda bir diğer kararın alınması gerekmektedir. İşletmenin stok düzeyini düşük tutması, müşteri
taleplerinin karşılanamamasına ve dolayısıyla gelir kaybına neden olabilmektedir. Yüksek düzeylerde stok bulundurmak ise işletmeye önemli maliyetler getirmektedir. İşletmelerin envanter bulundurma
maliyetlerini en aza indirmesi ve müşteri talebini sürekli olarak karşılayabilmesi için işletme envanterinin etkin olarak kontrol edilmesi gerekmektedir.

İşletmelerde envanter bulundurulmasının temel nedeni, faaliyetlerinin
sürdürülebilirliğinin sağlanmasıdır. Fakat envanterde yer alan varlıkları sipariş etmenin ve elde bulundurmanın birtakım maliyetleri vardır. İşletmeler envanterlerinde bulunan stok kalemlerinin temin edilmesinde ve muhafaza edilmesinde bazı sorunlarla karşılaşabilmektedir. İlave stoklar
işletmeye ek maliyetler doğurmaktadır. Bunun yanısıra, talebin yapısından kaynaklanan farklılıklar envanterde bulunan stok kalemlerinin izlenmesini,
belirli düzeylerde tutulmasını ve talepteki değişimlere bağlı olarak uyarlanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, envanter kontrolü işletmelerin
rekabet ortamında başarılı olabilmeleri için gerekli bir olgu hâline gelmiştir.
Envanter kontrolünü önemli kılan bir diğer durum ise, fire ve bozulmaların önlenmesine yardımcı olmasıdır. Farklı nitelikteki ürünlerin veya varlıkların bozulmadan, kullanım süreleri geçmeden ve birbirlerinden olumsuz etkilenmeden saklanabilmeleri için envanter kontrolü gereklidir. 

Üretim tekniğindeki gelişmeler: Üretim tekniğindeki gelişmeler (otomasyon, yığın hâlinde üretim, verimlilik artışları gibi) mamullerin miktar ve çeşit bakımından artmasına, mamul yapılarının karmaşık bir hâle gelmesine sebep olurken diğer taraftan işletmeleri stok problemleriyle karşı karşıya
getirmiştir.

• İşletmelerin sayıca artması ve büyümesi: İşletmelerin sayılarının artması sonucunda kâr marjları azalmış ve rekabet koşulları ağırlaşmıştır. Her geçen gün biraz daha şiddetlenen rekabet koşullarında düşük kâr marjlarıyla varlıklarını sürdürebilmek için işletmeler stokları üzerinde daha titiz
bir kontrol kurmaya yönelmişlerdir. Bunun yanı sıra, işletmelerin büyümesi envanter kontrolü sayesinde küçümsenemeyecek miktarda tasarrufların sağlanmasını mümkün kılmış ve bu durum envanter kontrolünün işletmeler için önemini daha da artırmıştır.

• İşletme sermayesinin rasyonel biçimde kullanılma zorunluluğu: Artan sermaye ihtiyacı ve yatırımlardan en yüksek verimi sağlama hedefi, işletmeleri kıt bir faktör olan çalışma sermayesini daha ihtiyatlı ve rasyonel
bir şekilde kullanmaya yöneltirken, stoklarla ilgili daha bilinçli ve özenli politikalar uygulanmasını zorunlu hâle getirmiştir.

• İşletmelerin zararları: İşletmelerin fazla stoklarını elden çıkarmak için gerçekleştirdikleri işlemler (ucuz satış gibi) sonucunda uğradıkları zararlar, işletmeleri envanterlerinde bulunan varlıkları kontrol etmeye
zorlamıştır

Değerleme açısından fire kavramı, bir malın üretim veya tüketim aşamalarında kendiliğinden oluşan ve başlangıçta miktarı kesin olarak tespit edilemeyen ancak envanter sırasında kayıtlardan ortaya çıkarılabilen azalmaları ifade
etmek için kullanılmaktadır

