ÇALIŞMA HAYATINDA BİLİŞİM, BELGE YÖNETİMİ

Tüm kurum içi süreçlerin sürdürülebilirliği için birimler, kişiler ve dış paydaşlar arasında ya­pılması gereken planlı faaliyetlerin en önemlisini toplantılar oluşturmaktadır.

En kısa tanımla zaman bir işlemin ya da eylemin geçtiği süredir.

Zaman yönetimine gösterilen bu ilginin 4 ana se­bebi vardır, bunlar:

Planlama yönetim fonksiyonlarının ilki ve en genelidir.

Kamusal Toplantılar; konferans, seminer, panel, kongre, forum, birfing, açık oturum, sempozyum, çalıştay, kurultay, mitingi, şura ve basın toplantısı başlıkları altında incelenir.

Toplantı yönetim süreci, yönetim fonksiyonlarındaki süreçlerle birebir aynıdır. Yani toplantılarda da planlamaya, örgütlemeye, yürütmeye ve kontrole ihtiyaç vardır.

T düzeni: Bu düzende toplantıya katılanlar konuşmacıyı rahat izler, grup iletişimini ko­laylaştırır. T’nin üst tarafına gelen kısa bölüme konuşmacılar ile toplantı yöneticisi oturur.

Toplantı her yöneticinin sık sık yapmak zorun­da olduğu en önemli görevlerden biridir.

Etkinlik, örgütün amaçlarına ulaşma ve onları elde etme düzeyidir. Çoğu zaman “etkililik” kavramıyla karıştırılır.

Verimlilik, girdi ve çıktı arasındaki farktır. Kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmektir.

Etkililik ise örgütün amaçlara ulaşmada gösterdiği bir performanstır.

Zaman yönetimine gösterilen bu ilginin 4 ana sebebi vardır, bunlar: • Hedefler: Bireysel anlamda insanların işlerinde ulaşmayı umdukları hedeflerin artması. Örgütsel anlamda ise her yıl geçmiş yıla göre daha iyisini başarma hedefleri. • Çevre: Örgütün ya da insanların çevresi giderek artan şekilde karmaşıklaşmaktadır. Her geçen gün yasal yükümlülükler artmakta, çevre kirliliği ile ilgili yeni programlar ve kontroller getirilmektedir. • Değişim Hızı: Teknolojinin hızına ayak uydurmak hem bireylerin hem de örgütlerin kontrol edebileceği sınırlar içinde tutmak gerçekten büyük bir çaba gerektirmektedir. • Bireysel Özerklik: Örgütler büyüdükçe etkinlik alanları da genişlemektedir. Bunun sonucunda yöneticilerin ve çalışanların sınırlı alanı daha iyi kontrol etmesi gerekliliği ortaya çıkmaktadır (Yılmaz, 2015).

Etkinlik ve verimlilik kavramları zaman yönetimi için vazgeçilemez.

Verilen emirler için üç gereklilikten söz edilebilir, bunlar; • Emir yerine getirilebilir ve makul olmalıdır, • Emir açık olmalıdır, • Emir tam olmalıdır.

Emir, üstünlük, yetki ve güce sahip bir makam tarafından, belirli bir hareketin yapılması veya yapılmaması için, ast durumunda bulunan kimseye yönelmiş ve açıklanmış yaptırımdır. Askerî terminolojiden geçmiş bir kavramdır.

Bunun için yönetici “zaman değerlendirme yöntemini” kullanmalıdır. Bu yöntemde yönetici rastgele zamanlarda işletme içinde dolaşarak üç izlenimini kaydeder

Sihirli Araç Yaklaşımı Bu yaklaşım, zamanın verimli kullanılması için sistem ve teknolojik araçların iyi kullanılmasını temel alan bir yaklaşımdır.

Konferans: Yeri, zamanı, konusu ve konuşmacısı önceden ilan edilen, genellikle bir kişinin konuşmacı olarak katıldığı herkese açık toplantıdır.

Her geçen gün yasal yükümlülüklerin artması

Yönetim