Depolama Süreçlerinin Teknik Yapısı

Depoların fonksiyonları temel olarak ürünlerin kabulü, depolanması ve depodan çıkarılmasından oluşmaktadır.

Depo yeri seçiminde müşteri taleplerinin zamanında karşılanabilmesinin yanında stokların hacmi, depolama süresi, depolama alanının büyüklüğü, depolama ekipmanlarına erişilebilirlik ve iş güvenliği ve işçi sağlığı düzenlemeleri de göz önünde bulundurulmalıdır.

Ürün stoklarının hacmi, depolama süresi, depolama tesislerinin büyüklüğü ve düzenleri, depo ekipmanlarına erişebilirlik depolama tesislerinin kurulumu üzerinde etkili olan temel faktörler olarak kabul edilmektedir.

Ürün çevrim süresi üretim sürecinin herhangi bir iş adımında (tezgâh, makine, atölye, bekleme süreci gibi) bir ürün üzerinde yapılacak işlerin tamamlanma süresidir.

Depolama biliminin bir parçası olan alan planlaması niceliksel değerlendirmeler gerektirmektedir.

Alan planlaması; depolama alanında neler yapılacağının belirlenmesi, bunları gerçekleştirmek için hangi faaliyetlerin yapılacağının belirlenmesi, faaliyetleri gerçekleştirmek için gereken her öge için alan uygunluklarının belirlenmesi, toplam alan ihtiyacının hesaplanması adımları kapsamaktadır.

Alan planlamasına ilişkin ilk iki adımda yapılacak faaliyetler tanımlanır ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan ekipmanlar, kullanılacak bilgi, teknik vb. ortaya konur. Üçüncü aşamada faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli olan her bir unsur için alan gereklilikleri belirlenir. Bu aşamada personel, personel servisleri, ürün taşıma, ürün depolama, bakım hizmetleri ve yardımcı programlar da unsurlar içinde değerlendirilmelidir. Bir dağıtım deposu için alan planlanıyorsa ürün bitirme, kalite kontrolleri, yeniden paketleme, kilitleme montajı, sipariş toplama, ayırma ve etiketleme unsurları da ayrıca dikkate alınmalıdır. Alan planlamasına ilişkin son aşamada ise her bir unsur için ihtiyaç duyulan alan gereklilikleri bir araya getirilerek toplam alan gerekliliği belirlenmelidir.

Geleneksel anlamda depolar hammadde, yarı mamul ve ürünlerin dış ortamın olumsuz etkilerinden korumak amacıyla kullanılmaktadır. Bununla birlikte depolar, günümüzde gerek rekabet gerekse lojistik süreçleri açısından yeni bir yapı içinde değerlendirilmektedir. Bu bağlamda depoların temel fonksiyonu stoklama ve dağıtım üzerinedir. Ayrıca müşteri profili ve taleplerine bağlı olarak ürünlerin daha düşük maliyet ve hızlı dağıtımının istenmesi nedeniyle, işletmeler daha geniş coğrafyalara hizmet verebilen ve toplam maliyetlerini azaltan bütünleşik depolama sistemlerine gereksinim duymaktadırlar. Bu durum ise depo yeri seçimi kararını ve buna bağlı olarak depo iç yerleşimi ve tasarımını ön plana çıkarmaktadır.

Depo tasarımı yapılırken dikkat edilmesi gereken önemli faktörlerden biri enerji verimliliğini artıran uygulamaların gerçekleştirilmesi ve enerji tasarrufunun sağlanmasıdır. Bunun sağlanabilmesi ise etkin bir planlama sürecinin geliştirilmesine bağlıdır. Bu kapsamda, planlama sürecinde enerji verimliliğine ilişkin hedefler ve bu hedeflere ulaşılabilmesi için geliştirilecek stratejilerin doğru bir şekilde ortaya konulması gerekmektedir.

Enerji verimliliğine ilişkin hedeflerin ve genel stratejilerin belirlenmesi tasarım sürecinin ilk aşamasında gerçekleştirilmektedir.

Depolarda enerji verimliliğinin sağlanması; daha verimli aydınlatma tasarımlarının gerçekleştirilmesi, bina yalıtımının doğru bir şekilde yapılması, aydınlatma yoğunluklarının uygun bir şekilde düzenlenmesi, cam ve pencerelerin doğru bir şekilde konumlandırılması, aydınlatma ihtiyacının azaltılması amacıyla doğal gün ışığının kullanılması, yüksek verimli ısıtma ve iklimlendirme sistemlerinin kullanılması ve enerji kullanımına ilişkin kontrollerin sağlıklı yapılması gibi faktörlere bağlı olmaktadır.

Depo tasarımında temel amaç, depo kapasitesinin kullanımının optimize edilmesidir.

Depo tasarım sürecinde yaşanması olası sorunlar iş süreçleri, kaynaklar ve organizasyon açısından stratejik, taktik ve operasyonel düzeyde alınacak kararlar ile giderilebilir.