Envanter kontrolünün amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Envanter yatırımlarını en aza indirmek.
• Üretimin aksamasını engelleyecek miktarda hammadde ve yarı mamul stoku bulundurmak.
• Etkin bir stok kayıt sistemi kurarak envanter düzeylerinin istenilen sınırlar dahilinde kalmasını sağlamak.
• Sipariş ve envanter bulundurma maliyetlerini en aza indirecek şekilde tedarik işlemlerini düzenleyerek işletmenin ekonomik miktarlarda stok bulundurmasını sağlamak.
• Stok tükenmelerini belirli ve kabul edilebilir bir düzeyde tutarak müşteri beklentilerini karşılamak ve işletmenin rekabet gücünü artırmak.

Etkili bir envanter kontrolünün işletmeye sağlayacağı faydalar aşağıdaki gibi sıralanabilir: 

• Tedarik, üretim ve teslimat faaliyetlerinin etkinliğini artırarak pazardaki değişmelere uyum yeteneği geliştirir.
• Ürünlerin ve hizmetlerin zamanında teslimini sağlayarak müşterilerle olan ilişkileri geliştirir.
• Gereksiz malzemelerin envanterde bulundurulmasını önleyerek önemli oranda maliyet tasarrufu sağlar.
• Stoksuzluk nedeniyle ortaya çıkan aksaklıkların ve maliyetlerin (üretimin durması, müşteri taleplerinin karşılanamaması vb.)
önüne geçilmesine yardımcı olur.
• Envanterde aşırı stok bulundurulmasını önler.
• Çalışma sermayesinin etkin bir biçimde kullanılmasını sağlar.
• İşletmeye gelen malzemeler üzerindeki kontrol eksikliğinden kaynaklanan stok kayıplarını önler.
• Malzemelerin depolara uygun biçimde stoklanmalarını ve sürekli biçimde izlenmelerini sağlayarak bozulma, fire ve benzeri
kayıpları en aza indirir.
• Talep dalgalanmalarının olumsuz etkisini azaltır.
• Stok kayıtlarının işletmenin bütün bölümlerini (satın alma, üretim, pazarlama, finans, muhasebe) kapsayacak şekilde kullanılmasını sağlar.
• Etkin bir üretim planlaması, ekonomik tedarik süreci, başarılı muhasebe ve mali raporlama sistemi için güvenilir temel oluşturacak bir stok dengesi oluşturur.

Envanter Kontrol Sistemleri”, stok işlemlerinin miktar ve zamanlamasını kontrol etmek için kullanılan, işletmenin envanter düzeyini denetleyen tasarımlardır. Envanter kontrolünden beklenen amaç malzeme gereksinimlerinin “istenilen zamanda”, “istenilen miktarda”, “istenilen yerde”
ve “istenilen kalitede” karşılanmasını sağlamaktır. Kapsamlı bir
envanter kontrol sistemi; üretim planlama, sermaye bütçeleme, nakit planlama, satış tahminleme gibi bütün planlama ve kontrol faaliyetleri ile sıkı bir koordinasyon içerisinde olmalıdır.

Başlıca iki temel envanter kontrol sistemi vardır.
Bunlar; Sürekli Envanter Sistemi (sabit sipariş miktarı
sistemi) ve Dönemsel Envanter Sistemi (sabit zaman
aralıklı sistem)’dir. Ancak bu iki sistemin özelliklerini
kullanan Minimum-Maksimum Sistemi gibi melez
sistemler de bulunmaktadır. Ayrıca günümüzde envanter kontrolünün çeşitli üretim kontrol sistemleriyle bütünleşmesi sonucu ortaya çıkmış Malzeme Gereksinim Planlaması ve Tam Zamanında Üretim gibi sistemlerde yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır

Sabit sipariş miktarı sistemi olarak da adlandırılan Sürekli Envanter Sisteminde, envanterdeki bir stok kalemi belirli bir düzeye düştüğü anda ve hep aynı miktarda yeniden sipariş verilir. Bu sistemde envanterin sürekli izlenmesi söz konusudur. Envantere giren ve envanterden çıkan her stok kalemi
kayıt altına alınır. Böylelikle, herhangi bir anda,
sayıma gerek olmaksızın sistemdeki stokların miktarı bilinmektedir. Envanter düzeyi önceden hesaplanmış yeniden sipariş verme noktasına düştüğünde yeniden sipariş verilir.

