CBS İÇİN OFİS UYGULAMALARI II

Veri tabanlarının öncelikli amacının verileri depolamaktır. Depolamada kullanılan araçlardan biri tablo diğeri ise formdur.

Sorgular, veri tabanındaki girdiler kullanılarak etkili şekilde enformasyon elde edilmesini sağlarken, raporlar ise elde edilen sonuçların anlaşılır şekilde sunulmasında büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Enformasyona ulaşmak için veritabanındaki en önemli ve son işlem sorgu adımıdır. Veritabanında yapılan sorgular, veritabanının pratik bir şekilde kullanılması için gerekli en güçlü araçlardır.

Veri tabanındaki verilerin büyük miktarda olması sorgularda istenen veriye ulaşımı zorlaştırmaktadır. Bunun en iyi çözümü verilerin sorgudan önce sıralanmasıdır. Söz konusu adımda verilerin alanlara göre sıralanması sağlanır. Öncelik sırasına göre dört farklı alan için verilerin sıralanması gerçekleştirilir. Basit bir veritabanı yaratılıyorsa ve söz konusu veritabanı küçük miktarda veri içeriyorsa bu adım atlanabilir.

Eşittir ya da küçüktür: Girilen değere eşit veya girilen değerden küçük olanları bulur.

Benzer değildir: Girilen değerle hiçbir şekilde benzerliği olmayanları bulur.

Aramada kullanılacak koşul operatörleri:

Eşittir: Girilen değerle aynı olanları bulur.

Eşit değildir: Girilen değerden farklı olanları bulur.

Küçüktür: Girilen değerden küçük olanları bulur.

Büyüktür: Girilen değerden büyük olanları bulur.

Eşittir ya da küçüktür: Girilen değere eşit veya girilen değerden küçük olanları bulur.

Eşittir ya da büyüktür: Girilen değere eşit veya girilen değerden büyük olanları bulur.

Benzerdir: Girilen değerle bir şekilde benzerliği olanları bulur.

Benzer değildir: Girilen değerle hiçbir şekilde benzerliği olmayanları bulur.

Boştur: İlgili değişken için veri girilmeyen alanları bulur.

Boş değildir: İlgili değişken için veri girilen alanları bulur.

Sorgularda kullanılacak prosedürler sadece ilişkisel veritabanları ile çalışır. İlişkisel veritabanının öğeleri benzersizdir. Bu benzersizlik birincil anahtar ile sağlanır. Bir başka ifadeyle ilişkisel veritabanlarında, tam olarak benzer iki unsur bulunmaz. Söz konusu durum, sorgulara yerleştirilecek belirli öğeleri seçmeye olanak tanır.

İşlevlerin kullanımı, bir sorgunun bir veya daha fazla tablodaki verilerin filtrelenmiş görünümünü sağlar. Örneğin Count kullanılarak veri sayısı belirli bir değişken bakımından belirlenebilir. Bir başka örnek vermek gerekirse; belirli bir koşul altında o değişkenin ortalaması Average komutuyla belirlenebilir.

Çözüm Raporu hazırlamadan önce aşağıdaki soruların sorulması gerekir:

Raporda hangi bilgileri istiyoruz?

Verilerin nasıl arşivlenmesini istiyoruz?

Bu bilgileri sağlamak için hangi alanlar gereklidir?

Bu alanlar farklı tablolarda olduğu için bir sorgu oluşturulmalı mı?

Rapora eklenmeden önce verilerde gerekli olan herhangi bir hesaplama var mı?

Veritabanlarının öncelikli amacının verileri depolamak olduğu önceki ünitelerde anlatılmıştı. Depolamada kullanılan araçlardan birinin tablo diğeri ise form olduğu da belirtilmişti. Şimdi ise veritabanı içerisinden istenilen bilgiye hızlı ve pratik şekilde ulaşmak için sorgular ve raporların kullanımı konusuna değinilecektir.

Sorgular, vertabanındaki girdiler kullanılarak etkili şekilde enformasyon elde edilmesini sağlar.

Raporlar ise elde edilen sonuçların anlaşılır şekilde sunulmasında büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Raporlar, veritabanı hakkında bilgisi olmayan kişilere güncel verileri kolaylıkla anlayacakları bir şekilde sunmak için kullanılırlar. Raporlarla;

Veriler kolay okunan tablolarda sunulur.

Veriler grafikler oluşturularak sunulur.

Kişilere fatura, geri çağırma bildirimi veya farklı bildirimler sunulur.

Sorgular sayesinde farklı tablolardaki verileri bir araya getirmek, gerekli yerlerde sonuçları hesaplamak ve kayıtlı büyük miktardaki veriyi hızla filtrelemek mümkün olmaktadır. İnsanların her gün kullandıkları büyük İnternet veritabanları, kullanıcıya büyük miktarda bilgiden anahtar kelimeler yardımıyla hızlı ve pratik bir sonuç vermek için tasarlanmıştır.

Rapor oluşturma sırasında sık sık çalışmalarınızı kaydedin. Rapor oluşturucu, kullandığınız versiyona bağlı olarak bazen düzenleme sırasında çökebilir.

Düzen seçimi adımında veri düzeni için bir tema, üst ve alt bilgilerin düzeni için bir tema seçilmelidir. Ayrıca raporun oluşacağı kâğıdın yatay veya dikey yönlendirmesi de bu adımda seçilebilmektedir.

Son adımda oluşturulacak olan raporun başlığı belirtilir. Bunun yanında oluşturulacak raporun dinamik rapor mu yoksa statik bir rapor mu olduğu belirlenir.