Yöneticiler depo tasarımını ve süreçlerini planlarken yük trafiğinin aksamaması, en kısa yük dağıtım rotasının, mümkünse en az sayıda teknolojik depo bölümü ile sağlanması, depolama sırasında gelen yüklerin sırasına dikkat edilmesi, kısa hizmet ömrüne sahip mallar ve en sık sevk edilen malların koridor ve sevkiyat te­sislerinin yakınına yerleştirilmesi ve gerektiğinde yüklemeye hazır olacak şekilde istiflenerek bekletilmesi, sevkiyatların sistematik bir şekilde depolanmasının sağlanması, teknolojik gelişmelere göre, kullanılan makine‑teçhizat ve otomasyon sistemlerinin uygulanmasına olanak sağlayarak parti teslimatları, kasalar ve ambalaj malzemelerinin düzenliliği de dahil olmak üzere genel kabul gören iş anlayışı ve mal teslimi özellikleri doğrultusunda uygun koşulların yaratılması konusundaki gerekliliklere uymalıdır.

Depoların fonksiyonelliğine ilişkin göstergelerden biri, depolama sisteminin belirlenen depolama hedefleri doğrultusunda ihtiyaçlara doğru zamanda ve kısa sürede cevap verip vermemesi ile ilişkilidir. Zamanlama konusunda yaşanan gecikmeler, depolama fonksiyonelliğinin yeterli olmadığı anlamına gelmektedir. Öte yandan, oluşturulan sistemlerin ortaya çıkardığı maliyetler de fonksiyonellik çerçevesinde değerlendirilmelidir.

Ürünlerin depoda muhafaza edilme biçimine bağlı olarak iki tip depolama yöntemi söz konusu olmaktadır; “İstifli (Yığın) Depolama Yöntemi” ve “Raflı Depolama Yöntemi”. Tek ve aynı boyuttaki karton kutular için “Düz İstifleme Yöntemi”, torba içindeki ürünler için “Ters İstifleme Yöntemi” ve farklı boyutlardaki kasalar için “Üst Üste İstifleme Yöntemi” kullanılmaktadır. Büyük miktarlarda ve homojen sevkiyatlar için İstifli Depolama Yöntemi uygun bir seçenek olmaktadır. Bu yöntem bazı özellikleri itibarıyla avantaj sağlamaktadır. Öncelikle istifli depolama yönteminde ekipman ihtiyacı nispeten az olduğundan depolama maliyetleri düşürülebilmektedir. İkinci olarak bu yöntemde depo bölümleri daha hızlı bir şekilde kurulabilmektedir. Raflı Depolama Yönteminde ise depolama maliyetleri yüksektir, ancak depolama yoğunluğu azalmaktadır.

Depolama ekipmanlarına ilişkin olarak dikkate alınması gereken noktalar bulunmaktadır. Buna göre; küçük boyutlu ekipmanlar deponun duvarları boyunca düz paletlere veya palet raflarına yerleştirilebilir. Teçhizat ve demirbaşlar çelik raflarda saklanabilir; düz paletler, büyük teçhizat ve demirbaşlar için kullanılabilir. Küçük aletler güvercin delikli raflarda saklanabilir. Lastikler için en iyi depolama yöntemi stan­dart raflardaki ayarlanabilir ahşap bloklarla dikey olarak depolamadır. Boyalar, cilalar vb. ürünler çelik raflarda depolanmalıdır. Çubuklar ve tüpler, duvarın yanına inşa edilen zemine dökülen tek / çift taraflı yalın raflarda depolanabilir. Yığın miktarların yatay olarak depolanması için yuva tipi raflar kullanılabilir. Yuva tipi raflar sac levhaları dikey olarak saklamak için kullanılabilir. Üretim için gereken büyük miktarlarda somun, cıvata ve küçük boyutlu bileşenler, açık raflardaki iki sıra üzerine yerleştirilen saklama kutularında depolanabilir. Orta boy ürünler için açık tip raflar, küçük ürünler için kutu paletler kullanılabilir. Ağır malzemeler için düz paletler ve kızak platformları kullanılabilir.

Müşteriler ve işletme sahipleri maliyetleri azaltmaları konusunda yöneticiler üzerinde sıkça baskı kurduğu görünmektedir. Ancak yetersiz veya ucuz olması sebebiyle tercih edilebilecek kalitesiz ekipmanlar güvenlik sorunlarına yol açabilmektedir. Maliyetlerin düşürülmesi amacıyla göz ardı edilen güvenlik tedbirleri ise, tehlike gerçekleştiğinde işletme açısından daha büyük maliyetlere katlanılmasına neden olabilecektir.

Yöneticiler tam bir risk değerlendirmesi yaparak potansiyel riskleri ortaya koymalıdır. Risk değerlendirmesi altı aşamadan oluşmaktadır. Buna göre; gerekli bilgilerin toplanması, tehlikelerin ortadan kaldırılması veya azaltılmasının değerlendirilmesi ve risk seviyesinin analiz edilmesi gerekir. Bir sonraki aşamada anılan iki maddede tespit edilen gerçeklerin kaydedilmesi gerekir. Bunun yanı sıra yukarıda sıralanan maddelere ilişkin olarak güvenlik düzenlemelerinin geliştirilmesi, analizlerden elde edilen bulgularının kaydedilmesi ve son olarak bir acil durum planının geliştirilmesi ve gerekli personel eğitiminin yapılması önerilir.

Tüm sektörlerin uymakla yükümlü olduğu özel iş sağlığı ve güvenliği düzenlemeleri kanunlarla belirlenmektedir. Ancak işletmeler faaliyetlerine özgü riskleri değerlendirilerek belirlenmeli ve gerekli spesifik önlemleri almalıdır.