Malzeme gereksinim planlaması; son ürünler için üretim planlarını içeren imalat kararlarını, hammaddelerin ve parçaların stok seviyelerinin kontrolünü, atölye
ve montaj biriminin programlarını düzenleyen bir sistemdir.

Sabit Zaman Aralıklı veya Sabit Sipariş Dönemli
Envanter Sistemi olarak da adlandırılan dönemsel
envanter sisteminde iki sipariş arasında geçen zaman sabittir. Yani, siparişler sabit aralıklarla verilir.
Dönemsel envanter sistemini kullanan işletmelerde, mevcut envanter düzeyi belli aralıklarla gözden geçirilmekte, istenilen envanter düzeyi belirlenmekte ve belirlenmiş hedef envanter seviyesine ulaşmak için gerekli miktarda sipariş verilmektedir.
Örneğin her hafta ya da her ayın sonunda envanteri arzulanan düzeye getirecek miktarda yeni bir sipariş verilir. Küçük perakendecilerin, eczanelerin, marketlerin ve ofislerin her hafta veya her ay stoklarını gözden geçirdikten sonra verdikleri siparişler dönemsel envanter sisteminin en tipik örnekleridir

sürekli Envanter Sistemi ile Dönemsel Envanter Sistemi arasındaki temel farklılık, stok dışı kalmanın önlenmesi için gerekli sürenin uzunluğudur. Sürekli envanter sisteminde, yalnızca tedarik süresince stok dışı
kalmaktan korunma ihtiyacı doğmaktadır. Ancak, dönemsel envanter sisteminde stok dışı kalmanın önlenmesi, gözden geçirme süresi ve tedarik süresi boyunca gereklidir. Dönemsel envanter sisteminde, siparişler belirli aralıklarla verilmekte ve envanter bir sonraki gözden geçirme zamanına kadar kontrol edilememektedir. İki gözden geçirme dönemi arasında sisteme müdahale edilememesi nedeniyle, bu dönemde ve tedarik süresi
boyunca stokların tükenmesi olasılığına karşı bir önlem olarak, daha yüksek güvenlik stoku bulundurulması gerekir. Hedef stok düzeyi de bir sonraki gözden geçirme dönemine kadarki süre ile tedarik süresi içinde oluşması beklenen talebi karşılayacak kadar yüksek belirlenmek zorundadır. Bundan dolayı, dönemsel envanter sistemlerinde envanter bulundurma maliyeti sürekli envanter sistemlerine kıyasla daha yüksek olacaktır.
Envanter bulundurma maliyetlerinin yüksek olması nedeniyle, dönemsel envanter sistemi düşük maliyetli stok kalemlerine sahip işletmeler için daha uygundur. Sürekli envanter sistemi ise bulundurulması gereken ortalama stok düzeylerinin daha düşük olması, yakından izleme olanağının bulunması ve stok tükenmesi durumunda daha hızlı tepki verebilmesi nedeniyle, pahalı ve kritik öneme sahip stoklar için daha uygun bir sistemdir.
Sürekli envanter sistemlerinde envanterdeki stok kalemlerinin devamlı olarak izlenmeleri nedeniyle, özellikle talebi büyük ve dalgalı olan stok kalemleri için uygundur. Diğer taraftan, sürekli ve tutarlı kullanımı gerektiren ve tek bir gözden geçirme dönemi kullanılarak siparişleri birleştirilebilecek malzemeler
için dönemsel envanter sistemi daha uygun olacaktır

