ÇALIŞMA HAYATINDA BİLİŞİM, BELGE YÖNETİMİ

Etkili sunumların adımları; hazırlanma, aktarma ve kapanıştır.

Hazırlanma aşamasında sunum yapma amacı, sunumun süresi belirlenir, katılımcılar hakkında bilgi toplanır (yaş, cinsiyet, eğitim durumu, deneyim…), onların gereksinim ve sunudan beklentileri göz önünde bulundurulur. Onlardan gelebilecek sorulara karşı hazırlık yapılır. Hazırlanma aşaması; yaratıcı düşünmeyi, düşünceleri organize etmeyi ve araştırma yapmayı gerektirir. Sunumu etkili kılacak görsel malzemelerin seçimi, sunum yapılacak mekânın incelenmesi (ışık, havalandırma vb.), oturma düzeninin ve aksesuarların gözden geçirilmesi ve sunum aşamalarının planlanması gibi işlemler hazırlanma aşamasında gerçekleştirilen işlemlerdir.

Aktarma aşaması, sunucunun konuyla ilgili bilgi ve deneyiminin yanında kişisel özelliklerinin de ön plana çıktığı aşamadır. Sunum yapan kişi, katılımcıların sadece sunumu değil, sunum yapan kişiyi de dinleyip izleyeceğini unutmamalıdır. En ilginç, en akılda kalıcı ve en etkili sunumlar, sunan kişinin kendi kişiliğini ortaya çıkardığı sunumlardır.

Sunumlarda, sunumu yapan kişiden ve hazırlanan sunum materyalinden kaynaklanan, katılımcıları olumsuz etkileyen bazı hatalar söz konusu olabilmektedir. Bunlardan bazıları şöyle sıralanabilir:

• Sunumda çok sayıda slayta yer vermek

• Slaytlarda yazılanları aynen tekrarlamak

• Kolay okunmayan görsel malzeme kullanmak

• Görsel malzemeyi çok fazla yazılı metinle, resimlerle veya çok farklı renklerle doldurmak

• Sunucunun dinleyicilere sırtını dönmesi

• Sunucunun çok hızlı, çok yavaş ya da okuma biçiminde monoton bir şekilde konuşması

• Sunucunun, sunum boyunca kartlar üzerindeki notlardan okuması

• Sunucunun yansıtılan slaytta yazılı olan metindeki cümleleri birebir aynen okuması

• Sunuda fazla sayıda ve farklı seviyelerde yazı kullanılması

• Farklı büyüklüklerde yazı puntosu kullanılması

• Okumayı zorlaştıran koyu renk fon kullanılması

• Sunuda çok fazla bilgi, renk ve görsel kullanılması

• Yazıların altı çizili kullanılması

PowerPoint açılış sayfası dört temel bölümden oluşmaktadır. Bunlar Sekmeler, Anahat ve Slaytlar Bölmesi, Slayt Ekranı ve Not Bölmesi kısımlarıdır.

Sekmeler: Sunu penceresinin üst kısmında yer alan, hazırlanacak olan ya da hazırlanan sunuda kullanılabilecek görevleri gerçekleştirmek için kullanılabilecek olan menüleri içerir kısımdır. Giriş, Ekle, Tasarımlar, Animasyonlar, Slayt Gösterisi, Gözden Geçir ve Görünüm gibi işlevlere ulaşmada kullanılacak menüleri gösterir kısımdır.

Anahat ve Slaytlar Bölmesi: Hazırlanan tüm slaytları sayfa sayfa görebileceğiniz alandır. Görüntülemek istediğiniz sayfanın üzerine tıkladığınız zaman Slayt Ekranında sayfanın büyük hâlini görebilir ve üzerinde istenilen değişikliği yapabilirsiniz.

Slayt Ekranı: Sunumunuzu hazırlarken metin, resim, grafik, video, ses, tablo vb. verileri ekleyeceğiniz alandır. Her slaytın ayrıntılı görünümünü bu pencereden izleyebilir ve slaytta kullandığınız nesnelere farklı animasyonlar ekleyebilirsiniz.

Not Bölmesi: Sunumu yapacak olan kişinin her slaytın altına bu pencereyi kullanarak notlar alabileceği kısımdır. “Not eklemek için tıklatın” kısmına tıklayarak bu kısım aktif hâle getirildikten sonra konuşma notları buraya yazılır.