Tam zamanında üretim sisteminin amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir;
• Üretimdeki kesintilerin ortadan kaldırılması: Üretim sürecindeki kesintilere düşük kalite, ekipman arızaları, üretim programı
değişiklikleri ve geç teslimatlar gibi çeşitli faktörler neden olmaktadır. Bütün bu sorunlar mümkün olduğunca azaltılmalıdır.
• Üretim sisteminin esnekleştirilmesi: Esneklik, üretimin dengesini ve hızını bozmadan talep değişmelerine ve ürün çeşitlemelerine anında yanıt verilebilmesini ifade etmektedir. Bu  sistemi, bilgisayar destekli
esnek tezgâhları devreye sokarak, üretim ön sürelerini azaltarak ve çok yönlü işçiler istihdam ederek bu amaca ulaşmaya çalışır.
• Hazırlık ve üretim zamanlarının azaltılması: Bu yaklaşımında değer katılmayan süreçlerin nedenleri ve azaltım yolları araştırılır. Kısaltılması amaçlanan zaman dilimleri; kontrol süresi, bulundurma süresi,
tezgah hazırlık süreleri, departmanlar arası mamul akış süreleri ve depolama süresidir.
• Stokların en aza indirilmesi (Sıfır Stok): Bu  yaklaşımı, maliyetleri (bulundurma maliyetleri, depolama maliyetleri vb.) azaltmanın ve rekabet gücünü arttırmanın en önemli koşullarından biri olarak stokların
ortadan kaldırılmasını gösterir. Bu nedenle, stokların azaltılması sürekli bir amaç olarak benimsenmiştir. 
• İsrafın yok edilmesi (Sıfır İsraf ):Bu sistem israfı “üretim için kesinlikle gerekli olan asgari ekipman, malzeme, parça ve çalışma süresi dışındaki her şey” olarak tanımlamıştır. Bu, hiçbir üretim fazlası ve güvenlik stoku olmaması anlamına gelir

Tam zamanında üretim sisteminin faydaları şunlardır:

• Stoklara yapılan yatırım tutarlarının azalması,
• Stok bulundurma maliyetlerinin azalması,
• Depolama ve üretim alanları için daha az yatırım yapılması,
• Toplam üretim maliyetlerinin azalması,
• Az sayıda ve güvenilir tedarikçilerle uzun
dönemli anlaşmalar yapılarak miktar indirimleri sağlanması,
• Tedarikçilerle kurulan yakın ilişkiler sayesinde ihtiyaç duyulan malzemelerin kalitesinin iyileştirilmesi,
• Üretim verimliliğinin artmasından dolayı işçilik maliyetlerinin azalması,
• Kusurlu ürün ve hurda miktarının azalması ve böylece yeniden işleme maliyetlerinin düşmesi,
• Parça bazında az sayıda satıcı ile uzun dönemli anlaşmalar yapılması sayesinde kırtasiye kullanımının ve sipariş verme maliyetlerinin azalması

Envanter kontrolünde uygulanan belli başlı envanter kontrol
teknikleri şunlardır ; gözle kontrol yöntemi, tek kutu yöntemi, iki kutu yöntemi, barkod yöntemi ve ABC yöntemi 

Özellikle küçük işletmelerde, depo ve ambardan sorumlu kişiler tarafından uygulanan bir envanter kontrol yöntemidir. Bu yöntemde stoklar deneyimli bir personel tarafından sürekli gözlenmekte ve belirli bir düzeyin altına düşen stokkalemleri için sipariş verilmektedir. Gözden geçirme periyodu, sipariş düzeyi ve sipariş miktarının belirlenmesinin kişisel yargıya
dayanıyor olması yöntemin en belirgin sakıncasıdır. Bu durum hata olasılığını artırır. Bunun yanı sıra, talepteki dalgalanmalar ve tedarik süresindeki değişmeler karşısında gereken önlemlerin alınması gecikebilmektedir.

Tek kutu yönteminde, kutu olarak nitelenen
yer veya raflar periyodik olarak kontrol edilmekte ve doldurulmaktadır. Bu yönteme örnek olarak, süpermarketlerde rafların takibi, benzin istasyonlarında tankların doldurulması ve fabrikalarda küçük parçaların bulunduğu kutular verilebilir. Bu yöntemde kutu veya raflar periyodik olarak aldığı kadar stokla doldurulmakta dolayısıyla stok giriş ve çıkışı için herhangi bir kayıt yapılmamaktadır. Stoksuzluğa düşme riski çok yüksek olan bu yöntem, gözle kontrol yöntemi gibi uygulanması kolay ve ucuz bir yöntemdir.

Bir nesnenin tanımlanması ve o nesneye ilişkin bilgilerin veritabanına girilerek konum, büyüklük, miktar ve benzeri bilgilerdeki değişimlerin izlenmesi için veri tabanının güncellenmesi işlemlerinin kişiler tarafından gerçekleştirilmesi durumunda hata olma olasılığı ve ihtiyaç duyulan süre büyük ölçüde artmaktadır. Nesnelerin tanımlanması, bilginin sisteme girilmesi ve verilerin izlenmesi işlemlerinde insan yerine teknolojinin kullanılması durumunda ise daha kısa sürede daha doğru kayıtlara ulaşılabilmektedir. Barkod sistemleri temel olarak dört bileşenden oluşmaktadır. Bu bileşenler; barkod yazıcı, kod etiketi,
kod okuyucu ve veri tabanıdır.

Envanter kontrolünde kullanılan temel yöntemlerden biri olan ABC (Always Better ControlHer Zaman En İyi Kontrol) yönteminin esasını,
envanteri oluşturan stok kalemlerinin önem derecelerine göre bir sıraya konulması oluşturur. Bir işletmenin envanterinde genellikle çok sayıda stok
kalemi bulunur. Envanterde bulundurulan çeşitli stok kalemlerinin her birinin işletme için önemi; yatırılan fonlar, kâr potansiyeli, satış ve kullanım
miktarları açısından farklıdır. Dolayısıyla, bunların her birini aynı yöntemleri izleyerek, aynı titizlikle yönetmek ve denetlemek ekonomik açıdan doğru değildir.

ABC kategorilerine ayrıştırılmasında genel olarak aşağıdaki süreç izlenebilir:
• İlk olarak, bir dönemde kullanılması beklenilen her bir malzemenin kalitesi tespit edilir.
• İkinci olarak, her bir malzeme kaleminin miktarı ve birim fiyatı çarpılarak parasal değeri hesaplanır.
• Üçüncü olarak, kalemler miktarlarına bakılmaksızın parasal değerlerine göre azalan biçimde yeniden sıralanır.
• Dördüncü olarak, bütün değerlerin birikimli toplamları alınır ve kalemlerin genel toplam içindeki yüzde payları hesaplanır.
• Son olarak ise, yönetim her kalemin miktarının toplam envanter içindeki payına ya da her bir kalemin parasal değerinin toplam envanter değeri içindeki yüzdesine bakılarak hangi kalemin A, B ve C gruplarından hangisine girmesi gerektiğine karar verilir.

ABC yönteminin işletmelere sağladığı faydaları şunlardır: 
• Envanterde bulunan ve önemli yatırım değerine sahip stok kalemleri üzerinde yakın ve oldukça sıkı bir kontrol sağlar.
• Çalışma sermayesinin daha kârlı yatırım
alanlarında kullanılmasına olanak tanır.
• Envanter bulundurma (taşıma) maliyetlerini azaltır.
• Stok kalemlerinin önem derecesine göre sınıflandırılmasını sağlayarak az öneme sahip kalemlerin kontrolü için gereğinden fazla
zaman ve kaynak kullanılmasını önler.
• Stok kalemlerinin önem derecesine göre yeterli emniyet stoku oluşturulmasını mümkün kılar.
• Yüksek stok devir hızı oranlarına ulaşılabilmesine imkân tanır.
• ABC yöntemi, envanter kontrolünün yanı
sıra satış ve dağıtım, kalite kontrolü, malzeme tedariki ve üretim planlama sorunlarında da başarı ile uygulanabilmektedir.