“Tasarım” Sekmesi Slaytlara; tema, yazı tipi, renk şeması veya arka plan stilleri vermek ve sayfa ayarlarını değiştirmek için kullanılan sekmedir.

Prezi, çevrim içi olarak hizmet veren bir sunum programıdır. Sunumlara görsellik kazandırarak ilgi çekici slaytlar oluşturmayı sağlar. Prezi, sunumlarınızı çevrim içi ortamda saklama, istediğiniz an üzerinde değişiklik yapma hatta diğer kişilerle birlikte aynı sunum üzerinde çalışarak sunum yapma gibi olanaklar sunar. Ayrıca, daha önce hazırlanan sunumlarınızı bilgisayarınıza indirebilme olanağı da verir. Prezi, Powerpoint ve benzeri sunum programlarının klasik yöntemlerinden sıyrılarak görsellik  ve yaratıcılıkla birleştirilmiş sunumlar hazırlamanıza olanak tanır. Flash animasyonlar, çevrim içi videolar, fotoğraflar ve bünyesinde barındırdığı diyagramlar sayesinde sunumlarınızı daha ilgi çekici biçimde hazırlayabilirsiniz. Zoom fonksiyonu ile daha önce görülmemiş bir sunum deneyimini katılımcılarla paylaşabilir ve her an çevrim içi olarak sununuzu tekrar düzenleyebilirsiniz.

Sunumu düzenlerken metin, fotoğraf, video ya da herhangi eklediğiniz bir ögeyi Prezi’nin Zoom and Rotate Tool’u ile istediğiniz kadar büyütebilir, döndürebilir ya da ekrandan silebilirsiniz.

Insert menüsüyle sununuza bilgisayarınızdan fotoğraf, pdf dosyası ya da video ekleyebilirsiniz. Bununla birlikte, Youtube videolarını ya da çevrim içi bir fotoğrafı da sunuma koyabilirsiniz. Shapes içinde yer alan diyagramlar, şekiller ve çizimleri de sunumunuzda kullanabilirsiniz. Bu şekilde eklediğiniz video ve fotoğraflar sunumunuz açıldığında Prezi çevrim içi olarak yükleyecek ve katılımcılara izletme imkânı verecektir. Bunun için eklemek istediğiniz Youtube videosunun ya da fotoğrafın linkini girmeniz yeterli olacaktır.

Microsoft PowerPoint kullanarak bir sununun nasıl hazırlanacağı adım adım anlatılacaktır.

• Powerpoint dosyalarının uzantısı PPTX’dir.

• Powerpoint dosyalarına SUNU adı verilir.

• PowerPoint programındaki her bir ekrana SLAYT denir.

Powerpoint dosyalarının uzantısı PPTX’dir.

PowerPoint programındaki her bir ekrana SLAYT denir.

Slayt Ekranı: Sunumunuzu hazırlarken metin, resim, grafik, video, ses, tablo vb. verileri ekleyeceğiniz alandır.

Sekmeler: Sunu penceresinin üst kısmında yer alan, hazırlanacak olan ya da hazırlanan sunuda kullanılabilecek görevleri gerçekleştirmek için kullanılabilecek olan menüleri içerir kısımdır.

Anahat ve Slaytlar Bölmesi: Hazırlanan tüm slaytları sayfa sayfa görebileceğiniz alandır.

Pano, Slaytlar, Yazı Tipi, Paragraf, Çizim ve Düzenleme seçenekleri gibi PowerPoint kullanıcısının sıklıkla ihtiyaç duyabileceği birçok grup seçeneğini üzerinde bulunduran sekme Giriş sekmesidir.

Bir sunuya; tablo, resim, diyagram, grafik, metin kutusu, ses, köprü, üst ve alt bilgi gibi nesneleri eklemek için kullanılan sekme EKLEdir.

Slaytlara; tema, yazı tipi, renk şeması veya arka plan stilleri vermek ve sayfa ayarlarını değiştirmek için kullanılan sekme TASARIMdır.

Geçerli slaydınıza geçişler uygulayabildiğiniz, ses ekleme ve zamanlama ayarlaması yapabildiğiniz, değiştirebildiğiniz veya kaldırabildiğiniz sekme GEÇİŞLERdir.

Slaydınızdaki nesnelerde animasyon uygulayabildiğiniz, değiştirebildiğiniz, zamanlama ekleyebildiğiniz veya kaldırabildiğiniz sekme ANİMASYONLARdır.